Power Automate có thể lấy dữ liệu từ Excel không?
|
Trong hướng dẫn Power Automate này, chúng ta sẽ thảo luận cách lấy dữ liệu từ excel trên SharePoint trong Power automate. Đây là một ví dụ hoàn chỉnh về Power Automate Lấy dữ liệu từ Excel trên SharePoint. Vì vậy, chúng tôi sẽ thảo luận về các điểm dưới đây Show
Mục lục Microsoft Flow nhập dữ liệu excel vào danh sách SharePointỞ đây chúng ta sẽ xem cách nhập dữ liệu excel vào danh sách SharePoint hiện có bằng Power automate Vì vậy, ở đây tôi có một trang tính Excel tôi. e. Thông tin Nhân viên rồi tải lên trang tính Excel này trong Thư viện Tài liệu Trực tuyến SharePoint. Ngoài ra, bạn có thể tải bảng excel lên One Drive Business Vì chúng tôi có một danh sách SharePoint hiện có dựa trên bảng excel Thông tin nhân viên Vì vậy, ở đây chúng ta sẽ tạo một luồng Microsoft sẽ nhập dữ liệu từ Excel vào danh sách SharePoint hiện có Đọc Power Automate xóa ký tự khỏi chuỗi Nhập dữ liệu excel vào danh sách SharePoint bằng Power automateBước 1. Tạo một trang tính Excel Tạo một trang tính Excel cho thông tin Nhân viên và đảm bảo rằng tệp excel có. phần mở rộng xlsx Sau đó tạo các cột bên dưới trong bảng excel của thông tin Nhân viên
Sau đó chọn dữ liệu trong excel và thay đổi dữ liệu thành định dạng bảng Sau khi hoàn tất bảng tính Excel, hãy tải tệp excel lên Thư viện tài liệu SharePoint hoặc OneDrive Business Bước 2. Tạo danh sách SharePoint Bây giờ trong bước này, hãy tạo một danh sách Sharepoint tương tự với tên cột và loại dữ liệu của bảng excel Tên cộtLoại cộtTiêu đềMột dòng văn bảnBộ phậnLựa chọnNgày thuêNgày và giờNgười quản lýNgườiĐịa chỉMột dòng văn bảnSố điện thoạiSốNgày sinhNgày và giờSINMột dòng văn bảnDanh sách thông tin nhân viênNếu bạn có một danh sách SharePoint hiện có, hãy kiểm tra danh sách tên cột và loại cột tương tự như trang tính Excel Sau khi danh sách SharePoint và trang tính excel đã sẵn sàng, chúng ta sẽ chuyển sang tạo dòng trong Power Automate Bước 3. Tạo quy trình trong Power Automate Bây giờ chúng ta sẽ tạo một luồng sẽ nhập dữ liệu excel vào danh sách SharePoint Để tạo Flow, đăng nhập vào Power Automate rồi nhấp vào Create -> chọn Instant cloud Flow Bây giờ hãy cung cấp tên luồng, sau đó chọn trình kích hoạt ” Kích hoạt luồng theo cách thủ công”. Sau đó bấm vào Tạo  Bước 4. Liệt kê các hàng có trong trang tính Excel Để liệt kê tất cả các hàng có trong bảng excel, chúng tôi sẽ tạo một hành động bằng cách nhấp vào Bước tiếp theo. Sau đó chọn 'Liệt kê các hàng có trong bảng' -“Excel Online” Bây giờ hãy cung cấp các giá trị Vị trí, Thư viện Tài liệu, Tệp và Bảng của trang tính Excel Bây giờ trong bước này, chúng tôi đã nhắm mục tiêu dữ liệu ngày có trong bảng excel vì ngày excel không diễn ra theo cách chúng tôi mong đợi. Vì vậy, chúng tôi sẽ sử dụng biến để lưu trữ ngày và sau đó chúng tôi sẽ áp dụng một biểu thức để thực hiện