Hồ sơ thanh toán công trình xây dựng năm 2024

Sau khi Hợp đồng thực hiện tư vấn thiết kế, xây lắp, thí nghiệm hiệu chỉnh, chuẩn bị sản xuất của dự án được ký kết.

Phòng kế hoạch chuyển hợp đồng cho phòng tài chính – kế toán để thực hiện trả tiền tạm ứng cho nhà thầu.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ nghiệm thu

Phòng kế hoạch tiếp nhận hồ sơ nghiệm thu chất lượng, khối lượng từ các phòng chức năng liên quan cụ thể về hồ sơ thanh toán giai đoạn:

• Từ phòng kỹ thuật: Hồ sơ nghiệm thu giai đoạn thiết kế bản vẽ thi công; hồ sơ nghiệm thu xây lắp, hồ sơ nghiệm thu công tác thí nghiệm, hồ sơ nghiệm thu công tác CBSX
• Từ phòng đấu thầu: Hồ sơ nghiệm thu công tác lập HSMT
• Từ phòng thẩm định: Hồ sơ nghiệm thu công tác lập dự án đầu tư, lập TKKT-TDT lập KTBVTC-DT

Hồ sơ quyết toán

• Từ phòng kỹ thuật: Hồ sơ nghiệm thu giai đoạn thiết kế bản vẽ thi công; hồ sơ nghiệm thu quyết toán xây lắp, hồ sơ nghiệm thu quyết toán công tác thí nghiệm, hồ sơ nghiệm thu công tác CBSX
• Từ phòng vật tư: Hồ sơ quyết toán vật tư A cấp
• Từ phòng đấu thầu: Hồ sơ nghiệm thu quyết toán công tác lập HSMT
• Từ phòng thẩm định: Hồ sơ nghiệm thu quyết toán công tác lập dự án đầu tư, lập TKKT-TDT, lập TKBVTC-DT

Yêu cầu về hồ sơ thanh toán, quyết toán

• Được đóng tập đầy đủ cả phần nghiệm thu về chất lượng, khối lượng theo qui định.
• Có bảng kê các nội dung công việc nghiệm thu
• Có đầy đủ chữ ký của người nghiệm thu, người lãnh đạo các bộ phận kiểm tra xác nhận
• Trong hồ sơ nghiệm thu giai đoạn quyết toán yêu cầu bộ phận nghiệm thu có đánh giá về chất lượng, tiến độ với yêu cầu quy định trong hợp đồng, xác định trách nhiệm của các bên. Đánh giá được cả hai bên nghiệm thu ký xác nhận để làm cơ sở tính thưởng, phạt theo các điều khoản quy định của HĐ
• Khi giao nhận hồ sơ có ký xác nhận số lượng, thời gian giao nhận của bên giao và bên nhận

Bước 3: Thực hiện lập hồ sơ Thanh toán, Quyết toán hợp đồng

Sau khi nhận hồ sơ nghiệm thu thanh toán, quyết toán từ các phòng liên quan, phòng kế hoạch phối hợp với nhà thầu làm các thủ tục thanh toán, quyết toán

Các chi phí tư vấn đối với các công việc chuẩn bị để lập thiết kế xây dựng triển khai sau thiết kế cơ sở (như chi phí tư vấn lập thiết kế bản vẽ thi công, chi phí thẩm tra thiết kế, thẩm tra dự toán) đã được phê duyệt trong tổng mức đầu tư dự án kèm theo hồ sơ báo cáo nghiên cứu khả thi dự án.

Căn cứ Khoản 6 Điều 13 Nghị định số 10/2021/NĐ-CP ngày 9/2/2021 của Chính phủ quy định về quản lý chi phí, do chi phí các công việc chuẩn bị để lập thiết kế xây dựng triển khai sau thiết kế cơ sở đã được duyệt trong tổng mức đầu tư dự án, Ban Quản lý dự án (chủ đầu tư) xác định các chi phí tư vấn trên không thay đổi nên đã không quyết định phê duyệt lại các chi phí trên trước khi thực hiện lựa chọn nhà thầu (các gói tư vấn thực hiện theo hình thức chỉ định thầu rút gọn).

Theo đó, khi thực hiện thanh toán hoàn thành khối lượng công việc của các hợp đồng tư vấn các công việc chuẩn bị để lập thiết kế xây dựng triển khai sau thiết kế cơ sở, đơn vị kiểm soát chi tại Kho bạc Nhà nước yêu cầu chủ đầu tư bổ sung "Văn bản phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng (trừ dự án chỉ phải lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật) theo quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 9 Nghị định số 99/2021/NĐ-CP ngày 11/11/2021 của Chính phủ quy định về quản lý, thanh toán quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công".

Ông Quang hỏi, Kho bạc Nhà nước yêu cầu cung cấp văn bản phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với chi phí các công việc chuẩn bị để lập thiết kế xây dựng triển khai sau thiết kế cơ sở như vậy có phù hợp không?

Do các chi phí tư vấn trên đã có trong dự toán tổng mức đầu tư được duyệt tại quyết định phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi dự án. Vậy, chủ đầu tư có thể cung cấp văn bản phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi dự án thay thế cho văn bản Kho bạc Nhà nước yêu cầu để thanh toán hợp đồng các gói thầu trên được không?

Về vấn đề này, Bộ Tài chính trả lời như sau:

Tại Điểm b Khoản 1 Điều 9 Nghị định số 99/2021/NĐ-CP ngày 11/11/2021 về thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công quy định:

"1. Hồ sơ pháp lý của nhiệm vụ, dự án (gửi lần đầu khi giao dịch với cơ quan kiểm soát, thanh toán hoặc khi có phát sinh, điều chỉnh, bổ sung):

... b) Đối với nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư:

- Kế hoạch đầu tư công hàng năm được cấp có thẩm quyền giao;

- Quyết định hoặc văn bản giao nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư của cấp có thẩm quyền (trừ trường hợp nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư đã có trong Quyết định phê duyệt dự án hoặc Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế - kỹ thuật), các quyết định hoặc văn bản điều chỉnh (nếu có);

- Dự toán chi phí cho nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư hoặc dự toán từng hạng mục công việc thuộc nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Quyết định hoặc văn bản phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền theo quy định của Luật Đấu thầu;

- Văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện đối với trường hợp tự thực hiện và chưa có trong quyết định hoặc văn bản giao nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư của cấp có thẩm quyền;

- Hợp đồng, bảo đảm thực hiện hợp đồng (đối với trường hợp hợp đồng quy định hiệu lực của hợp đồng bắt đầu từ khi nhà thầu nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng), phụ lục bổ sung hợp đồng trong trường hợp thay đổi các nội dung của hợp đồng (nếu có) hoặc văn bản giao việc hoặc hợp đồng giao khoán nội bộ (đối với trường hợp tự thực hiện)".

Như vậy, Kho bạc Nhà nước căn cứ các quy định nêu trên để kiểm soát hồ sơ pháp lý đối với nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư.