Định dạng văn bản là trình bày các phần văn bản nhằm mục đích cho văn bản được rõ ràng và đẹp, nhấn mạnh những phần quan trọng, giúp người đọc nắm bắt dễ hơn các nội dung chủ yếu của văn bản.
1. In đậm, nghiêng và gạch chân văn bản.
Bước 1: Chọn văn bản muốn thực hiện định dạng.
Bước 2: Gọi lệnh định dạng:
- Bold – In đậm: nhấn biểu tượng B trên thanh công cụ. [Ctrl + B].
- Italic – In nghiêng: nhấn biểu tượng I trên thanh công cụ. [Ctrl + I].
- Underline – Gạch chân: nhấn biểu tượng U trên thanh công cụ. [Ctrl + U].
Nếu văn bản đã có định dạng, gọi lại lệnh định dạng lần nữa để xoá định dạng đó.
Ví dụ: văn bản đang vừa in đậm vừa in nghiêng ➔ chọn và nhấn nút Bold trên thanh công cụ ➔ văn bản sẽ chỉ còn in nghiêng.
2. Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ.
Bước 1: Chọn văn bản muốn thay đổi kiểu chữ hay cỡ chữ.
Bước 2: Áp dụng định dạng.
- Thay đổi kiểu chữ [Font]: Gõ tên font vào ô Font trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấn vào mũi tên xổ xuống và chọn font trong danh sách hiện ra
Không nên dùng nhiều font trong cùng một văn bản, font thường được dùng phổ biến trong các văn bản hành chính là Time New Roman và kích cỡ font thường dùng phổ biến là 12 point.
- Thay đổi cỡ chữ [Size]: Nhấn vào mũi tên xổ xuống trên hộp Font Size trên thanh công cụ chọn cỡ chữ hoặc gõ cỡ chữ vào hộp Font Size, chương trình chấp nhận cỡ chữ cách nhau 0.5 point ví dụ: 13.5.
- Tăng cỡ chữ 1 pt: Ctrl + ] hoặc Ctrl + Shift + >
- Giảm cỡ chữ 1 pt: Ctrl + [ hoặc Ctrl + Shift +