Một sự kiện được tổ chức thành công là xuyên suốt quá trình diễn ra, những người tham dự sẽ cảm thấy thú vị bởi những gì ban tổ chức làm trong phạm vi không gian mà họ có mặt. Để hạn chế những rủi ro không đáng có trong quá trình chạy chương trình, nhà hàng tiệc cưới - trung tâm tổ chức hội nghị Riverside Palace sẽ chia sẻ tới bạn 5 điểm quan trọng cần lưu ý khi chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
>> Có thể bạn quan tâm: Tất tần tật về cách tổ chức sự kiện từ A đến Z.
Thời điểm bắt đầu tìm kiếm địa điểm
Sau khi xác định được sự kiện cần làm, bạn nên bắt đầu đi tìm kiếm địa điểm càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, trước khi tiến hành đi khảo sát địa điểm, bạn cần xác định rõ ràng ba vấn đề sau: Ngân sách, quy mô sự kiện và những yêu cầu về không gian.
Thời điểm tối thiểu để bạn đi thuê địa điểm tổ chức sự kiện nên vào khoảng 4 - 6 tháng trước khi sự kiện diễn ra. Vì yếu tố địa điểm là một trong năm việc [5W1H] cần phải làm gấp trước khi bắt tay vào việc lên kế hoạch. Do vậy, lựa chọn được địa điểm tổ chức từ sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để chuẩn bị cho những công việc khác như in ấn tờ rơi, công bố thông tin sự kiện tới công chúng,...
Điều thứ 2 chính là hãy xem xét các đánh giá về địa điểm tổ chức một cách cẩn thận. Để xác định xem địa điểm này có thật sự phù hợp với bạn không. Ngoài việc tự tìm hiểu trên các công cụ tìm kiếm bạn cũng nên xem các đánh giá trên mạng xã hội về địa điểm này. Sau đó đưa ra một vài danh sách nhà hàng tổ chức phù hợp.
>> Xem thêm: Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo trong thời kỳ Bình Thường Mới.
Điều thứ 3, mặc dù việc tổ chức sự kiện ngoài trời mang đến sự khác biệt cũng như tạo cảm giác thoải mái, mới lạ cho khách mời. Tuy nhiên, có một số điều bất cập khi bạn lựa chọn địa điểm ngoài trời như tình hình thời tiết, sức chứa, chi phí, giấy phép tổ chức sự kiện nếu cần. Vì vậy nếu muốn tổ chức sự kiện ngoài trời, hãy cân nhắc thật kỹ càng nhé!
Điều cuối cùng, hãy đến khảo sát trực tiếp để xem tình hình của nơi tổ chức có đúng với những gì họ quảng cáo hay không. Nếu không, bạn có thể chọn địa điểm khác hoặc thương thảo mức giá sao cho phù hợp.
Xem thêm: 5 lý do bạn nên lựa chọn trung tâm hội nghị Riverside Palace làm nơi tổ chức sự kiện
Những điểm cần xem xét khi đi khảo sát địa điểm
1. Vị trí địa lý
Hãy căn cứ vào đối tượng tham dự mà bạn muốn hướng đến là ai để lựa chọn vị trí của địa điểm muốn thuê cho phù hợp. Ví dụ, nếu đối tượng tham gia của bạn là cán bộ, công nhân viên chức làm việc tại Quận 4 thì bạn nên tìm một trung tâm hội nghị có sức chứa đủ ở quận 4 nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho mọi người di chuyển, tránh việc thuê địa điểm quá xa sẽ dễ gây ra việc người tham dự tới trễ và chương trình diễn ra chậm trễ so với giờ quy định.
Một lưu ý nữa, bạn nên tìm kiếm nơi tổ chức có vị trí địa lý, giao thông thuận lợi để cho những người tham dự có thể dễ dàng tìm kiếm.
Hãy chú ý xem khu vực hội nghị giao thông có tốt không, tránh tình trạng khách mời muốn đến bữa tiệc của bạn phải mất nhiều thời gian vì bị kẹt xe.
2. Bãi đậu xe
Dựa vào đối tượng tham gia, bạn nên tìm hiểu xem đa phần người tham dự sử dụng phương tiện nào, ô tô hay xe máy? Số lượng quy mô sự kiện lên tới bao nhiêu người để có thể ước tính được diện tích trống tối thiểu cho khách mời có chỗ đỗ xe.
