Ai được quyền ký nháy vào văn bản năm 2024

Hiện nay, việc ký nháy (hay còn gọi là ký tắt) trên các văn bản khi ban hành không chỉ được cơ quan Nhà nước áp dụng mà tại nhiều doanh nghiệp cũng sử dụng chữ ký nháy.

Đã bao giờ bạn thắc mắc giá trị pháp lý của chữ ký nháy khác gì so với chữ ký thông thường chưa? Nếu có, hãy cùng tìm hiểu câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé.

Ký nháy được nhắc đến tại Điều 9 Thông tư 04/2013/TT-BNV như sau:

Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định. 2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

Theo quy định này, người ký nháy chính là người có trách nhiệm kiểm tra, rà soát văn bản trước khi gửi cho lãnh đạo khi ban hành một văn bản nào đó. Riêng với các hợp đồng chữ ký nháy có tác dụng xác nhận (ví dụ trong trường hợp văn bản gồm nhiều trang). Như vậy, có thể hiểu chữ ký nháy là chữ ký của người có trách nhiệm, nhằm xác định văn bản trước khi ban hành đã được rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Các loại chữ ký nháy thường thấy gồm:

– Loại thứ nhất: Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản

Chữ ký nháy này xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình được kiểm tra, rà soát nội dung. Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như việc đóng dấu giáp lai. Việc ký nháy vào từng trang của văn bản đối với những có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.

– Loại thứ hai: Chữ ký nháy tại dòng cuối cùng của văn bản

Chữ ký nháy nằm cuối cùng nội dung của văn bản do người soạn thảo văn bản ký nháy. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo. Khi người có thẩm quyền ký chính thức tại văn bản, dựa vào chữ ký nháy của người soạn thảo văn bản có thể nhận biết được ai là người đã soạn thảo văn bản đó, trên cơ sở đó có thể quy trách nhiệm trong trường hợp có sai sót xảy ra.

– Loại thứ ba: Chữ ký nháy tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận

Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

Về phần đối tượng của Thông tư 04/2013/TT-BNV thì đối tượng áp dụng được quy định tại Điều 1 của văn bản bao gồm:

“Thông tư này hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; được áp dụng đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các Tập đoàn kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)”.

Ký nháy là một loại chữ ký quen thuộc trong nhiều hợp đồng, văn bản hành chính hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ ký nháy hợp đồng là gì và người ký nháy có thẩm quyền cũng như trách nhiệm gì. Vậy hãy cùng CoDX tìm lời giải đáp cho những vấn đề trên qua bài viết dưới đây nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang Quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Cùng chủ đề:

Quy trình ký số văn bản điện tử trong 5 BƯỚC [MỚI NHẤT 2023] Quy định và Cách cập nhật chữ ký số trên hóa đơn điện tử Chữ ký số từ xa là gì? [TOP 4] Giải pháp ký số từ xa TỐT NHẤT Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử online [CHÍNH XÁC NHẤT

Ký nháy hợp đồng, văn bản (ký tắt) là chữ ký nằm ở cuối nội dung văn bản, sau dấu “./.” Đối với các văn bản hành chính, chữ ký nháy còn nằm ở phần ghi tên đơn vị nhận văn bản, bên cạnh chữ “Nơi nhận”. – Theo Điều 9 TT 04/2013/TT-BNV

Chữ ký nháy có mục đích là để kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành. Theo đó,

Người đứng đầu công tác chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản phải có trách nhiệm kiểm tra về hình thức và độ chính xác của nội dung. Sau đó thực hiện ký nháy để xác thực. Chánh văn phòng sẽ chịu trách nhiệm thay người đứng đầu cơ quan tổ chức để kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, trình bày, thủ tục ban hành của cơ quan, tổ chức. Sau đó thực hiện ký nháy để xác thực.

Ký nháy hợp đồng có ý nghĩa ghi nhận sự thỏa thuận giữa hai bên trước khi ký chính thức.

