Hướng dẫn how do you copy duplicates in excel? - làm thế nào để bạn sao chép các bản sao trong excel?

Danh mục: Excel®Tags: Tìm bản sao Tags: find duplicates

Nó có một kịch bản phổ biến: dữ liệu được kết hợp từ nhiều nguồn, các bản ghi được nhập bởi nhiều người dùng hoặc bạn chỉ cần có nhiều giao dịch với cùng một thông tin. Kết quả cuối cùng là bạn cần tìm và thao tác các bản sao. Excel cung cấp cho bạn một số cách để làm điều này, tùy thuộc vào dữ liệu của bạn và kết quả bạn đang theo đuổi. Bài viết này bao gồm ba trong số các phương pháp và một kịch bản mà bạn có thể sử dụng chúng. Các bước sau đây áp dụng cho Excel 2007-2013. Hình ảnh được chụp bằng Excel 2013 trên hệ điều hành Windows 7 để các bước cụ thể có thể thay đổi dựa trên phiên bản của bạn.

Sử dụng bộ lọc nâng cao

Kịch bản: Chúng tôi có một danh sách những người là thành viên của hiệp hội doanh nghiệp của chúng tôi vào năm 2014 và một danh sách khác của những người là thành viên trong năm 2015. Chúng tôi muốn tạo ra một danh sách mới của tất cả những người là thành viên trong một hoặc cả năm và xóa Các hàng trùng lặp của các thành viên ở cả hai. Với bộ lọc nâng cao, chúng ta có thể làm điều này trong một bước. Để theo dõi bằng ví dụ của chúng tôi, tải xuống tìm bản sao.xlsx: Gia hạn thành viên We have a list of people who were members of our business association in 2014, and another list of those who were members in 2015. We would like to generate a new list of all people who were members in one or both years and remove the duplicate rows of the members who were in both. With the advanced filter we can do this in one step. To follow using our example, download Find Duplicates.xlsx: Renewing Members

Bắt đầu bằng cách hợp nhất hai danh sách vào một tờ mới bằng tính năng sao chép/dán hoặc excel, v.v.

1. Nhấp vào bất kỳ ô nào có dữ liệu trong bảng tính của bạn.
2. Nhấp vào nút nâng cao trong nhóm sắp xếp & bộ lọc trên dữ liệuAdvanced button in the Sort & Filter group on the Data
3. Trong hộp thoại Bộ lọc nâng cao:Advanced Filter dialog box:
   • Chọn bản sao vào nút Radio Vị trí khácCopy to another location radio button
   • Kiểm tra xem Excel đã xác định chính xác dữ liệu bạn muốn lọc trong phạm vi danh sách: Hộp văn bản và chọn hoặc sửa phạm vi nếu khôngList range: text box and select or correct the range if not
   • Chọn một điểm đến cho danh sách được lọc trong bản sao vào đây có thể có trên cùng một trang hoặc trong một trang khác.Copy to This can be on the same sheet or in another sheet.
   • Chỉ kiểm tra hồ sơ độc đáo. Điều này sẽ sao chép tất cả các bản ghi độc đáo và chỉ có 1 phiên bản của bất kỳ bản ghi trùng lặp.Unique records only. This will copy all unique records and only 1 instance of any duplicated record.

Lưu ý: Phương thức này chỉ loại bỏ các bản sao khi toàn bộ hàng/bản ghi giống nhau. Nếu bạn cần xác định các bản ghi chỉ có một số trường chung, hãy sử dụng phương thức tiếp theo, Excel, tích hợp tính năng Xóa các bản sao.: This method only removes duplicates when the entire row/record is the same. If you need to identify records that only have some fields in common, use the next method, Excel’s Built-in Remove Duplicates Feature.

Sử dụng tính năng trùng lặp tự nhiên tích hợp Excel

Kịch bản: Chúng tôi muốn gửi một tấm bưu thiếp in cho các thành viên trong danh sách gửi thư qua email của chúng tôi, nhưng đã phát hiện ra rằng một số người đã đăng ký nhiều hơn một lần với các địa chỉ email khác nhau. Điều này có nghĩa là chúng tôi sẽ gửi nhiều bưu thiếp đến cùng một địa chỉ. Chúng tôi muốn xóa các địa chỉ trùng lặp đó.: We would like to mail a print postcard to the members of our email mailing list, but have discovered that some have signed up more than once with different email addresses. This means we would send multiple postcards to the same address. We want to remove those duplicate addresses.

