> Xem thêm:
Quy trình thao tác chuẩn [SOP: standard operating procedure] là văn bản trình bày một cách trình tự các thao tác của một hoạt động nào đó trong nhà thuốc. Nó bao gồm các quy trình chuẩn mua thuốc và kiểm soát chất lượng, bán thuốc theo đơn, bán thuốc không kê đơn, xử lý thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi,…]
Nguyên tắc ban hành quy trình thao tác chuẩn
– Viết ra những gì cần phải làm;
– Làm theo những gì đã viết;
– Ghi chép lại những gì đã thực hiện;
– Định kỳ soát xét lại hệ thống quy trình chuẩn SOP
Từ ngữ dùng trong soạn thảo quy trình SOP
– Theo mệnh lệnh cách
– Văn phong ngắn gọn, dễ hiểu
– Tránh sử dụng từ:
+ Trừu tượng;
+ Đa nghĩa;
+ Từ địa phương
Tạo quy trình SOP cho nhà thuốc là điều cần thiết
Các thành phần của hệ thống quy trình thao tác chuẩn
Một hệ thống quy trình thao tác chuẩn bao gồm:
– SOP mẫu
– SOP mới, bao gồm:
+ SOP chưa ban hành, đang được soạn thảo hay sửa đổi
+ SOP đang lưu hành, đã được ban hành lần đầu hay ban hành lại
+ SOP cũ: SOP đã bị thay thế và thu hồi
Danh mục quy trình thao tác chuẩn tối thiểu
– Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng;
– Quy trình bán thuốc theo đơn;
– Quy trình bán thuốc không kê đơn;
– Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng;
– Quy trình giải quyết đối với thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi;
– Quy trình pha chế thuốc theo đơn.
Mục đích áp dụng quy trình chuẩn SOP
– Áp dụng hệ thống SOP nhằm ngăn ngừa hay giảm thiểu:
+ Sai sót;
+ Lộn xộn;
+ Ô nhiễm và nhiễm chéo.
Vai trò của hệ thống quy trình thao tác chuẩn
– Hướng dẫn công việc: đảm bảo mọi nhân viên đều thao tác như nhau để cho sản phẩm có chất lượng trước sau như một;
– Tiêu chuẩn hiệu năng: bộ tiêu chuẩn SOP là cơ sở để đánh giá mọi nhân viên về mức độ hoàn thành công việc;
– Công cụ đối chiếu: Quy trình SOP giúp đỡ nhân viên dễ dàng nhớ thao tác. Nhờ đó, giúp các nhà thuốc tiết kiệm thời gian khi đào tạo nhân viên mới;
– Căn cứ kiểm tra: đây là thông tin cơ sở cho việc kiểm tra chất lượng hay thẩm định hệ thống;
– Hồ sơ hiệu năng: nền tảng để sửa đổi, bổ sung hay cải tiến điều kiện kinh doanh hay quy trình;
– Tài liệu kinh doanh: tài liệu để xem lại khi có vấn đề liên quan đến sự phân phối [khiếu nại hay thu hồi sản phẩm].
Nếu chưa sẵn sàng xây dựng bộ tiêu chuẩn SOP mới cho nhà thuốc của mình, hãy tận dụng tính năng phần mềm quản lý nhà thuốc Moss Pharma. Với bộ tính năng chuẩn hóa, phần mềm nhà thuốc sẽ giúp bạn tiêu chuẩn hóa mọi quy trình hoạt động. Liên hệ ngay hotline 0942.086.222 để sở hữu ngay bản quyền phần mềm quản lý nhà thuốc chuẩn SOP ngay nhé.
Techmoss.net
Bất cứ ngành nghề nào cũng cần một quy trình thao tác chuẩn. Kinh doanh nhà thuốc cũng không ngoại lệ. Hãy tìm hiểu quy trình thao tác chuẩn SOP dành cho nhà thuốc và lý do các nhà thuốc cần tới nó nhé.
