Bộ kiểm tra khả năng truy cập của Microsoft Office giúp nhanh chóng xác định và giải quyết nhiều vấn đề về khả năng truy cập phổ biến
Tổng quan
Trình kiểm tra khả năng truy cập của Microsoft Office phát hiện các vấn đề về khả năng truy cập phổ biến như thiếu văn bản thay thế và bảng không có hàng tiêu đề
Kết quả kiểm tra được phân loại theo 3 cách
- Lỗi chỉ ra nội dung mà người khuyết tật không thể đọc được
- Cảnh báo cho biết nội dung mà người khuyết tật có thể khó đọc
- Mẹo đưa ra hướng dẫn cho một số yếu tố bạn cần kiểm tra thủ công, chẳng hạn như thứ tự đọc hợp lý
Lưu ý quan trọng
Bộ kiểm tra khả năng truy cập rất hữu ích để quét và báo cáo về nhiều vấn đề phổ biến. Tuy nhiên, nó không thể kiểm tra mức độ tương phản màu sắc, mức độ liên quan của tiêu đề, hình ảnh của văn bản và các vấn đề cơ bản khác cần xem xét thủ công
kỹ thuật
Khởi chạy Trình kiểm tra trợ năng
- Chọn tệp, kiểm tra sự cố, kiểm tra khả năng truy cập
- Chọn Lỗi, Cảnh báo hoặc Mẹo đầu tiên
- Tham khảo Thông tin bổ sung để được trợ giúp khắc phục sự cố
tiêu đề
Tổng quan
Sử dụng các kiểu tiêu đề tài liệu để tạo các cấp tiêu đề phân cấp. Các kiểu đầu đề được nhóm trong dải băng Microsoft Word Home
Trình đọc màn hình có thể xác định tối đa 6 cấp độ tiêu đề – Tiêu đề 1 [H1] đến Tiêu đề 6 [H6]. Hãy coi các cấp tiêu đề là 'tiêu đề phụ' xác định mối quan hệ nội dung
Ghi chú. Các tiêu đề phải luôn được lồng vào nhau một cách chính xác. Ví dụ: H1 tiếp theo H2, H2 tiếp theo H2 hoặc H3, H3 tiếp theo H4
Ngoài ra, chỉ sử dụng kiểu tiêu đề cho tiêu đề. Không sử dụng nó để định dạng trực quan nội dung không có ý nghĩa như một tiêu đề
kỹ thuật
Sử dụng kiểu tiêu đề đúng [không phải kiểu 'giả']
- Bấm vào văn bản tiêu đề
Chọn kiểu tiêu đề từ nhóm Kiểu tab Trang chủ.
- Mở rộng cửa sổ Kiểu nếu không thấy tiêu đề bạn đang tìm.
- Để thay đổi hình thức của tiêu đề, bấm chuột phải vào kiểu tiêu đề, rồi chọn Sửa đổi
Lưu ý quan trọng
Nếu bạn đang sửa đổi kiểu dáng, hãy cẩn thận kiểm tra độ tương phản màu sắc và tuân thủ nguyên tắc thương hiệu
Danh sách được đánh số và gạch đầu dòng
Giống như tiêu đề, danh sách cho phép người dùng trình đọc màn hình nhanh chóng tìm và điều hướng qua nội dung
Tổng quan
Có hai loại danh sách
- ra lệnh
- không có thứ tự
Mỗi loại danh sách được sử dụng trong các trường hợp khác nhau
Danh sách được yêu cầu
Sử dụng danh sách có thứ tự [được đánh số] khi các mục trong danh sách có trình tự logic – ví dụ: hướng dẫn công thức
- Đun nóng bơ trong chảo rán
- Đổ hỗn hợp pancake vào chảo
- Lật bánh khi bong bóng xuất hiện
danh sách không có thứ tự
Sử dụng danh sách không có thứ tự [gạch đầu dòng] khi thứ tự mục danh sách không quan trọng. Ví dụ, một danh sách rượu vang
- Shiraz
- Cabernet Sauvignon
- Pinot Noir
- Merlot
kỹ thuật
Thực hiện danh sách được đánh số và gạch đầu dòng
Sử dụng chức năng danh sách được đánh số/gạch đầu dòng trong Word để giúp danh sách có thể truy cập được thay vì thụt lề và đặt ký tự gạch ngang hoặc dấu chấm
- Chọn kiểu danh sách trong Trang chủ trong Đoạn văn.
