Hỏi: Công ty tôi chỉ có 1 cơ sở bán hàng, sử dụng cùng một loại hóa đơn điện tử [HĐĐT] có một ký hiệu duy nhất của 1 nhà cung cấp dịch vụ, vậy có được lập HĐĐT ngày 13/6/2022 có số hóa đơn lớn hơn số hóa đơn ngày 15/6/2022 không?
Trả lời: Tại khoản 3 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ quy định về số hóa đơn như sau:
- Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 1/1 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng, hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại HĐĐT có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập HĐĐT, thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
- Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên, thì hệ thống lập HĐĐT phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số…”.
Căn cứ quy định trên, khi bán hàng hóa, dịch vụ, công ty phải lập hóa đơn đúng theo quy định tại khoản 3 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP [nêu trên]. Hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
Như vậy, từ ngày 01/01/2024, người nộp thuế thực hiện thay đổi ký tự thể hiện năm lập hóa đơn là “24” [năm 2024] và số hóa đơn sẽ được đánh lại từ 1 tương ứng với từng ký hiệu hóa đơn.
Xem thêm: Danh sách 1520 công ty mua hóa đơn của công ty 'ma' được thành lập để bán hóa đơn theo Công văn 1328/ĐCSKT?
Từ ngày 01/01/2024, ký hiệu hóa đơn phải thay đổi như thế nào theo quy định? Số hóa đơn có phải thông tin bắt buộc không?
Số hóa đơn có phải thông tin bắt buộc khi lập hóa đơn không?
Căn cứ tại điểm a khoản 3 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
Nội dung của hóa đơn
...
3. Số hóa đơn
a] Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
Theo đó, số hóa đơn là một trong những thông tin phải có khi người bán lập hóa đơn.
Trong đó, số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.
Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.
Những nội dung nào phải có trên hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP?
Căn cứ tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định những nội dung nào phải có trên hóa đơn như sau:
Số hóa đơn là gì? Số hóa đơn được hiểu là số thứ tự của hóa đơn điện tử được biểu thị trên bản thể hiện hóa đơn khi người bán tiến hành lập hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế
1. Số hóa đơn là gì?
Với thắc mắc số hóa đơn là gì, bạn có thể tìm lời giải đáp ngay trong Thông tư số 68/2019/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành mới đây nhất ngày 30 tháng 9 năm 2019. Tại Điểm a.4 Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về số hóa đơn là gì như sau:
- Số hóa đơn được hiểu là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán tiến hành lập hóa đơn.
- Số hóa đơn sẽ được ghi bằng chữ số Ả-rập với tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 [hoặc ngày bắt đầu dùng hóa đơn]; kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.
- Số hóa đơn được cấp cho hóa đơn theo nguyên tắc liên tục, theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
Thông thường, với những trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, tức mỗi số hóa đơn phải đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và có tối đa 8 chữ số.
2. Số hóa đơn xác thực là gì?
Khái niệm số hóa đơn là gì cũng không hẳn giống với số hóa đơn xác thực. Bởi số hóa đơn thường để gọi chung cho tất cả các loại hóa đơn điện tử, cả hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, còn số hóa đơn xác thực lại chỉ dùng để nói tới số hóa đơn của các hóa đơn có mã của cơ quan thuế mà thôi. Số hóa đơn điện tử xác thực, hay còn gọi là số hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan Thuế. Trong đó:
- Mã xác thực và số xác thực là chuỗi các ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp.
- Số hóa đơn xác thực là dãy số có cấu trúc theo quy định của cơ quan thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của cơ quan thuế.
Lưu ý rằng, đối với hóa đơn điện tử xác thực, người bán sẽ phải tiến hành ký điện tử lên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Đồng thời, các đơn vị kinh doanh hoàn toàn không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này. Như vậy, nếu số hóa đơn điện tử là số hóa đơn của các hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, được cấp bởi hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử cấp liên tục và tự động, thì hóa có mã của cơ quan thuế lại là số hóa đơn xác thực sẽ được cấp bởi cơ quan thuế.
3. Quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử mới nhất 2020
Sau khi đã tìm hiểu số hóa đơn là gì, bạn cũng nên tìm hiểu thêm về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử để hiểu rõ hơn quy định về những tiêu thức này trên hóa đơn điện tử, tránh những nhầm lẫn, sai sót đang tiếc có thể xảy ra.
Theo Điểm a.2, Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn như sau:
- Số 1: Đây là ký hiệu mẫu số hóa đơn dùng để phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Số 2: Đây là ký hiệu mẫu số hóa đơn dùng để phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.
- Số 3: Đây là ký hiệu mẫu số hóa đơn dùng để phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
- Số 4: Đây là ký hiệu mẫu số hóa đơn dùng để phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
Cũng trong Khoản 1, Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC, Điểm a.3 đã quy định ký hiệu hóa đơn phải là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số, được thể hiện nhằm phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế, phản ánh về năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. \>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử. Cụ thể:
- Ký tự đầu tiên là một chữ cái được quy định là C hoặc K. Trong đó: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
- Hai ký tự tiếp theo là hai chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2019 thì thể hiện là số 19; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22.
- Một ký tự tiếp theo là chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Trong đó:
- T là ký hiệu áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- D là ký hiệu áp dụng đối với hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
- L là ký hiệu áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- M là ký hiệu áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền. Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.