Bạn sẽ không thể thực hiện các tác vụ Excel như tính toán, tạo biểu đồ từ các giá trị hoặc nhóm chúng thành các phạm vi trong khi các số được lưu dưới dạng văn bản
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách nhận dạng các số được lưu dưới dạng văn bản và nhiều cách để chuyển đổi văn bản thành số
Đây là những gì chúng tôi sẽ đề cập
Bạn có thể làm theo cùng với sách bài tập này
1. Cách kiểm tra xem một giá trị là số hay văn bản
Không phải lúc nào cũng rõ ràng rằng một số được lưu trữ không chính xác. Nó có thể xuất hiện dưới dạng số nhưng được lưu trữ dưới dạng văn bản. Điều này gây ra nhiều nhầm lẫn cho người dùng Excel
Tuy nhiên, có một số điều cần chú ý và cách để kiểm tra chính xác.
Đầu tiên, Excel sẽ luôn hiển thị văn bản ở bên trái của một ô và các giá trị số ở bên phải của một ô. Vì vậy, nếu một giá trị được căn trái, thì đó có thể là văn bản
Đây chỉ là gợi ý và không đảm bảo, vì người dùng có thể thay đổi cách căn chỉnh giá trị ô. Tuy nhiên, đó là một nơi tuyệt vời để bắt đầu và là một đầu mối tốt để tìm kiếm
Một cách khác để kiểm tra là chọn phạm vi giá trị và xem các phép tính trên Thanh trạng thái
Nếu tất cả các giá trị đều là số, bạn có thể sẽ thấy các phép tính trung bình, đếm và tính tổng. Và nếu có là văn bản, chỉ có đếm được thực hiện
Một lần nữa, những tính toán này có thể được thay đổi bởi người dùng nên đây không phải là một kiểm tra hoàn hảo. Tuy nhiên, nó sẽ hoạt động trong 95% thời gian và là cách kiểm tra nhanh chóng và dễ dàng
Để hoàn toàn chắc chắn, chúng ta có thể sử dụng một hàm Excel có tên ISNUMBER. Hàm này sẽ trả về TRUE nếu giá trị là số và FALSE nếu không phải
Bạn chỉ cần cung cấp giá trị cho hàm ISNUMBER để kiểm tra. Trong ví dụ này, công thức sau đã được nhập vào ô C2
=ISNUMBER[B2]
Tôi đã chuyển đổi một số giá trị thành số. Vì vậy, mặc dù tất cả chúng trông giống như những con số, công thức ISNUMBER trả về FALSE, giúp dễ dàng xác định các giá trị của vấn đề
2. Tùy chọn 'Chuyển đổi thành số' Excel
Kỹ thuật đầu tiên chúng ta sẽ xem xét để chuyển đổi văn bản thành số là tùy chọn 'Chuyển đổi thành Số' được cung cấp trong Excel
Nó nhanh chóng và đơn giản, nhưng rất tiếc là không phải lúc nào bạn cũng có thể sử dụng
Tùy chọn này khả dụng khi các số được lưu trữ dưới dạng văn bản do tải xuống dữ liệu từ một trang web hoặc một số cơ sở dữ liệu hoặc có thể được sao chép và dán giữa các chương trình
Ngoài ra, có thể ai đó đã vô tình gõ dấu nháy đơn trước số. Điều này yêu cầu Excel lưu trữ số dưới dạng văn bản và rất hữu ích để nhập các số 'giả' như số điện thoại và số ID
Một hình tam giác màu xanh lá cây được hiển thị ở góc trên cùng bên trái của ô nếu tùy chọn này có sẵn cho bạn
Hình tam giác này có nghĩa là giá trị đã không thực hiện được một trong các quy tắc kiểm tra lỗi của Excel và được sử dụng để xác định các lỗi khác ngoài việc chỉ nhận dạng các số được lưu dưới dạng văn bản
Để chuyển đổi sang số;
- Chọn phạm vi ô cần thay đổi
- Nhấp vào biểu tượng dấu chấm than và nhấp vào Chuyển đổi thành Số
Các giá trị được chuyển đổi. Hình tam giác màu xanh lá cây đã biến mất và các giá trị hiện được căn phải. Đây là cách chúng tôi mong đợi để xem các con số
