Trích xuất phạm vi của bảng Excel từ một bảng tính đã chỉ định. Chỉ có thể được sử dụng trong các hoạt động Phạm vi Ứng dụng Excel hoặc Sử dụng Tệp Excel
📘
Ghi chú
Các chuỗi phải được đặt trong dấu ngoặc kép
TableName - Tên của bảng để lấy phạm vi. Chỉ các biến Chuỗi và chuỗi được hỗ trợ
SheetName - Tên của trang tính để lấy phạm vi. Theo mặc định, phần này được điền bằng "Sheet1. " Chỉ hỗ trợ các biến Chuỗi
Bài đăng này sẽ cho bạn biết về tất cả các tính năng tuyệt vời mà Bảng Excel có và lý do bạn nên bắt đầu sử dụng chúng
Bảng Excel là gì?
Bảng Excel là nơi chứa dữ liệu của bạn
Hãy tưởng tượng một ngôi nhà không có bất kỳ tủ quần áo hoặc tủ để lưu trữ đồ đạc của bạn, nó sẽ hỗn loạn. Bảng Excel giống như tủ và tủ chứa dữ liệu của bạn, chúng giúp chứa và sắp xếp dữ liệu trong bảng tính của bạn
Trong nhà của bạn, bạn có thể đặt tất cả các đĩa của bạn vào một tủ bếp. Tương tự, bạn có thể đặt tất cả dữ liệu khách hàng của mình vào một bảng Excel
Các bảng cho excel biết rằng tất cả dữ liệu có liên quan. Không có bảng, điều duy nhất liên quan đến dữ liệu là sự gần gũi với nhau
Ok, vậy điều gì tuyệt vời về Bảng Excel ngoài việc là nơi chứa để sắp xếp dữ liệu? . Bài đăng này sẽ cho bạn biết về tất cả các tính năng tuyệt vời mà bảng có và sẽ thuyết phục bạn bắt đầu sử dụng chúng
Video hướng dẫn
Các bộ phận của bảng
Trong suốt bài đăng này, tôi sẽ đề cập đến nhiều phần khác nhau của một bảng, vì vậy có lẽ là một ý kiến hay nếu cả hai chúng ta đang nói về cùng một thứ
Đây là Hàng Tiêu đề Cột. Đây là hàng đầu tiên trong bảng và chứa các tiêu đề cột xác định từng cột dữ liệu. Tiêu đề cột phải là duy nhất trong bảng, không được để trống và không được chứa công thức
Đây là phần thân của bảng. Phần thân là nơi chứa tất cả dữ liệu và công thức
Đây là một hàng trong bảng. Phần thân của bảng có thể chứa một hoặc nhiều hàng và nếu bạn cố xóa tất cả các hàng trong bảng thì sẽ chỉ còn lại một hàng trống
Đây là một Cột trong bảng. Một bảng phải chứa ít nhất một cột
Đây là Tổng số hàng của bảng. Theo mặc định, các bảng không bao gồm một hàng tổng nhưng tính năng này có thể được bật nếu muốn. Nếu được bật, nó sẽ là hàng cuối cùng của bảng. Hàng này có thể chứa văn bản, công thức hoặc để trống. Mỗi ô trong toàn bộ hàng sẽ có một trình đơn thả xuống cho phép lựa chọn các công thức tóm tắt khác nhau
Tạo một bảng từ Ribbon
Tạo một bảng Excel thực sự dễ dàng. Chọn bất kỳ ô nào bên trong dữ liệu của bạn và Excel sẽ đoán phạm vi dữ liệu của bạn khi tạo bảng. Bạn sẽ có thể xác nhận phạm vi này sau này. Thay vì để Excel đoán phạm vi bạn cũng có thể chọn toàn bộ phạm vi dữ liệu ở bước này
Với ô đang hoạt động bên trong phạm vi dữ liệu của bạn, hãy chuyển đến tab Chèn trong ruy-băng và nhấn nút Bảng có trong phần Bảng
Hộp thoại Tạo bảng sẽ bật lên. Excel đoán phạm vi và bạn có thể điều chỉnh phạm vi này nếu cần bằng cách sử dụng biểu tượng bộ chọn phạm vi ở phía bên phải của Dữ liệu cho bảng của bạn ở đâu? . Bạn cũng có thể điều chỉnh phạm vi này bằng cách nhập thủ công phạm vi vào trường nhập liệu
Kiểm tra hộp Bảng của tôi có tiêu đề sẽ cho Excel biết hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột trong bảng của bạn. Nếu điều này không được chọn, Excel sẽ tạo các tiêu đề cột chung cho bảng có nhãn Cột 1, Cột 2, v.v...
