Định dạng trang tính google> số trong công thức
|
Khi làm việc với các báo cáo tài chính (hoặc các báo cáo tương tự khác), bạn sẽ phải đối mặt với những con số lớn và mạnh mẽ. Để làm cho chúng trông bóng bẩy, bạn có thể định dạng các số dưới dạng hàng nghìn (000). Giả sử bạn có bộ số sau Show
Để định dạng danh sách các số dưới dạng hàng nghìn, hãy làm theo các bước sau
Do đó, tất cả các số trong phạm vi, được định dạng là hàng nghìn (000)
Bạn cũng có thể dùng K để chỉ hàng nghìn. Điều này có thể hữu ích khi tạo phiếu ghi điểm để trình bày số liệu KPI. Trong trường hợp đó, chỉ cần nhập “#,##0,”K”“ Trong bài đăng này, bạn sẽ tìm hiểu mọi thứ bạn cần biết về cách thêm định dạng kế toán vào các giá trị số trong Google Trang tính Có hai loại dữ liệu có sẵn trong bảng tính Google, dữ liệu văn bản và dữ liệu số. Mỗi loại dữ liệu có tùy chọn định dạng khác nhau Có nhiều tùy chọn định dạng số khác nhau có sẵn trong bảng tính. Điều này là như vậy bởi vì các con số có thể được sử dụng để đại diện cho nhiều thứ Ngày, tỷ lệ phần trăm và giá trị tiền tệ đều là số, nhưng chúng được thể hiện khác nhau dựa trên định dạng của chúng. Định dạng số cho phép bạn trình bày các số một cách thích hợp. Sử dụng đúng định dạng số cũng xác định cách tính toán sẽ được thực hiện trên chúng Định dạng kế toán là một trong những định dạng số như vậy có sẵn trong bảng tính. Nó phù hợp để sử dụng khi làm việc với các giá trị tiền tệ liên quan đến tính toán kế toán Định dạng kế toán khác vì cách các số được biểu thị trong các phép tính kế toán khác với cách chúng được biểu thị trong các phép tính toán học khác Ví dụ, trong toán học, các số âm được viết với một dấu gạch ngang phía trước chúng. Trong kế toán, chúng được đặt trong dấu ngoặc đơn Các tính năng khác của định dạng kế toán bao gồm căn chỉnh các ký hiệu tiền tệ, dấu thập phân và hiển thị số 0 dưới dạng dấu gạch ngang Có nhiều cách khác nhau để bạn có thể áp dụng định dạng kế toán cho các con số của mình. Bài đăng này sẽ chỉ cho bạn tất cả các cách khác nhau để bạn có thể thêm định dạng kế toán vào số của mình trong Google Trang tính Nhận bản sao sổ làm việc ví dụ của bạn và làm theo Thêm Định dạng Kế toán từ Menu Định dạngPhương pháp này liên quan đến việc sử dụng định dạng kế toán tích hợp sẵn của bảng tính. Đó là một phương pháp dễ sử dụng đơn giản để thêm định dạng kế toán Làm theo các bước sau để sử dụng định dạng kế toán trong Google Trang tính
Như đã thấy ở trên, các giá trị đã được chuyển thành số kiểu kế toán Đây là định dạng hoàn hảo cho các cột tổng đang chạy hoặc các tính toán tài chính khác của bạn Bạn sẽ nhận thấy một số tính năng của định dạng số kế toán
