Hướng dẫn cách ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ, trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ theo Thông tư 200 của Bộ tài chính mới nhất hiện nay.
1. Đặc trưng của hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ [NKCT]:
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế [theo tài khoản].
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký chứng từ;
- Bảng kê;
- Sổ Cái;
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
+ Ưu điểm
- Giảm nhẹ khối lượng ghi sổ kế toán. Viềc kiểm tra đối chiếu được thực hiện thường xuyên. Cung cấp thông tin kịp thời
+ Nhược điểm
- Mẫu sổ kế toán phức tạp. Yêu cầu trình độ cao với mỗi kế toán viên. Không thuận tiện cho việc ứng dụng tin học vào ghi sổ kế toán
2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ:
- Công việc hàng ngày:
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
- Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan.
- Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ.
- Công việc cuối tháng:
- Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
- Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Mọi giao dịch kinh tế phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều được ghi chép và cập nhật đầy đủ trong hệ thống sổ sách kế toán theo trình tự thời gian và theo các hình thức khác nhau. Tuy nhiên, hình thức kế toán phổ biến nhất ở trong các doanh nghiệp hiện nay phải kể tới hình thức kế toán nhật ký chung. Vậy hình thức kế toán nhật ký chung là gì? Trình tự ghi sổ như thế nào và có lưu ý gì khi ghi sổ? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu trong bài viết này nhé!
XEM NHANH BÀI VIẾT
Khái niệm hình thức kế toán nhật ký chung
Hình thức kế toán nhật ký chung là gì?
Hình thức kế toán nhật ký chung là hình thức ghi sổ mà trong đó tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký, đặc biệt là sổ nhật ký chung. Các nghiệp vụ được ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế [định khoản kế toán] của nghiệp vụ đó.
Hình thức kế toán nhật ký chung bao gồm những gì?
Hình thức kế toán nhật ký chung bao gồm các loại sổ sau: Sổ nhật ký chung; sổ cái; các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết và sổ nhật ký đặc biệt. Trong đó:
Sổ nhật ký chung
- Là sổ kế toán tổng hợp. Sổ nhật ký chung được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó còn phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ việc ghi sổ cái.
- Số liệu ghi trên sổ nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ cái
- Sổ nhật ký chung có thể mở 1 tháng 1 lần. Vì vậy, 1 doanh nghiệp có thể có 12 sổ nhật ký chung. Tuy nhiên, trên thực tế, các doanh nghiệp thường mở sổ nhật ký chung theo quý hoặc theo năm
- Yêu cầu ghi sổ nhật ký chung:
- Cần phân biệt rõ ngày, tháng ghi sổ và ngày, tháng chứng từ [ngày, tháng ghi sổ không được sau ngày, tháng chứng từ]
- Với mỗi nghiệp vụ, tài khoản Nợ ghi trước, tài khoản Có ghi sau. Tổng phát sinh nợ của cả sổ nhật ký chung bằng tổng phát sinh có
- Mỗi nghiệp vụ cần nhập đủ tất cả các thông tin liên quan.
Xem thêm: Hướng dẫn cách thiết lập và hạch toán vào sổ nhật ký chung cho kế toán
Sổ nhật ký đặc biệt
Sổ nhật ký đặc biệt bao gồm:
- Sổ nhật ký thu tiền: Sử dụng để ghi nghiệp vụ thu tiền của đơn vị. Sổ được mở và ghi cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng cho từng loại tiền hoặc từng nơi thu tiền
- Sổ nhật ký chi tiền: Sử dụng để ghi các nghiệp vụ chi tiền của đơn vị. Sổ được mở và ghi cho chi tiền mặt, chi qua ngân hàng cho từng loại tiền hoặc nơi thu tiền
- Sổ nhật ký mua hàng: Sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng nhóm hàng tồn kho theo hình thức mua chịu hoặc đặt tiền trước.
- Sổ nhật ký bán hàng: Sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của đơn vị như bán hàng hóa, bán thành phẩm, cung cấp dịch vụ theo hình thức thu tiền sau hoặc người mua đặt trước tiền hàng.
Xem thêm: Hướng dẫn cách làm sổ cái trên Excel lấy dữ liệu từ Nhật ký chung
Ưu điểm và nhược điểm của hình thức kế toán nhật ký chung
- Ưu điểm: Vì các nghiệp vụ được thống kế trong sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian nên rất thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu từng nghiệp vụ kinh tế. Bên cạnh đó, việc sử dụng sổ cái tờ rời rất thuận tiện cho sử dụng các phần mềm kế toán.
- Nhược điểm: Cần tốn thời gian để kiểm tra và loại bỏ các nghiệp vụ trùng trước khi đưa vào sổ cái [do một nghiệp vụ có thể ghi vào cả sổ nhật ký chung, nhật ký chuyên dùng nhiều lần]
Cách ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
Dưới đây sơ đồ hướng dẫn cách ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung như sau
- Hàng ngày: Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái sao cho phù hợp theo các tài khoản kế toán. Nếu doanh nghiệp có sổ, thẻ kế toán chi tiết thì các nghiệp vụ phát sinh cũng được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan cùng lúc với sổ nhật ký chung
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm: Cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết sẽ được sử dụng để lập báo cao tài chính.
- Nguyên tắc: Tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối số phát sinh = tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ nhật ký chung.
Lưu ý
- Đây là hình thức nhật ký chung theo trình tự thủ công, không áp dụng với các phần mềm kế toán
- Trong một số trường hợp, một số đối tượng kế toán có số lượng nghiệp vụ phát sinh liên quan lớn, để đơn giản hóa và giảm khối lượng ghi sổ cái, đơn vị có thể sử dụng các sổ nhật ký đặc biệt.
Tổng kết
Trên đây là những điều cần biết về hình thức kế toán sổ nhật ký chung - một hình thức kế toán rất phổ biến với các doanh nghiệp hiện nay, cũng như cách ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung. Mong rằng bài viết đã đem đến những thông tin hữu ích cho bạn để bạn dễ dàng áp dụng vào công việc, học tập của mình!
Hình thức nhật ký chứng từ là gì?
[1] Nhật ký chứng từ - Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản. Một NKCT có thể mở cho một tài khoản hoặc có thể mở cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau.
Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái là gì?
- Nhật ký - Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp duy nhất dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hóa theo nội dung kinh tế [Theo tài khoản kế toán]. - Số liệu ghi trên Nhật ký - Sổ Cái dùng để lập Báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ có bao nhiêu bảng kê?
Kế toán nghiệp vụ chi phí sản xuất. Để ghi chép phản ánh nghiệp vụ này phải dùng 2 nhật ký chứng từ, 6 bảng kê và 5 bảng phân bổ.
Theo hình thức nhật ký sổ cái Nhật ký sổ cái được sử dụng để đối chiếu với gì?
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái có ưu điểm là đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu phù hợp với các đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt động kinh tế đơn giản nên số tài khoản bố trí trong sổ Nhật ký – Sổ cái là ít.