Từ ngày 1/7/2022, hóa đơn điện tử (HĐĐT) được sử dụng thống nhất trên toàn quốc. Việc sử dụng HĐĐT mang lại nhiều lợi ích cho cả người nộp thuế (NNT) và các cơ quan quản lý nhà nước. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng HĐĐT, cơ quan Thuế nhận được một số ý kiến của NNT, trong đó có vấn đề xuất HĐĐT trong trường hợp số lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp quá nhiều thì có thể sử dụng bảng kê kèm HĐĐT được không? Để thực hiện đúng các quy định về sử dụng HĐĐT, NNT cần lưu ý những quy định sau.

Về nguyên tắc, HĐĐT khác với hóa đơn giấy là không hạn chế số dòng nên không cho phép lập bảng kê kèm theo. Tuy nhiên, đối với một số hàng hóa, dịch vụ đặc thù xuất hóa đơn theo kỳ phát sinh thì có thể được lập bảng kê.

Tại điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (ngày 19/10/2020) của Chính phủ, quy định:

“…- Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền…”.

Đồng thời, Công văn số 587/TCT-CS (ngày 2/3/2022) của Tổng cục Thuế cũng hướng dẫn, người bán được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn đối với một số loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù được bán theo kỳ nhất định, như: Điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm.

Như vậy, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ đặc thù phát sinh theo kỳ (ngày/tuần/tháng) với số lượng danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm thì được sử dụng bảng kê.

Quy định về bảng kê kèm theo HĐĐT

Căn cứ theo quy định về bảng kê tại điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nêu trên, khi lập bảng kê kèm theo HĐĐT, doanh nghiệp cần lưu ý:

- Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hoá, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hoá, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê.

- Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.

- Hàng hoá, dịch vụ bán ra ghi trên bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số…, ngày... tháng... năm…” còn hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số..., ngày... tháng... năm…”.

- Không cần ghi đơn giá nếu hàng hoá, dịch vụ sử dụng bảng kê đã liệt kê hàng hoá, dịch vụ bán theo hoá đơn.

- Bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.

Hiện nay, việc sử dụng mẫu bảng kê xuất kèm hóa đơn hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử đều vô cùng cần thiết trong các trường hợp mà số lượng hàng hóa, dịch vụ quá dài và phải ghi chép lại trên hóa đơn. Bên cạnh đó, nghị định mới 123/2020/NĐ-CP cùng thông tư 78/2021/TT-BTC được ban hành và có nhiều sự thay đổi mới về mẫu bảng kê xuất kèm hóa đơn so với thông tư 39.

Vậy mẫu bảng kê xuất kèm hóa đơn là gì và có những quy định nào cần lưu ý? Hãy cùng NewCA đi sâu vào tìm hiểu.

1. Có được sử dụng mẫu bảng kê xuất kèm hóa đơn điện tử hay không?

Trong một số trường hợp sau đây thì hóa đơn điện tử sẽ được xuất kèm với bảng kê: Danh mục hàng hóa, dịch vụ cần phải được ghi nhận nhiều hơn số dòng của tờ hóa đơn, người bán cần lập thành nhiều hóa đơn hoặc “sử dụng mẫu bảng kê xuất kèm hóa đơn để liệt kê các loại hàng hoá, dịch vụ bán theo hoá đơn” theo quy chuẩn Thông tư 78/2021/TT-BTC.

2. Đối tượng được phép sử dụng mẫu bảng kê xuất kèm hóa đơn điện tử

Đối tượng được quy định sử dụng mẫu bảng kê xuất kèm hóa đơn điện tử chính là những doanh nghiệp đã và đang sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng nghị định 123, thông tư 78 và cụ thể là:

• Đối với các loại dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh thì được phép sử dụng bảng kê để thực hiện việc liệt kê các loại hàng hóa, dịch vũ đã bán ra kèm theo hóa đơn. (Điều 10 thuộc nghị định 123).

Do vậy, việc sử dụng mẫu bảng kê xuất kèm hóa đơn điện tử sẽ chỉ được áp dụng với dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh.