Chắc chắn điều này tốt hơn là nhìn vào những con số thô mà không có chi tiết bổ sung này. Đúng? Bây giờ, khi bạn thực hiện bất kỳ tính toán nào trên các giá trị này bằng công thức, kết quả của bạn sẽ được hiển thị ở định dạng chính xác này Nhưng có nhiều hơn nữa. Bạn không bị ràng buộc hoặc hạn chế với phong cách này. Nói cách khác, bạn có thể thay đổi một số chi tiết trong kiểu định dạng này Giả sử bạn muốn thay đổi ký hiệu tiền tệ Thực hiện theo các bước bạn đã làm khi chọn tùy chọn định dạng kế toán. Tuy nhiên, lần này, hãy chọn tùy chọn Tiền tệ tùy chỉnh từ menu Thao tác này sẽ mở hộp thoại Tiền tệ tùy chỉnh Bạn có thể nhập tên hoặc ký hiệu của loại tiền tệ ưa thích của mình vào thanh tìm kiếm. Khi bạn thực hiện những thay đổi này, hộp xem trước bên cạnh thanh tìm kiếm sẽ cho bạn biết những thay đổi của bạn sẽ xuất hiện như thế nào Nhấp vào hộp xem trước cũng cung cấp cho bạn các tùy chọn liên quan đến vị trí của ký hiệu và loại ký hiệu cho loại tiền đã chọn mà bạn muốn sử dụng Bạn cũng có tùy chọn sử dụng tên hoặc biểu tượng. Vì vậy, bạn có thể hiển thị GBP thay vì ký hiệu £ Khi bạn hoàn thành các chỉnh sửa này, hãy nhấp vào Áp dụng Như bạn thấy, sử dụng giải pháp này sẽ thay đổi một số tính năng của định dạng kế toán Trên thực tế, điểm tương đồng duy nhất là sự liên kết của dấu thập phân. Số âm không được đặt trong dấu ngoặc đơn, số 0 không được thay thế bằng dấu gạch ngang và ký hiệu tiền tệ không được căn trái Nếu bạn muốn thay đổi đơn vị tiền tệ mặc định trong khi vẫn giữ các tính năng của định dạng kế toán, một giải pháp thay thế sẽ là thay đổi ngôn ngữ mặc định của bảng tính thành ngôn ngữ của đơn vị tiền tệ của quốc gia mà bạn muốn sử dụng Từ menu Tệp, chọn Cài đặt Trong hộp thoại bật lên, hãy thay đổi Ngôn ngữ thành ngôn ngữ ưa thích của bạn. Điều này sẽ thay đổi ký hiệu tiền tệ mặc định Khi bạn đã hoàn tất, nhấp vào Lưu cài đặt. Bạn đã thay đổi ký hiệu tiền tệ và cũng giữ định dạng kế toán Bạn nên lưu ý rằng bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện ở đây sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ bảng tính của bạn. Điều này có nghĩa là các chi tiết định dạng khác như ngày tháng và chức năng sẽ thay đổi theo ngôn ngữ mới Một điều khác bạn có thể thay đổi là số chữ số thập phân. Bạn có thể làm điều này bằng cách sử dụng các lệnh Tăng vị trí thập phân và Giảm vị trí thập phân từ thanh công cụ Để thực hiện việc này, chỉ cần chọn cột mà bạn muốn thêm số thập phân và nhấp vào biểu tượng Tăng số thập phân trên thanh công cụ Nếu muốn tăng số thập phân lên 3 lần, bạn nhấp ba lần vào biểu tượng Tăng số thập phân. Số vị trí thập phân bạn muốn là số lần bạn nhấp vào biểu tượng Điều tương tự cũng xảy ra khi sử dụng biểu tượng Giảm số thập phân Có thể thực hiện những thay đổi này thật tuyệt vời, nhưng bạn có thể tạo các định dạng này và áp dụng các thay đổi này cùng một lúc cũng như sử dụng định dạng đã tạo bất kỳ lúc nào. Điều này được thực hiện thông qua tính năng Định dạng số tùy chỉnh Dưới đây là cách sử dụng tính năng Định dạng số tùy chỉnh Thêm định dạng kế toán với định dạng số tùy chỉnhĐịnh dạng số tùy chỉnh là một tính năng cho phép bạn xác định các tham số của định dạng số của mình Điều này có nghĩa là bạn có thể xác định số vị trí thập phân và đơn vị tiền tệ bạn muốn sử dụng. Bạn cũng có thể xác định cách hiển thị số âm và thậm chí thêm màu Định dạng số tùy chỉnh mang đến cho bạn nhiều tính linh hoạt trong việc hiển thị từng ký tự trong các giá trị số của bạn. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian thay đổi định dạng kế toán được thiết lập sẵn nhiều lần vì bạn có thể thực hiện tất cả cùng một lúc với định dạng số Tùy chỉnh Bạn có thể truy cập tùy chọn Định dạng số tùy chỉnh giống như cách bạn truy cập vào định dạng kế toán