- Sử dụng hướng dẫn về kiểu nội dung để đảm bảo bạn đang sử dụng đúng định dạng
dòng trống
Sử dụng định dạng, thụt lề và kiểu để tạo khoảng trắng thay vì lặp lại các ký tự trống
Kĩ thuật
Tạo khoảng cách đoạn văn
- Sử dụng Tùy chọn Giãn cách Dòng trong Trang chủ để tăng khoảng cách giữa các dòng.
Chèn ngắt trang
- Thêm Ngắt trang [trong Chèn] để chuyển tới trang mới.
Vị trí hình ảnh
Trình đọc màn hình thường bỏ qua hình ảnh nổi trong MS Word. Trong ví dụ này, khi hình ảnh được thả nổi ở bên phải văn bản, người dùng trình đọc màn hình thậm chí sẽ không biết hình ảnh ở đó
Để trình đọc màn hình thông báo văn bản thay thế hình ảnh của bạn, bạn phải đặt chúng thẳng hàng với văn bản
Kĩ thuật
Gói hình ảnh thông tin phù hợp với văn bản
- Chọn hình ảnh
- Từ tab Công cụ Ảnh, chọn Vị trí, Cùng dòng với Văn bản.
Ghi chú. Bạn có thể sử dụng hình ảnh nổi nếu định dạng cuối cùng của tài liệu là PDF vì hình ảnh nổi được công bố trong PDF. Tuy nhiên, bạn phải đảm bảo trình đọc màn hình thông báo chúng ở đúng vị trí trên trang
Hình ảnh và văn bản thay thế
Nhiều độc giả dựa vào trình đọc màn hình hoặc thiết bị chữ nổi để thông báo văn bản thay thế ['alt'] cho hình ảnh. Văn bản thay thế này phải truyền đạt mục đích của hình ảnh
Tổng quan
Hình ảnh được chia thành hai loại lớn
- Hình ảnh cung cấp thông tin cần văn bản thay thế mô tả
- Hình ảnh trang trí phải có văn bản thay thế được đặt thành "trang trí"
Cách viết văn bản thay thế cho hình ảnh thông tin
Hình ảnh thông tin truyền đạt thông tin ngoài văn bản trang. Nội dung sẽ không đầy đủ nếu không có những hình ảnh này. Để khám phá mục đích của chúng, hãy dùng tay che hình ảnh và đọc nội dung trang. Có gì thiếu không?
Một số loại hình ảnh có xu hướng cung cấp thông tin
- ảnh
- logo
- hình ảnh của văn bản
- hình ảnh phức tạp
kỹ thuật
Thêm văn bản thay thế cho hình ảnh thông tin
- Nhấp chuột phải vào hình ảnh
- Chọn Định dạng Ảnh, Bố cục và Thuộc tính, Văn bản Thay thế
- Nhập mô tả văn bản vào trường Mô tả.
Thêm văn bản thay thế cho hình ảnh trang trí
- Nhấp chuột phải vào hình ảnh
- Chọn Định dạng Ảnh, Bố cục & Thuộc tính, Văn bản Thay thế
- Nhập từ 'trang trí' vào trường Mô tả
Hình ảnh phức tạp
Tổng quan
Hình ảnh phức tạp, chẳng hạn như biểu đồ, biểu đồ và bản đồ phức tạp, hiển thị nhiều thông tin hơn mức có thể được chuyển tải trong một vài câu ngắn gọn
Biểu đồ đường
Sao chép dưới dạng hình ảnh phẳng
Biểu đồ từ và Nghệ thuật thông minh là những đồ họa phức tạp, nhiều lớp mà bạn phải làm phẳng thành hình ảnh được tạo ra – ví dụ: JPG, PNG hoặc GIF – với một lớp văn bản thay thế duy nhất
Để làm phẳng một biểu đồ
- Nhấp vào cạnh bên ngoài của biểu đồ của bạn
- Chọn sao chép
- Nhấp vào nơi khác trong tài liệu của bạn
- Nhấp chuột phải chọn Paste as picture.