Nhấn nút Ok khi bạn hài lòng với hộp kiểm phạm vi dữ liệu và tiêu đề bảng
Xin chúc mừng. Bây giờ bạn có một bảng Excel và dữ liệu của bạn sẽ trông giống như trên tùy thuộc vào kiểu mặc định của bảng của bạn
Tab thiết kế công cụ bảng theo ngữ cảnh
Bất cứ khi nào bạn chọn một ô bên trong bảng, bạn sẽ thấy một tab mới xuất hiện trong dải băng có nhãn Thiết kế Công cụ Bảng. Đây là một tab theo ngữ cảnh và chỉ xuất hiện khi một bảng được chọn. Khi ô đang hoạt động di chuyển ra ngoài bảng, tab sẽ lại biến mất
Đây là nơi chứa tất cả các lệnh và tùy chọn liên quan đến bảng. Đây là nơi bạn có thể đặt tên cho bảng của mình, tìm các công cụ liên quan đến bảng, bật hoặc tắt các thành phần bảng và thay đổi kiểu bảng của bạn
Tạo bảng bằng phím tắt
Bạn cũng có thể tạo bảng bằng phím tắt. Quá trình này giống như mô tả ở trên nhưng thay vì sử dụng nút Bảng trong ruy-băng, bạn có thể nhấn Ctrl + T trên bàn phím của mình. Thật dễ nhớ vì T là Table
Thực tế, có một phím tắt khác mà bạn có thể sử dụng để tạo bảng, Ctrl + L cũng sẽ làm điều tương tự. Đây là di sản từ khi các bảng được gọi là danh sách [L là Danh sách]
Đặt tên cho một bảng
Bất cứ khi nào bạn tạo một bảng mới, Excel sẽ đặt cho nó một tên chung ban đầu bắt đầu bằng Table1 và tăng dần theo thứ tự. Bạn phải luôn đổi tên bảng của mình bằng một tên ngắn gọn và mô tả
Không phải tất cả các tên đều được phép. Có một vài quy tắc cho một tên bảng
- Mỗi bảng phải có một tên duy nhất trong sổ làm việc
- Bạn chỉ có thể sử dụng các chữ cái, số và ký tự gạch dưới trong tên bảng. Không có dấu cách hoặc các ký tự đặc biệt khác được phép
- Tên bảng phải bắt đầu bằng chữ cái hoặc dấu gạch dưới, không được bắt đầu bằng số
- Tên bảng có thể có tối đa 255 ký tự
Chọn bất kỳ ô nào trong bảng của bạn và tab Thiết kế Công cụ Bảng theo ngữ cảnh sẽ xuất hiện trong dải băng. Trong tab này, bạn có thể tìm thấy Tên bảng trong phần Thuộc tính. Nhập tên chung bằng tên mới của bạn và nhấn nút Enter khi hoàn tất để xác nhận tên mới
Đổi tên một bảng
Đổi tên bảng mà bạn đã đặt tên cũng giống như quy trình đặt tên bảng lần đầu tiên. Nếu bạn nghĩ về nó, khi bạn đặt tên cho một bảng lần đầu tiên, bạn thực sự đang đổi tên nó từ tên chung của Table1 thành một tên mới
Vì vậy, hãy quay lại tab Thiết kế Công cụ Bảng và nhập tên mới của bạn thay cho tên cũ trong Tên Bảng và nhấn Enter. Dễ dàng, và tên được thay đổi
Thay đổi tên bảng của bạn theo cách này yêu cầu điều hướng đến bảng của bạn và chọn một ô trong đó, vì vậy có thể rất tẻ nhạt nếu bạn cần đổi tên nhiều bảng trên các trang tính khác nhau trong sổ làm việc của mình. Thay vào đó, bạn có thể thay đổi bất kỳ tên bảng nào mà không cần đến từng bảng bằng Trình quản lý tên
Chuyển đến tab Công thức và nhấn nút Trình quản lý tên trong phần Tên được xác định. Bạn sẽ có thể xem tất cả các đối tượng được đặt tên của mình ở đây. Các đối tượng bảng sẽ có một biểu tượng bảng nhỏ ở bên trái của tên. Bạn có thể lọc để chỉ hiển thị các đối tượng bảng bằng nút Bộ lọc ở góc trên bên phải và chọn Tên bảng từ các tùy chọn
Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ tên nào bằng cách chọn mục và nhấn nút Chỉnh sửa. Bạn sẽ có thể thay đổi tên và thêm một số nhận xét để mô tả dữ liệu trong bảng của mình
Điều hướng các bảng bằng hộp tên
Bạn có thể dễ dàng điều hướng đến bất kỳ bảng nào trong sổ làm việc của mình bằng cách sử dụng hộp tên ở bên trái của thanh công thức. Bấm vào mũi tên nhỏ ở phía bên phải của hộp tên và bạn sẽ thấy tất cả các tên bảng trong sổ làm việc được liệt kê. Nhấp vào bất kỳ bảng nào được liệt kê và bạn sẽ được đưa đến bảng đó
Chuyển đổi bảng trở lại phạm vi bình thường
Ok, bạn đã đổi ý và không muốn dữ liệu của mình bên trong bảng nữa. Làm thế nào để bạn chuyển đổi nó trở lại thành một phạm vi thông thường?
Nếu thay đổi nó thành một bảng là điều cuối cùng bạn đã làm, Ctrl + Z để hoàn tác hành động cuối cùng của bạn có lẽ là cách nhanh nhất
Nếu đó không phải là điều cuối cùng bạn đã làm, thì bạn sẽ cần sử dụng lệnh Chuyển đổi thành Phạm vi có trong tab Thiết kế Công cụ Bảng trong phần Công cụ
Bạn sẽ được nhắc xác nhận rằng bạn thực sự muốn chuyển đổi bảng thành phạm vi bình thường. Noooooo, đừng làm thế, bảng thật tuyệt
Nếu bạn nhấp vào có, thì tất cả những lợi ích tuyệt vời từ các bảng sẽ biến mất ngoại trừ thiết kế định dạng. Bạn sẽ cần xóa thủ công mục này khỏi phạm vi nếu muốn loại bỏ nó. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chuyển đến tab Trang chủ, sau đó nhấn nút Xóa trong phần Chỉnh sửa, sau đó chọn Xóa định dạng
Điều này cũng có thể được thực hiện từ menu chuột phải. Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong bảng và chọn Bảng từ menu, sau đó Chuyển đổi thành Phạm vi
Chọn Toàn bộ Cột
Nếu dữ liệu của bạn không nằm trong bảng thì việc chọn toàn bộ cột dữ liệu có thể khó khăn. Cách thông thường là chọn ô đầu tiên trong cột rồi giữ Ctrl + Shift rồi nhấn phím Mũi tên xuống. Nếu cột có các ô trống, thì bạn có thể cần nhấn phím mũi tên xuống một vài lần cho đến khi bạn đến cuối dữ liệu
Tùy chọn khác là chọn ô đầu tiên, sau đó sử dụng thanh cuộn để cuộn đến cuối dữ liệu của bạn, sau đó giữ phím Shift trong khi bạn chọn cột cuối cùng
Cả hai tùy chọn đều có thể tẻ nhạt nếu bạn có nhiều dữ liệu hoặc có nhiều ô trống trong dữ liệu
Với một bảng, bạn có thể dễ dàng chọn toàn bộ cột bất kể ô trống. Đưa con trỏ chuột vào tiêu đề cột cho đến khi nó biến thành mũi tên nhỏ chỉ xuống thì nhấp chuột trái và toàn bộ cột sẽ được chọn. Nhấp chuột trái lần thứ hai để bao gồm tiêu đề cột và bất kỳ hàng nào trong vùng chọn
