Danh sách các chức năng bảng tính

Trong một bài báo được viết vào năm 2018, Robert Half, một công ty chuyên về nhân sự và ngành tài chính, đã viết rằng 63% công ty tài chính tiếp tục sử dụng Excel ở mức cơ bản. Cấp, đó không phải là 100% và thực sự được coi là một sự suy giảm trong việc sử dụng. Nhưng coi phần mềm này là một phần mềm bảng tính và không được thiết kế riêng như phần mềm ngành tài chính, 63% vẫn là một phần quan trọng của ngành và giúp minh họa tầm quan trọng của Excel

Học cách sử dụng Excel không khó. Thực hiện từng bước một sẽ giúp bạn chuyển từ người mới thành chuyên gia (hoặc ít nhất là gần đến điểm đó) – tùy theo tốc độ của bạn

Mục lục

Như một bản xem trước của những gì chúng ta sẽ trình bày trong bài viết này, hãy nghĩ đến các trang tính, các hàm và công thức cơ bản có thể sử dụng được cũng như điều hướng một trang tính hoặc sổ làm việc. Đúng là chúng tôi sẽ không đề cập đến mọi chức năng có thể có của Excel nhưng chúng tôi sẽ đề cập đủ để giúp bạn có ý tưởng về cách tiếp cận những hàm khác.  

Định nghĩa cơ bản

Nó thực sự hữu ích nếu chúng tôi đề cập đến một vài định nghĩa. Nhiều khả năng, bạn đã nghe những thuật ngữ này (hoặc đã biết chúng là gì). Nhưng chúng tôi sẽ đề cập đến chúng để chắc chắn và sẵn sàng cho phần còn lại của quá trình học cách sử dụng Excel

Sổ làm việc so với. bảng tính

Tài liệu Excel được gọi là Sổ làm việc và khi bạn tạo một tài liệu Excel (sổ làm việc) lần đầu tiên, nhiều phiên bản Excel (không phải tất cả) sẽ tự động bao gồm ba tab, mỗi tab có một trang tính trống riêng. Nếu phiên bản Excel của bạn không làm được điều đó, đừng lo lắng, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tạo chúng

Khám phá sự khác biệt giữa Google Sheets và Microsoft Excel Workbooks

Trang tính là phần thực tế nơi bạn nhập dữ liệu. Nếu nghĩ về nó một cách trực quan dễ dàng hơn, hãy nghĩ về các trang tính như những tab đó. Bạn có thể thêm tab hoặc xóa tab bằng cách nhấp chuột phải và chọn tùy chọn xóa. Các trang tính đó là các bảng tính thực tế mà chúng tôi làm việc và chúng được đặt trong tệp sổ làm việc

Băng rôn

Dải băng trải khắp ứng dụng Excel giống như một hàng phím tắt, nhưng các phím tắt được thể hiện trực quan (có mô tả bằng văn bản). Điều này hữu ích khi bạn muốn làm điều gì đó trong thời gian ngắn và đặc biệt là khi bạn cần trợ giúp để xác định điều bạn muốn làm.   

Có một nhóm các nút ruy-băng khác nhau tùy thuộc vào phần/nhóm bạn chọn từ các tùy chọn menu trên cùng (i. e. Trang chủ, Chèn, Dữ liệu, Đánh giá, v.v. ) và các tùy chọn trực quan được trình bày sẽ liên quan đến các nhóm đó.  

Phím tắt Excel

Các phím tắt rất hữu ích trong việc điều hướng phần mềm Excel một cách nhanh chóng, vì vậy sẽ rất hữu ích (nhưng không hoàn toàn cần thiết) để tìm hiểu chúng. Một số trong số chúng được học bằng cách xem các phím tắt được liệt kê trong menu của các phiên bản cũ hơn của ứng dụng Excel và sau đó tự mình thử chúng.   

Một cách khác để tìm hiểu các phím tắt Excel là xem danh sách chúng trên trang web của các nhà phát triển Excel. Ngay cả khi phiên bản Excel của bạn không hiển thị các phím tắt thì hầu hết chúng vẫn hoạt động

Công thức so với. Chức năng

Các hàm là các khả năng tích hợp sẵn của Excel và được sử dụng trong các công thức. Ví dụ: nếu bạn muốn chèn một công thức tính tổng các số trong các ô khác nhau của bảng tính, bạn có thể sử dụng hàm SUM() để thực hiện việc đó.   

Tìm hiểu thêm về chức năng này (và các chức năng khác) trong bài viết này

Thanh công thức

Thanh công thức là một khu vực xuất hiện bên dưới Ribbon. Nó được sử dụng cho các công thức và dữ liệu. Bạn nhập dữ liệu vào ô và nó cũng sẽ xuất hiện trên thanh công thức nếu bạn có chuột trên ô đó.   