siêu liên kết
Tổng quan
Siêu kết nối có thể là bên ngoài [ví dụ: liên kết đến một trang web] hoặc bên trong [ví dụ: liên kết đến một phần hoặc địa điểm trong tài liệu]
Sử dụng văn bản liên kết mô tả
Văn bản liên kết phải mô tả đích đến của liên kết. Văn bản liên kết tốt xác định mục đích này khi đọc tách biệt với văn bản xung quanh. Nó không nên sao chép URL liên kết
Tránh sử dụng 'nhấp vào đây' hoặc liên kết URL [địa chỉ web] vì chúng ồn ào và lặp lại khi đọc qua trình đọc màn hình
Địa chỉ web siêu liên kết [URL]
Hiển thị URL khi tài liệu có khả năng được in hoặc sao chép và lý tưởng nhất là thêm nó dưới dạng cước chú hoặc chú thích cuối trang để người đọc có thể chọn đọc hay không
Kỹ thuật 1
Tạo một siêu liên kết bên ngoài
- Nhấp chuột phải vào văn bản và chọn Siêu liên kết
- Chọn Tệp hoặc Trang Web Hiện có
- Nhập hoặc dán URL đích vào trường Địa chỉ. Đảm bảo bạn bao gồm http. // hoặc https. // một phần của URL
Ghi chú. Khi liên kết đến một trang hoặc tài liệu trong khu vực an toàn của trang web, Word sẽ báo lỗi vì nó không có quyền truy cập của người dùng và nó cho rằng đó là một liên kết chết. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là bao gồm một chú thích với URL để nhân viên có quyền truy cập vào khu vực an toàn có thể sao chép và dán URL vào trình duyệt của họ và đăng nhập như bình thường. Nó cũng giúp người dùng in tài liệu nhìn thấy URL đầy đủ
Kỹ thuật 2
Tạo một siêu liên kết nội bộ
- Nhấp chuột phải vào văn bản và chọn Siêu liên kết
- Chọn Địa điểm trong Tài liệu này
- Chọn tiêu đề mục tiêu [hoặc Đánh dấu nếu có trong cấu trúc tài liệu]
bảng dữ liệu
Tổng quan
Bạn phải chỉ định các ô tiêu đề để người dùng trình đọc màn hình có thể hiểu dữ liệu bảng. Có ba loại bảng dữ liệu đơn giản
- bảng trong đó hàng đầu tiên là tiêu đề
- bảng trong đó cột đầu tiên là tiêu đề
- bảng kết hợp trong đó cả hàng đầu tiên và cột đầu tiên đều là tiêu đề
Bảng tiêu đề hàng đầu tiên
Hàng đầu tiên, đi từ trái sang phải, chứa tiêu đề bảng. Bảng dữ liệu bên dưới minh họa các tiêu đề cột
Nhân Viên
HỌ
HỌ
VỊ TRÍSmithPeterSydney25JonesKylieBathurst27MillerJodieCoffs Harbour22Bảng tiêu đề cột đầu tiên
Cột đầu tiên chứa tiêu đề bảng. Bảng dữ liệu bên dưới minh họa các tiêu đề hàng
Nhân Viên
HỌ
HỌVỊ TRÍTuổiPeterSmithSydney25KylieJonesBathurst27JodieMillerCoffs Harbour22Bảng tiêu đề cột và hàng [kết hợp]
Bảng kết hợp chứa cả tiêu đề cột và hàng. Bảng dữ liệu bên dưới minh họa các tiêu đề cột và hàng
Nhân viên theo vai trò
TÊN VAI TRÒ
HỌ
kỹ thuật
Chọn một tùy chọn kiểu bảng
Bảng tiêu đề hàng đầu tiên
- Nhấp vào ô trên cùng bên trái của bảng
- Bấm vào tab Thiết kế trong dải băng Công cụ Bảng
- Kiểm tra hàng tiêu đề.