chuyển đổi Chúng tôi sẽ cần hai biến để nhập i. e. varDate1 và varDate2, vì bảng excel của chúng tôi chứa hai cột ngày Vì vậy, để khởi tạo một biến, hãy nhấp vào bước tiếp theo, sau đó chọn hành động ‘ Khởi tạo biến ‘. Sau đó cung cấp tên biến và chọn loại là Chuỗi Theo cách tương tự, hãy thêm một hành động khởi tạo biến khác cho var Date2 Bước 6. Áp dụng cho từng giá trị đầu ra của excel Trong bước này, chúng tôi sẽ thêm Áp dụng cho từng hành động để áp dụng từng giá trị đầu ra của “Liệt kê các hàng có trong bảng” Bước 7. Đặt biến cho cột Ngày Trong bước này, chúng tôi sẽ sử dụng hành động ' đặt biến ' để đặt biến cho từng cột ngày của bạn và đặt giá trị của từng cột ngày Bước 8. Soạn cột số excel Trong bước này, chúng tôi sẽ sử dụng hành động 'soạn thảo' để lấy đầu vào của cột số từ "Liệt kê các hàng có trong bảng", vì vậy sau này chúng tôi sẽ sử dụng đầu ra trong ánh xạ Bước 9. Tạo một mục trong danh sách SharePoint Bây giờ chúng ta sẽ thêm hành động ‘Tạo mục‘ để ánh xạ dữ liệu từ trang tính Excel sang danh sách SharePoint Vì vậy, hãy nhấp vào bước tiếp theo, sau đó chọn hành động 'Tạo mục'. Và sau đó cung cấp địa chỉ trang web và tên Danh sách Sau đó, đặt cột để căn chỉnh với dữ liệu excel của bạn và đối với cột Số điện thoại, hãy thêm đầu ra từ phần soạn thảo Nhưng đối với cột ngày, chúng tôi sẽ thêm biểu thức bên dưới
Khi Luồng đã sẵn sàng, nhấp vào lưu và chạy luồng Bước 10. Chạy dòng chảy Bây giờ để chạy Luồng, nhấp vào Lưu rồi Kiểm tra luồng theo cách thủ công. Vì vậy, quy trình sẽ kích hoạt thủ công Vì bảng thông tin Nhân viên chứa hai thông tin nên khi quy trình kích hoạt, nó sẽ nhập hai phần thông tin từ bảng Excel vào danh sách SharePoint Sau khi Luồng của bạn chạy thành công, bạn có thể kiểm tra dữ liệu đã nhập trong danh sách SharePoint Đọc các hàng trong danh sách Power Automate có trong truy vấn bộ lọc bảng Thêm hoặc cập nhật dữ liệu Excel vào danh sách SharePoint bằng Power AutomateỞ đây chúng ta sẽ xem cách thêm và cập nhật dữ liệu Excel vào danh sách SharePoint bằng Power Automate Ở đây, chúng tôi cũng sẽ sử dụng cùng một bảng excel Thông tin nhân viên và danh sách SharePoint. Chúng tôi sẽ sử dụng cột tiêu đề làm cột duy nhất Vì vậy, chúng tôi sẽ cập nhật mục vào danh sách SharePoint từ bảng excel, khi mục đó đã có trong danh sách SharePoint và cả khi tiêu đề trong excel bằng với tiêu đề mục SharePoint Nếu không, hãy tạo một mục trong danh sách SharePoint nếu không có mục nào và nếu tiêu đề của từng mục không bằng trường tiêu đề excel Thêm/cập nhật dữ liệu Excel vào Danh sách SharePoint bằng Microsoft FlowBước 1. Tạo quy trình bằng Power Automate Để tạo Luồng, Đăng nhập vào Power automate, sau đó nhấp vào tạo -> Luồng đám mây theo lịch trình Bây giờ hãy cung cấp tên Dòng, sau đó chọn ngày và giờ bắt đầu. Tiếp theo chọn lặp lại mỗi 1 và ngày. Vì vậy, luồng này sẽ chạy mỗi ngày. Sau