Khi chúng tôi tham chiếu thanh công thức, chúng tôi chỉ đơn giản cho biết rằng chúng tôi nên nhập công thức vào vị trí đó trong khi chọn ô thích hợp (điều này, một lần nữa, sẽ tự động xảy ra nếu bạn chọn ô và bắt đầu nhập)

Tạo và định dạng một ví dụ về trang tính

Có rất nhiều điều bạn có thể làm với Bảng tính Excel của mình. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số bước ví dụ khi chúng tôi thực hiện trong bài viết này để bạn có thể tự mình thử chúng

Sổ làm việc đầu tiên

Sẽ rất hữu ích khi bắt đầu với một Sổ làm việc trống. Vì vậy, hãy tiếp tục và chọn Mới. Điều này có thể khác nhau, tùy thuộc vào phiên bản Excel của bạn, nhưng thường nằm trong khu vực Tệp

Ghi chú. Hình ảnh trên có nội dung Mở ở trên cùng để minh họa rằng bạn có thể truy cập Mới (phía bên trái, được chỉ bằng mũi tên màu xanh lá cây) từ bất kỳ đâu. Đây là ảnh chụp màn hình của Excel mới hơn

Khi bạn nhấp vào Mới, nhiều khả năng bạn sẽ nhận được một số mẫu mẫu. Bản thân các mẫu có thể khác nhau giữa các phiên bản Excel, nhưng bạn sẽ nhận được một số loại lựa chọn.   

Một cách để học cách sử dụng Excel là chơi với các mẫu đó và xem điều gì khiến chúng “tích tắc”. Đối với bài viết của chúng tôi, chúng tôi đang bắt đầu với một tài liệu trống và chơi xung quanh với dữ liệu và công thức, v.v.   

Vì vậy, hãy tiếp tục và chọn tùy chọn tài liệu trống. Giao diện sẽ khác nhau, từ phiên bản này sang phiên bản khác, nhưng phải đủ tương tự để hiểu được ý tưởng. Một lát sau, chúng tôi cũng sẽ tải xuống một bảng Excel mẫu khác

Chèn dữ liệu

Có nhiều cách khác nhau để lấy dữ liệu vào bảng tính của bạn (một. k. a. bảng tính). Một cách đơn giản là gõ những gì bạn muốn vào nơi bạn muốn. Chọn ô cụ thể và chỉ cần bắt đầu nhập

Một cách khác là sao chép dữ liệu và sau đó dán vào Bảng tính của bạn. Cấp, nếu bạn đang sao chép dữ liệu không ở định dạng bảng, nó có thể hơi thú vị về vị trí của nó trong tài liệu của bạn. Nhưng may mắn thay, chúng tôi luôn có thể chỉnh sửa tài liệu và sao chép và dán ở nơi khác, nếu cần

Bạn có thể thử phương pháp sao chép/dán ngay bây giờ bằng cách chọn một phần của bài viết này, sao chép nó rồi dán vào bảng tính trống của bạn

Sau khi chọn phần của bài báo và sao chép nó, hãy chuyển đến bảng tính của bạn và nhấp vào ô mong muốn nơi bạn muốn bắt đầu dán và thực hiện như vậy. Phương pháp hiển thị ở trên là sử dụng menu chuột phải rồi chọn “Dán” ở dạng biểu tượng

Có thể bạn gặp lỗi khi sử dụng phương thức dán tích hợp sẵn trong Excel, ngay cả với các phương thức tích hợp sẵn khác của Excel. May mắn thay, cảnh báo lỗi (ở trên) giúp chỉ cho bạn đúng hướng để lấy dữ liệu mà bạn đã sao chép vào trang tính

Khi dán dữ liệu, Excel thực hiện khá tốt công việc diễn giải dữ liệu. Trong ví dụ của chúng tôi, tôi đã sao chép hai đoạn đầu tiên của phần này và Excel đã trình bày nó thành hai hàng. Vì có một khoảng cách thực sự giữa các đoạn văn nên Excel cũng sao chép khoảng cách đó (với một hàng trống). Nếu bạn đang sao chép một bảng, Excel thậm chí còn thực hiện công việc sao chép bảng đó tốt hơn trong trang tính

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng nút trên thanh Ribbon để dán. Đối với những người trực quan, điều này thực sự hữu ích. Nó được hiển thị trong hình dưới đây

Một số phiên bản Excel (đặc biệt là các phiên bản cũ hơn) cho phép bạn nhập dữ liệu (hoạt động tốt nhất với các tệp tương tự hoặc CSV – giá trị được phân tách bằng dấu phẩy – tệp). Một số phiên bản Excel mới hơn không có tùy chọn đó nhưng bạn vẫn có thể mở tệp khác (tệp mà bạn muốn nhập), sử dụng chọn tất cả rồi sao chép và dán tệp đó vào bảng tính Excel của bạn.   

Khi có sẵn tính năng nhập, nó thường được tìm thấy trong menu Tệp. Trong (các) phiên bản mới của Excel, bạn có thể được chuyển hướng đến nhiều giao diện người dùng đồ họa hơn khi bấm vào Tệp. Chỉ cần nhấp vào mũi tên ở trên cùng bên trái để quay lại trang tính của bạn

siêu liên kết

Siêu liên kết khá dễ dàng, đặc biệt là khi sử dụng Ribbon. Bạn sẽ tìm thấy nút siêu liên kết trong menu Chèn trong các phiên bản Excel mới hơn. Nó cũng có thể được truy cập thông qua một phím tắt như command-K

Định dạng dữ liệu (Ví dụ. Số và Ngày)

Đôi khi nó là hữu ích để định dạng dữ liệu. Điều này đặc biệt đúng với số. Tại sao? . Nhưng thông thường, chúng tôi muốn các con số của mình hoạt động như những con số.   