Hoặc trong quá trình khảo sát, nếu xét thấy địa điểm tổ chức sự kiện dự kiến đáp ứng đủ yêu cầu. Tuy nhiên, bãi đậu xe lại bị giới hạn về không gian, thì bạn nên nhanh chóng tìm sang những khu vực xung quanh có bãi giữ xe nào không, để kịp thời đưa ra quyết định hoặc di chuyển sang việc khảo sát địa điểm mới.
Xem thêm: 5 yêu cầu cần đáp ứng đầu tiên để tổ chức sự kiện thành công
3. Sức chứa và những dịch vụ, tiện ích đi kèm
Đầu tiên, hãy quan tâm về sức chứa của khán phòng, đại sảnh bạn chọn thuê làm nơi tổ chức. Ví dụ, sự kiện quy mô 500 người thì việc chọn một không gian sảnh với sức chứa vừa đủ sẽ tạo được cảm giác thoải mái cho người tham gia. Chú ý, phần lối đi ra vào nên rộng rãi để đề phòng được rủi ro khi có hỏa hoạn xảy ra, mọi người có thể thoát hiểm kịp thời.
Các dịch vụ trang trí cũng là một trong những điều bạn nên lưu ý. Nhiều nhà hàng sẽ tách riêng chi phí dịch vụ thuê địa điểm với dịch vụ trang trí khán phòng. Vì vậy, bạn cần hỏi rõ bên tổ chức để đưa ra quyết định sao cho phù hợp.
Bố trí lối đi rộng rãi trong không gian tổ chức sự kiện
Tiếp đến, bạn cần quan tâm đến những vấn đề về chất lượng đồ ăn, thức uống [F&B] của nơi chọn thuê, dịch vụ Wifi, khu vực hậu cần dành cho ban tổ chức, số lượng bàn ghế, khăn trải có đủ đáp ứng không,…
Điểm qua một vài điều về ẩm thực bạn cũng cần chú ý. Nếu doanh nghiệp dự định sẽ đãi tiệc các vị quan khách tham dự thì bạn nên lựa chọn món ăn sao cho phù hợp với đại đa số đối tượng khách mời. Tinh tế hơn, bạn có thể đặt thêm một hoặc hai bàn tiệc chay, phòng trường hợp khách mời là người chú ý đến sức khỏe hoặc không có thói quen ăn chay. Hơn thế nữa để chọn được những món ngon với chất lượng tuyệt vời nhất, hãy đặt tiệc ăn thử. Sau khi ăn, bạn có thể đưa ra góp ý với cách hàng để cải thiện một số món ăn chưa ngon hoặc thay đổi món nếu thích. Tiệc teabreak giữa giờ cũng là một trong những cách đãi tiệc thú vị cho các sự kiện đơn giản.
Thêm một điều nữa bạn cần quan tâm, đó là bên phía cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện có thể tùy chỉnh số lượng về khẩu phần ăn uống, điều chỉnh kích thước của phòng được không. Bởi tính linh hoạt của nơi tổ chức sẽ giúp bạn tiết kiệm được một phần chi phí khi số lượng người tham dự ít hơn so với dự kiến.
4. Bố cục
Việc nắm rõ sơ đồ minh họa, bố cục của từng tầng sẽ giúp bạn biết được địa hình của nơi sự kiện diễn ra, để có thể linh động trong việc xử lý những sự cố về âm thanh, ánh sáng, … và có thể bố trí, sắp xếp hợp lý cho từng khu vực.
Bạn có thể liên hệ với bên dịch vụ tổ chức có gợi ý bố cục nào không hoặc hỏi họ có thể sắp xếp khán phòng cho bạn không. Ngoài ra, bên dịch vụ tổ chức sẽ tính chi phí sắp xếp bố cục như thế nào cũng là điều quan trọng để bạn quan tâm. Hãy theo sát những yếu tố đó để có được dịch vụ sự kiện hoàn hảo nhất nhé!
Trần nhà có tác động tới âm thanh trong khán phòng
Bạn cũng nên biết thêm về phong cách kiến trúc của tòa nhà nơi chọn thuê truyền tải tới thông điệp gì? Cách trang trí, trưng bày nội thất của địa điểm cho thuê cũng ảnh hưởng rất lớn tới sự kiện của bạn. Ví dụ, nếu bạn đang tổ chức buổi dạ tiệc, bạn có thể sẽ cần những địa điểm tổ chức tiệc khác so với một buổi hội thảo.
