- Tổ chức: trong câu trên là 1 động từ. Có nghĩa theo từ điển Tiếng Việt: "Làm những gì cần thiết để đạt hiệu quả tốt nhất 1 công việc xác định trước". Nôm na có nghĩa là không phải trực tiếp làm ra sản phẩm mà chỉ mang tính điều phối triển khai. - Đấu thầu: theo định nghĩa điều 4 Luật đấu thầu:
2. Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu để thực hiện gói thầu thuộc các dự án quy định tại Điều 1 của Luật này trên cơ sở bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.
Vậy đến đây, ta có thể hiểu rõ - HIỂU ĐÚNG - công việc của tư vấn làm "Bên mời thầu": họ sẽ chịu trách nhiệm dùng bộ máy, con người của họ để triển khai, tổ chức quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng yêu cầu do họ đưa ra.
Cụ thể hơn, họ sẽ không trực tiếp ngồi viết ra Hồ sơ mời thầu, Họ không trực tiếp ngồi chấm thầu. Mà họ chỉ gián tiếp đứng ra tổ chức toàn bộ để các công việc này được diễn ra theo đúng tiến độ, đúng yêu cầu. Họ phải chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình: từ khâu chuẩn bị, thực hiện đấu thầu, cho đến khi hợp đồng giữa Nhà thầu và CĐT được ký kết thì mới xong nhiệm vụ.
Chính vì thế, phát sinh ra thêm "Tư vấn lập HSMT và đánh giá HSDT" là hoàn toàn phù hợp quy định của luật. Tư vấn này chính là đơn vị trực tiếp làm ra Hồ sơ mời thầu và trực tiếp chấm thầu theo tiến độ, theo yêu cầu điều phối của Bên mời thầu. Sản phẩm của tư vấn này chính là: Hồ sơ mời thầu và Báo cáo đánh giá Hồ sơ dự thầu. Họ chỉ chịu trách nhiệm cho 2 công việc với 2 giai đoạn ngắn:
+ a. Viết Hồ sơ mời thầu cho đến khi được phê duyệt [tất nhiên phải kèm theo giải thích làm rõ hồ sơ mời thầu khi cần thiết từ yêu cầu của Bên mời thầu].
+ b. Lập Báo cáo đánh giá Hồ sơ dự thầu cho đến khi phê duyệt kết quả trúng thầu.
Vậy tóm lại:
- Tư vấn "Bên mời thầu" và Tư vấn "Lập HSMT & Đánh giá HSDT" là 2 đơn vị khác nhau hoàn toàn không vi phạm luật.
- Nhưng trên thực tế, Tư vấn "Lập HSMT & đánh giá HSDT" là đơn vị có kinh nghiệm trong tổ chức lựa chọn nhà thầu nên thường CĐT thuê luôn làm Bên mời thầu. Tức 2 tư vấn nhập làm 1 để đỡ phức tạp thủ tục.
II. Trường hợp Tư vấn "Bên mời thầu" và Tư vấn "Lập HSMT & Đánh giá HSDT" là 2 đơn vị khác nhau thì tiền bán hồ sơ mời thầu ai được thu và chi?
Trước hết, cần hiểu "Hồ sơ mời thầu" là những cái gì?
Luật đấu thầu định nghĩa "tại điều 4:
24. Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế bao gồm các yêu cầu cho một gói thầu làm căn cứ pháp lý để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu trúng thầu; là căn cứ cho việc thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng.
Hãy lưu ý đến "Toàn bộ tài liệu". Tất nhiên là bao gồm cả bản vẽ thiết kế. Để làm rõ hơn khẳng định này, chúng ta xem mẫu hồ sơ mời thầu của Bộ KHĐT ban hành đều có 1 mục trong Hồ sơ mời thầu đó là Danh mục Bản vẽ kèm theo. Nôm na: Hồ sơ mời thầu gồm quyển "thuyết minh" Hồ sơ mời thầu + Bản vẽ thiết kế [nếu có] + văn bản liên quan khác [nếu có].
Lúc này nảy sinh:
- Bản vẽ thiết kế là sản phẩm của 1 tư vấn thiết kế, không phải của Tư vấn Lập HSMT thì tại sao phải bắt Tư vấn lập HSMT phải xuất hành hồ sơ này kèm theo thuyết minh Hồ sơ mời thầu? Bản vẽ vài tờ không nói gì, có gói thầu bản vẽ photo mấy 2-3 triệu thì bắt Tư vấn lập HSMT phải chịu thì "xem chừng vô lý" quá?
Câu trả lời là:
- Bản chất mọi chi phí hợp pháp phía Nhà thầu chi trả liên quan đến dự án của CĐT thì 100% đều xuất phát gốc từ tiền túi của Chủ đầu tư mà ra. Không nhà thầu nào dại gì lấy tiền túi của mình ra để làm lỗ [trừ khi tính toán bị nhầm thiếu thì k nói đến]. Rõ hơn: CĐT muốn nhà thầu làm cái gì thì đều phải trả tiền cho nhà thầu chi phí đó. Nếu CĐT trong suy nghĩ của mình rằng: tư vấn lập hồ sơ mời thầu phải chịu trách nhiệm phát hành "Thuyết minh" HSMT + pho to Bản vẽ thì các chi phí này CĐT phải tính trả cho tư vấn.
Vấn đề ở đây là cách trả thế nào mà thôi. Cách trả thế nào thì phải thông qua nội dung hợp đồng cụ thể giữa CĐT và tư vấn. Xem quyền hạn, trách nhiệm, nội dung công việc của 2 bên cụ thể ntn? Hồ sơ giao gồm những cái gì? Bao nhiêu bộ?... và tương ứng với số tiền cần trả là bao nhiêu? Nếu hợp đồng không quy định rõ thì là lỗi của 2 bên.
Còn tiền bán hồ sơ mời thầu đương nhiên nó là quyền sở hữu của CĐT. Nhưng nếu CĐT không thích trực tiếp thu thì "Giao cho" Nhà thầu tư vấn thu giúp. Thu giúp sẽ có 2 trường hợp xử lý:
+ Hoặc trả lại chủ đầu tư.
+ Hoặc CĐT khoán trắng cho Tư vấn lấy thu [bán HSMT] bù chi [Tiền phô tô bản vẽ].
Tuy nhiên dù có trường hợp nào đi nữa thì cũng phải quy định cụ thể trong hợp đồng.
Nếu không quy định cụ thể thì cách giải quyết là 2 bên thỏa thuận lại với nhau về chi phí photo bản vẽ. Còn thuyết minh Hồ sơ mời thầu đương nhiên là tư vấn phải giao cho CĐt theo số bộ ghi trong hợp đồng.
Tóm lại:
- Hồ sơ mời thầu là gồm cả photo bản vẽ.
- Mọi chi phí của Nhà thầu về bản chất là do tiền chủ đầu tư chi trả.
- Tư vấn lập Hồ sơ mời thầu có trách nhiệm photo hay không hay là chỉ nộp số lượng thuyết minh HSMT theo hợp đồng là do chi tiết hợp đồng quy định. Chi phí do CĐT chi trả do thỏa thuận hợp đồng.
- Tiền thu về do bán Hồ sơ mời thầu ai thu là do CĐT thỏa thuận hợp đồng. Nếu tư vấn thu phải được thể hiện trong hợp đồng.
- Nếu hợp đồng ban đầu thiếu nội dung chi tiết, thiếu rõ ràng thì 2 bên thỏa thuận lại. Bổ sung phụ lục [nếu có] hoặc cùng sửa lại hợp đồng