3. Thay đổi văn bản thành số bằng Paste Special
Paste Special trong Excel là một công cụ tuyệt vời. Không có gì ngạc nhiên khi nó cũng có thể giúp chúng ta chuyển đổi văn bản thành số
Để làm như vậy, chúng ta cần sử dụng Paste Special để thực hiện một phép tính đơn giản. Khi một giá trị văn bản được sử dụng trong phép tính, kết quả sẽ là số
- Gõ số 1 vào một ô, ô bất kỳ
- Sao chép giá trị ô đó
- Chọn dãy giá trị cần chuyển sang số
- Nhấp vào Trang chủ > Dán mũi tên danh sách và Dán Đặc biệt
5. Chọn Giá trị và thao tác Nhân. Nhấp vào được
4. Sử dụng Text to Columns để chuyển đổi văn bản
Văn bản thành cột là một cách tuyệt vời khác để nhanh chóng chuyển đổi văn bản thành số
- Chọn phạm vi giá trị
- Nhấp vào Dữ liệu > Văn bản thành Cột
- Bước 1 của trình hướng dẫn Văn bản thành Cột liên quan đến việc tách văn bản giữa các cột. Chúng tôi không cần điều này, vì vậy hãy nhấp vào Tiếp theo
4. Ở bước 2, hãy xóa tất cả các hộp kiểm có dấu phân cách
5. Bước 3 hỏi về định dạng giá trị. Để nó là Chung [tùy chọn ngày là tuyệt vời khi làm việc với các giá trị ngày]. Nhấp vào Kết thúc
Có thể bạn đã không thay đổi một tùy chọn trong quá trình Chuyển văn bản thành Cột và chúng tôi có thể đã nhấp vào Kết thúc trước bước 3
Tuy nhiên, bạn có thể phải cân nhắc xem giá trị của mình có chứa các dấu phân cách như dấu cách hoặc dấu phẩy hay không
Tôi thích phương pháp chuyển đổi văn bản thành số này. Nó nhanh chóng và đơn giản
5. Chuyển đổi văn bản thành số bằng cách sử dụng công thức
Các phương pháp trước đây rất tuyệt, nhưng chúng yêu cầu can thiệp thủ công. Người dùng sẽ cần thực hiện các bước để chuyển văn bản sang số
Với một công thức, chúng ta có thể tự động hóa giải pháp. Nó sẽ không thay đổi giá trị trong ô chứa văn bản mà thay vào đó, tạo một phiên bản sạch trong một ô khác
Nếu dữ liệu được thay đổi thường xuyên, một công thức sẽ đảm bảo rằng các giá trị được cung cấp cho PivotTable, biểu đồ hoặc các công thức khác tiếp tục ở dạng số. Và không cần can thiệp thủ công
Sử dụng một công thức cũng rất tốt để kết hợp với các chức năng khác. Ví dụ: chuyển đổi kết quả từ hàm văn bản thành số
Đó là ví dụ chúng ta sẽ xem xét ở đây
Trong ví dụ này, chúng tôi có dữ liệu được tải xuống từ một nguồn và các giá trị trong cột B được lưu trữ dưới dạng văn bản do ký hiệu đô la
Sử dụng một công thức, số đã được trích xuất thành công. Tuy nhiên, các hàm RIGHT và LEN được sử dụng trong công thức là các hàm văn bản. Vì vậy, kết quả được trả về dưới dạng văn bản
Hàm VALUE của Excel chuyển đổi văn bản đại diện cho một số thành một số
Sử dụng chức năng này, kết quả của chức năng RIGHT được chuyển đổi từ văn bản sang số
Các giá trị sau đó có thể được định dạng theo yêu cầu. Ví dụ: ở định dạng kế toán có ký hiệu đô la
Suy nghĩ cuối cùng và đọc thêm
Vì vậy, có bạn có nó. một số phương pháp đơn giản để chuyển đổi văn bản thành số. Nếu bạn đang làm quen với Excel trong hành trình trở thành nhà phân tích dữ liệu, bạn có thể thử khóa học ngắn hạn về phân tích dữ liệu miễn phí tại đây. Muốn tìm hiểu thêm các chức năng Excel?