Ngoài ra, trần nhà cũng sẽ tác động tới chất lượng âm thanh. Do vậy, một trần nhà thấp sẽ tạo cho không gian sự kiện trở nên ấm cúng. Hoặc nếu kiểu trần nhà cao sẽ tạo ra tiếng vang và lớn hơn.
Những sảnh tiệc đáp ứng quy mô sự kiện lớn tại Riverside Palace
Nhà hàng tiệc cưới - trung tâm tổ chức hội nghị Riverside Palace là một trong những trung tâm tổ chức sự kiện lớn tại thành phố Hồ Chí Minh. Với lối kiến trúc cổ kính được thiết kế theo phong cách châu Âu, sở hữu những sảnh tiệc lớn cùng với vị trí giúp mọi người có thể di chuyển thuận lợi, có bãi đậu xe rộng rãi, Riverside Palace là một nơi đáng để bạn tìm đến lựa chọn tổ chức những sự kiện có quy mô lớn từ 500 - 1000 người.
Với không gian được trang hoàng hoàn hảo cho mỗi sự kiện, Riverside Palace rất hân hanh được là người đồng hành cùng quý khách hàng trong mỗi buổi tiệc diễn ra. Chúng tôi đã không ngừng nỗ lực để mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất đi đôi với ẩm thực và thái độ hiếu khách. Nhờ đó, nhà hàng chúng tôi đã có cơ hội làm việc với nhiều khách hàng từ lớn đến nhỏ. Các sự kiện đã từng được tổ chức tại Riverside Palace có thể kể đến như:
>> Có thể bạn quan tâm: 27 bước tổ chức hội nghị hoàn hảo từ A đến Z .
Sảnh Grand Ballroom có diện tích 1.728m2
Sảnh Ballroom có diện tích 1.152m2
Với những kinh nghiệm mà chúng tôi chia sẻ ở trên, rất hy vọng bạn đọc sẽ biết thêm nhiều thông tin trước khi đi tìm địa điểm tổ chức sự kiện. Chúc bạn sớm tìm được địa điểm thích hợp!
>>> Xem thêm: Trung tâm hội nghị Riverside Palace.
Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới Riverside Palace
360D Bến Vân Đồn, Phường 1, Quận 4, TP.Hồ Chí Minh
Hotline: 0933 777 827 - 0933 777 838
Page 2
Hội nghị tổng kết cuối năm của công ty là sự kiện được diễn ra hằng năm. Do vậy, quy trình thực hiện chương trình sẽ được ban tổ chức nắm chắc. Tuy nhiên, để sự kiện diễn ra thành công và có được sự đổi mới thì Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới Riverside Palace sẽ nêu ra 6 lưu ý quan trọng dưới đây.
1. Xây dựng chủ đề cho buổi hội nghị tổng kết cuối năm
Mỗi sự kiện diễn ra đều nhắm tới một mục đích cụ thể. Do đó, với buổi hội nghị tổng kết cuối năm của công ty, bạn nên chuẩn bị một chủ đề thật rõ ràng. Thể hiện từ tên chương trình đến slogan để truyền tải thông điệp đến toàn thể người tham gia. Từ thiết kế chương trình đến màu sắc trang trí cần đồng bộ với nhau để toát lên hình ảnh thực tế giúp mọi người dễ dàng hình dung.
Có chủ đề cụ thể cho buổi nghị tổng kết cuối năm của công ty
Dù bạn tự thực hiện hay thuê dịch vụ tổ chức hội nghị thì việc hình thành chủ đề chương trình từ trước là điều bắt buộc để có được buổi hội nghị tổng kết thành công. Bởi chủ đề như là "linh hồn" quan trọng của cả sự kiện, là kim chỉ nam để bạn phát triển và xây dựng kịch bản thực hiện về sau.
