Bo phận kiểm tra hợp đồng là gì năm 2024
Quy trình xử lý hợp đồng và thanh toán là một quy trình phổ biến đối với các doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, dịch vụ có giá trị đơn hàng lớn, hoặc đặc thù sản phẩm dịch vụ phức tạp, cần thương lượng các điều khoản sử dụng giữa 2 bên. Đây là một quy trình cần sự phối hợp giữa nhiều phòng ban trong doanh nghiệp. Trong bài viết này, Base sẽ gợi ý quy trình xử lý hợp đồng & theo dõi thanh toán mẫu để khách hàng của Base tham khảo. Quy trình được thiết lập trên phần mềm Base Workflow, nhằm theo dõi tiến trình của việc xử lý hợp đồng, đồng thời giúp nhà quản lý nắm rõ thời lượng xử lý công việc của mỗi giai đoạn. Các bộ phận tham gia vào quy trình này:
Quy trình xử lý hợp đồng và thanh toánQuy trình xử lý hợp đồng và thanh toán sẽ bắt đầu sau khi khách hàng đã thống nhất sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của công ty, quy trình này theo dõi quá trình thương lượng các điều khoản hợp đồng và quá trình thanh toán. Cụ thể, quy trình này gồm các bước như sau:
Thiết lập quy trình xử lý hợp đồng và theo dõi thanh toán trên Workflow: Giai đoạnNgười thực hiệnNhiệm vụ cần làm (To-do)Kết quả giai đoạnKhởi tạo hợp đồngKinh doanh– Toàn bộ trường thông tin fwd từ quy trình tư vấnKiểm tra điều khoản thanh toánKế toán– Kế toán kiểm tra điều khoản thanh toánXử lý điều khoản HĐPháp chế– Pháp chế kiểm tra điều khoản– Hợp đồng đã được duyệtIn và trình ký HĐPháp chế– Pháp chế in và trình ký– Hợp đồng bản cứngChuyển HĐ cho khách hàngAdmin– Chuyển phát cho KH và lấy mã vận đơn – Điền mã vận đơn trên hệ thống– Mã vận đơnTheo dõi HĐKinh doanhNhận lại HĐAdmin– Admin nhận lại hợp đồng – Kế toán lưu trữ– Hợp đồng khách hàng đã kýXác nhận thanh toán lần 1Kế toán– Kế toán xác nhận thanh toán– Biên bản xác nhận thanh toán (uỷ nhiệm chi, biên lai thanh toán)Bàn giao triển khaiKinh doanh– Bàn giao thông tin triển khai HĐ cho bộ phận kiến trúcXác nhận thanh toán lần 2Kế toán– Theo dõi thời hạn thanh toán – Bộ phận kinh doanh nhắc nhở khi quá hạn– Biên bản xác nhận thanh toán Sau khi thiết lập trên Workflow, quy trình sẽ có giao diện như sau: Với quy trình trên, nhà quản lý có thể thấy tổng quan tất cả hợp đồng đang trong quá trình xử lý, hợp đồng nào đang bị chậm trễ, chậm trễ ở giai đoạn nào, thuộc trách nhiệm của bộ phận nào. Đối với từng bộ phận, nhân sự thuộc bộ phận có thể nhanh chóng thấy rõ công việc nào tới giai đoạn của mình xử lý. Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books… Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY. |