Ví dụ khác sẽ là ngày tháng mà chúng tôi có thể muốn định dạng để đảm bảo rằng tất cả các ngày của chúng tôi xuất hiện nhất quán, chẳng hạn như 20200101 hoặc 01/01/20 hoặc bất kỳ định dạng nào chúng tôi chọn cho định dạng ngày của mình

Bạn có thể truy cập tùy chọn để định dạng dữ liệu của mình theo một số cách khác nhau, được hiển thị trong các hình ảnh bên dưới

Khi bạn đã truy cập, chẳng hạn như định dạng Số, bạn sẽ có một số tùy chọn. Các tùy chọn này xuất hiện khi bạn sử dụng phương pháp nhấp chuột phải. Khi bạn sử dụng Dải băng, các tùy chọn của bạn sẽ ở ngay trong Dải băng. Tất cả phụ thuộc vào cái nào dễ dàng hơn cho bạn.   

Nếu bạn đã sử dụng Excel được một thời gian, phương pháp nhấp chuột phải với hộp thoại định dạng số kết quả (hiển thị bên dưới) có thể dễ hiểu hơn. Nếu bạn mới hơn hoặc trực quan hơn, phương thức Ribbon có thể hợp lý hơn (và sử dụng nhanh hơn nhiều). Cả hai đều cung cấp cho bạn các tùy chọn định dạng số

Nếu bạn nhập bất kỳ thứ gì giống với ngày tháng, các phiên bản Excel mới hơn sẽ đủ đẹp để phản ánh điều đó trong Dải băng như trong hình bên dưới

Từ Ribbon, bạn có thể chọn định dạng cho ngày của mình. Ví dụ: bạn có thể chọn ngày ngắn hoặc ngày dài. Hãy tiếp tục và thử nó và xem kết quả của bạn

Định dạng bản trình bày (Ví dụ. Căn chỉnh văn bản)

Nó cũng hữu ích để hiểu cách căn chỉnh dữ liệu của bạn, cho dù bạn muốn tất cả dữ liệu thẳng hàng bên trái hay bên phải (hoặc căn đều, v.v.). Điều này cũng có thể được truy cập thông qua Ribbon

Như bạn có thể thấy từ những hình ảnh trên, việc căn chỉnh văn bản (i. e. phải, trái, v.v. ) nằm trên hàng thứ hai của tùy chọn Ribbon. Bạn cũng có thể chọn các tùy chọn căn chỉnh khác (i. e. trên, dưới) trong Ribbon.   

Ngoài ra, nếu bạn để ý, việc căn chỉnh những thứ như số có thể trông không đúng khi căn trái (nơi văn bản trông đẹp hơn) nhưng trông đẹp hơn khi căn phải. Việc căn chỉnh rất giống với những gì bạn sẽ thấy trong một ứng dụng xử lý văn bản

Cột & Hàng

Sẽ rất hữu ích khi biết cách làm việc với, cũng như điều chỉnh chiều rộng và kích thước của cột và hàng. May mắn thay, một khi bạn đã hiểu rõ về nó, nó khá dễ thực hiện.   

Có hai phần để thêm hoặc xóa hàng hoặc cột. Phần đầu tiên là quá trình lựa chọn và phần còn lại là nhấp chuột phải và chọn tùy chọn chèn hoặc xóa.   

Bạn có nhớ dữ liệu chúng tôi đã sao chép từ bài viết này và dán vào trang tính Excel trống của chúng tôi trong ví dụ trên không?

Hãy nhớ bước đầu tiên của chúng tôi? . Hãy tiếp tục và nhấp vào số hàng (ở bên trái của ô trên cùng bên trái) và dùng chuột kéo xuống hàng dưới cùng mà bạn muốn xóa. Trong trường hợp này, chúng tôi đang chọn ba hàng.   

Sau đó, phần thứ hai của quy trình của chúng tôi là nhấp vào Xóa hàng và xem Excel xóa các hàng đó

Quá trình chèn một hàng cũng tương tự nhưng bạn không phải chọn nhiều hơn một hàng. Excel sẽ xác định nơi bạn nhấp chuột là nơi bạn muốn chèn hàng.   

Để bắt đầu quá trình, hãy nhấp vào số hàng mà bạn muốn ở bên dưới hàng mới. Điều này yêu cầu Excel chọn toàn bộ hàng cho bạn. Từ vị trí của bạn, Excel sẽ chèn hàng trên đó. Bạn làm như vậy bằng cách nhấp chuột phải và chọn Chèn hàng

Như bạn có thể thấy ở trên, chúng tôi đã gõ 10 ở hàng 10. Sau đó, sau khi chọn số 10 (hàng 10), nhấp chuột phải và chọn Chèn hàng, số 10 đã đi xuống một hàng. Kết quả là số 10 hiện đang ở hàng 11.   

