Bảo mật và lưu trữ thông tin kế toán năm 2024

Bảo mật dữ liệu phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử là vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Do đó khi sử dụng phần mềm ngoài yếu tố sử dụng, doanh nghiệp cần phải lựa chọn nhà cung cấp uy tín, an toàn và bảo mật.

Tại sao doanh nghiệp phải quan tâm tới tính an toàn, bảo mật?

Hiện nay với sự phát triển ngày càng nhanh chóng của công nghệ thông tin. Doanh nghiệp cần phải có đủ cơ sở hạ tầng an ninh đủ mạnh để ngăn chặn nguy cơ rò rỉ dữ liệu thông tin ra ngoài. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình phát triển của công ty.

Hóa đơn điện tử đang là xu thế sử dụng của doanh nghiệp mang tính bắt buộc từ chính phủ. Việc sử dụng phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử phục vụ cho công tác kế toán, nghiệp vụ hóa đơn. Đây sẽ là nghiệp vụ bắt buộc mà mỗi kế toán, doanh nghiệp phải thực hiện.

Khi sử dụng phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cấp. Toàn bộ dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp được lưu trữ trên hệ thống trực tuyến của nhà cung cấp đó. Thời gian lưu trữ có thể lên tới 10 năm theo quy định luật kế toán. Chính vì vậy mà doanh nghiệp cần phải lựa chọn nhà cung cấp có uy tín đảm bảo tính bảo mật cao

Thế nào là phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật?

Phần mềm được coi là bảo mật phải đáp ứng được các tiêu chí như sau:

- Có hệ thống sao lưu trực tuyến dữ liệu đủ lớn để đảm bảo lưu trữ được lượng hóa đơn lên đến 10 theo luật kế toán

- Có hệ thống công nghệ bảo mật tối ưu, đạt tiêu chuẩn về bảo mật thông tin do tổ chức uy tín cấp.

- Có các biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên đặc biệt trong việc khôi phục dữ liệu.

- có kinh nghiệm triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin phục vụ kết nối, trao đổi dữ liệu điện tử giữa các phần mềm với nhau hoặc giữa các doanh nghiệp.

Phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử ANA bảo mật tối đa dữ liệu

ANA đang là một trong các giải pháp hóa đơn điện tử uy tín chất lượng nhất hiện nay. Cá sản phẩm của công ty ngày càng thân thiện với người dùng về tiện ích và tính bảo mật tuyệt đối .

Với trên 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm cho khách hàng trên khắp cả nước. ANA đóng góp đáng kể cho ngành kế toán - tài chính, uy tín và chất lượng. Sản phầm của công ty ngày ngày càng khẳng định được uy tín hơn trong tâm trí của khách hàng.

Hỗ trợ của ANA đối với khách hàng

Phầm mềm kế toán,hóa đơn điện tử đang được dùng thử với 100 hóa đơn mà không mất khoản phí nào.

Với đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7 tận tâm, tận tình. Giúp khách hàng giải đáp mọi thắc mắc về phần mềm cũng như hóa đơn điện tử. - Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

- Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, Điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

- Trường hợp tài liệu kế toán nêu trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

- Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

- Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

- Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

- Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

- Các tài liệu khác không được quy định phải lưu trữ tối thiểu 5 năm hoặc phải lưu trữ vĩnh viễn.

- Trường hợp tài liệu kế toán nêu trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

- Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

- Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

- Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.