đó bấm vào tạo Bước 2. Liệt kê các hàng có trong một bảng Trong bước này, chúng tôi sẽ tìm nạp tất cả dữ liệu từ bảng Excel, vì vậy hãy nhấp vào Bước tiếp theo rồi chọn Liệt kê các hàng có trong bảng Bây giờ hãy đặt các giá trị Vị trí, Thư viện tài liệu, Tệp và bảng trong “Liệt kê các hàng có trong bảng” Bước 3. Khởi tạo biến Ngày Vì vậy, trong bước này, chúng tôi đã nhắm mục tiêu dữ liệu ngày có trong bảng excel vì ngày excel không diễn ra theo cách chúng tôi mong đợi, vì vậy chúng tôi sẽ khởi tạo biến cho mỗi cột ngày. Như vậy trong danh sách thông tin nhân viên chứa hai danh sách ngày nên chúng ta sẽ khởi tạo cho biến i. e. varDate1 và varDate2 Sau này chúng ta sẽ sử dụng biến lưu ngày tháng trong excel rồi áp dụng biểu thức để thực hiện chuyển đổi Vì vậy, nhấp vào bước tiếp theo, chọn biến khởi tạo, sau đó đặt tên varDate1 và nhập Chuỗi. Tương tự, chọn hành động khởi tạo biến rồi đặt tên là varDate2 và gõ String Bước 4. Áp dụng cho từng giá trị Excel Trong bước này, chúng tôi sẽ thêm Áp dụng cho từng hành động sẽ áp dụng cho từng giá trị đầu ra từ hành động “Liệt kê các hàng có trong bảng” – “Excel Online” Vì vậy, hãy nhấp vào bước tiếp theo, sau đó chọn hành động 'Áp dụng cho từng' và sau đó từ nội dung động, chọn 'giá trị' - "Liệt kê các hàng có trong một bảng" Bước 5. Đặt biến Ngày Ở bước này chúng ta sẽ đặt biến ngày tháng, vì vậy hãy nhấp vào bước tiếp theo rồi chọn hành động ‘ Đặt biến ‘ Bây giờ hãy đặt biến cho varDate1, từ giá trị chọn Ngày thuê từ nội dung động Tương tự, đặt biến cho varDate2 và chọn giá trị Ngày sinh từ nội dung động Bước 6. Soạn số excel Trong bước này, chúng tôi sẽ sử dụng tác vụ soạn thảo để đặt Số điện thoại vì khi chúng tôi sẽ ánh xạ trường số excel vào cột số SharePoint, Power automate không cho phép điều đó Vì vậy, hãy nhấp vào bước tiếp theo bên trong Áp dụng cho từng, sau đó chọn hành động ‘Soạn thư‘. Đặt đầu vào dưới dạng Số điện thoại từ nội dung động Bước 7. Nhận các mục từ danh sách SharePoint Trong bước này, chúng tôi sẽ Lấy các mục từ danh sách SharePoint, vì vậy, hãy nhấp vào bước Tiếp theo, sau đó chọn hành động 'Nhận mục' Bây giờ Cung cấp địa chỉ trang web và Danh sách tên của SharePoint. Tiếp theo chúng ta sẽ lọc các mục nếu cột tiêu đề của SharePoint bằng cột Tiêu đề của Excel thì nó mới lấy các mục từ danh sách SharePoint Bước 8. Điều kiện để kiểm tra các mục danh sách SharePoint Ở đây chúng tôi sẽ kiểm tra xem danh sách Sharepoint có chứa các mục hay không, nếu danh sách SharePoint có chứa các mục thì mọi thay đổi sẽ được thực hiện trong bảng excel, sẽ được cập nhật vào danh sách SharePoint, nếu không, các mục mới sẽ được tạo trong danh sách Vì vậy, đối với điều này, chúng tôi sẽ kiểm tra độ dài của mục trong danh sách SharePoint, viết biểu thức bên dưới không bằng 0 Bước 8. Cập nhật mục trong Danh sách SharePoint Để cập nhật từng mục, chúng