Mục lục là danh sách các mục tiêu đề, số trang, tài liệu và nội dung chính của văn bản soạn thảo. Tạo mục lục trong Word là một trong những tính năng thông minh được tích hợp trong phần mềm soạn thảo văn bản Word. Chức năng này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp bạn theo dõi được các mục chính trong văn bản một cách nhanh chóng và khoa học. Trong bài viết dưới đây Tintuconline sẽ hướng dẫn bạn các cách tạo mục lục trong các phiên bản Word 2007, 2010, 2013, 2016 đơn giản, dễ hiểu nhất. Cùng tìm hiểu bài viết để biết cách làm cụ thể.
Cách làm mục lục trong Word trên máy tính
Hầu hết các phiên bản Word từ 2007 đến 2016 đều có các bước tạo mục lục tự động giống nhau nên bạn đều có thể thực hiện các bước như trong bài viết! Quá trình tạo mục lục tự động cần trải qua 2 bước chính là đánh dấu mục lục và hiển thị mục lục. Việc đánh dấu mục lục là quan trọng nhất và nó quyết định đến độ chính xác của mục lục. Vì vậy, bạn cần nằm bắt được nội dung chính của văn bản để tạo tiêu đề mục lục chính xác.
1. Đánh dấu nội dung văn bản cần tạo mục lục
Bạn có thể đánh dấu các mục trong mục lục tự động theo một trong hai cách sau: sử dụng các Heading được xây dựng sẵn, hoặc đánh dấu các mục văn bản riêng.
Cách 1: Sử dụng các Heading Styles được cài sẵn
Bước 1: Lựa chọn nội dung bạn muốn định dạng thành Heading, bôi đen và lưu ý không để chèn thêm khoảng trắng.
Bước 2: Kích tab Home
Bước 3: Trong nhóm Styles, chọn Heading phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng.
Nếu bạn không có Style bạn muốn, kích vào mũi tên để mở rộng Quick Styles Gallery. Hoặc bạn có thể tạo heading để tạo mới bằng cách chọn Save Selection as New Quick Style.
Cách 2: Đánh dấu các mục bằng Add Text trong Table of Contents
Tương tự như cách 1 bạn cần lựa chọn nội dung bạn muốn tạo Heading bằng cách bôi đen nó, bôi vừa đủ dòng tránh thừa khoảng trắng.
Bước 1: Chọn tab References
Bước 2: Chọn Add Text trong nhóm Table of Contents
Bước 3: Chọn Level bạn muốn áp dụng cho nội dung đã chọn
2. Tiến hành tạo mục lục trong Word
Để tạo mục lục nhanh chóng bạn cần làm theo các bước sau: Đặt con trỏ vào tài liệu nơi bạn muốn đặt mục lục tự động [thường là trang đầu tiên hoặc trang cuối]. Chọn Table of Contents và chọn các mẫu mục lục có sẵn. Trên các phiên bản Word 2016, 2019, bạn có thêm một tùy chọn là Custom Table of Contents để chỉnh sửa kiểu mục lục.
Lưu ý:
- More Table of Contents from Office.com: Bạn sẽ tìm được nhiều mẫu hơn từ website của Microsoft Office
- Remove Table of Contents: Xóa bỏ mục lục
Khi lựa chọn Custom Table of Contents, một hộp thoại sẽ xuất hiện, trong hộp thoại này sẽ có 2 mục bạn cần quan tâm như sau: Tab Leader là kiểu định dạng khi bấm Tab theo đó bạn sẽ có bốn lựa chọn None – không gì cả, dấu chấm; dấu gạch ngang; dấu gạch dưới liền.
Format là định dạng kiểu của mục lục, bạn có thể chọn mẫu mục lục mà mình yêu thích theo từng bố cục riêng.
Sau khi hoàn thành các lựa chọn thì đây chính là kết quả bạn có được. Một bảng mục lục mới hiện ra với đầy đủ thông tin tiêu đề và số trang tương ứng.
3. Cập nhật Table of contents:
Sau khi chỉnh sửa nội dung văn bản phù hợp với yêu cầu thực hiện, bạn muốn xóa hoặc cập nhật các Heading mới có thể thực hiện như sau. Kích tab References trên nhóm Ribbon. Nhấn chọn Update Table và chọn tùy chọn cập nhật phù hợp với văn bản. Sẽ có một hộp thoại hiện ra cho bạn lựa chọn kiểu chỉnh sửa mà bạn mong muốn.
- Update page number only: Chỉ cập nhật lại số trang
- Update entire table: Cập nhật cả tiêu đề của mục lục.
Để xóa mục lục tự động, bạn làm chỉ cần chọn tab References trên nhóm Ribbon >> Chọn Table of Contents >> Chọn Remove Table of contents.
Trước đây, việc tạo mục lục trong Word thường là một nỗi ám ảnh đối với nhiều người. Nhưng hiện nay, với các tính năng mới của Word, việc tạo mục lục đã trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Bằng cách sử dụng công cụ tự động tạo mục lục của Word và đánh dấu các tiêu đề, bạn có thể tạo một mục lục chuyên nghiệp chỉ trong vài cú nhấp chuột. Trong bài viết này, bạn hãy cùng CareerBuilder tìm hiểu cách làm mục lục trong Word một cách dễ dàng và hiệu quả.
Vì sao bạn nên tạo mục lục trong Word?
Việc tạo mục lục trong Word là một cách quan trọng giúp bạn tổ chức tài liệu của mình một cách rõ ràng và có cấu trúc. Cách này giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm và điều hướng đến các phần khác nhau của tài liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Ngoài ra, tạo mục lục trong Word còn giúp tài liệu của bạn trở nên dễ đọc và dễ hiểu hơn đối với người xem. Bạn có thể sử dụng các tiêu đề để đặt tên cho các phần khác nhau của tài liệu, từ đó giúp người đọc dễ dàng tiếp cận và hiểu rõ nội dung hơn.
Bên cạnh đó, cách làm mục lục trong Word còn giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm các phần khác nhau của tài liệu. Thay vì phải cuộn lên và xuống để tìm kiếm các phần khác nhau, bạn có thể sử dụng mục lục để điều hướng trực tiếp đến các phần mình cần tìm.
Xem thêm:
Kỹ năng là gì? Cách rèn luyện kỹ năng giúp bạn tốt lên mỗi ngày
Cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả khi làm việc
Lợi ích của việc tạo mục lục tự động trong Word là gì?
- Tiết kiệm thời gian: Bạn không cần phải tạo danh sách các tiêu đề và số trang thủ công. Một khi bạn đã đánh dấu các tiêu đề và chọn phong cách mục lục, Word tự động tạo mục lục cho bạn.
- Đảm bảo tính nhất quán: Bằng cách sử dụng một phong cách mục lục, tất cả các tiêu đề của bạn sẽ được định dạng theo cùng một cách, giúp tài liệu của bạn trông chuyên nghiệp và dễ đọc hơn.
- Dễ dàng cập nhật: Nếu bạn thêm hoặc xóa một tiêu đề hoặc trang trong tài liệu của bạn, bạn chỉ cần cập nhật lại mục lục và nó sẽ tự động cập nhật các số trang tương ứng.
- Tạo mục lục đa cấp: Word cho phép bạn tạo mục lục đa cấp, nghĩa là bạn có thể có các tiêu đề chính, tiêu đề phụ và tiêu đề con trong một mục lục.
- Tùy chỉnh: Bạn có thể tùy chỉnh phong cách mục lục, bao gồm cách đánh số, kiểu chữ và khoảng cách giữa các mục.
Tạo mục lục trong Word sẽ có những lợi ích gì? [Nguồn: Internet]
Cách làm mục lục trong Word bằng cách thủ công
Trước tiên, bạn cần đặt con trỏ vào vị trí mà bạn muốn đặt mục lục trong tài liệu. Sau đó, bạn hãy chọn tab "References" trên thanh menu và chọn "Table of Contents" để chọn kiểu mục lục phù hợp với tài liệu của bạn.
Tiếp theo, bạn cần đánh dấu các tiêu đề trong tài liệu bằng cách đặt con trỏ vào tiêu đề và chọn "Mark Entry" trong mục "References". Sau đó, bạn điền tiêu đề và số trang của các phần trong tài liệu vào mục "Mark Entry". Bạn có thể lặp lại quá trình này cho tất cả các tiêu đề trong tài liệu của mình.
Sau khi đánh dấu các tiêu đề, bạn có thể chỉnh sửa các thuộc tính của mục lục như kiểu chữ, kích thước, cách đánh số, và cách sắp xếp các mục trong mục lục. Cuối cùng, bạn có thể cập nhật mục lục bằng cách chọn "Update Table" trong mục "Table of Contents".
Bạn có thể tạo mục lục trong Word bằng thủ công [Nguồn: Internet]
Xem thêm: Các kỹ năng trong CV giúp chinh phục mọi nhà tuyển dụng
Cách làm mục lục tự động trong Word với thao tác cực dễ dàng
Bạn có thể thực hiện theo các bước dưới đây để tạo mục lục trong Word tự động như sau:
- Đánh dấu tiêu đề: Đặt con trỏ vào tiêu đề và chọn kiểu tiêu đề trong mục "Styles" trên thanh công cụ để đánh dấu tiêu đề cho mục lục.
