Việc sử dụng Microsoft Excel tại nơi làm việc là gì? . Nhưng chúng tôi đã chia nhỏ nó thành danh sách top 10 sau khi phân tích dữ liệu trên 800 quảng cáo việc làm [nhân tiện sử dụng Excel]
Các ứng dụng kinh doanh phổ biến nhất của MS Excel là phân tích kinh doanh, quản lý danh sách người, quản lý hoạt động và báo cáo hiệu suất. Phần mềm này cũng tiện dụng cho quản trị văn phòng, quản lý dự án và quản lý các chương trình, hợp đồng và tài khoản
Ở mức độ cơ bản, Excel được sử dụng để lưu trữ thông tin, phân tích và sắp xếp và báo cáo. Nền tảng này phổ biến trong kinh doanh vì bảng tính Excel rất trực quan và khá dễ sử dụng
Excel được sử dụng để làm gì?
1. Phân tích kinh doanh
Công dụng số 1 của Microsoft Excel tại nơi làm việc là cải thiện hiệu quả kinh doanh thông qua phân tích. Điều này về cơ bản là sử dụng dữ liệu được thu thập để thông báo cho việc ra quyết định
Các doanh nghiệp thu thập dữ liệu một cách tự nhiên trong các hoạt động hàng ngày của họ, đó có thể là dữ liệu về doanh số bán sản phẩm, lưu lượng truy cập trang web, chi tiêu cho vật tư, yêu cầu bảo hiểm, v.v. Phân tích là hoạt động chuyển đổi dữ liệu thành thứ gì đó hữu ích cho những người điều hành doanh nghiệp
Ví dụ: bạn có thể chạy báo cáo lợi nhuận theo ngày trong tuần. Nếu doanh nghiệp luôn thua lỗ vào Chủ nhật, việc quản lý thông tin đó có thể được sử dụng để đưa ra quyết định không mở cửa vào Chủ nhật
ví dụ công việc. nhà phân tích kinh doanh, nhà phân tích lập kế hoạch kinh doanh, nhà phân tích giải pháp kinh doanh, nhà phân tích khiếu nại, nhà phân tích bộ sưu tập, nhân viên tín dụng, nhà phân tích dữ liệu, nhà phân tích dữ liệu và đối tượng, nhà phân tích kinh doanh tài chính, nhà phân tích danh mục hoạt động đầu tư, nhà phân tích dữ liệu cơ sở, nhà phân tích tài chính khu vực, nhà phân tích dữ liệu cao cấp, nhà phân tích cấp cao
2. quản lý con người
Bạn có thể ngạc nhiên khi biết rằng một trong những ứng dụng hàng đầu của Microsoft Excel trong kinh doanh là quản lý con người. Bảng tính Excel là một cách mạnh mẽ để tổ chức thông tin về mọi người, cho dù họ là nhân viên, khách hàng, người ủng hộ hay người tham dự khóa đào tạo
Sử dụng Excel, thông tin về một cá nhân có thể được lưu trữ và truy xuất hiệu quả. Một hàng hoặc cột của bảng tính có thể được sử dụng cho một bản ghi riêng lẻ có thể bao gồm thông tin như tên, địa chỉ email, ngày bắt đầu, các mặt hàng đã mua, trạng thái đăng ký và liên hệ cuối cùng
ví dụ công việc. điều phối viên phát triển khách hàng, quản lý và điều hành khách hàng, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý dịch vụ khách hàng, chuyên gia dịch vụ khách hàng, tư vấn dịch vụ tuyển dụng, quản trị viên nhân sự, trợ lý hành chính nhân sự, quản trị viên nhân sự, cố vấn nhân sự, chuyên viên nhân sự, nhà phân tích nhân sự cấp thấp, hòa giải
3. Quản lý hoạt động
Excel phụ thuộc rất nhiều vào việc quản lý các hoạt động hàng ngày của nhiều doanh nghiệp
Mặc dù Amazon sử dụng phần mềm tùy chỉnh phức tạp để quản lý hoạt động, nhưng Microsoft Excel là một công cụ quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ hơn [hoặc các bộ phận của doanh nghiệp lớn hơn]. Một lợi thế của Excel là nó có công nghệ tương đối thấp, cho phép nhiều người sử dụng nó và không có rủi ro về lỗi lập trình
Hoạt động kinh doanh thường có thể liên quan đến hậu cần khá phức tạp. Dòng hàng tồn kho cần phải được kiểm soát để bạn có thể duy trì hoạt động trơn tru – và không dự trữ quá nhiều mặt hàng cụ thể. Điều đó có nghĩa là theo dõi các giao dịch của nhà cung cấp và khách hàng, liệt kê các ngày quan trọng, quản lý thời gian và lịch trình