Điều này cho thấy cách hàng đã chèn được đặt phía trên hàng đã chọn. Hãy tiếp tục và tự mình thử để bạn có thể thấy quy trình chèn hoạt động như thế nào

Nếu bạn cần nhiều hơn một hàng, bạn có thể làm như vậy bằng cách chọn nhiều hơn một hàng và thao tác này sẽ cho Excel biết bạn muốn bao nhiêu hàng và số lượng đó sẽ được chèn phía trên số hàng đã chọn.   

Các hình ảnh sau đây hiển thị điều này ở định dạng trực quan, bao gồm cách 10 đi xuống ba hàng, số lượng hàng được chèn vào.  

Chèn và xóa cột về cơ bản giống nhau ngoại trừ việc bạn đang chọn từ trên cùng (cột) thay vì bên trái (hàng)

Bộ lọc & Bản sao

Khi chúng tôi có nhiều dữ liệu để làm việc với nó, sẽ rất hữu ích nếu chúng tôi có sẵn một vài thủ thuật để làm việc với dữ liệu đó dễ dàng hơn.   

Ví dụ: giả sử bạn có nhiều dữ liệu tài chính nhưng bạn chỉ cần xem dữ liệu cụ thể. Một cách để làm điều đó là sử dụng “Bộ lọc” Excel. ”

Trước tiên, hãy tìm một Trang tính Excel trình bày nhiều dữ liệu để chúng tôi có thứ gì đó để kiểm tra điều này (mà không cần phải tự nhập tất cả dữ liệu). Bạn có thể tải xuống một mẫu như vậy từ Microsoft. Hãy nhớ rằng đó là liên kết trực tiếp để tải xuống, vì vậy tệp ví dụ Excel sẽ bắt đầu tải xuống ngay khi bạn nhấp vào liên kết đó

Bây giờ chúng ta đã có tài liệu, hãy xem khối lượng dữ liệu. Khá một chút, phải không? . hình ảnh trên sẽ trông hơi khác so với những gì bạn có trong tệp mẫu và điều đó là bình thường.  

Giả sử bạn chỉ muốn xem dữ liệu từ Đức. Sử dụng tùy chọn “Bộ lọc” trong Dải băng (trong “Trang chủ”). Nó được kết hợp với tùy chọn “Sắp xếp” ở bên phải (trong các phiên bản Excel mới hơn).  

Bây giờ, hãy cho Excel biết những tùy chọn bạn muốn. Trong trường hợp này, chúng tôi đang tìm kiếm dữ liệu về Đức là quốc gia được chọn

Bạn sẽ nhận thấy rằng khi bạn chọn tùy chọn bộ lọc, các mũi tên kéo xuống nhỏ sẽ xuất hiện trong các cột. Khi một mũi tên được chọn, bạn có một số tùy chọn, bao gồm tùy chọn “Bộ lọc văn bản” mà chúng tôi sẽ sử dụng. Bạn có một tùy chọn để sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần.   

Điều hợp lý là tại sao Excel kết hợp những thứ này trong Dải băng vì tất cả các tùy chọn này đều xuất hiện trong danh sách kéo xuống. Chúng tôi sẽ chọn “Bằng…” trong “Bộ lọc văn bản. ”

Sau khi chúng tôi chọn những gì chúng tôi muốn làm (trong trường hợp này là Bộ lọc), hãy cung cấp thông tin / tiêu chí. Chúng tôi muốn xem tất cả dữ liệu từ Đức nên đó là những gì chúng tôi nhập vào hộp. Sau đó, nhấp vào “OK. ”

Bạn sẽ nhận thấy rằng bây giờ chúng tôi chỉ thấy dữ liệu từ Đức. Dữ liệu đã được lọc. Các dữ liệu khác vẫn còn đó. Nó chỉ bị ẩn khỏi chế độ xem. Sẽ có lúc bạn muốn ngừng lọc và xem tất cả dữ liệu. Chỉ cần quay lại menu kéo xuống và chọn xóa bộ lọc, như trong hình bên dưới

Đôi khi bạn sẽ có tập dữ liệu bao gồm dữ liệu trùng lặp. Sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn chỉ có dữ liệu đơn lẻ. Ví dụ: tại sao bạn muốn có cùng một bản ghi dữ liệu tài chính hai lần (hoặc nhiều hơn) trong Bảng tính Excel của mình?

Dưới đây là ví dụ về tập dữ liệu có một số dữ liệu được lặp lại (được đánh dấu bằng màu vàng)

Để xóa các bản sao (hoặc nhiều hơn, như trong trường hợp này), hãy bắt đầu bằng cách nhấp vào một trong các hàng đại diện cho dữ liệu trùng lặp (chứa dữ liệu được lặp lại). Điều này được thể hiện trong hình dưới đây

Bây giờ, hãy truy cập tab hoặc phần “Dữ liệu” và từ đó, bạn có thể thấy một nút trên Dải băng có nội dung “Xóa các bản sao. ” Bấm vào đó

Phần đầu tiên của quy trình này hiển thị cho bạn một hộp thoại tương tự như những gì bạn thấy trong hình bên dưới. Đừng để điều này làm bạn bối rối. Nó chỉ đơn giản là hỏi bạn xem cột nào khi xác định dữ liệu trùng lặp.   