Bạn cũng có thể truy cập vào Định dạng số tùy chỉnh bằng cách sử dụng biểu tượng Định dạng khác trong menu thanh công cụ Khi chọn tùy chọn Định dạng số tùy chỉnh, hộp thoại tiếp theo bạn thấy có hộp Trình chỉnh sửa định dạng nơi bạn có thể nhập định dạng mình muốn bằng các ký tự đặc biệt Ngay bên dưới hộp này là phần xem trước Định dạng trong đó hiệu ứng của định dạng đã nhập đối với các số được hiển thị. Nó cho bạn thấy định dạng đã xác định của bạn sẽ xuất hiện như thế nào khi được áp dụng Hộp cuối cùng cung cấp danh sách các định dạng cài đặt sẵn mà bạn có thể chọn Bạn sẽ nhận thấy rằng hướng dẫn định dạng được đưa ra bằng các ký hiệu cụ thể. Cho dù bạn muốn xác định định dạng của riêng mình hay bạn muốn chọn từ danh sách, bạn nên hiểu ý nghĩa của từng biểu tượng và cách nó ảnh hưởng đến việc hiển thị số Trước tiên, bạn nên biết rằng định dạng Số tùy chỉnh cho phép bạn chỉ định định dạng cho bốn loại giá trị. giá trị dương, âm, 0 và văn bản Khi viết hướng dẫn định dạng của bạn, hãy sử dụng dấu chấm phẩy (;) để phân tách định dạng cho từng giá trị theo thứ tự hiển thị ở trên
Bạn không cần phải sử dụng tất cả các quy tắc này, bạn sẽ chỉ sử dụng ba quy tắc đầu tiên nếu muốn có một định dạng kế toán Hiểu các ký hiệu định dạng số tùy chỉnhSố không “0”Điều này được sử dụng để chỉ định số chữ số tối đa bạn muốn được hiển thị Nó buộc hiển thị các số 0 không đáng kể khi có ít chữ số hơn quy định trong quy tắc định dạng. Bạn cũng có thể sử dụng nó để hiển thị các số 0 đứng trước Dấu hiệu bảng Anh “#”Dấu thăng cũng hoạt động giống như ký hiệu số 0. Tuy nhiên, nó chỉ hiển thị các chữ số có liên quan. Vì vậy, nếu giá trị của bạn có ít số hơn số được chỉ định trong định dạng, thì dấu thăng sẽ không hiển thị bất kỳ thứ gì Dấu phẩy hoặc dấu phân cách nghìn “,”Dấu phẩy được sử dụng để áp dụng một nghìn dấu phân cách cho định dạng của bạn. Nó hoạt động cho các số trong phạm vi nghìn và triệu Bạn cũng có thể tạo các số viết tắt bằng cách thêm các chữ cái trong dấu ngoặc kép sau dấu phân cách phần nghìn. Nếu bạn không thêm định dạng sau dấu phẩy, giá trị nghìn sẽ bị xóa Giai đoạn = Stage ". ”Biểu tượng dấu chấm được sử dụng để thêm dấu thập phân vào giá trị của bạn. Việc thêm dấu chấm vào quy tắc định dạng của bạn sẽ khiến dấu thập phân hiển thị ngay cả khi không có giá trị nào sau dấu thập phân Dấu ngoặc đơn “( )”Dấu ngoặc đơn có thể được sử dụng để bao gồm các số. Chúng thường được sử dụng để định dạng các số âm như được thấy trong định dạng kế toán được đặt trước để hiển thị một số như -200 thành (200) Dấu chấm hỏi "?"