Quy trình thao tác chuẩn [SOP] là tên gọi viết tắt của Standard operating procedure. Đây là hệ thống quy trình các thao tác chuẩn, được xây dựng với mục đích hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc. Từ đó, giúp hạn chế những sai sót không mong muốn. Đồng thời còn giúp người mới bắt nhịp nhanh chóng với công việc, cũng như hạn chế sai sót đối với cả những người quen việc.
Quy trình thao tác chuẩn SOP được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Cụ thể như: y tế, hàng không, giáo dục kỹ thuật, quân sự, du lịch, nhà hàng, khách sạn.… Trong đó quy trình SOP tại các nhà thuốc GPP luôn nhận được sự quan tâm đặc biệt từ các đơn vị kinh doanh nhà thuốc, quầy thuốc tây.
2. Mục đích cuối cùng của quy trình SOP
Dù là trong lĩnh vực nào, quy trình SOP cũng hướng đến các lợi ích thiết thực như:
- Tiết kiệm tối đa thời gian bằng việc thực hiện theo quy trình. Việc lặp đi lặp lại 1 công việc theo quy trình giúp công việc được xử lý thuần thục, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
- Hạn chế lãng phí tài nguyên khi không phải thử nghiệm với các quy trình mới.
- Ổn định năng suất thực hiện công việc. Mọi công việc hoạt động theo SOP đều được hoàn thành theo cách giống nhau, đạt hiệu quả giống nhau.
3. Quy trình các SOP nhà thuốc GPP
Tương tự các SOP nhà máy GMP, các SOP nhà thuốc GPP là văn bản trình bày trình tự các thao tác của một hoạt động nào đó trong nhà thuốc. Thường bao gồm các quy trình: mua thuốc và kiểm soát chất lượng, bán thuốc theo đơn, bán thuốc không kê đơn, xử lý thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi,…
Như những mục đích chung hướng đến, các SOP nhà thuốc GPP cũng mang lại những lợi ích thiết thực. Đặc biệt là giúp việc bán thuốc tại nhà thuốc được thuận lợi, nhanh chóng, chính xác và hạn chế tối đa những sai sót.
Một nhà thuốc đạt chất lượng cần có tối thiểu các quy trình thao tác chuẩn sau đây:
- Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng
- Quy trình pha chế thuốc theo đơn
- Quy trình bán thuốc theo đơn
- Quy trình bán thuốc không kê đơn
- Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng
- Quy trình giải quyết đối với thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi
4. Nội dung quy trình SOP cho nhà thuốc GPP
Trước khi thực hiện thao tác theo SOP, các dược sĩ cần ghi nhớ:
– Phải luôn luôn tôn trọng khách hàng. Có thái độ hòa nhã khi tiếp xúc.
– Những thông tin của khách hàng phải được giữ bí mật.
Bước 1. Tiếp đón và chào hỏi khách hàng
Bước 2. Kiểm tra đơn thuốc. Ở bước này chúng ta cần kiểm tra:
+ Tính hợp lệ của đơn thuốc
+ Đơn thuốc có đúng theo mẫu đã quy định?
+ Có đủ tên, chữ ký, địa chỉ, dấu phòng khám/ bệnh viện của bác sĩ
+ Hiệu lực đơn thuốc: không quá 5 ngày
+ Các mục khác ghi đúng quy định:
+ Kiểm tra thông tin bệnh nhân và chuẩn đoán bệnh
+ Kiểm tra tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, cách dùng, liều dùng, cách phối hợp
+ Chỉ thực bước tiếp theo khi đơn thuốc hợp lệ.
Đối với các đơn thuốc không hợp lệ, nnhân viên bán thuốc cần hỏi lại người kê đơn hoặc từ chối bán. Trong trường hợp từ chối bán, bạn phải giải thích rõ ràng cho người mua lý do.