Song song với đó, việc chuẩn bị concept cho hội nghị cũng rất quan trọng. Nếu nói nội dung và chủ đề là “linh hồn” của bữa tiệc thì concept chính là tính cách của sự kiện. Concept sẽ khiến khách mời bị thu hút và nhớ về sự kiện nhiều hơn. Ngoài ra, khi lựa chọn concept thì dù là môi trường doanh nghiệp, bạn cũng không nên quá cứng nhắc, bạn có thể chọn một vài concept đơn giản, tinh tế nhưng cũng có thể chọn một phong cách lãng mạn hài hước. Vì vậy, hãy dựa vào chủ đề hội nghị để phát triển concept của mình sao cho phù hợp nhé!
>> Xem thêm: 27 bước tổ chức hội nghị hoàn hảo từ A đến Z.
2. Tập trung vào đối tượng tham gia để phát triển kịch bản
Bất kì sự kiện nào cũng cần được chuẩn bị chu đáo nhưng nếu không có nhiều người hưởng ứng thì sự kiện đó sẽ không thể thành công tốt đẹp. Những thông điệp muốn truyền tải sẽ không tới được với đối tượng mục tiêu. Hay chương trình sẽ có những khoảng thời gian "chết" khiến mọi người im lặng trong nhiều phút. Đó đều là những điều mà không một người nào làm sự kiện mong muốn.
Xây dựng kịch bản chương trình xuất phát từ đối tượng tham gia
Vì vậy, để buổi hội nghị tổng kết cuối năm của công ty không rơi vào "giây phút trầm lắng" thì bạn cần tập trung vào việc phát triển nội dung. Lấy khán giả [những người tham gia trong ngày hôm đó] làm trung tâm và tìm hiểu nhu cầu của họ. Có thể tiến hành những cuộc khảo sát nhỏ để thu thập thông tin. Sau đó, tìm kiếm những hoạt động thích hợp để đưa vào bản kế hoạch.
Ngoài ra, bạn cần kết hợp những điều thú vị để tăng tương tác cũng như khiến không khí tiệc thêm phần sôi động. Việc xây dựng một vài khoảnh khắc nhìn về một năm đầy thú vị của công ty cũng là một ý tưởng không tồi. Ngoài ra, bạn có thể tạo ra một số mini game nho nhỏ để khiến khách mời thấy vui vẻ, thoải mái hơn với buổi hội nghị. Chương trình để tuyên dương những nhân viên đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình cũng là một ý tưởng đầy thú vị.
Thấu hiểu đối tượng tham gia thôi chưa đủ, bạn cần phải truyền thông, giới thiệu những điểm đặc sắc nhất của chương trình tới công chúng. Mức độ quảng bá sự kiện sẽ tùy thuộc vào quy mô và mục đích. Đó có thể là giới thiệu trên website, Fanpage của công ty, sử dụng hình thức gửi mail, hoặc lớn hơn là nhờ tới bên thứ ba [cơ quan báo chí].
Thông báo thông tin diễn ra buổi hội thảo từ 3 - 4 tuần
Việc thu hút người tham gia đông đủ trong ngày diễn ra sự kiện sẽ cần có thời gian và tốn ít nhất một khoản chi phí. Do đó, bạn nên thực hiện việc truyền thống ít nhất là 3 - 4 tuần và dự trù một khoản kinh phí cho các hạng mục in ấn như poster, standee,...
Ngoài ta, việc hiểu đúng về đối tượng tham gia sự kiện sẽ giúp bạn sử dụng, chọn lọc từ ngữ phù hợp khi xây dựng kịch bản. Điều này cũng sẽ tạo sự thoải mái cho mọi người và giúp người tham gia dễ dàng tiếp nhận thông tin hơn.
3. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thích hợp
Địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những nhân tố tạo đà để sự kiện thành công. Bởi một vị trí lợi thế sẽ thuận lợi trong công tác chuẩn bị và thực hiện cho ban tổ chức. Đồng thời, thuận lợi với đại đa số người tham gia khi di chuyển đến nơi diễn ra sự kiện.
Chú ý lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm phù hợp
Dưới đây là những yếu tố bạn cần xem xét khi khảo sát địa điểm trước khi đưa ra quyết định lựa chọn.
- Diện tíchsảnh tổ chức, không gian có sức chứa đủ thoải mái với số lượng người tham gia.
- Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị còn mới và có đầy đủ tiện nghi.
- Hệ thống âm thanh và ánh sáng chất lượng.
- Có cho thuê màn hình LED.
- Có chỗ đỗ xe rộng rãi cho cả xe máy và ô tô.
- Lối đi rộng và bố trí khu vực sân khấu an toàn.
