Công tác số hóa tài liệu là gì năm 2024

Số hóa tài liệu lưu trữ giúp việc quản lý thông tin của các doanh nghiệp trở nên tối ưu và khoa học hơn. Cùng Tino Group tìm hiểu thêm về phương pháp quản lý hiện đại này qua bài viết dưới đây nhé!

Khái niệm số hóa tài liệu lưu trữ

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi những tài liệu giấy sang tài liệu kỹ thuật số. Hoặc bạn có thể hiểu đây là quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp từ: chữ viết tay, bản in giấy, hình ảnh,… thành tài liệu dạng tín hiệu số mà máy tính có thể hiểu và lưu trữ được.

Những tài liệu này được lưu trữ trên nền tảng đám mây hoặc máy chủ riêng. Sau quá trình số hóa, các tài liệu phức tạp sẽ trở nên dễ quản lý hơn vì chúng được đặt trong một không gian nhất định. Do đó, bạn sẽ hạn chế được tình trạng làm mất tài liệu hoặc lo lắng về việc bảo quản chúng.

Số hóa tài liệu lưu trữ là giải pháp tối ưu giúp việc lưu trữ, chia sẻ, truy xuất và tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn. Đồng thời, phương pháp này còn hạn chế chi phí cho việc quản lý và không gian lưu trữ.

Bên cạnh đó, bạn có thể chỉnh sửa và sử dụng lại tài liệu hoặc chuyển đổi sang các tài liệu số khác nhau.

Số hóa tài liệu lưu trữ mang đến những lợi ích gì?

Hầu như mọi doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn đều đối mặt với khối lượng thông tin khủng. Thế nên, số hóa tài liệu lưu trữ là việc làm tất yếu giúp bạn cải thiện vấn đề này.

Ngoài việc cung cấp một không gian lưu trữ tiện ích, số hóa tài liệu lưu trữ còn mang lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp.

Tăng năng suất làm việc

Nhờ số hóa tài liệu, doanh nghiệp dễ dàng chia sẻ thông tin hơn. Các hoạt động như trao đổi tài liệu qua mạng (Email, SMS) hay fax được thực hiện nhanh gọn. Từ đó, năng suất làm việc của doanh nghiệp được thúc đẩy, tạo hiệu quả vượt trội cho mọi dự án.

Bảo vệ môi trường

Phương pháp số hóa tài liệu giúp cắt giảm lượng lớn rác thải giấy ra môi trường. Đặc biệt, những tài liệu không cần thiết cũng dễ dàng được loại bỏ. Việc này giúp cải thiện tình trạng ô nhiễm môi trường một cách hiệu quả.

Giảm chi phí

Số hóa tài liệu giúp bạn cắt giảm chi phí cũng như thời gian lưu trữ thông tin. Bạn không cần mở rộng thêm không gian làm việc để lưu trữ tài liệu như trước đây.

Tính bảo mật cao

Đây là lợi ích nổi bật nhất của phương pháp số hóa tài liệu lưu trữ. Mọi thông tin ở dạng tín hiệu số đều được bảo mật tối ưu qua việc xác minh danh tính người dùng. Khả năng truy cập tài liệu phụ thuộc vào chức vụ và bộ phận của bạn trong công ty.

Những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình số hóa tài liệu lưu trữ

Chi phí số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu lưu trữ đòi hỏi doanh nghiệp cần có nguồn kinh phí từ trung bình đến lớn. Lý do vì hoạt động này cần sử dụng các thiết bị hiện đại và tân tiến. Có thể kể đến như: thiết bị scan chuyên dụng, phần mềm nhận dạng. Ngoài ra, kinh phí để đào tạo nguồn lực số hóa tài liệu cũng khá cao.

Nguồn nhân lực phục vụ số hóa tài liệu

Để phương pháp số hóa tài liệu được tiến hành hiệu quả, bạn cần có nguồn nhân lực chuyên nghiệp. Họ phải đủ khả năng tiếp nhận và làm chủ công nghệ số hóa tài liệu. Nếu sở hữu nguồn nhân lực tiềm năng, các tài liệu số hóa sẽ có chất lượng và được lưu trữ dài hạn.

Phương thức lựa chọn tài liệu

Trên thực tế, bạn không thể nào số hóa toàn bộ tài liệu hiện có. Tốt nhất, bạn chỉ nên số hóa các tài liệu quan trọng và cần thiết. Khi lựa chọn tài liệu để số hóa, bạn cần chú ý đến nội dung và số lượng của tài liệu (nhất là tài liệu hiếm chỉ có một bản).