ví dụ công việc. nhà phân tích hoạt động kinh doanh, nhà quản lý hoạt động dữ liệu, chương trình sau đại học - chuỗi cung ứng và hoạt động, nhà phân tích chuỗi cung ứng trong thị trường, nhà phân tích hoạt động kinh doanh, cộng tác viên hỗ trợ hoạt động, chuyên gia quản lý tri thức hoạt động, cộng tác viên chuỗi cung ứng, chuyên gia chuỗi cung ứng
4. Báo cáo hiệu suất
Theo dõi và báo cáo hiệu suất là một loại phân tích chuyên biệt của công ty có thể được thực hiện hiệu quả bằng Microsoft Excel. Ví dụ: nhiều kế toán vẫn sử dụng Excel [một phần vì nó tương thích với phần mềm kế toán dựa trên đám mây]
Một cách phổ biến để chuyển đổi dữ liệu thành báo cáo hiệu suất trong Excel là tạo bảng tổng hợp. Bằng cách chèn một bảng tổng hợp và liên kết nó với dữ liệu, bạn có thể nhanh chóng có thêm thông tin hữu ích từ tập dữ liệu. Bảng Pivot có nhiều hàm dựng sẵn cho phép thực hiện các tác vụ như đếm và tổng hợp một số loại dữ liệu trong tập dữ liệu
ví dụ công việc. kế toán tài chính, nhà phân tích dự báo / hỗ trợ bán hàng, nhà phân tích hiệu suất, nhà phân tích hiệu suất – thu mua, nhà phân tích hoạt động dịch vụ chuyên nghiệp, nhà phân tích báo cáo, nhà phân tích phát triển báo cáo, điều phối viên bán hàng, nhà phân tích hoạt động bán hàng
5. Văn phòng hành chính
Nhấn mạnh tầm quan trọng của Microsoft Excel, các quản trị viên văn phòng sử dụng Excel để nhập và lưu trữ dữ liệu quản trị quan trọng. Dữ liệu tương tự sau đó có thể được sử dụng cho kế toán và báo cáo tài chính, cũng như phân tích hoạt động và báo cáo hiệu suất
Ngoài việc lưu trữ hồ sơ, Excel còn hữu ích trong quản trị văn phòng để hỗ trợ các công việc hàng ngày như lập hóa đơn, thanh toán hóa đơn và liên hệ với nhà cung cấp và khách hàng. Đây là một công cụ đa năng để theo dõi và quản lý các hoạt động của văn phòng
ví dụ công việc. trợ lý hành chính, nhân viên hành chính, giám sát hành chính, trợ lý hành chính, quản lý hoạt động kinh doanh và văn phòng, nhân viên văn thư và hành chính cấp dưới, quản lý hành chính văn phòng, hỗ trợ văn phòng – bảo trì / nhiệm vụ chung
6. Kiểm định
Đối với việc sử dụng Excel, phân tích chiến lược là nơi các quyết định kinh doanh được kết nối chặt chẽ với dữ liệu và công thức trên bảng tính. Bạn áp dụng Excel để hướng dẫn các hành động như đầu tư và phân bổ tài sản
Ví dụ, dựa trên mô hình Excel, bạn có thể quyết định mua bảo hiểm tiền tệ. Phân tích bảng tính được thiết kế để thông báo các quyết định kinh doanh theo một cách cụ thể
ví dụ công việc. quản lý tài sản – bộ phận quản lý bất động sản, định giá sáp nhập và mua lại – nhà phân tích, tư cách thành viên và chiến lược gia chiến dịch, cộng tác viên quản lý danh mục đầu tư, nhà phân tích danh mục đầu tư, cộng tác viên danh mục đầu tư – quản lý tài sản, nhân viên quản lý danh mục đầu tư – tài chính tài sản
7. Quản lý dự án
Mặc dù người quản lý dự án có quyền truy cập vào phần mềm quản lý dự án [PM] được xây dựng có mục đích, sổ làm việc Excel thường là giải pháp thay thế hiệu quả
Dự án là các hoạt động kinh doanh thường có ngân sách, ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Các kế hoạch dự án có thể được đặt vào một sổ làm việc, sau đó có thể được sử dụng để theo dõi tiến độ và giữ cho dự án đúng tiến độ. Trong trang tính Excel, bạn có thể tạo biểu đồ Gantt để vạch ra các nhiệm vụ theo thời lượng và ngày quan trọng
