Xây dựng đội ngũ kế thừa là quá trình doanh nghiệp cần thực hiện để đảm bảo nhân viên được tuyển dụng và đào tạo phát triển để hoàn thành vai trò chính của mình, và tiếp tục chuẩn bị cho họ ở vai trò mở trong tương lai.
Điều này đặc biệt ý nghĩa giúp phát triển sức mạnh băng ghế dự bị trong một tổ chức và tăng sự gắn kết, giữ chân nhân tài. Tất cả các doanh nghiệp, bất kể quy mô luôn phải chuẩn bị xây dựng đội ngũ kế thừa.
Việc chuẩn bị cho vai trò tiếp theo của nhân viên bao gồm chuyển giao các công việc hoặc bộ phận khác nhau, vì vậy nhân viên có cơ hội quan sát các công việc khác nhau, nâng cao năng lực, giúp không ngừng phát triển, thăng tiến để lấp đầy mỗi vai trò cần thiết, thách thức hơn nữa trong tổ chức của bạn.
Khi tổ chức của bạn mở rộng, hay mất nhân viên chủ chốt, thì đã có sự dự bị cung cấp cơ hội việc làm mới, đảm bảo có nhân viên sẵn sàng và chờ đợi để hoàn thành vai trò mới. Nhờ vậy mà hoạt động kinh doanh và tăng trưởng của doanh nghiệp không bị đứt quãng, liên tục, bền vững.
Công ty Cổ phần Nhân lực BCC
Trong thời buổi hội nhập cùng với tính cạnh tranh cao trên thị trường, việc tìm người “kế vị ngai vàng” cho tổ chức hiện nay đang trở thành mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Bởi lẽ, việc chọn ra đội ngũ kế cận không chỉ đơn giản là câu chuyện chuyển giao tài sản, mà còn là trao trọn cả một sự nghiệp được đội ngũ lãnh đạo đi trước vất vả gây dựng nên.
Cũng giống như “tre già măng mọc”, một doanh nghiệp nếu muốn phát triển vững mạnh theo thời gian thì những người lãnh đạo luôn phải xây dựng đội ngũ kế cận để sẵn sàng chuyển giao khi cần thiết.
1. Tại sao cần xây dựng đội ngũ kế cận cho doanh nghiệp?
Theo một khảo sát thực hiện tại Nhật Bản, trong giai đoạn 2007-2016, số doanh nghiệp tuyên bố đóng cửa tăng lên 40%, và 33% trong số đó là do không tìm được người kế nghiệp. Khảo sát của Nomura Holdings cũng cho rằng tới năm 2040, mỗi năm Nhật Bản sẽ có khoảng 40.000 doanh nghiệp lâu đời gặp nhiều khó khăn trong việc tìm người lãnh đạo thay thế.
Thực tế cho thấy, tại không ít các doanh nghiệp xuất hiện tình trạng chủ tịch hoặc nhà lãnh đạo cấp cao phải trực tiếp đảm nhiệm công việc của doanh nghiệp trong thời gian dài, vì không có người kế nhiệm hay “kế vị ngai vàng” nên họ mãi không thể về hưu. Tại hội thảo về năng lực kế nghiệp tổ chức bởi Trường Doanh nhân PACE [2016], nhiều nhà lãnh đạo đã bày tỏ về nỗi lo khi tìm người kế nghiệp. Có những doanh nhân đã lên kế hoạch nghỉ ưu từ lâu nhưng sau nhiều năm vẫn chưa thể yên tâm chuyển giao vì không tìm được người thay thế.
Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, do còn tập trung nhiều vào doanh thu nên có xu hướng không chú trọng hoạch định chiến lược phát triển nguồn nhân lực dài hạn, trở nên thụ đông trong việc thiết lập một đội ngũ chủ chốt. Việc xây dựng một đội ngũ kế cận đủ tầm đủ tài sẽ giúp doanh nghiệp phát triển vững mạnh hơn, là nguồn năng lực bổ trợ cho những thiếu sót khi mở rộng quy mô, giảm chi phí đầu tư, hạn chế rủi ro trong kinh doanh và tình trạng chảy máu chất xám.
Ngoài ra, khi đã có sẵn kế hoạch xây dựng đội ngũ lãnh đạo, vạch ra chiến lược về quyền lợi và vai trò rõ ràng cho những cá nhân tiềm năng, doanh nghiệp sẽ tự tin hơn khi xảy ra những tình huống bất ngờ, chẳng hạn như lãnh đạo của doanh nghiệp có vấn đề về sức khỏe, kiệt sức sau mỗi đợt khủng hoảng như dịch bệnh kéo dài…
2. Các bước xây dựng đội ngũ kế cận
Đội ngũ kế cận là những người then chốt, đóng vai trò quan trọng đối với tương lai của doanh nghiệp. Đây có thể không hẳn là những người đã từng đạt thành tích cao trong doanh nghiệp. Nghiên cứu của Corporate Executive Board [CEB] đã chỉ ra rằng trong số những nhân viên đạt thành tựu cao trong doanh nghiệp, chỉ khoảng 17% có tố chất của nhà lãnh đạo tiềm năng. Đội ngũ kế cận cần là những người nắm rõ tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, không ngừng học hỏi, cải tiến, đổi mới để doanh nghiệp đi lên chứ không đi ngang.