Ví dụ: nếu bạn có một số hàng có cùng họ và tên nhưng về cơ bản là vô nghĩa trong các cột khác (ví dụ như sao chép/dán từ một trang web) và bạn chỉ cần các hàng duy nhất cho họ và tên, bạn sẽ chọn .   

Trong trường hợp này, chúng tôi để lựa chọn là “tất cả các cột” vì chúng tôi đã sao chép các hàng theo cách thủ công nên chúng tôi biết rằng tất cả các cột đều giống hệt nhau trong ví dụ của chúng tôi. (Bạn có thể làm tương tự với file ví dụ Excel và chạy thử. )

Sau khi bạn nhấp vào “OK” trên hộp thoại trên, bạn sẽ thấy kết quả và trong trường hợp này, ba hàng được xác định là phù hợp và hai trong số chúng đã bị xóa

Bây giờ, dữ liệu kết quả (hiển thị bên dưới) khớp với dữ liệu chúng tôi đã bắt đầu trước khi chúng tôi thực hiện việc thêm và xóa các bản sao

Bạn vừa học được một vài thủ thuật. Chúng đặc biệt hữu ích khi xử lý các tập dữ liệu lớn hơn. Hãy tiếp tục và thử một số nút khác mà bạn thấy trên Dải băng và xem chúng hoạt động như thế nào. Bạn cũng có thể sao chép tệp ví dụ Excel của mình nếu bạn muốn giữ lại biểu mẫu ban đầu. Đổi tên tệp bạn đã tải xuống và tải xuống lại một bản sao khác. Hoặc sao chép tệp trên máy tính của bạn.   

Những gì tôi đã làm là sao chép tab có tất cả dữ liệu tài chính (sau khi sao chép nó vào tệp ví dụ khác của tôi, tệp mà chúng tôi bắt đầu trống) và với tab trùng lặp, tôi có hai phiên bản để chơi theo ý muốn. Bạn có thể thử điều này bằng cách nhấp chuột phải vào tab và chọn “Duplicate. ”

Định dạng có điều kiện

Phần này của bài viết nằm trong phần tạo Workbook vì lợi ích hiển thị của nó. Nếu nó có vẻ hơi phức tạp hoặc bạn đang tìm kiếm các hàm và công thức, hãy bỏ qua phần này và quay lại với nó khi rảnh rỗi

Định dạng có điều kiện rất hữu ích nếu bạn muốn đánh dấu một số dữ liệu nhất định. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng tệp Ví dụ Excel của mình (có tất cả dữ liệu tài chính) và tìm kiếm “Tổng doanh thu” trên 25.000 đô la.  

Để làm điều này, trước tiên chúng ta phải đánh dấu nhóm ô mà chúng ta muốn đánh giá. Bây giờ, hãy nhớ rằng bạn không muốn đánh dấu toàn bộ cột hoặc hàng. Bạn chỉ muốn đánh dấu các ô mà bạn muốn đánh giá. Nếu không, các ô khác (như tiêu đề) cũng sẽ được đánh giá và bạn sẽ ngạc nhiên về những gì Excel thực hiện với các tiêu đề đó (ví dụ)

Vì vậy, chúng tôi đã tô sáng các ô mong muốn và bây giờ chúng tôi nhấp vào phần / nhóm “Trang chủ” và sau đó “Định dạng có điều kiện. ”

Khi chúng tôi nhấp vào “Định dạng có điều kiện” trong Dải băng, chúng tôi có một số tùy chọn. Trong trường hợp này, chúng tôi muốn đánh dấu các ô lớn hơn 25.000 đô la, vì vậy đó là cách chúng tôi thực hiện lựa chọn của mình, như thể hiện trong hình ảnh bên dưới

Bây giờ chúng ta sẽ thấy một hộp thoại và chúng ta có thể nhập giá trị vào hộp. Chúng tôi gõ 25000. Bạn không phải lo lắng về dấu phẩy hay bất cứ thứ gì và trên thực tế, nó hoạt động tốt hơn nếu bạn chỉ nhập số thô

Sau khi chúng tôi nhấp vào “OK”, chúng tôi sẽ thấy rằng các trường được tự động tô màu theo lựa chọn của chúng tôi (ở bên phải) trong hộp thoại “Greater Than” ở trên của chúng tôi. Trong trường hợp này, “Điền màu đỏ nhạt với văn bản màu đỏ đậm). Chúng tôi cũng có thể đã chọn một tùy chọn hiển thị khác

Định dạng có điều kiện này là một cách tuyệt vời để xem nhanh dữ liệu cần thiết cho dự án này hay dự án khác. Trong trường hợp này, chúng ta có thể thấy “Phân đoạn” (như chúng được đề cập trong tệp Ví dụ Excel) có thể vượt quá $25.000 trong Tổng doanh thu

Làm việc với các công thức và hàm

Học cách sử dụng các hàm trong Excel rất hữu ích. Chúng là ruột cơ bản của các công thức. Nếu bạn muốn xem danh sách các chức năng để có ý tưởng về những gì có sẵn, hãy nhấp vào menu/nhóm “Chèn” rồi ở ngoài cùng bên trái, chọn “Chức năng/Chức năng. ”

Mặc dù mục đích của nút này trong Dải băng Excel là để chèn một hàm thực tế (cũng có thể được thực hiện bằng cách nhập vào thanh công thức, bắt đầu bằng dấu bằng và sau đó bắt đầu nhập hàm mong muốn), chúng ta cũng có thể sử dụng nút này . Bạn có thể cuộn qua các hàm để có ý tưởng về những gì bạn có thể sử dụng trong công thức của mình.   

Cấp, nó cũng rất hữu ích để chỉ cần thử chúng và xem những gì chúng làm. Bạn có thể chọn nhóm mà bạn muốn xem qua bằng cách chọn một danh mục, chẳng hạn như “Thường được sử dụng” để biết danh sách hàm ngắn hơn nhưng là danh sách thường được sử dụng (và một số hàm được đề cập trong bài viết này)

Chúng ta sẽ sử dụng một số hàm này trong các ví dụ về công thức mà chúng ta thảo luận trong bài viết này

Dấu Bằng = Dấu

Dấu bằng (=) rất quan trọng trong Excel. Nó đóng một vai trò thiết yếu. Điều này đặc biệt đúng trong trường hợp công thức. Về cơ bản, bạn không có công thức mà không có dấu bằng trước nó. Và không có công thức, nó chỉ đơn giản là dữ liệu (hoặc văn bản) bạn đã nhập vào ô đó.   

Vì vậy, chỉ cần nhớ rằng trước khi yêu cầu Excel tính toán hoặc tự động hóa bất kỳ thứ gì cho bạn, bạn hãy nhập dấu bằng (=) vào ô

Nếu bạn bao gồm ký hiệu $, điều đó sẽ báo cho Excel không di chuyển công thức. Thông thường, việc tự động điều chỉnh các công thức (sử dụng cái được gọi là tham chiếu ô tương đối), đối với các thay đổi trong trang tính, là một điều hữu ích nhưng đôi khi bạn có thể không muốn điều đó và với ký hiệu $ đó, bạn có thể cho Excel biết rằng. Bạn chỉ cần chèn $ trước chữ cái và số của tham chiếu ô.   

Vì vậy, tham chiếu ô tương đối của D25 trở thành $D$25. Nếu phần này khó hiểu, đừng lo lắng về nó. Bạn có thể quay lại với nó (hoặc chơi với nó với sổ làm việc trống Excel)

Dấu và Tuyệt vời >> &

Dấu và ( & ) là một “công cụ” công thức nhỏ thú vị, cho phép bạn kết hợp các ô. Ví dụ: giả sử bạn có một cột cho tên và một cột khác cho họ và bạn muốn tạo một cột cho tên đầy đủ. Bạn có thể sử dụng & để làm điều đó

Hãy thử nó trong một Bảng tính Excel. Đối với ví dụ này, hãy sử dụng một trang giấy trắng để chúng tôi không làm gián đoạn bất kỳ dự án nào khác. Hãy tiếp tục và nhập tên của bạn vào A1 và nhập họ của bạn vào B1. Bây giờ, để kết hợp chúng, hãy nhấp chuột vào ô C1 và nhập công thức này. =A1 & “ “ & B1. Vui lòng chỉ sử dụng phần in nghiêng và không sử dụng bất kỳ phần còn lại nào (như không sử dụng dấu chấm).   

Bạn thấy gì ở C1? . Phần & “ “ & của công thức là phần tạo ra khoảng trống đó. Nếu bạn không bao gồm “ “, bạn sẽ có tên và họ của mình mà không có khoảng cách giữa chúng (hãy tiếp tục và thử nếu bạn muốn xem kết quả)

Một công thức tương tự khác sử dụng CONCAT nhưng chúng ta sẽ tìm hiểu về điều đó sau. Hiện tại, hãy ghi nhớ những gì dấu và ( & ) có thể làm cho bạn vì mẹo nhỏ này rất hữu ích trong nhiều trường hợp

Hàm SUM()

Hàm SUM() rất tiện dụng và nó thực hiện đúng như những gì nó mô tả. Nó cộng các số mà bạn yêu cầu Excel đưa vào và cung cấp cho bạn tổng các giá trị của chúng. Bạn có thể làm điều này theo một vài cách khác nhau

Chúng tôi bắt đầu bằng cách nhập một số số để chúng tôi có một số dữ liệu để làm việc với việc sử dụng hàm. Chúng tôi chỉ cần sử dụng 1, 2, 3, 4, 5 và bắt đầu từ A1 và nhập vào từng ô đi xuống A5

Bây giờ, để sử dụng hàm SUM(), hãy bắt đầu bằng cách nhấp vào ô mong muốn, trong trường hợp này, chúng tôi đã sử dụng A6 và nhập =SUM( trong thanh công thức. Trong ví dụ này, hãy dừng lại khi bạn đến phần đầu tiên “(. ” Bây giờ, hãy nhấp vào A1 (ô trên cùng) và kéo chuột của bạn đến A5 (hoặc ô dưới cùng mà bạn muốn đưa vào) rồi quay lại thanh công thức và nhập từ khóa “). ”   Không bao gồm dấu chấm hoặc dấu ngoặc kép và chỉ dấu ngoặc đơn.  