Thiết bị chuyên dụng

Bạn nên chọn những thiết bị hỗ trợ việc lưu trữ và khai thác tài liệu số hóa trên nhiều định dạng khác nhau. Điều này giúp bạn truy cập và theo dõi thông tin trực tuyến dễ dàng và hiệu quả hơn.

Mục tiêu số hóa tài liệu

Trước khi số hóa tài liệu, bạn cần xác định rõ mục tiêu cho việc số hóa là gì. Bạn không thể số hóa chỉ vì muốn mở rộng không gian mà không qua tâm đến mục đích thật sự. Việc này sẽ khiến bạn tốn kém nhân lực và tiền bạc mà không mang lại giá trị tương ứng. Hãy xác định mục tiêu số hóa rõ ràng như: giảm bớt quy trình làm việc, chia sẻ thông tin dễ dàng, phục vụ cho nghiên cứu/kinh doanh/đào tạo,…

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

Nguyên tắc bảo quản tài liệu lưu trữ

• Đảm bảo cơ sở dữ liệu được bảo quản an toàn, bảo mật và xác thực trên mọi phương tiện lưu trữ. Đồng thời đảm bảo khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, chỉnh sửa tài liệu lưu trữ.
• Không lưu trữ tài liệu chứa thông tin bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối mạng.
• Không thay đổi mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu tài liệu chứa thông tin mật khi chưa loại bỏ hoàn toàn cơ sở dữ liệu lưu trữ.
• Phải lưu ít nhất 2 bộ cơ sở dữ liệu, mỗi bộ được lưu trên 1 phương tiện độc lập.
• Quá trình sao lưu phải đầy đủ, chính xác, tức thời và an toàn.
• Quy trình kiểm tra, phục hồi, sao lưu dữ liệu phải được thống nhất.
• Người được giao quản lý tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp/tổ chức chịu trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu và phục hồi.

Các bước số hóa tài liệu lưu trữ

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ của từng doanh nghiệp sẽ khác nhau vì chúng phụ thuộc vào mục đích số hóa. Bên cạnh đó, để thực hiện quy trình này cần đảm bảo 3 thành phần chính: phần mềm, dịch vụ số hóa và thiết bị. Tuy nhiên, đối với yêu cầu phổ thông, quá trình số hóa tài liệu lưu trữ được tinh giản chỉ với 5 bước.

Bước 1: Thu thập tài liệu

Đầu tiên, bạn sẽ nhận tài liệu được lựa chọn để số hóa và lưu trữ. Những tài liệu này sẽ tương ứng với các mục đích mà doanh nghiệp đưa ra. Chẳng hạn, doanh nghiệp muốn số hóa tài liệu về nhân sự. Lúc này bộ phận nhân sự sẽ chuẩn bị các tài liệu về: hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, bảng lương,…

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

Quy trình này bao gồm 2 thao tác:

• Chuẩn bị bìa cứng, ghim, kẹp và làm phẳng các trang tài liệu.
• Phân loại tài liệu, tách riêng những tài liệu rách, hư hỏng.

Lưu ý: Nếu số hóa áp dụng cho các hồ sơ lưu trữ thì dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu. Nếu số hóa áp dụng cho các tư liệu dạng đóng quyển thì ứng dụng công nghệ tiến bộ như Bookscan sẽ thuận tiện hơn.

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Bước này có vai trò quyết định trong việc chuyển đổi tài liệu giấy sang tài liệu số hóa. Công việc bạn cần làm là: scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file, đặt định dạng; đóng và ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo metadata (siêu dữ liệu).

Bước 4: Kiểm tra tài liệu

Tiến hành kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa. Nếu tài liệu không đạt yêu cầu, bắt buộc phải thực hiện lại.

Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao

Cuối cùng, bạn cần bàn giao lại tài liệu số hóa và cả tài liệu gốc. Việc bàn giao phải được kiểm tra kỹ lưỡng từng trang một. Vì tài liệu cần phải đảm bảo được đầy đủ như lúc đã nhận ban đầu.

Những lưu ý khi thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ

Chọn định dạng file ảnh

Định dạng file ảnh hay còn được gọi là đuôi file là thành phần mở rộng ở cuối tên file. Đuôi file sẽ cho biết file đó thuộc kiểu định dạng nào. Nhờ đó, hệ điều hành có thể mở ra chương trình phù hợp.

