Chứng từ cần có cho từng loại kế toán năm 2024
|
Chứng từ kế toán là giấy tờ quan trọng, liên quan đến việc quyết toán sổ sách, chi phí của doanh nghiệp. Do đó, việc lưu trữ và sắp xếp chứng từ kế toán cần phải hợp lý, khoa học. Thống nhất cách sắp xếp chứng từ kế toán giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Show
Bạn đang đọc bài viết trên kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện Cùng CoDX tìm hiểu cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán qua bài viết dưới đây. Chứng từ kế toán gồm nhiều tài liệu, hồ sơ khác nhau. Dưới đây là 8 loại chứng từ phổ biến CoDX đã tổng hợp lại kèm cách sắp xếp chứng từ kế toán chi tiết: Tuy nhiên, thông thường, một số doanh nghiệp có quy định rõ ràng về việc sắp xếp chứng từ, hồ sơ, Do đó, quản lý và nhân sự kế toán nên tuân thủ các quy định này. Các hướng dẫn dưới đây chỉ mang tính chất nền tảng, tham khảo. 1.1 Chứng từ về tiền mặtĐầu tiên, với cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán tiền mặt, doanh nghiệp cần lưu ý những nội dung sau đây:
1.2 Chứng từ liên quan đến ngân hàngSắp xếp chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng có thể theo hình thức đóng quyền theo tháng hoặc quý trong năm. Quyền cần có tổng hợp bản sao kê và hồ sơ vay theo từng ngân hàng doanh nghiệp liên kết. Trong bản sao kê tổng hợp, cách sắp xếp chứng từ kế toán như sau:
Với hồ sơ vay ngân hàng, doanh nghiệp có thể sắp xếp theo thứ tự:
1.3 Chứng từ về hợp đồng kinh tếVới doanh nghiệp ít nhỏ, ít phát sinh nhiều dự án, doanh nghiệp có thể tách riêng các hợp đồng kinh tế đầu ra và đầu vào. Sau đó, doanh nghiệp tiến hành lưu theo từng tệp khác nhau để theo dõi. Cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán liên quan đến hợp đồng kinh tế của các doanh nghiệp phát sinh nhiều dự án sẽ có phần phức tạp hơn. Kế toán doanh nghiệp phải tập hợp và phân loại từng dự án, các nội dung công việc vào từng folder. Trong folder, kế toán cần kèm theo các biên bản giao nhận hàng, biên bản thanh lý, nghiệm thu,… liên quan đến hợp đồng kinh tế. 1.4 Chứng từ công nợChứng từ kế toán liên quan đến công nợ phải tạo thành một folder và chia ra từng tệp theo từng khách hàng. Trong mỗi tệp hồ sơ theo khách hàng ấy, doanh nghiệp cần sắp xếp chứng từ kế toán công nợ gồm các tài liệu sau:
1.5 Chứng từ về tiền lươngVới tiền lương của người lao động, doanh nghiệp nên thống nhất cách sắp xếp chứng từ kế toán loại này kèm theo các tài liệu như:
Cụ thể, bảng chấm công và bảng thanh toán cần được chia theo từng tháng hoặc năm. Cũng như các hồ sơ chứng từ kế toán khác, kế toán trưởng cần đóng quyển các tài liệu về lương thưởng của người lao động. 1.6 Chứng từ về khai thuếCách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán đối với tờ khai thuế cần được doanh nghiệp thực hiện theo từng bước sau:
1.7 Chứng từ hóa đơnSắp xếp chứng từ kế toán liên quan đến hóa đơn có thể được phân loại theo hai loại hóa đơn đầu ra và đầu vào:
Đặc biệt, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý cách sắp xếp chứng từ kế toán kết hợp khi lưu chung hồ sơ hóa đơn với từng loại thuế theo năm. Ví dụ, doanh nghiệp tạo hồ sơ Báo cáo thuế giá trị gia tăng tháng 01/2024 gồm tờ khai, bảng kê mua vào với hóa đơn đầu vào theo thứ tự trên bảng kê khai. 1.8 Chứng từ xuất nhập khoCuối cùng, với chứng từ xuất nhập kho, doanh nghiệp cần lưu tâm đến phiếu nhập kho và xuất kho. Cụ thể, cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán với các chứng từ liên quan đến kho là:
2. Lưu ý khi sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toánSắp xếp chứng từ kế toán có nhiều lưu ý cần ghi nhớ đối với từng loại hồ sơ. Cụ thể, với hồ sơ bản cứng, doanh nghiệp cần lưu trữ, sắp xếp theo các lưu ý sau:
Với hồ sơ bản mềm, doanh nghiệp cần lưu ý các nội dung sau:
3. Giải pháp lưu trữ chứng từ thống nhất với CoDX DocumentMột trong những cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán hiện nay được nhiều doanh nghiệp, cơ quan sử dụng là các phần mềm công nghệ. Với các phần mềm này, doanh nghiệp có thể dễ dàng lưu trữ hồ sơ khoa học mà không lo ngại các vấn đề như thời tiết, điều kiện môi trường như lưu trữ hồ sơ bản cứng. Doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm CoDX Document như một giải pháp sắp xếp chứng từ kế toán giờ tiện lợi. CoDX Document là nền tảng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, hồ sơ công việc linh hoạt với nhiều tính năng nổi bật. Cụ thể:
PHẦN MỀM LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU HỢP NHẤT CODX DOCUMENT CoDX - Document là giải pháp quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình số hóa, lưu trữ, tìm kiếm và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp với 3 nhóm chức năng chính:
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất. THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Trên đây là những thông tin cơ bản nhất về cách sắp xếp chứng từ kế toán. Với từng tài liệu cụ thể, doanh nghiệp cần có cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán khác nhau, phù hợp với quy định của pháp luật. CoDX hy vọng qua bài viết này doanh nghiệp đã nắm được các kiến thức bổ ích để |