Điều này được sử dụng để sắp xếp các giá trị một cách chính xác ngay cả khi các chữ số có độ dài khác nhau Dấu ngoặc "[ ]"Chúng được sử dụng để chỉ định màu cho các giá trị Tiền tệ “$”, “€”, “£”, “¥”Bạn có thể sử dụng điều này trong quy tắc định dạng của mình để thêm các ký hiệu tiền tệ khi bạn đang làm việc với các giá trị tiền tệ Tỷ lệ phần trăm “%” Biểu tượng phần trăm % được sử dụng để định dạng số dưới dạng phần trăm. Nó nhân giá trị với 100 và thêm % phía sau kết quả Dấu gạch dưới “_”Dấu gạch dưới “_” được sử dụng để thêm dấu cách giống như biểu tượng dấu chấm hỏi Nó không căn chỉnh các giá trị, nó sử dụng kích thước của ký tự trước để xác định kích thước của khoảng trắng mà nó sẽ thêm vào. Bạn có thể sử dụng nó để chỉ định bao nhiêu không gian bạn muốn Dấu gạch chéo "/"Ký hiệu dấu gạch chéo lên “/” được sử dụng để định dạng số thập phân dưới dạng phân số Dấu hoa thị “*”Khi bạn thêm dấu hoa thị vào quy tắc định dạng của mình, dấu hoa thị sẽ lặp lại ký tự đứng sau cho đến khi lấp đầy chiều rộng của ô Khoảng trống sau dấu hoa thị được lặp lại cho đến khi nó lấp đầy ô Định dạng số tùy chỉnh kế toánVới sự hiểu biết về các ký hiệu và quy tắc định dạng, chúng ta có thể tiếp tục thay đổi dữ liệu mẫu của mình sang định dạng kế toán bằng định dạng Số tùy chỉnh Đầu tiên các bạn sẽ chọn những ô có dữ liệu muốn định dạng, sau đó tìm đến tùy chọn Định dạng số tùy chỉnh. Trong trình chỉnh sửa định dạng, sao chép và dán quy tắc định dạng ở trên và nhấp vào Áp dụng sau đó Điều này sẽ giúp các ô của bạn được định dạng như trong hình trên Mặc dù tất cả các ký hiệu tiền tệ không được căn chỉnh hoàn hảo, nhưng có rất ít sự khác biệt giữa điều này và định dạng kế toán được thiết lập sẵn Khả năng thêm màu thậm chí còn làm cho điều này tốt hơn so với những gì bạn nhận được khi sử dụng định dạng kế toán được thiết lập sẵn Với định dạng Số tùy chỉnh, bạn không phải thay đổi vị trí thập phân theo cách thủ công hoặc thay đổi cài đặt ngôn ngữ của bảng tính chỉ để thay đổi ký hiệu tiền tệ Và màu sắc và khung cung cấp nhiều tùy chọn hơn để định dạng số của các giá trị nhất định Thêm định dạng kế toán với hàm TEXTCó các chức năng có sẵn trong bảng tính của Google mà bạn cũng có thể sử dụng để thêm định dạng kế toán vào số. Họ cũng sử dụng các quy tắc định dạng như trong tùy chọn Định dạng số tùy chỉnh Một trong những hàm này là hàm TEXT Hàm TEXT được sử dụng để chuyển đổi các giá trị số thành văn bản bằng các quy tắc định dạng TEXT có hai đối số. số lượng và định dạng. Cả hai đối số đều được yêu cầu
Đối số định dạng chia sẻ một số điểm tương đồng về quy tắc định dạng với định dạng Số tùy chỉnh Bạn có thể xác định định dạng cho các giá trị dương, âm, 0 và văn bản theo cùng một thứ tự giống như ở Định dạng số tùy chỉnh. Các ký hiệu như #, 0, * cũng tuân theo các quy tắc tương tự Tuy nhiên, dấu hoa thị (*) hoạt động hơi khác một chút trong TEXT. Dấu hoa thị lặp lại ký tự theo số lần ký tự đó xuất hiện Đó là một sự khác biệt nhỏ so với cách nó hoạt động ở định dạng Số tùy chỉnh, trong đó nó lặp lại ký tự theo sau cho đến khi nó lấp đầy chiều rộng của ô Để định dạng các ô này bằng TEXT, hãy sử dụng cú pháp trên Hãy lưu ý rằng khi bạn bắt đầu nhập vào đối số định dạng, bạn sẽ nhận được bản xem