Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Trong quá trình kinh doanh vì muốn đổi mới chiến lược hoặc 1 lý do nào đó, mà doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện cho phù hợp.
Vậy để thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện cần đáp ứng những điều kiện nào? Hồ sơ, trình tự thủ tục thay đổi ra sao?
Bài viết dưới đây của Luật Quang Huy sẽ giúp bạn giải đáp vấn đề này.
Trước khi tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần đáp ứng được các điều kiện sau:
Thứ nhất, doanh nghiệp chỉ được thực hiện thủ tục thay đổi lại giấy phép kinh doanh văn phòng đại diện của công ty khi đã hợp nhất mã số thuế và số đăng ký kinh doanh, đăng ký đầu tư thành mã số doanh nghiệp hiện hành.
Thứ hai, doanh nghiệp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện phải hoàn thành thủ tục áp mã ngành, nghề kinh doanh của công ty trước khi thay đổi các nội dung của chi nhánh, văn phòng đại diện.
Thứ ba, nội dung thay đổi trên giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện phù hợp với quy định của luật doanh nghiệp, luật đầu tư và các quy định pháp luật liên quan.
Thứ tư là thực hiện thủ tục với cơ quan thuế.
Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác tỉnh/thành phố hoặc sang quận/huyện khác phải thực hiện các thủ tục và làm việc với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật Nhà nước Việt Nam về thuế.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo quy định để gửi lên cơ quan thuế quản lý gồm các giấy tờ như sau:
- Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế [Tải mẫu tờ khai số 08-MST trong Thông tư số 95/2016/TT-BTC].
- Bản sao không yêu cầu chứng thực về Quyết định thành lập/Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc/Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy phép thành lập hoặc các loại giấy phép tương đương được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền.
- Thời gian trong vòng 10 ngày kể từ ngày kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ chốt thuế chuyển địa điểm, cơ quan thuế lập Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm theo mẫu 09-MST trong Thông tư số 95/2016/TT-BTC.
Đối với trường hợp chuyển địa điểm khác tỉnh, thành phố. Doanh nghiệp cần thực hiện thêm thủ tục với cơ quan thuế mới về việc thay đổi địa chỉ theo quy định của pháp luật, hồ sơ chuẩn bị gồm:
- Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm [được cấp bởi cơ quan quản lý thuế cũ].
- Bản sao không cần chứng thực của Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc/Quyết định thành lập hoặc giấy phép tương đương được cấp bởi cơ quan thẩm quyền.
2. Hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, bạn phải chuẩn bị các giấy tờ như sau:
- Thông báo sự thay đổi nội dung hoạt động của văn phòng đại diện của công ty;
- Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện và đăng ký thuế văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp [trường hợp văn phòng đại diện không kê khai nộp thuế trực tiếp];
- Bản chính thông báo mã số đơn vị trực thuộc đã được doanh nghiệp chủ quản lấy tại tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính cho Văn phòng đại diện;
- Biên bản họp về việc thay đổi nội dung hoạt động văn phòng đại diện của hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên, của hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên;
- Quyết định về việc thay đổi nội dung hoạt động văn phòng đại diện của công ty của hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên, của hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh. Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên;
- Giấy tờ chứng minh trụ sở mới văn phòng đại diện thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp.
3. Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
3.1 Chuẩn bị và nộp hồ sơ
Khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, bạn cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ như trên và nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và Đầu tư nơi mà doanh nghiệp đặt trụ sở của chi nhánh.
3.2 Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ là Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới dự kiến của văn phòng đại diện.
Trường hợp chuyển văn phòng đại diện trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi văn phòng đại diện đã đăng ký:
- Doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.
Trường hợp chuyển văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi văn phòng đại diện đã đăng ký:
- Doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện dự định chuyển đến.
Thời hạn xử lý: Ngay khi nhận được hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp biên nhận cho người nộp hồ sơ trong đó liệt kê thành phần tài liệu đã nhận và hẹn ngày trả kết quả.
3.3 Trả kết quả
Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày đã tiến hành nộp hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ thành phần hồ sơ và sẽ phản hồi lại cho doanh nghiệp.
Trường hợp văn phòng đại diện trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đã đăng ký:
- Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
- Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
Trường hợp chuyển văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đã đăng ký:
- Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện dự định chuyển đến trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho doanh nghiệp và gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi trước đây chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở.
4. Lệ phí thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải nộp phí thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
Nhà nước đã quy định một bảng báo giá lệ phí thay đổi đăng ký kinh doanh chung để doanh nghiệp thuận tiện hơn khi tiến hành thủ tục.
Theo đó lệ phí đối với thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện là
- 100.000 đồng/lần đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh [Nộp tại thời điểm nộp hồ sơ].
- Miễn lệ phí đối với hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử
[Thông tư số 176/2012/TT-BTC]
5. Thời gian thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký thay đổi về nội dung giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong vòng 10 ngày tính từ khi có thay đổi.
Sau thời gian từ 03 – 05 ngày, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Trên thực tế, nếu bạn không có kinh nghiệm trong việc thực hiện thủ tục này, thời gian thực hiện có thể kéo dài từ 1 đến 1 vài tuần.
6. Dịch vụ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện – Luật Quang Huy
Về cơ bản thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện là không quá phức tạp.
Tuy nhiên nếu doanh nghiệp không hiểu biết rõ về trình tự thủ tục tiến thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện thì hồ sơ sẽ không được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận do thiếu tính hợp lệ và không đầy đủ.
Luật Quang Huy là đơn vị cung cấp dịch vụ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại Hà Nội và các tỉnh, thành phố trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Với đội ngũ luật sư chuyên ngành kinh tế giỏi, giàu kinh nghiệm, uy tín, tận tình, chúng tôi tự tin cung cấp cho quý khách hàng một dịch vụ tốt nhất với chi phí hợp lý một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Luật Quang Huy sẽ chuẩn bị hồ sơ, thay mặt khách hàng nộp hồ sơ, bổ sung hồ sơ nếu có yêu cầu và liên hệ lấy kết quả từ Phòng đăng ký kinh doanh. Quý khách sẽ chỉ cần cung cấp thông tin, ký hồ sơ và chờ lấy kết quả.
Khi bạn sử dụng dịch vụ, chúng tôi sẽ thực hiện tất cả các thủ tục theo yêu cầu, theo ủy quyền của các bạn.Chúng tôi sẽ:
- Tư vấn quy trình, thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện xuyên suốt từ khi bắt đầu cho đến khi khách hàng được cấp Giấy chứng nhận thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện;
- Soạn thảo, chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện;
- Đại diện theo ủy quyền để nộp hồ sơ điều chỉnh giấy phép và nhận kết quả tại cơ quan đăng ký kinh doanh;
Các bạn sẽ không mất công đi lại nhiều lần. Thời gian thực hiện sẽ được rút ngắn nhất có thể.
Quý khách hàng tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện với mong muốn tiết kiệm thời gian và công sức có thể liên hệ với đội ngũ tư vấn Luật Quang Huy.
Với sự uy tín và kinh nghiệm, chúng tôi tin tưởng sẽ cung cấp cho quý khách hàng dịch vụ tốt nhất và cam kết sẽ làm hài lòng khách hàng.
7. Cơ sở pháp lý
- Luật doanh nghiệp năm 2020;
- Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
Trên đây là các thông tin tư vấn về quy định của pháp luật Quang Huy đối với thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện. Chúng tôi mong rằng sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
Nếu còn điều gì chưa rõ, cần hỗ trợ, các bạn có thể liên hệ đến Tổng đài tư vấn luật doanh nghiệp trực tuyến của Luật Quang Huy qua HOTLINE 19006588.