Một cách khác để chọn nhanh toàn bộ cột là đặt con trỏ ô đang hoạt động trên bất kỳ ô nào trong cột và nhấn Ctrl + Space. Thao tác này sẽ chọn toàn bộ cột không bao gồm tiêu đề cột và tổng số hàng. Nhấn Ctrl + Space một lần nữa để bao gồm các tiêu đề cột và tổng số hàng
Chọn Toàn bộ Hàng
Chọn toàn bộ hàng thật dễ dàng. Di con trỏ chuột qua phía bên trái của hàng cho đến khi nó biến thành một mũi tên nhỏ chỉ sang trái rồi nhấp chuột trái và toàn bộ hàng sẽ được chọn. Điều này hoạt động trên cả hàng tiêu đề cột và tổng số hàng
Một cách khác để nhanh chóng chọn toàn bộ hàng là đặt con trỏ ô đang hoạt động trên bất kỳ ô nào trong hàng và nhấn Shift + Space
Chọn Toàn bộ Bảng
Cũng có thể chọn toàn bộ bảng và có một số cách khác nhau để thực hiện việc này
Bạn có thể đặt con trỏ ô đang hoạt động bên trong bảng và nhấn Ctrl + A. Thao tác này sẽ chọn toàn bộ nội dung của bảng, không bao gồm tiêu đề cột và tổng số hàng. Nhấn Ctrl + A lần nữa để bao gồm các tiêu đề cột và tổng số hàng
Di chuột qua góc trên cùng bên trái của bảng cho đến khi con trỏ biến thành một đường chéo nhỏ màu đen bên phải và mũi tên chỉ xuống dưới. Nhấp chuột trái một lần để chỉ chọn phần thân. Nhấp chuột trái lần thứ hai để bao gồm hàng tiêu đề và hàng tổng
Bạn cũng có thể chọn bảng bằng chuột. Đặt ô đang hoạt động bên trong bảng và sau đó di con trỏ chuột qua bất kỳ cạnh nào của bảng cho đến khi nó biến thành một mũi tên định hướng bốn chiều, sau đó nhấp chuột trái. Thao tác này cũng sẽ chọn tiêu đề cột và tổng số hàng
Chọn Các bộ phận của Bảng từ Menu Nhấp chuột phải
Bạn cũng có thể chọn hàng, cột hoặc toàn bộ bảng bằng menu chuột phải. Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên hàng hoặc cột bạn muốn chọn, sau đó chọn Chọn và chọn từ ba tùy chọn có sẵn
Thêm một hàng tổng
Bạn có thể thêm một hàng tổng cho phép bạn hiển thị các phép tính tóm tắt ở hàng cuối cùng của bảng
Việc thêm các phép tính tóm tắt ở cuối dữ liệu của bạn có thể nguy hiểm vì cuối cùng chúng có thể vô tình được đưa vào bảng tổng hợp bằng cách sử dụng dữ liệu. Đây là một lợi thế khác của bảng, vì tổng số hàng sẽ không được bao gồm trong bất kỳ bảng tổng hợp nào được tạo bằng bảng
Để bật toàn bộ hàng, hãy chuyển đến tab Thiết kế Công cụ Bảng và chọn hộp Tổng Hàng có trong phần Tùy chọn Kiểu Bảng
Bạn có thể tạm thời vô hiệu hóa toàn bộ hàng mà không làm mất các công thức bạn đã thêm vào đó. Excel sẽ ghi nhớ các công thức bạn đã có và chúng sẽ xuất hiện khi bạn bật lại
Mỗi ô trong hàng tổng có một trình đơn thả xuống cho phép bạn chọn các hàm tổng hợp khác nhau để tổng hợp cột dữ liệu ở trên