trước cho biết quy tắc sẽ làm cho số xuất hiện như thế nào. Bạn có thể sử dụng điều này như một hướng dẫn để biết liệu bạn có đang đi đúng hướng hay không Khi bạn hoàn tất, kết quả của bạn sẽ xuất hiện như hình trên. Bây giờ, số của bạn được định dạng hoàn hảo theo phong cách kế toán Một nhược điểm khi sử dụng hàm TEXT để định dạng số là nó thay đổi số của bạn thành văn bản Bảng tính đọc tất cả các số mới này dưới dạng văn bản. Vì vậy, bạn không thể thực hiện bất kỳ phép tính có ý nghĩa nào với những con số này Như đã thấy trong ví dụ trên, tổng của cả hai số cho kết quả khác nhau. Các giá trị trong hình ảnh đầu tiên được định dạng dưới dạng số trong khi các giá trị được tạo bằng hàm TEXT được định dạng dưới dạng văn bản Đó là một cách tùy chọn Định dạng số tùy chỉnh tốt hơn vì các giá trị vẫn được định dạng dưới dạng số, vì vậy các phép tính không bị ảnh hưởng Thêm Định dạng Kế toán với Hàm QUERYMột chức năng khác bạn có thể sử dụng để định dạng số là chức năng QUERY Chức năng QUERY có lẽ là chức năng mạnh mẽ nhất trong Google Trang tính. QUERY đưa các truy vấn SQL vào Google Sheets Bạn có thể truy vấn dữ liệu khi nó được thực hiện bằng ngôn ngữ lập trình cơ sở dữ liệu. Nó hỗ trợ việc sử dụng các hàm số học, hàm tổng hợp và mệnh đề giống như SQL Có rất nhiều thứ QUERY có thể thực hiện trong bảng tính, nhưng chúng tôi sẽ tiếp tục sử dụng nó để thay đổi số sang định dạng kế toán Hàm QUERY nhận ba đối số, một trong số đó là tùy chọn
Khi sử dụng hàm QUERY để định dạng số, bạn phải đảm bảo các giá trị của mình được định dạng là số. Điều này sẽ cho phép hàm QUERY xác định các giá trị và áp dụng các quy tắc định dạng tương ứng Để thêm định dạng số, hãy làm theo các bước sau
Các số sẽ được định dạng như trên sau khi bạn chọn Số Khi bạn hoàn thành việc này, bạn có thể tiếp tục sử dụng hàm QUERY để thêm định dạng kế toán Chọn một ô trống và thêm công thức trên Khi bạn nhấn Enter, tất cả các ô trống đều được điền. Điều này là do truy vấn được thực hiện trong cột A Lưu ý cách các quy tắc định dạng cũng tương tự như các quy tắc từ Định dạng số tùy chỉnh Ngoài ra, QUERY tạo ra kết quả hoàn toàn giống với những gì bạn nhận được khi sử dụng tùy chọn định dạng kế toán từ menu Định dạng Sử dụng QUERY để thêm định dạng kế toán là một giải pháp thay thế ưu việt hơn nhiều so với hàm TEXT vì một lý do. Các kết quả được định dạng dưới dạng số và do đó có thể được sử dụng trong các tính toán tiếp theo kết luậnBạn có thể dễ dàng thay đổi số của mình sang định dạng kế toán Đối với các nhu cầu về định dạng kế toán ít phức tạp hơn, định dạng kế toán từ menu Định dạng sẽ hoạt động tốt Với các phương pháp khác, bạn có toàn quyền kiểm soát cách các giá trị của mình xuất hiện. Chúng cũng cung cấp cho bạn khả năng thêm một số chi tiết bổ sung vào định dạng của bạn khi bạn hiểu các ký hiệu và quy tắc định dạng Sau khi bạn tìm hiểu cách thức hoạt động của các quy tắc định dạng, bạn có thể điều chỉnh chúng khi cần thiết để có được định dạng chính xác mà bạn cần Bạn thích phương pháp áp dụng định dạng kế toán nào nhất? |