- Trang trí sảnh tiệc của hội nghị.
- Các dịch vụ đi kèm tại nơi tổ chức hội nghị.
Đặc biệt mỗi khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị, bạn cần tham khảo nhiều nguồn tin khác nhau từ các thông tin trên công cụ tìm kiếm, những đánh giá trên mạng xã hội sẽ giúp bạn chọn lọc ra những địa điểm phù hợp. Ngoài ra, để chắc chắn nhất, khách hàng nên đến tận nhà hàng hội nghị để khảo sát trực tiếp về chất lượng cũng như tìm hiểu thêm thông tin về dịch vụ.
>>> Xem thêm:Chia sẻ kinh nghiệm chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp
4. Phân chia thời gian thực hiện các hoạt động hợp lý
Với kế hoạch đã xây dựng, việc phân bố thời gian thực hiện các hoạt động khá quan trọng. Vì vậy, có một timeline về các hạng mục sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và bám theo lịch để thực hiện mà không bỏ sót.
Thứ tự các công việc cần thực hiện bạn hãy sắp xếp dựa theo tính khẩn cấp và tính quan trọng của sự kiện. Ví dụ, việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện sẽ có yếu tố chi phối đến khâu trang trí và chuẩn bị các hoạt động. Do đó, bạn nên ưu tiên thực hiện khảo sát địa điểm từ sớm.
Xây dựng kịch bản tương tác với khách mời
Ngoài ra, bạn cũng nên sắp xếp thời gian hợp lý và ổn định một chút. Nếu có vấn đề phát sinh, bạn có thể dễ dàng phân bổ và sắp xếp lại thời gian một cách hợp lý. Đừng quên dành từ 2 đến 3 ngày để xác nhận lại tổng thể tất cả dịch vụ, kế hoạch đã được sắp xếp. Nhất là vào thời điểm hội nghị sắp diễn ra, điều này sẽ tạo sự đảm bảo cho sự kiện của bạn.
5. Thực đơn cho buổi hội nghị
Trong những buổi hội có thời gian diễn ra trong nhiều giờ thì ban tổ chức sẽ phải chuẩn bị thêm tiệc tea-break hoặc finger food. Còn đối với các sự kiện dài hơi hơn hoặc doanh nghiệp có nhu cầu thiết đãi khách hàng, bạn có thể đặt trước các bàn tiệc thiết đãi họ. Tùy vào tính chất sự kiện mà bạn có thể đưa ra quyết định khác nhau. Tuy nhiên nếu hội nghị tổng kết cuối năm của bạn kết hợp với Year End Party, thì việc đãi tiệc khách mời là điều không thể thiếu.
Để lựa chọn menu phù hợp chiêu đãi khách mời trong buổi hội nghị, nhà hàng Riverside Palace sẽ gợi ý bạn những món ăn phù hợp sau đây.
Thăn heo nướng mật ong
Sandwich pa-tê đồng quê
Salad hạt kiều mạch tôm
Quy linh cao mật ong
Hoành thánh thịt bê hun khói
Dưa mật ngâm rượu - Thịt heo muối
Chocolate fondant
Bánh kem hương nhãn
Có thể nói, ẩm thực tại nhà hàng Riverside Palace có lẽ là một trong những điều khiến chúng tôi tự hào nhất. Không chỉ đầu tư về chất lượng cũng như hương vị món ăn, chúng tôi còn tập trung vào nét đẹp khiến người dùng cảm thấy ngon mắt từ cái nhìn đầu tiên. Nhờ đó, mà Riverside Palace không chỉ là nơi tổ chức sự kiện cuối năm hoàn hảo mà còn được nhiều doanh nghiệp ưu ái chọn làm nơi ra mắt sản phẩm mới, hội nghị khách hàng, tổ chức triển lãm, sự kiện ra mắt phim, họp báo, tiệc tất niên, tiệc tân niên...
Với những chia sẻ của Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới Riverside Palaceở trên, hy vọng các bạn sẽ có thêm kinh nghiệm khi tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm cho công ty mình. Riverside Palace rất hân hạnh trở thành địa điểm tổ chức sự kiện của các công ty, tập đoàn. Vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các dịch vụ sớm nhất!
Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới Riverside Palace
360D Bến Vân Đồn, phường 1, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0933 777 827 - 0933 777 838