Nội dung được tham khảo tại Điều 9 Thông tư số 04/2013/TT-BNV

2. Các loại chữ ký nháy văn bản theo quy định

Dựa vào tính chất, vai trò, quy định và nguyên tắc ký nháy văn bản theo nghị định 30/2020 cũng như cách ký nháy trên hợp đồng, văn bản. Hiện tại đang có 3 loại chữ ký nháy thường thấy, bao gồm:

2.1. Chữ ký nháy hợp đồng, văn bản nằm phía dưới từng trang

Đây là loại ký nháy nhằm xác định tính liền mạch của hợp đồng, văn bản. Người ký nháy sẽ ký ở cuối tất cả các trang văn bản mà mình soạn thảo hoặc do mình kiểm tra, rà soát nội dung. Kiểu ký nháy này như dấu đóng giáp lai. Việc ký nháy vào từng trang của văn bản giúp tránh được việc văn bản bị chỉnh sửa, đánh tráo hay thêm trang.

Chữ ký nháy văn bản, hợp đồng nằm phía dưới từng trang

2.2. Chữ ký nháy hợp đồng, văn bản xuất hiện ở dòng cuối cùng

Chữ ký nháy nằm cuối cùng nội dung của toàn bộ văn bản sẽ do người soạn thảo văn bản ký. Đối với loại ký nháy hợp đồng này, người ký sẽ phải chịu trách nhiệm đối với toàn bộ nội dung văn bản, hợp đồng mà mình đã soạn và ký nháy. Thông qua loại chữ ký nháy này, người có thẩm quyền khi ký chính thức tại văn bản sẽ có thể nhận biết được ai là người đã soạn thảo văn bản đó, đồng thời có thể truy cứu trách nhiệm trong trường hợp có sai sót xảy ra.

Chữ ký nháy văn bản, hợp đồng xuất hiện ở dòng cuối cùng

2.3. Chữ ký nháy tại phần chức danh của người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận

Đây là loại chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra nội dung hoặc soát lỗi chính tả của hợp đồng, văn bản trước khi được trình lên những người có thẩm quyền để ký chính thức.

Chữ ký nháy tại phần chức danh của người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận

3. Cách ký nháy văn bản, hợp đồng chi tiết theo Nghị định 30/2020

Để thực hiện việc ký nháy, người ký cần phải nắm được cách ký nháy trên hợp đồng, văn bản. Nguyên tắc ký nháy văn bản và đóng dấu văn bản được quy định tại Nghị định 30/2020 do chính phủ ban hành như sau:

3.1. Hướng dẫn cách ký nháy văn bản, hợp đồng

Chữ ký nháy hợp đồng, văn bản là chữ ký của người được ủy quyền trên văn bản giấy. Cách ký nháy trên hợp đồng, văn bản như sau:

Đối với chữ ký tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM”. Trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Trường hợp được cấp giám đốc thẩm phải ghi chữ ký tắt “Q”. Trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Nếu ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi hai chữ cái đầu là chữ “KT”. trước vị trí của người đứng đầu. Nếu cấp phó phụ trách, điều hành thì xử lý theo kiểu ký thay cấp phó. Trường hợp ký thừa phải ghi chữ viết tắt “TL”. Trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trường hợp được ủy quyền ký phải ghi chữ viết tắt “TUQ”. Trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Một số lưu ý khi áp dụng cách ký hợp đồng, văn bản mà các doanh nghiệp cần nắm rõ:

Đối với văn bản hành chính, cách ký nháy văn bản sẽ không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu vinh dự khác trước họ và tên của người ký. Các văn bản của lực lượng vũ trang nhân dân, giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý viết trước tên người ký có quân hàm, học vấn, giáo dục, các ban ngành, lĩnh vực. Sau khi soạn thảo văn bản và kiểm tra lại nội dung, rà soát lại lỗi chính tả, cách hành văn, cách trình bày,… người soạn thảo sẽ tiến hành ký nháy trước khi trình văn bản đó lên cho người có thẩm quyền ký chính thức. Tùy theo từng trường hợp và mục đích mà người ký lựa chọn cách ký nháy trên hợp đồng ở dưới từng trang, ở cuối cùng văn bản hoặc ở phần chức danh người có thẩm quyền/nơi nhận.

3.2. Cách đóng dấu sau khi ký nháy, ký tắt hợp đồng, văn bản

Bên cạnh nguyên tắc ký nháy văn bản, hợp đồng thì cách đóng dấu cũng có quy định cụ thể dựa trên Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Đối với đóng dấu của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng nằm bên trái chữ ký chính thức và trùm lên 1/3 chữ ký. Đối với đóng dấu treo: Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục, con dấu được đóng tại trang đầu tiên của văn bản, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. Đối với đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai cần phải được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản và trùm lên một phần của các tờ giấy, mỗi con dấu chỉ được đóng tối đa 05 tờ văn bản.

4. Quy định ký nháy văn bản theo nghị định 30/2020 của Chính Phủ

Quy định về ký nháy hợp đồng, văn bản được căn cứ theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV, quy định về trách nhiệm và hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan và tổ chức do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành.

4.1. Quy định trách nhiệm người ký nháy văn bản, hợp đồng theo Nghị định 30/2020

Trách nhiệm của người thực hiện phải tuân thủ quy định về ký nháy và được xác định như sau:

Mỗi một chủ thể khi ký kết vào bất kỳ loại hợp đồng, văn bản nào đó đều phải chịu trách nhiệm cho chữ ký của mình, người thực hiện ký nháy cũng không ngoại lệ. Người được giao nhiệm vụ soạn thảo hay ký nháy phải chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung trong hợp đồng, văn bản trước khi trình lên người có thẩm quyền để thực hiện ký chính thức. Bên cạnh độ chính xác, người ký nháy hợp đồng còn phải chịu trách nhiệm về kỹ năng trình bày, thể thức hay lỗi chính tả của hợp đồng, văn bản trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức. Trong trường hợp người ký nháy tắc trách, không thực hiện việc kiểm tra hợp đồng, văn bản kỹ càng, dẫn đến sai sót, gây ra hậu quả thì sẽ bị kỷ luật, khiển trách theo quy định của cơ quan đó tùy vào mức độ nghiệm trọng. Chính vì thế, người ký nháy cần phải thực hiện đúng theo trình tự thủ tục, cẩn trọng, tỉ mỉ để tránh những hậu quả pháp lý đáng tiếc.

Trên đây là quy định về chữ ký nháy trong văn bản đối với người ký nháy văn bản. Tiếp theo đây sẽ là những thông tin về thông tư quy định ký nháy văn bản, giá trị pháp lý của nó.

Người ký nháy sẽ chịu trách nhiệm với nội dung của văn bản mà mình ký

4.2. Quy định giá trị pháp lý của ký nháy hợp đồng, văn bản theo Nghị định 30/2020

Hiện nay, quy định về ký nháy hay quy định về chữ ký nháy trong văn bản vẫn chưa được quy định chính thống về thể thức cũng như hiệu lực tại bất kỳ một văn bản pháp luật nào. Chính vì vậy, chữ ký nháy chỉ có giá trị xác nhận ai là người soạn thảo và rà soát hợp đồng, văn bản đó. Hoặc chữ ký nháy cũng xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mà họ ký nháy.

Theo Mục II phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP – Thông tư quy định ký nháy văn bản thì người ký nháy hợp đồng, văn bản không cần phải chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung của hợp đồng, văn bản do mình ký nháy. Thay vào đó, người có thẩm quyền ký chính thức trong hợp đồng, văn bản sẽ phải chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, nếu cá nhân, cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không đúng quy định, dẫn đến sai sót và gây thiệt hại thì có thể bị cơ quan đó áp dụng những hình thức kỷ luật, khiển trách.

Pháp luật hiện nay cũng chưa có quy định rõ ràng và cụ thể về trường hợp nào được áp dụng cách ký nháy văn bản hay trên hợp đồng. Hình thức ký nháy là do cá nhân, tổ chức, đơn vị có nhu cầu thực hiện việc ký nháy trước. Như vậy có thể tránh được trường hợp có sự sai sót và phải điều chỉnh gây mất thời gian.

5. Một số lưu ý khi ký nháy hợp đồng, văn bản

Văn bản, hợp đồng nào cần có chữ ký nháy?

Hiện nay có rất nhiều loại văn bản, hợp đồng cần có chữ ký nháy. Chẳng hạn như: Mọi văn bản hành chính được soạn thảo bởi các cơ quan hành chính nhà nước đều phải có chữ ký nháy, kể cả các văn bản quy phạm pháp luật, hay những văn bản lưu hành nội bộ của một cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Công văn, Quyết định, Nghị định, văn bản luật, Thông báo,…

Đối với các loại văn bản của khối doanh nghiệp tư nhân hoặc các tổ chức, cơ quan không phải cơ quan hành chính nhà nước, không phải văn bản nào cũng bắt buộc phải có chữ ký nháy. Tuy nhiên, vẫn có một số văn bản cần có chữ ký nháy tại cuối mỗi trang của văn bản.