Ngoài ra, những nhà lãnh đạo tương lai cũng phải là những người được mọi người có cầu tiến, tham vọng, dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm, biết cách quản lý đúng đắn, có khả năng kết nối để nhân viên nể phục, tôn trọng. Eugene Burke, phó chủ tịch của CEB cho rằng những người có hội tụ đủ những phẩm chất của nhà lãnh đạo tiềm năng khi đi vào thực tiễn sẽ có khả năng đảm nhiệm tốt hơn gấp 11 lần so với nhân viên bình thường.
Doanh nghiệp có thể tham khảo các bước xây dựng đội ngũ kế cận dưới đây:
1. Xác định đội ngũ kế cận
Trước hết, doanh nghiệp cần xác định ai là những người tiềm năng và phù hợp với tổ chức, sẵn sàng và có đủ năng lực đưa doanh nghiệp tiến xa hơn nữa trên con đường phát triển của mình. Để chọn ra được những cá nhân tiềm năng nhất, doanh nghiệp cần phân tích các yêu cầu công việc và nguồn nhân lực hiện tại. Qua đó, nhà lãnh đạo sẽ đánh giá từng cá nhân dựa trên kỳ vọng, kết quả công việc mong muốn và năng lực, hành vi ứng xử của họ, từ đó nhận ra đâu là cá nhân thể hiện tốt những tố chất cần thiết để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc.
2. Xây dựng lộ trình đào tạo
Sau khi đã đánh giá tiềm năng kế thừa và chọn ra những ứng cử viên xuất sắc nhất, doanh nghiệp cần xây dựng một lộ trình đào tạo bài bản để phát triển nhân sự, tạo điều kiện cho họ phát huy tối đa những điểm mạnh của mình, đồng thời khắc phục kịp thời những điểm yếu và rèn luyện những năng lực cần thiết để có thể đảm đương trọng trách lớn lao trong tương lai.
Bên cạnh đó, các nhà lãnh đạo cũng cầm xem xét những yếu tố có thể cản trở quá trình phát triển của nhân viên, chẳng hạn như chế độ đãi ngộ còn nhiều thiếu sót, công việc nhiều nhưng trả lương không xứng đáng… khiến họ mất đi động lực phát triển.
3. Triển khai thực hiện
Sau khi đã xác định đội ngũ kế cận dựa trên thái độ, kiến thức, kỹ năng và những tố chất phù hợp, đồng thời xây dựng lộ trình đào tạo rõ ràng, doanh nghiệp cần giao cho những nhân viên tiềm năng làm những vị trí mới trong thời gian ngắn hoặc luân chuyển sang những vị trí khác để họ có cơ hội được thực hành ở mọi khía cạnh nhằm phát triển tối đa năng lực của mình.
Doanh nghiệp cần bám sát quy trình “tin – trao – trọng”: sau khi tìm được người đủ tin tưởng, doanh nghiệp sẽ giao việc đồng thời thử thách họ đảm nhiệm những vị trí quan trọng và cuối cùng là ghi nhận những đóng góp của họ bằng cách bổ nhiệm cho họ nắm giữ những vị trí quan trọng.
Khi quản lý đội ngũ kế thừa, những nhà lãnh đạo trực tiếp cũng nên chú trọng kèm cặp, và theo dõi sát sao quá trình phát triển của nhân viên, cố vấn và đưa ra phản hồi kịp thời. Khi cần thiết, doanh nghiệp có thể tổ chức các chương trình huấn luyện nội bộ, các buổi hội thảo, hội nghị hoặc chương trình đào tạo bên ngoài công ty.
So với việc khởi nghiệp, thì kế nghiệp thuận lợi hơn ở chỗ gần như đã có sẵn “bệ phóng” và không phải gây dựng từ con số 0, tuy nhiên cũng gây ra những khó khăn nhất định cho doanh nghiệp. Vì vậy, nhà lãnh đạo cần sáng suốt trong quá trình lựa chọn và xây dựng đội ngũ kế cận để giảm thiểu tối đa rủi ro và tạo sức cạnh tranh, giúp doanh nghiệp tự tin đứng vững trên thị trường.