tôi sẽ sử dụng áp dụng cho từng vòng lặp, vì vậy hãy nhấp vào bước tiếp theo (trong phần Nếu có của điều kiện), sau đó chọn hành động 'Áp dụng cho từng vòng lặp' và đặt giá trị- “Nhận các mục- SharePoint” Tiếp theo, chọn hành động ‘Cập nhật mục’ bên trong ‘Áp dụng cho từng mục SharePoint’ và cung cấp Địa chỉ trang web, Tên danh sách, Id và ánh xạ Trường SharePoint với trường Excel từ nội dung động. Trong trường Số điện thoại ánh xạ đầu ra- Soạn từ nội dung động Trong Ngày thuê thêm biểu thức dưới đây Sau đó, trong Ngày sinh, hãy thêm biểu thức bên dưới Bước 9. Tạo một mục trong danh sách SharePoint Nếu điều kiện không phù hợp, chúng tôi sẽ tạo một mục trong nếu không có phần nào của điều kiện Vì vậy, để tạo một mục, hãy nhấp vào Thêm hành động (nếu không có phần) và chọn ‘Tạo mục‘- SharePoint Bây giờ hãy cung cấp địa chỉ trang web, tên danh sách, sau đó ánh xạ trường SharePoint với trường Excel. Trong cột Số điện thoại ánh xạ đầu ra – Soạn từ nội dung động Trong cột Ngày thuê cung cấp biểu thức dưới đây Và trong Ngày sinh cung cấp biểu thức dưới đây Khi Luồng đã sẵn sàng, nhấp vào Lưu và chạy luồng theo cách thủ công Bước 10. Chạy dòng chảy Trường hợp 1. Không có mục nào trong danh sách SharePoint – Tạo mục Bây giờ, hãy chạy quy trình theo cách thủ công vì danh sách SharePoint của chúng tôi không chứa bất kỳ mục nào, do đó, power automate sẽ tạo các mục Giờ đây, dữ liệu nhân viên có trong bảng excel được nhập vào danh sách SharePoint Trường hợp 2. Cập nhật mục trong danh sách SharePoint Ví dụ: nếu chúng tôi thực hiện các thay đổi trong bảng excel, tôi thay đổi bộ phận của Haripriya thành HR, vì vậy bây giờ hãy chạy quy trình theo cách thủ công để xem các thay đổi. Vì điều kiện của chúng tôi là đúng, tôi. e. chiều dài của mục không bằng 0, vì vậy mục được cập nhật Giờ đây, bạn có thể kiểm tra xem mục danh sách SharePoint có được cập nhật bởi Power Automate không trường hợp 3. Danh sách SharePoint chứa các mục- Tạo mục Bây giờ nếu bạn muốn thay đổi tiêu đề trong bảng tính excel, thì điều kiện ‘lấy truy vấn bộ lọc mục” không được thỏa mãn Ví dụ mình đổi tiêu đề Haripriya thành Haripriya Dhall nên trong trường hợp này cột tiêu đề Sharepoint không bằng cột tiêu đề Excel, power automate sẽ tạo một mục mới trong danh sách SharePoint Và bạn cũng có thể kiểm tra danh sách SharePoint mục mới được tạo Bạn có thể thích các hướng dẫn Power Automate sau đây
Trong hướng dẫn Power Automate này, chúng ta đã học cách lấy dữ liệu từ excel bằng Power Automate. Và chúng tôi cũng thảo luận về các điểm dưới đây
Bhawana Rathore Bhawana Rathore là MVP của Microsoft (3 lần trong Dịch vụ & Ứng dụng Office) và là Nhà tư vấn SharePoint đầy nhiệt huyết, có khoảng 10 năm kinh nghiệm CNTT trong ngành, cũng như trong. công nghệ mạng. Cô ấy thích chia sẻ chuyên môn kỹ thuật của mình trong EnjoySharePoint. com và SPGuides. com |