Ví dụ như một số loại hợp đồng có nhiều trang, các văn bản công văn hay thông báo của doanh nghiệp gồm có nhiều trang và người soạn thảo văn bản đó không phải là người có thẩm quyền ký chính thức.

Chữ ký nháy phổ biến trong nhiều văn bản hiện nay

Chữ ký nháy hợp đồng, văn bản khác gì với chữ ký chính thức?

Chữ ký nháy và chữ ký chính thức có rất nhiều sự khác biệt từ hình thức đến vai trò, mục đích ký. Ký nháy hợp đồng không cần thiết ký đầy đủ toàn bộ chữ ký như chữ ký thông thường. Còn chữ ký chính thức cần phải ghi đúng và đầy đủ, có thêm đóng dấu xác nhận hoặc không.

Chữ ký nháy văn bản, hợp đồng cần được ký trước chữ ký chính thức. Chữ ký nháy do người soạn thảo văn bản hoặc người có nhiệm vụ kiểm tra, rà soát nội dung văn bản ký trước khi đưa cho người có thẩm quyền ký chính thức.

Về trách nhiệm của chữ ký, chữ ký nháy không có giá trị về mặt pháp lý, còn chữ ký chính thức thì có. Người ký chính thức phải trực tiếp chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có bất cứ vấn đề gì phát sinh.

Trên đây là những thông tin quan trọng về ký nháy hợp đồng, văn bản. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các vấn đề như chữ ký nháy là gì trách nhiệm của cá nhân, cán bộ ký chữ ký nháy là gì và một số quy định về chữ ký nháy,…Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết của CoDX – Dịch vụ chuyển đổi số!

CoDX hiện đang là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ hỗ trợ các doanh nghiệp chuyển đổi số. Một trong những sản phẩm nổi bật, được các doanh nghiệp đánh giá cao đó chính là CoDX eSign. Phần mềm ký số CoDX eSign là công cụ hỗ trợ ký duyệt hợp đồng, văn bản hoặc tài liệu cần thiết trong một doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu chi tiết sản phẩm ngay dưới đây:

PHẦN MỀM KÝ DUYỆT TRỰC TUYẾN MỌI VĂN BẢN, TÀI LIỆU CODX ESIGN

Phần mềm ký số của CoDX là giải pháp trình ký điện tử trong môi trường doanh nghiệp với mục đích xây dựng môi trường giao dịch điện tử mang lại nhiều lợi ích và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý. Dịch vụ trình ký CoDX eSign có các tính năng nổi bật được người dùng đánh giá cao, bao gồm:

Phê duyệt online trên mọi tài liệu: Doanh nghiệp chỉ cần chọn một thao tác để ký kết cho mọi loại hợp đồng, văn bản và tài liệu. Ký duyệt điện tử mọi lúc, mọi nơi: Phần mềm cho phép bạn duyệt - ký trên mọi thiết bị điện tử mà vẫn đảm bảo độ chính xác và thời gian hoàn thành nhanh chóng. Đảm bảo an toàn – Bảo mật dữ liệu: Với sự có mặt của công nghệ lưu trữ Cloud (nền tảng điện toán đám mây) giúp lưu trữ các tập tin dung lượng lớn với độ bảo mật cao. Ký duyệt được nhiều văn bản, tài liệu cùng một lúc: Phần mềm cho phép nhiều văn bản được ký số đồng thời trong một khoảng thời gian. Quản lý văn bản ký số tập trung: CoDX eSign lưu trữ tài liệu khoa học, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm theo từng nhóm phân loại bao gồm: Tài liệu đến; Tài liệu đã gửi; Văn bản nháp; Tài liệu đã xóa.

Đăng ký ngay để trải nghiệm gói dùng thử phần mềm ký số CoDX eSign cực “hời”:

180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí. 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính). 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử. Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí. Không cần tích hợp thanh toán. Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng. Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.