3. Quy định về mẫu bảng kê kèm hóa đơn điện tử tại nghị định 123

Một số quy định liên quan đến mẫu bảng kê xuất kèm hóa đơn mà bất cứ kế toán nào cũng cần phải nắm rõ là:

• Bảng kê khi được lập cần phải lưu trữ song song cùng với hóa đơn dùng cho mục đích kiểm tra hoặc đối soát của đơn vị cơ quan có thẩm quyền.
• Hóa đơn đính kèm bắt buộc có ghi chú nội dung là: “kèm theo bảng kê số/ngày/tháng/năm”

Ngoài ra, mẫu bảng kê xuất kèm hóa đơn điện tử cũng cần:

• Có đầy đủ ô thuế suất GTGT cũng như tiền thuế GTGT khi người bán thực hiện nộp thuế VAT theo cách thứ khấu trừ, kiểm tra sao cho tổng số tiền thanh toán sẽ đúng với số tiền thể hiện trên hóa đơn VAT.
• Với hàng hóa hay dịch vụ bán ra, bảng kê sẽ cần ghi chú thứ tự bán hàng theo từng ngày.
• Không cần ghi đơn giá với trường hợp hàng hóa hay dịch vụ sử dụng bảng kê đã liệt kê đầy đủ hàng hóa, dịch vụ bán theo hóa đơn đó.

Những quy định về mẫu bảng kê xuất kèm hóa đơn giấy

Theo như thông tư 39, với trường hợp danh mục hàng hóa hay dịch vụ phải ghi nhận có số lượng lớn, nhiều hơn số dòng của hóa đơn thì người bán cần lập thành nhiều hóa đơn hoặc sử dụng bảng kể để có thể liệt kê đầy đủ các loại hàng hóa, dịch vụ bán theo hóa đơn.


Và để thực hiện được mẫu bảng kê kèm hóa đơn thì người bán có thể tự thiết kế các mẫu bảng nhưng cần phải đảm bảo nội dung cần có.

Nội dung của mẫu bảng kê xuất kèm hóa đơn

1. Nội dung mẫu bảng kê xuất kèm hóa đơn điện tử

Một bảng kê đầy đủ và được chấp thuận sẽ cần yêu cầu với đầy đủ nội dung dưới đây:

• Họ tên đầy đủ người bán
• Mã số thuế
• Địa chỉ chi tiết của người bán
• Tên hàng hóa hoặc dịch vụ
• Số lượng hàng hóa chính xác
• Đơn giá cụ thể của sản phẩm
• Tổng số tiền
• Ngày bảng kê được lập
• Chữ ký người lập bảng kê

2. Nội dung mẫu bảng kê xuất kèm hóa đơn giấy

Có thể nói rằng mẫu bảng kê xuất kèm hóa đơn giấy cũng tương tự như với hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, cần lưu ý một số vấn đề như sau:

• Nếu bảng kê có nhiều tờ thì người lập sẽ cần đánh số trang liên tục và đóng dấu giáp lai.
• Tại trang cuối cùng của bảng kê thì nên xuất kèm hóa đơn VAT giấy cũng như có chữ ký đầy đủ của người bán, người mua đúng với trên hóa đơn.
• Số lượng bảng kê sẽ cần khớp với số liên xuất hiện trên hóa đơn, người bán, người mua đều phải thực hiện việc lưu trữ, quản lý để bên cơ quan thuế kiểm tra khi có yêu cầu đưa xuống.

Đối tượng nào không được phép lập mẫu bảng kê xuất kèm hóa đơn điện tử?

Khi tiến hành phát hóa đơn điện tử có nhiều trang thì doanh nghiệp buộc phải đảm bảo những điều kiện cần:

• Trang đầu tiên phải có cùng số hóa đơn, mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn cùng với trang sau.
• Các trang cần khớp thông tin cần có của người bán như địa chỉ, mã số thuế, họ và tên,… Trong trường hợp người mua là kế toán thì từ trang thứ 2 trở đi cần có những thông tin trên.
• Các trang sau được yêu cầu có ghi chú bằng tiếng Việt và không có dấu “tiep theo trang truoc – trang a/b“; với a là số thứ tự của từng trang và b là số trang.

Nếu đơn vị kinh doanh hay doanh nghiệp không đảm bảo được những yêu cầu này thì đơn vị sẽ không được xuất mẫu bảng kê xuất kèm hóa đơn.

Bài viết là toàn bộ các thông tin cần biết về mẫu bảng kê xuất kèm hóa đơn được NewCA chia sẻ rất cụ thể, chi tiết. Nếu quý độc giả và khách hàng đang có bất cứ nhu cầu nào về các sản phẩm số thông minh, chất lượng cao như: hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, chữ ký số,… thì hãy liên hệ ngay với NewCA để được chăm sóc và tư vấn tận tình.