Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây [1.83 MB, 50 trang ]
Bạn đang xem: Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘICƠ SỞ MIỀN TRUNGHọc phần:Công tác văn thư lưu trữĐề tàiXác định giá trịTài liệu lưu trữTài liệu tham khảo:- Giáo trình lưu trữ _Nxb GTVT_- Lý luận và công tác văn thư _Nxb ĐH QG HN_- Các thông tư số 09/2011/TT-BNV; số13/2011/TT-BNV; số 155/2013/TT-BTC- Thông tư liên tịch số 879/VTLTNN-NVTW- Luật 01/2011/QH13- Nghị định số 01/20133/NĐ-CP- Nguồn tài liệu từ Internet.Nội dungI.II.III.IV.V.Khái niệm về xác định giá trị tài liệuCác nguyên tắc xác định giá trị tài liệuCác tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệuBảng thời hạn bảo quản tài liệuTổ chức công tác xác định giá trị tài liệuCông tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữI. Khái niệm về xác định giá trị tài liệu[XĐGTTL]- Khái niệm- Mục đích, ý nghĩa của việc XĐGTTL- Yêu cầu của việc XĐGTTL- Giá trị của tài liệu- Nội dung công tác XĐGTTLCông tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ1. Khái niệmXĐGTTL là dựa trên những nguyên tắc, tiêuchuẩn và phương pháp của lưu trữ học để:- Quy định THBQ cho từng loại TL hìnhthành trong quá trình hoạt động của cq, tổchức, cá nhân theo giá trị của chúng về cácmặt k.tế, chính trị, khoa học, lịch sử…- Lựa chọn, bổ sung những TL có giá trịđưa vào bảo quản và loại ra những TL đãhết giá trị để tiêu huỷ.Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ2. Mục đích, ý nghĩa của việc xác định giá trịtài liệu lưu trữ•Giúp cho việc quản lý chặt chẽ TLLT•Tạo điều kiện để bổ sung TL có giá trị vào cácphông lưu trữ, nhằm tối ưu hoá thành phầnphông lưu trữ QGVN, nâng cao hiệu quả phụcvụ khai thác sử dụng TLLT•Giải phóng kho tàng, phương tiện bảo quảnTL.•Việc XĐGTTL tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêuhuỷ TL một cách tuỳ tiện.Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ3. Yêu cầu của việc xác định giá trị tài liệulưu trữXĐGTTL là một công việc khó, phứctạp, có ý nghĩa quyết định đến số phận của lưutrữYêu cầu: những người làm công tác lưu trữphải có tinh thần trách nhiệm cao, thận trọngkhi XĐGTTL, phải thực hiện đầy đủ các quyđịnh của Nhà nước và các hướng dẫn nghiệpvụ về XĐGTTL.Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ4. Giá trị của tài liệu lưu trữ• Giá trị của TL là ý nghĩa thông tin chứa đựngtrong TL, phục vụ cho hoạt động thực tiễn vànghiên cứu lịch sử trên các lĩnh vực chính trị,kinh tế, văn hóa, XH, KHKT …• Xét ở góc độ khái quát, TLLT có 2 giá trị: Giátrị thực tiễn và giá trị lịch sửCông tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ4.1. Giá trị thực tiễn• Là những thông tin chứa đựng trong tài liệucó thể phục vụ hoạt động hiện hành của cáccơ quan, cá nhân• [VD để xem xét lại những công việc đã kếtthúc nhưng còn liên quan đến hiện tại, cầnđược khảo cứu].Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ4.2. Giá trị lịch sử•Là giá trị của những thông tin chứa đựngtrong tài liệu để phục vụ cho yêu cầu nghiêncứu lịch sử.•Tài liệu có giá trị lịch sử chiếm tỉ lệ thấp sovới tổng số tài liệu được hình thành.[khoảng1-10% ]•Tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản vĩnhviễn trong các lưu trữ lịch sử.Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ5. Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ•Nghiên cứu, nắm vững các nguyên tắc, phươngpháp, tiêu chuẩn để XĐGTTL•Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn công tácXĐGTTL ở giai đoạn VT, LTHH, LTLS•Xác định THBQ cho từng hồ sơ TL•Lựa chọn những TL có giá trị để đưa vào bảo quảntại các lưu trữ•Tổ chức kiểm tra và loại ra những TL hết giá trị đểtiêu hủyCông tác văn thư lưu trữ Xác định giá trị tài liệu lưu trữII. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ1.Ý nghĩa của việc nghiên cứu các nguyên tắc xácđịnh giá trị tài liệu lưu trữ• Giúp chúng ta xử lý khách quan đối với tài liệu.• Chỉ ra phương hướng giải quyết đúng đắn nhữngvấn đề liên quan đến giá trị của các TL sẽ đượclựa chọn để đưa vào thành phần PLTQGVN• Có ý nghĩa chỉ đạo đối với quá trình giải quyếtcác nhiệm vụ cụ thể• Giúp cán bộ lưu trữ có cơ sở lý luận để bác bỏquan điểm sai lầm.Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ2. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưutrữ2.1 Nguyên tắc tính đảng [chính trị]2.2 Nguyên tắc lịch sử2.3 Nguyên tắc toàn diện và tổng hợpCông tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ2.1. Nguyên tắc chính đảng [Chính trị]- Tài liệu đưa vào bảo quản trong các lưu trữphục vụ cho quyền lợi cho nhân dân, cho dân tộc,cho quốc gia và cho Đảng.- Tài liệu lưu trữ là di sản của nhân loại, của quốcgia, dân tộc, của Đảng, là bằng chứng lịch sử,nguồn sử liệu tin cậy để nghiên cứu lịch sử chínhxác nhất. Việc xác định giá trị tài liệu phải đứngtrên quan điểm bảo vệ di sản dân tộc.- Lý giải vì sao phải lưu giữ tài liệu của các chếđộ khác nhauCông tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ2.2. Nguyên tắc lịch sử- TLLT chứa đựng thông tin quá khứ cả về nộidung và hình thức.- Khi xét giá trị của TL phải chú ý tới hoàncảnh lịch sử, điều kiện và thời gian mà TL hìnhthành.- Cần phải có những kiến thức lịch sử mới cóthể xác định đúng được ý nghĩa của TL.Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ2.3. Nguyên tắc toàn diện và tổng hợpÝ nghĩa của TL phụ thuộc vào nội dung thông tincủa TL, mục đích sử dụng của người nghiên cứu, vìvậy khi xem xét giá trị của TL phải có quan điểmtoàn diện và tổng hợp.Khi XĐGTTL không được tách rời từng TL riêngbiệt mà phải đặt tài liệu vào mối quan hệ với nhữngTL có liên quan.Khi xem xét giá trị tài liệu phải chú ý đến ý nghĩatoàn quốc, ý nghĩa địa phương, của từng ngành khoahọc.Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữIII. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưutrữ1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của TL2. Tiêu chuẩn tác giả TL3. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, cá nhân hìnhthành phông4. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong TL5. Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành TL6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượngcủa PLT7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của TL8. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và cácCông tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu- Nội dung TL là những thông tin chứa đựngtrong TL. Có thể nói, nội dung là linh hồn củaTL, giá trị các mặt của TL chủ yếu do nội dungquyết định.- Khi xác định đến nội dung của TL, cần phảiđặt TL trong mối liên hệ với chức năng, nhiệmvụ của ĐVHTP.- Ý nghĩa nội dung của TL không thể xét 1 cáchriêng rẽ mà phải đặt chúng vào nhóm TL để xemxétCông tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ2. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu•Tác giả là cơ quan hoặc cá nhân làm ra TL•Khi XĐGTTL phải xét đến vai trò và ý nghĩacủa cơ quan hoặc cá nhân làm ra TL.•Trong 1 PLT thường có các tác giả sau: cơquan cấp trên; cơ quan hình thành phông; cơquan hữu quan; cơ quan, đơn vị trực thuộc.•Đối với những nhân vật kiệt xuất trong lịch sử=> toàn bộ tài liệu sẽ được giữ lại.Công tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ3. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông- Cơ quan, đơn vị hình thành phông là những cơquan, cá nhân trong quá trình hoạt động của mìnhđã sản sinh ra phông lưu trữ- Theo tiêu chuẩn này, những CQ có vị trí quantrọng trong bộ máy nhà nước, những cá nhân kiệtxuất, tiêu biểu thì tài liệu của những cơ quan, cánhân đó được xem là nguồn bổ sung quan trọngnhất cho phông lưu trữ quốc gia- Những CQ có vị trí ít quan trọng trong bộ máynhà nước thì tài liệu sản sinh ra sẽ được bảo quảntại kho lưu trữ của CQ nhằm phục vụ cho hoạtđộng hàng ngày cũng như phục vụ việc nghiên cứuCông tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ4. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu lưutrữ• Sự trùng lặp thông tin của TL là sự lặp lại nội dungcủa TL này trong các TL khác.• Sự trùng lặp thông tin có thể xảy ra trong phạm vi 1CQ hoặc trong nhiều CQ• Trong 1 CQ, sự trùng lặp thông tin thường có 2dạng:+Trùng lặp do việc sao in+ Trùng lặp do việc tổng hợp thông tinCông tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ5. Tiêu chuẩn về thời gian, địa điểm hình thànhtài liệu- Về thời gian- Về địa điểmCông tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượngcủa phông lưu trữCông tác văn thư lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệuHiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện ởcả hai mặt :
Xem thêm: Cách Làm Bánh Tráng Trộn Đơn Giản Tại Nhà Ngon Nức Nở Mà Đơn Giản