Dấu! Luôn bắt đầu bằng cách tạo một bản sao của bảng tính của bạn trước khi bạn bắt đầu làm việc để dữ liệu gốc của bạn vẫn an toàn. Always start by creating a copy of your worksheet before you begin working so your original data remains safe.

Để theo dõi bằng ví dụ của chúng tôi, tải xuống tìm bản sao.xlsx: Danh sách gửi thưFind Duplicates.xlsx: Mailing List

1. Nhấp vào bất kỳ ô nào có dữ liệu trong bảng tính của bạn.
2. Nhấp vào nút nâng cao trong nhóm sắp xếp & bộ lọc trên dữ liệuData tab, click Remove Duplicates to open the Remove Duplicates dialog box.
3. Trong hộp thoại Bộ lọc nâng cao:Select All to only remove records that are exactly alike.)
4. Chọn bản sao vào nút Radio Vị trí khácOK. Excel will automatically find and remove all but the first row of matches that contain the same information.

Kiểm tra xem Excel đã xác định chính xác dữ liệu bạn muốn lọc trong phạm vi danh sách: Hộp văn bản và chọn hoặc sửa phạm vi nếu không

Chọn một điểm đến cho danh sách được lọc trong bản sao vào đây có thể có trên cùng một trang hoặc trong một trang khác.You have a spreadsheet listing all attendees at a convention you are hosting. You want to know how many people from each company are attending so you can offer a discount to those bringing 5 or more employees.

Chỉ kiểm tra hồ sơ độc đáo. Điều này sẽ sao chép tất cả các bản ghi độc đáo và chỉ có 1 phiên bản của bất kỳ bản ghi trùng lặp.

Lưu ý: Phương thức này chỉ loại bỏ các bản sao khi toàn bộ hàng/bản ghi giống nhau. Nếu bạn cần xác định các bản ghi chỉ có một số trường chung, hãy sử dụng phương thức tiếp theo, Excel, tích hợp tính năng Xóa các bản sao.Find Duplicates.xlsx: PivotTable

1. Sử dụng tính năng trùng lặp tự nhiên tích hợp Excel
2. Kịch bản: Chúng tôi muốn gửi một tấm bưu thiếp in cho các thành viên trong danh sách gửi thư qua email của chúng tôi, nhưng đã phát hiện ra rằng một số người đã đăng ký nhiều hơn một lần với các địa chỉ email khác nhau. Điều này có nghĩa là chúng tôi sẽ gửi nhiều bưu thiếp đến cùng một địa chỉ. Chúng tôi muốn xóa các địa chỉ trùng lặp đó.PivotTable Fields pane, choose the field that contains duplicates and place it both in the Rows area AND in the Values The Summarize setting should default to Count but if it does not, open the Value Field Settings dialog box and choose Count from the selection box. The result will be a PivotTable that shows each company in the left column and the number of times that company appears in the column in the right column. This is the number of attendees from each company.
3. Dấu! Luôn bắt đầu bằng cách tạo một bản sao của bảng tính của bạn trước khi bạn bắt đầu làm việc để dữ liệu gốc của bạn vẫn an toàn.Row Labels
4. Để theo dõi bằng ví dụ của chúng tôi, tải xuống tìm bản sao.xlsx: Danh sách gửi thưValue Filters and then the appropriate criteria, in this case Greater Than Or Equal To.
5. Trên tab Dữ liệu, nhấp vào Xóa các bản sao để mở hộp thoại Xóa các bản sao.Value Filter dialog box and click

Đặt hộp kiểm theo mỗi cột có thông tin trùng lặp trong đó. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn tìm các địa chỉ giống hệt nhau. (Lưu ý: Nhấn Chọn tất cả để chỉ xóa các bản ghi giống hệt nhau.)

Bấm OK. Excel sẽ tự động tìm và xóa tất cả trừ hàng trận đấu đầu tiên có chứa thông tin tương tự.

Mặc dù bạn sẽ có dữ liệu khác nhau và các kịch bản khác nhau, một trong ba kỹ thuật trên có thể giúp bạn bắt đầu giải pháp bạn cần khi làm việc với dữ liệu có thông tin trùng lặp.