Một lợi thế của việc sử dụng Excel là bạn có thể dễ dàng chia sẻ sổ làm việc dự án với người khác, bao gồm cả những người không quen hoặc không có quyền truy cập vào phần mềm PM tùy chỉnh
ví dụ công việc. chuyên viên phân tích dự án, trợ lý/nhân viên dự án [CNTT], chuyên viên phân tích kinh doanh dự án
8. Quản lý chương trình
Microsoft Excel là một nền tảng tốt để quản lý các chương trình. Nó có thể được điều chỉnh để xử lý các đặc điểm cụ thể của một chương trình nhất định. Và, bởi vì MS Excel được biết đến rộng rãi, các bản ghi chương trình có thể dễ dàng được quản lý bởi nhiều người và khi đến lúc, sẽ được bàn giao cho người quản lý mới
Một chương trình giống như một dự án, nhưng có thể đang diễn ra và có thể phụ thuộc vào sự tham gia của người dùng. Excel giúp người quản lý phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ và duy trì hồ sơ người tham gia. Bảng tổng hợp rất hữu ích ở đây vì bạn có thể nhanh chóng tạo bảng tổng hợp để tóm tắt lượng lớn dữ liệu ở định dạng bảng chéo đơn giản
ví dụ công việc. điều phối viên sự kiện, nhân viên học tập và phát triển, điều phối viên học tập và phát triển, quản lý – thực tập, điều phối viên chương trình và văn phòng, điều phối viên hồ sơ và kết quả, quản lý đào tạo
9. Quản lý hợp đồng
Các quản trị viên hợp đồng thích sử dụng Microsoft Excel vì nó cung cấp một phương tiện dễ dàng để ghi lại các chi tiết hợp đồng, bao gồm ngày tháng, các mốc quan trọng, các sản phẩm được giao và các khoản thanh toán
Có sẵn nhiều mẫu quản lý hợp đồng khác nhau và những mẫu này có thể được điều chỉnh cho phù hợp với loại hợp đồng cụ thể hoặc giai đoạn của vòng đời hợp đồng
ví dụ công việc. quản trị viên hợp đồng xây dựng, quản trị viên hợp đồng, quản trị viên ước tính / hợp đồng, quản trị viên hợp đồng tốt nghiệp, quản trị viên cho thuê, báo giá và quản trị viên đấu thầu
10. Quản lý tài khoản
Người quản lý tài khoản thường được yêu cầu phải là người sử dụng sổ làm việc Excel thành thạo vì họ nhận được và cần duy trì hồ sơ khách hàng. Excel thường được sử dụng trong quản lý tài khoản vì nó cung cấp một cách đơn giản để chia sẻ và duy trì tệp khách hàng
Công việc của người quản lý tài khoản là nuôi dưỡng mối quan hệ với các khách hàng hiện tại của doanh nghiệp. Mục tiêu chính là đạt được lòng trung thành của khách hàng và bán hàng lặp lại. Đó là một loại vai trò tiếp thị và một nghề nghiệp phổ biến cho sinh viên tốt nghiệp MBA
ví dụ công việc. điều phối viên tài khoản, quản lý quảng cáo, quản lý tài khoản studio thiết kế, quản lý tài khoản kỹ thuật số, quản lý tài khoản cấp cơ sở
Tại sao bạn cần có kỹ năng Excel trong kinh doanh
Nếu danh sách này vẫn chưa thuyết phục bạn, thì các kỹ năng bảng tính Excel rất hữu ích tại nơi làm việc. Kỹ năng của bạn cũng có thể dễ dàng thích nghi với các chương trình bảng tính khác như Google Trang tính
Không phải tất cả các công việc đều sử dụng Excel và những công việc đó thường được coi là công việc 'kỹ năng trung bình'. Tuy nhiên, Excel được sử dụng rộng rãi. Có kỹ năng bảng tính tốt mang lại cho bạn khả năng làm việc trên tất cả các loại nhiệm vụ khác nhau. Và bạn có thể dễ dàng nhận được giá trị từ thông tin đang được chia sẻ trong sổ làm việc
Khi bạn biết cách sử dụng Excel, bạn sẽ thấy mình ngày càng sử dụng nó nhiều hơn. Bạn cũng có thể nhanh chóng mở rộng từ thực hiện các tác vụ cơ bản như sắp xếp danh sách đến viết công thức và tạo biểu đồ và bảng tổng hợp đẹp mắt. Đó là một nền tảng có thể truy cập có thể được sử dụng để thực hiện cả các nhiệm vụ kinh doanh đơn giản và rất phức tạp