Một cách khác để sử dụng chức năng này là nhập thủ công thông tin vào thanh công thức. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có khá nhiều số và việc cuộn để lấy chúng hơi khó khăn. Bắt đầu phương pháp này giống như cách bạn đã làm với ví dụ trên, với “=SUM(. ”

Sau đó, nhập tham chiếu ô của ô trên cùng. Trong trường hợp này, đó sẽ là A1. Bao gồm một dấu hai chấm (. ) rồi nhập tham chiếu ô của ô dưới cùng. Trong trường hợp này, đó sẽ là A5

Hàm TRUNG BÌNH ()

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn tìm ra giá trị trung bình của một nhóm số là bao nhiêu? . Bạn sẽ nhận thấy, trong các bước bên dưới, về cơ bản nó giống như hàm SUM() ở trên nhưng có chức năng khác.   

Với ý nghĩ đó, chúng tôi bắt đầu bằng cách chọn ô mà chúng tôi muốn sử dụng cho kết quả (trong trường hợp này là A6) rồi bắt đầu nhập bằng dấu bằng ( = ) và từ TRUNG BÌNH. Bạn sẽ nhận thấy rằng khi bạn bắt đầu nhập từ đó, bạn sẽ được cung cấp các đề xuất và có thể nhấp vào TRUNG BÌNH thay vì nhập từ đầy đủ, nếu bạn muốn

Đảm bảo rằng bạn có dấu ngoặc đơn mở trong công thức trước khi chúng tôi thêm phạm vi ô của mình. Nếu không, bạn sẽ nhận được một lỗi

Bây giờ chúng ta đã nhập “=AVERAGE(“ vào ô A6 (hoặc bất kỳ ô nào bạn đang sử dụng cho kết quả), chúng ta có thể chọn phạm vi ô mà chúng ta muốn sử dụng. Trong trường hợp này, chúng tôi đang sử dụng A1 đến A5.   

Hãy nhớ rằng bạn cũng có thể nhập thủ công thay vì sử dụng chuột để chọn phạm vi. Nếu bạn có một tập dữ liệu lớn, việc nhập trong phạm vi có thể dễ dàng hơn so với thao tác cuộn để chọn nó. Nhưng, tất nhiên, nó tùy thuộc vào bạn

Để hoàn tất quy trình, chỉ cần nhập vào dấu ngoặc đơn đóng “)” và bạn sẽ nhận được giá trị trung bình của năm số. Như bạn có thể thấy, quy trình này rất giống với quy trình SUM() và các hàm khác. Khi bạn đã hiểu rõ về một chức năng, những chức năng khác sẽ dễ dàng hơn

Hàm COUNTIF()

Giả sử chúng ta muốn đếm số lần một số nhất định xuất hiện trong tập dữ liệu. Trước tiên, hãy chuẩn bị tệp của chúng tôi cho chức năng này để chúng tôi có thứ gì đó để đếm. Xóa mọi công thức mà bạn có thể có trong A6. Bây giờ, sao chép từ A1 đến A5 và dán bắt đầu từ A6 hoặc chỉ cần nhập các số giống nhau vào các ô đi xuống bắt đầu bằng A6 và giá trị của 1 rồi A7 với 2, v.v.

Bây giờ, trong A11, hãy bắt đầu hàm/công thức của chúng ta. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ gõ “=COUNTIF(. ”   Sau đó, chúng ta sẽ chọn các ô từ A1 đến A10

Đảm bảo rằng bạn nhập hoặc chọn “COUNTIF” chứ không phải một trong các hàm giống như COUNT khác, nếu không chúng tôi sẽ không nhận được kết quả tương tự

Trước khi chúng ta thực hiện như chúng ta có với các hàm khác của mình và nhập dấu ngoặc đơn đóng “)”, chúng ta cần trả lời câu hỏi về tiêu chí và nhập câu hỏi đó, sau dấu phẩy “,” và trước dấu ngoặc đơn “). ”

Điều gì được xác định bởi “tiêu chí?” . Chúng tôi đã nhập dấu phẩy và sau đó là số “5” và sau đó là dấu ngoặc đơn đóng để có được số lượng số năm (5) xuất hiện trong danh sách các số. Kết quả đó sẽ là hai (2) vì có hai lần xuất hiện

Hàm CONCAT hoặc CONCATENATE()

Tương tự như ví dụ của chúng tôi chỉ sử dụng dấu và ( & ) trong công thức của chúng tôi, bạn có thể kết hợp các ô bằng cách sử dụng hàm CONCAT(). Hãy tiếp tục và thử nó, sử dụng ví dụ tương tự của chúng tôi.   