- Chọn kiểu mục lục: Chọn tab "References" trên thanh Menu và chọn "Table of Contents". Bạn có thể chọn một trong các kiểu mục lục có sẵn hoặc tùy chỉnh kiểu mục lục cho riêng mình.
- Cập nhật mục lục: Sau khi bạn đã thực hiện xong các nội dung trong tài liệu, bạn có thể cập nhật mục lục tương tự như cách làm mục lục thủ công.
- Thực hiện chỉnh sửa: Thông qua việc sử dụng các mục tùy chọn tại “Table of Contents”, bạn có thể thực hiện chỉnh sửa về kiểu chữ, kích thước, cách đánh số và cách sắp xếp các mục trong mục lục.
- Tùy chỉnh mục lục: Nếu bạn muốn thêm hoặc loại bỏ các mục trong mục lục, bạn có thể tùy chỉnh mục lục bằng cách chọn "Custom Table of Contents" trong mục "Table of Contents".
Cách làm mục lục trong Word tự động cực kỳ đơn giản [Nguồn: Internet]
Hướng dẫn chi tiết cập nhật mục lục trong Word khi có sự thay đổi
Khi thêm hoặc xóa các tiêu đề trong tài liệu của mình, bạn cần cập nhật lại mục lục trong Word để đảm bảo rằng nó vẫn chính xác và đầy đủ. Để cập nhật mục lục, bạn chỉ cần đặt con trỏ vào mục lục và chọn "Update Table" trong mục "Table of Contents". Bạn nên chọn "Update entire table" để cập nhật toàn bộ mục lục. Nếu bạn muốn chỉ cập nhật số trang, bạn có thể chọn "Update page numbers only".
Xem thêm: 6 kỹ năng giải quyết vấn đề
Các bước xóa mục lục trong Word
Để xóa mục lục trong Word, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Đặt con trỏ vào mục lục trong tài liệu của bạn để bắt đầu quá trình xoá.
- Bước 2: Trên thanh Menu, ấn chọn tab "References" và chọn "Table of Contents".
- Bước 3: Tại phần "Table of Contents", bạn hãy ấn chọn "Remove Table of Contents" để xóa mục lục.
- Bước 4: Word sẽ yêu cầu xác nhận xóa mục lục. Chọn "OK" để xóa mục lục hoàn toàn khỏi tài liệu của bạn.
Nếu bạn chỉ muốn xóa một phần của mục lục, bạn có thể chọn phần đó và xóa nó bằng cách nhấn phím "Delete" trên bàn phím hoặc chọn "Cut" trong mục "Edit" trên thanh công cụ.
Những vấn đề thường gặp trong việc tạo mục lục trong Word và cách khắc phục
- Mục lục không cập nhật: Điều này thường xảy ra khi bạn thêm hoặc xóa các tiêu đề trong tài liệu của mình. Để khắc phục, hãy đặt con trỏ vào mục lục và chọn "Update Table" để cập nhật lại mục lục.
- Các mục lục không được đánh số đúng: Điều này thường xảy ra khi kiểu tiêu đề không được đánh dấu đúng. Để khắc phục, hãy đặt con trỏ vào tiêu đề và chọn kiểu tiêu đề phù hợp trong mục "Styles" trên thanh công cụ.
- Mục lục không thể in hoặc sao chép: Điều này thường xảy ra khi bạn chọn mục lục và thực hiện các thao tác sao chép hoặc in. Để khắc phục, hãy sao chép hoặc in toàn bộ tài liệu, chứ không phải chỉ mục lục.
Các vấn đề và cách khắc phục khi tạo mục lục trong Word [Nguồn: Internet]
Tóm lại, cách làm mục lục trong Word là một kỹ năng cơ bản mà bất kỳ ai cũng có thể học được. Nếu bạn đang tìm kiếm công việc văn phòng thì việc sử dụng Word để tạo mục lục và định dạng tài liệu là một kỹ năng quan trọng. Hiện nay, CareerBuilder tự hào là một trong những website tuyển dụng mọi ngành nghề hàng đầu tại Việt Nam. Ngoài ra, tại CVHay cũng cung cấp cho người dùng nhiều tài nguyên và hướng dẫn cách tạo CV, định dạng tài liệu. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một công việc mới, hãy tìm hiểu thêm về các kỹ năng và công cụ cần thiết để làm tốt công việc của mình và tăng cơ hội thành công trong sự nghiệp của mình.