Đôi khi, bạn sẽ biết rõ trước nếu một thành viên trong nhóm khó thay thế, ví dụ như các cấp quản lý, leader sẽ rời công ty – nghỉ hưu theo kế hoạch, và bạn có kế hoạch cho việc đó từ sớm. Nhưng đôi khi, bạn sẽ bị mất cảnh giác bởi sự rời đi đột ngột của những vị trí và có khả năng khiến cho cấp dưới bị mất phương hướng. Đó là lý do tại sao bạn cần một kế hoạch xây dựng đội ngũ kế thừa ngay bây giờ.
Đầu tiên, hãy xem xét tất cả các vai trò chính trong nhóm của mình và trả lời hai câu hỏi sau:
Điều gì có tác động hàng ngày của vị trí X đối với công ty hoặc bộ phận của của mình?
Nếu người hiện đang ở vị trí X rời đi, điều đó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của công ty như thế nào?
2. Xác định ứng viên kế thừa
Khi bạn đã liệu và xử lí được những hiệu ứng không mong muốn mà sự ra đi của một số nhân viên có thể gây ra, hãy chọn các thành viên trong nhóm có khả năng thay thế các vị trí đó. Đây là bước quan trọng trong quá trình xây dựng đội ngũ kế thừa.
Hãy đặt câu hỏi như sau:
Nếu chúng tôi tuyển dụng cho vị trí X trong nội bộ, nhân viên nào sẽ là ứng cử viên mạnh nhất để bước vào vai trò này?
Những ứng viên đó cần được đào tạo và phát triển? Và, nếu vậy, đào tạo như thế nào?
Đôi khi người kế thừa cho một vai trò có thể là người cấp dưới gần nhất trong sơ đồ tổ chức, ví dụ như phó phòng có khả năng kế thừa vị trí trưởng phòng. Đôi khi đó có thể là những người khác với tiềm năng và triển vọng hơn. Bất kể chức danh của họ tỏng công ty thế nào, họ cũng có khả năng kế thừa một vị trí cấp cao hơn.
Nhưng ở vị trí quản lý và là người xây dựng đội ngũ kế thừa, thì bạn phải quan tâm đến định hướng và mục tiêu công việc tiếp theo của những người bạn chọn. Bạn có thể có một số ý tưởng về một vài thành viên trong nhóm nhất định cho các vai trò quản lý cấp cao, nhưng sẽ không ai dám khẳng định rằng các thành viên này sẽ đồng ý và chấp nhận lời đề nghị này một khi nó được đưa ra cho họ? Nếu bạn chưa định hướng, hãy nói chuyện với những nhân viên này về cách họ nhìn nhận tương lai nghề nghiệp của họ trước khi đưa ra lựa chọn kế nhiệm của bạn.
3. Hãy cho họ biết
Trong các cuộc họp riêng, hãy giải thích cho từng người được bạn chọn lựa rằng họ đang ở trong kế hoạch kế thừa của bạn, nói cách khác là chọn ra cho các vị trí có tầm quan trọng cao hơn. Tuy nhiên, cũng hãy để cho ứng viên biết rằng điều này không có tính chắc chắn, và tình hình có thể thay đổi do hoàn cảnh mà công ty hoặc chính các ứng viên kế thừa gặp phải.
Lý tưởng nhất là bạn đã đầu tư vào sự phát triển chuyên nghiệp của những người bạn chọn làm lựa chọn kế thừa. Bây giờ sự chuẩn bị cần phải được tăng cường. Luân chuyển công việc là một cách tốt để giúp ứng viên của bạn có thêm kiến thức và kinh nghiệm. Và kết nối họ với những người cố vấn có thể tăng cường khả năng của họ trong lĩnh vực quan trọng của kỹ năng mềm: Các nhà lãnh đạo giỏi nhất có kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ, như sự đồng cảm và ngoại giao.
Đừng chờ cho đến khi có một cuộc khủng hoảng nhân sự để kiểm tra xem một nhân viên có khả năng phù hợp để đảm nhận vai trò cao cấp hơn không. Nên có một người kế thừa tiềm năng đảm nhận một số công việc và trách nhiệm của một người quản lý cấp cao – người mà có thể đang trong kỳ nghỉ phép. Việc đào tạo nhân viên này sẽ giúp cho anh ấy hoặc cô ấy có được kinh nghiệm quý báu và được đánh giá cao cơ hội thăng tiến. Và bạn có thể đánh giá xem kỹ năng nào mà người đó cần được đào tạo và phát triển bổ sung để phù hợp với vị trí này.
Khi bạn đã xác định nhân viên là người kế thừa cho các vai trò quan trọng trong tổ chức của mình, hãy lưu ý đến bất kỳ khoảng trống tài năng nào họ sẽ bỏ lại nếu họ kế thừa vị trí khác. Điều đó có thể giúp bạn xác định tập trung nỗ lực tuyển dụng vào vị trí nào trong tương lai. Đây chính là lí do bạn cần phải tích hợp kế hoạch kế thừa vào chiến lược tuyển dụng.
NguồnTổng hợp
Lượt xem14/06/2021