Bảng tiêu đề cột đầu tiên
- Nhấp vào ô trên cùng bên trái của bảng
- Bấm vào tab Thiết kế trong dải băng Công cụ Bảng
- Kiểm tra cột đầu tiên
Bảng tiêu đề kết hợp [ví dụ: cột và hàng]
- Nhấp vào ô trên cùng bên trái của bảng
- Bấm vào tab Thiết kế trong dải băng Công cụ Bảng
- Kiểm tra hàng tiêu đề và cột đầu tiên
Bố cục bảng
Bảng bố cục được sử dụng để bố trí nội dung và hình ảnh trên một trang trái ngược với dữ liệu dạng bảng. Chúng tôi thực sự khuyên bạn không nên sử dụng chúng. Nếu bạn phải sử dụng chúng, hãy đảm bảo rằng bạn bỏ chọn cả hai ô Hàng tiêu đề và Cột đầu tiên
Lặp lại tiêu đề hàng
Đối với bảng 'tiêu đề hàng đầu tiên' và bảng 'dữ liệu kết hợp' [không phải bảng 'tiêu đề cột đầu tiên'], hãy thực hiện các bước sau
- Bấm vào một ô của hàng đầu tiên
- Nhấp chuột phải và chọn Thuộc tính bảng, Hàng
- Đánh dấu chọn Lặp lại dưới dạng hàng tiêu đề ở đầu mỗi trang
hộp văn bản
Các hộp văn bản bị bộ đọc màn hình trong Word bỏ qua
Ghi chú. Chúng có thể được sử dụng nếu định dạng cuối cùng của tài liệu là PDF vì các hộp văn bản được thông báo trong PDF. Tuy nhiên, bạn phải đảm bảo trình đọc màn hình thông báo chúng ở đúng vị trí trên trang
Kĩ thuật
Không sử dụng hộp văn bản trong tài liệu Word. Thay vào đó, hãy áp dụng các hiệu ứng đường viền để làm nổi bật nội dung
Hiển thị nội dung trong hộp
- Chọn nội dung bạn muốn hiển thị trong một hộp
- Chuyển đến Trang chủ rồi đến Đoạn văn
- Chọn đường viền
- Chọn đường viền bên ngoài.
Mục lục
Mục lục [TOC] chứa các liên kết đến nội dung tài liệu. Các liên kết này đặc biệt hữu ích cho người đọc bị khiếm thị và thể chất khi điều hướng các tài liệu dài
Kĩ thuật
Chèn mục lục
- Kiểm tra xem các tiêu đề tài liệu có được phân cấp và nhất quán không
- Chọn Tài liệu tham khảo, Mục lục
- Chọn kiểu TOC
Tiêu đề tài liệu
Độc giả mù hoặc kém thị lực dựa vào tiêu đề ngắn gọn rõ ràng để tóm tắt tài liệu PDF. Điều này cũng hữu ích cho việc tối ưu hóa công cụ tìm kiếm
Kĩ thuật
Chỉ định tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng nhưng mang tính mô tả cho tài liệu Word của bạn trước khi xuất PDF
Gán tiêu đề cho tài liệu
- Chọn tệp, thuộc tính
- Thêm tiêu đề vào tài liệu trong trường Tiêu đề
Tạo PDF
Mục đích của kỹ thuật này là xuất nội dung tài liệu Word sang PDF trong khi vẫn duy trì tính toàn vẹn cấu trúc của nó ở dạng thẻ PDF
Tối ưu hóa PDF đã xuất cho khả năng truy cập được trình bày trong phần tiếp theo
Kĩ thuật
Sử dụng Trình tạo PDF của Adobe Acrobat Pro để xuất tài liệu của bạn sang định dạng PDF. Có hai cách để làm điều này