Nhập tên của bạn trong A1 và họ của bạn trong B1. Sau đó, trong C1 gõ CONCAT(A1, “ “ , B1)

Bạn sẽ thấy rằng bạn nhận được kết quả tương tự như chúng tôi đã làm với dấu và (&). Nhiều người sử dụng dấu và vì nó dễ hơn và ít rườm rà hơn nhưng bây giờ bạn thấy rằng mình cũng có một lựa chọn khác

Ghi chú. Hàm này có thể là CONCANTENATE trong phiên bản Excel của bạn. Microsoft đã rút ngắn tên chức năng thành CONCAT và điều đó có xu hướng dễ nhập (và ghi nhớ) hơn trong các phiên bản sau của phần mềm. May mắn thay, nếu bạn bắt đầu nhập CONCA vào thanh công thức của mình (sau dấu bằng), bạn sẽ thấy phiên bản Excel của mình sử dụng phiên bản nào và có thể chọn phiên bản đó bằng cách nhấp chuột vào phiên bản đó.

Hãy nhớ rằng khi bạn bắt đầu nhập nó, để cho phép phiên bản Excel của bạn hiển thị đúng chức năng, chỉ nhập “CONCA” (hoặc ngắn hơn) chứ không phải “CONCAN” (như phần đầu của CONCANTENATE) hoặc bạn có thể không thấy gợi ý của Excel

Đừng ngạc nhiên nếu bạn thích sử dụng phương thức hợp nhất với dấu và (&) thay vì CONCAT(). Đó là bình thường

Công thức Nếu/Thì

Giả sử chúng ta muốn sử dụng Công thức Nếu/Thì để xác định số tiền Giảm giá (loại giảm giá thứ hai) trong một cột mới trong tệp Excel Ví dụ của chúng ta. Trong trường hợp đó, trước tiên chúng tôi bắt đầu bằng cách thêm một cột và chúng tôi sẽ thêm nó sau Cột F và trước Cột G (một lần nữa, trong tệp ví dụ đã tải xuống của chúng tôi)

Bây giờ, chúng ta gõ công thức. Trong trường hợp này, chúng tôi nhập nó vào F2 và nó là “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”). Điều này đáp ứng những gì công thức đang tìm kiếm với một phép thử (E2 lớn hơn 25k) và sau đó là kết quả nếu số trong E2 vượt qua phép thử đó (“GIẢM GIÁ 2”).  

Bây giờ, sao chép F2 và dán vào các ô theo sau nó trong cột F

Công thức sẽ tự động điều chỉnh cho từng ô (tham chiếu ô tương đối), với tham chiếu đến ô thích hợp. Hãy nhớ rằng nếu bạn không muốn nó tự động điều chỉnh, bạn có thể thêm ký hiệu $ và số vào trước ô alpha, chẳng hạn như A1 là $A$1.  

Bạn có thể thấy, trong hình trên, “GIẢM GIÁ 2” xuất hiện trong tất cả các ô trong cột F2. Điều này là do công thức yêu cầu nó nhìn vào ô E2 (được biểu thị bằng $E$2) và không có ô tương đối nào. Vì vậy, khi công thức được sao chép sang ô tiếp theo (i. e. F3) nó vẫn đang nhìn vào ô E2 vì các ký hiệu đô la. Vì vậy, tất cả các ô đều cho cùng một kết quả vì chúng có cùng một công thức tham chiếu đến cùng một ô

Ngoài ra, nếu bạn muốn một giá trị hiển thị thay vì từ "SAI", chỉ cần thêm dấu phẩy, sau đó thêm từ hoặc số mà bạn muốn xuất hiện (văn bản phải nằm trong dấu ngoặc kép) ở cuối công thức, trước

Mẹo chuyên nghiệp. Sử dụng VLOOKUP. Tìm kiếm và tìm một giá trị trong một ô khác dựa trên một số văn bản phù hợp trong cùng một hàng.  

Quản lý dự án Excel của bạn

May mắn thay, với cách mà tài liệu Excel được thiết kế, bạn có thể làm được khá nhiều việc với Sổ làm việc Excel của mình. Khả năng có các trang tính (tab) khác nhau trong tài liệu của bạn cho phép bạn có tất cả nội dung liên quan trong một tệp. Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy rằng bạn đang tạo thứ gì đó có thể có các công thức hoạt động tốt hơn (hoặc tệ hơn), bạn có thể sao chép (tùy chọn nhấp chuột phải) Trang tính (tab) của mình để có nhiều phiên bản Trang tính khác nhau.   

Bạn có thể đổi tên các tab của mình và sử dụng mã ngày để cho bạn biết phiên bản nào là mới nhất (hoặc cũ nhất). Đây chỉ là một ví dụ về cách bạn có thể sử dụng các tab đó để tạo lợi thế cho mình trong việc quản lý các dự án Excel của mình

Dưới đây là một ví dụ về đổi tên các tab của bạn trong một trong các phiên bản Excel mới hơn. Bạn bắt đầu bằng cách nhấp vào tab và bạn nhận được kết quả tương tự như hình ảnh ở đây.  

Nếu bạn không nhận được phản hồi đó, điều đó không sao cả. Bạn có thể có phiên bản Excel cũ hơn nhưng nó hơi trực quan theo cách nó cho phép bạn đổi tên các tab. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào tab và nhận tùy chọn “đổi tên” trong các phiên bản Excel cũ hơn và đôi khi chỉ cần nhập ngay vào tab

Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cơ hội trong hành trình học cách sử dụng Excel. Bây giờ là lúc để ra ngoài và sử dụng nó. Chúc vui vẻ