Ví dụ: Đuôi file *.txt là file chữ viết, được xử lý bằng chương trình văn bản tương ứng. Trong khi đó, những định dạng phổ biến được áp dụng cho file ảnh là: JPG, GIF, TIFF, PNG, RAW,…

Bên cạnh đó, mỗi định dạng đều có những ưu điểm và hạn chế khác nhau.

Quản lý bằng vật mang tin

Vật mang tin ở đây là những công cụ lưu giữ và truyền đạt thông tin trên mọi chất liệu. Ngày xưa chữ viết được giữ lại trên: giấy, phiến đá, mai rùa, lụa,… Hiện tại, với sự tiến bộ của khoa học, tài liệu được lưu trữ trên các thiết bị nghe nhìn tân tiến như: CD, DVD, băng từ, video, ổ cứng,… Độ bền của những vật mang tin này là điều đáng chú ý nhất của hoạt động lưu trữ tài liệu.

Do đó, mỗi một dự án số hóa tài liệu đều phải chọn những vật mang tin phù hợp để quản lý tài liệu số hiệu quả.

Tạo hệ thống Metadata

Metadata (tạm dịch là: siêu dữ liệu) là nơi chứa thông tin mô tả nội dung tài liệu số hóa. Hệ thống này có chức năng cung cấp thông tin và giúp người quản lý nắm được bản chất của dữ liệu mà họ đang sở hữu. Nghĩa là thông tin này hỗ trợ người dùng tìm được tài liệu họ cần và những thông tin khác có liên quan.

Qua đó, doanh nghiệp dễ dàng biết được các chi tiết về kỹ thuật như: kích cỡ của cơ sở dữ liệu, danh mục nghiệp vụ của những dữ liệu khác nhau.

Số hóa tài liệu lưu trữ là phương pháp hiệu quả hỗ trợ doanh nghiệp quản lý mọi thông tin quan trọng. Hy vọng qua bài viết trên bạn đã hiểu rõ hơn về số hóa tài liệu lưu trữ. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay vấn đề liên quan, bạn có thể liên hệ ngay Tino Group để nhanh chóng được giải đáp.

Những câu hỏi thường gặp về số hóa tài liệu lưu trữ

Vì sao phải số hóa tài liệu?

Có rất nhiều lý do để các công ty, doanh nghiệp thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ. Trong đó có những lý do tất yếu sau đây: – Tài liệu số hóa dễ dàng chia sẻ hơn tài liệu truyền thống. – Tài liệu được lưu trữ an toàn và dễ tìm kiếm. – Tiết kiệm được nhiều không gian lưu trữ. – Giảm thiểu lượng giấy và rác thải ra môi trường.

Những tài liệu nào nên được số hóa?

Thật ra, việc số hóa không giới hạn cho bất kỳ tài liệu nào. Tuy nhiên, bạn cần ưu tiên và lựa chọn những tài liệu thật sự quan trọng như: – Giấy tờ tài chính. – Biên lai và hóa đơn. – Thư từ chính thức. – Hợp đồng thỏa thuận. – Hồ sơ bệnh án. – Hồ sơ nhân sự. – Biểu đồ khảo sát. – …

Chi phí số hóa tài liệu có lớn không?

Câu trả lời là “Có”. Để số hóa tài liệu bạn cần đầu tư phần mềm, thiết bị scan chuyên dụng và nhân lực số hóa. Việc này giúp đảm bảo tài liệu được số hóa ổn định từ từ khâu triển khai, lưu trữ, bảo quản đến khai thác. Với nguồn kinh phí phải bỏ ra, chúng tôi khuyên bạn nên thuê dịch vụ số hóa tài liệu. Hiện tại, có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ. Thế nên bạn sẽ dễ dàng chọn được đơn vị phù hợp.

Chọn nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu dựa trên tiêu chí nào?

Để chọn được nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ hiệu quả, bạn cần dựa trên những tiêu chí sau: – Đảm bảo sự uy tín như: Có thông tin rõ ràng, minh bạch trong quá trình hợp tác và các vấn đề pháp lý. – Chất lượng sản phẩm/dịch vụ cung cấp. – Chi phí và phương thức thanh toán. – Dịch vụ CSKH, thái độ làm việc.

Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!

Tinh gọn quy trình – chạm đỉnh doanh thu – Tino Group tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình chuyển đổi số!