Bước 3. Nhập dữ liệu vào máy tính và thu tiền
Nhân viên bán hàng nhập đơn thuốc vào máy tính. Nếu nhà thuốc hết mặt hàng thuốc kê trong đơn thì phải thông báo cho bệnh nhân để yêu cầu bác sĩ kê lại đơn thuốc; hoặc nhà thuốc chọn thuốc tương đương khi bệnh nhân có yêu cầu. Cần lưu ý là chỉ có dược sĩ đại học mới được thực hiện việc thay thế thuốc
+ In hóa đơn bán hàng
+ Thu tiền theo hóa đơn
Trường hợp khách hàng muốn thay đổi số lượng, điều chỉnh số lượng thuốc bán trong máy tính và in lại hóa đơn
Trường hợp khách hàng không mua thuốc, cần xuất hủy đơn bán hàng và trả lại đơn thuốc
Bước 4. Lấy thuốc theo hóa đơn
Lấy thuốc theo hóa đơn, cho vào các túi đựng phù hợp, ghi rõ tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, cách dùng, thời gian dùng của từng thuốc theo đơn đã kê
Ghi vào đơn: Tên thuốc, số lượng thuốc đã thay thế [nếu có]
Ghi rõ số lượng thuốc đã bán vào đơn
Bước 5. Hướng dẫn cách dùng
Hướng dẫn, giải thích cho khách hàng về tác dụng, chỉ định, chống chỉ định, tác dụng phụ, liều lượng và cách dùng của từng loại thuốc.
Bước 6. Giao hàng cho khách
Giao hóa đơn và đơn thuốc cho khách
+ Giao hàng cho khách
+ Cảm ơn khách hàng
Trên đây là quy trình chuẩn SOP chung và phù hợp với hầu hết các nhà thuốc, quầy thuốc. Hãy bắt đầu tạo quy trình chuẩn cho hiệu thuốc của bạn với phần mềm quản lý nhà thuốc Moss Pharma. Không chỉ giúp quản lý nhà thuốc từ xa, phần mềm nhà thuốc còn giúp chuẩn hóa quy trình hoạt động của nhà thuốc. Nhanh chóng, tiết kiệm, chính xác!
5. Gợi ý nguồn hàng chất lượng dành riêng cho nhà thuốc
Với mục tiêu khẳng định thương hiệu, cũng như mong muốn mang đến những sản phẩm bảo vệ sức khỏe tốt nhất đến cộng đồng. Công ty TNHH TM Dược Quyết Thắng – Đơn vị sản xuất thực phẩm chức năng đạt chuẩn GMP. QTPharma đặt triết lí kinh doanh: An toàn – Chất lượng – Hiệu quả lên hàng đầu. Chúng tôi hiện đang xây dựng các chương trình hợp tác với mức giá tốt nhất cùng nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn dành cho quý đối tác là Nhà thuốc, Quầy thuốc.
1. Hỗ trợ về truyền thông: QTPharma đẩy mạnh Marketing thương hiệu giúp sản phẩm được người tiêu dùng đầu cuối biết đến nhiều hơn.
2. Giấy tờ pháp lý: Tất cả các dòng sản phẩm của QTPharma được trang bị đầy đủ giấy tờ chứng nhận sản phẩm [đảm bảo chất lượng, nguồn gốc, xuất xứ và không lo thiếu hụt].
3. Chương trình: Chương trình chiết khấu hấp dẫn, chương trình tích lũy doanh số, chương trình tặng hàng với mức chiết khấu hấp dẫn.
4. Đổi trả hàng hóa: Đối với hàng hóa xác định thuộc lỗi nhà sản xuất. QTPharma hỗ trợ chính sách đổi trả hàng hóa nhanh nhất.
5. Hỗ trợ vận chuyển: Đơn hàng đạt tiêu chuẩn sẽ được miễn phí vận chuyển.
Nguồn: Tổng hợp