Invoice là hóa đơn thường hay hóa đơn đỏ năm 2024

Hóa đơn điện tử gốc là gì? Cách phân biệt với bản thể hiện hóa đơn điện tử như thế nào? Trên thực tế không ít quan điểm hiểu nhầm giữa hóa đơn điện tử gốc với bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Bài viết sau sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Tìm hiểu hóa đơn điện tử gốc.

1. Hóa đơn điện tử gốc là gì?

Khi sử dụng hóa đơn giấy, người ta thường phân biệt hóa đơn gốc với các hóa đơn bản sao, hóa đơn gốc được hiểu là hóa đơn đỏ. Tuy nhiên, khi hóa đơn điện tử được sử dụng nhiều khái niệm mới được hình thành trong đó có khái niệm hóa đơn điện tử gốc.

1.1. Khái niệm hóa đơn điện tử

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Căn cứ theo quy định tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 có thể hiểu hóa đơn điện tử như sau: Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, trong đó:

• HĐĐT có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
• HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”

Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong mỗi đơn vị, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Theo đó đảm bảo mua bán hàng hóa được nhanh chóng, thuận lợi, hạch toán và kê khai thuế dễ dàng. \>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

1.2. Khái niệm hóa đơn điện tử gốc

Hóa đơn điện tử gốc chính là cách gọi của hóa đơn điện tử mà người bán lập ra khi phát sinh các giao dịch mua bán. Định dạng dữ liệu điện tử đang được sử dụng cho hoá đơn điện tử gốc là XML - viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language". Định dạng này giúp hóa đơn điện tử gốc được tạo ra có thể chia sẻ giữa các hệ thống công nghệ thông tin dễ dàng. File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

2. Phân biệt hóa đơn điện tử gốc với bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Phân biệt hóa đơn điện tử gốc với bản thể hiện hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro liên quan đến giao dịch và đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn, chứng từ.

Phân biệt hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

2.1. Bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì?

Định dạng chuẩn của hóa đơn điện tử gốc là định dạng XML, nhưng định dạng này lại không thể đọc được bằng mắt thường mà được sử dụng để mã hóa thông tin, chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin. Do đó, để tiện cho quá trình kiểm tra, tra cứu, các kế toán sẽ thường xuất hóa đơn điện tử ra dạng PDF, HTML hoặc in ra giấy. Các file PDF, HTML hoặc bản in giấy, có khả năng cung cấp thông tin trực tiếp cho người xem, chính là bản thể hiện của hóa đơn điện tử. \>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

2.2. So sánh bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử thể hiện hóa đơn điện tử gốc nên về nội dung và hình thức là giống nhau. Để có thể dễ dàng phân biệt hóa đơn điện tử gốc với bản thể hiện của hóa đơn điện tử người ta quy định bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải có dòng chữ “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử” hoặc “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.

Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice) là chứng từ xác nhận thanh toán giữa người bán và người mưa trong quá trình trao đổi hàng hóa. Hóa đơn thương mại là chứng từ để làm thủ tục xuất, nhập khẩu, là cơ sở để tính các loại phí.

Như vậy, có thể thấy hóa đơn thương mại dành cho xuất nhập khẩu, còn hóa đơn điện tử là hóa đơn giữa việc trao đổi do tổ chức, cá nhân mua bán, trao đổi dịch vụ với nhau.

Khi nào cần dùng đến hóa đơn thương mại?

Hóa đơn thương mại có chuyển sang hóa đơn điện tử được hay không?

Căn cứ tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về loại hóa đơn điện tử như sau:

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.

4. Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.

Có thể thấy hóa đơn thương mại không thuộc các loại hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP nêu trên.

Theo đó, hóa đơn thương mại và hóa đơn điện tử chịu sự điều chỉnh của những quy định khác biệt nhau. Mặt khác, không có quy định về chuyển đổi hóa đơn thương mại sang hóa đơn điện tử. Vì vậy, đơn vị có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn thương mại trong nghiệp vụ xuất khẩu của mình như thông thường.

Hóa đơn thương mại mà không cần dùng tới nữa thì phải xử lý như nào?

Trường hợp Công ty có hóa đơn thương mại nếu không có nhu cầu tiếp tục sử dụng thì Công ty thực hiện thủ tục hủy theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:

"2. Các trường hợp hủy hóa đơn

a) Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.

b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

c) Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

d) Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh

a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.

b) Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.

Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.

c) Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

d) Hồ sơ hủy hóa đơn gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

- Biên bản hủy hóa đơn;

- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn."

Như vậy, đối với các hóa đơn thương mại không tiếp tục sử dụng thì phải thực hiện việc hủy hóa đơn và việc hủy phải theo đúng quy định của pháp luật.