Bạn cũng có thể nhập công thức của riêng bạn. Tôi đã nhập công thức TÓM TẮT trong tổng Đơn giá để tính tổng Số lượng x Đơn giá để tính tổng số tiền bán hàng. Các công thức không phải trả về một số, chúng cũng có thể là kết quả văn bản
Giá trị số hoặc văn bản không đổi cũng được phép ở bất kỳ đâu trong tổng số hàng. Trên thực tế, cột ngoài cùng bên trái thường sẽ chứa văn bản Tổng theo mặc định
Thêm một hàng tổng bằng một cú nhấp chuột phải
Bạn cũng có thể thêm toàn bộ hàng bằng một cú nhấp chuột phải. Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên bảng và chọn Table and Total Row từ menu
Thêm một hàng tổng bằng phím tắt
Một cách khác để nhanh chóng thêm toàn bộ hàng là đặt con trỏ ô đang hoạt động bên trong bảng của bạn và sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + T
Vô hiệu hóa hàng tiêu đề cột
Hàng tiêu đề cột được bật theo mặc định nhưng bạn có thể tắt tính năng này. Thao tác này không xóa các tiêu đề cột, về cơ bản nó giống như ẩn chúng vì bạn vẫn sẽ tham chiếu các cột dựa trên tên tiêu đề cột
Chuyển đến tab Thiết kế công cụ bảng và bỏ chọn hộp Tổng số hàng được tìm thấy trong phần Tùy chọn kiểu bảng
Thêm định dạng in đậm vào cột đầu tiên hoặc cột cuối cùng
Bạn có thể bật định dạng in đậm trên cột đầu tiên hoặc cột cuối cùng để làm nổi bật và thu hút sự chú ý đến chúng trên các cột khác
Chuyển đến tab Thiết kế Công cụ Bảng và chọn một trong hai hộp Cột Đầu tiên hoặc Cột Cuối cùng [hoặc cả hai] được tìm thấy trong phần Tùy chọn Kiểu Bảng
Thêm hàng hoặc cột có dải
Các hàng có dải đã được bật theo mặc định nhưng bạn có thể tắt chúng nếu muốn. Các cột có dải được tắt theo mặc định, vì vậy bạn cần bật chúng nếu muốn
Để bật hoặc tắt một trong hai, hãy chuyển đến tab Thiết kế Công cụ Bảng và chọn hoặc bỏ chọn các hộp Hàng có Dải băng hoặc Cột có Dải băng trong phần Tùy chọn Kiểu Bảng
Tôi thường thấy các hàng có dải là hữu ích nhất và nếu bạn bật các cột có dải cùng một lúc, bảng bắt đầu trông hơi lộn xộn. Tôi đề xuất cái này hay cái kia chứ không phải cả hai cùng một lúc
- Bảng không có hàng hoặc cột có dải
- Bảng chỉ có các hàng có dải
- Bảng chỉ có các cột có dải
- Bảng có cả hàng và cột có dải
Bộ lọc bảng
Theo mặc định, tùy chọn bộ lọc bảng được bật. Bạn có thể tắt chúng từ tab Thiết kế Công cụ Bảng bằng cách bỏ chọn hộp Nút Bộ lọc trong phần Tùy chọn Kiểu Bảng
Bạn cũng có thể bật hoặc tắt các bộ lọc từ bảng đang hoạt động bằng cách sử dụng phím tắt bộ lọc thông thường là Ctrl + Shift + L
Nếu bạn nhấp chuột trái vào bất kỳ bộ lọc nào, nó sẽ hiển thị menu bộ lọc quen thuộc nơi bạn có thể sắp xếp bảng của mình và áp dụng các bộ lọc khác nhau tùy thuộc vào loại dữ liệu trong cột
Điều tuyệt vời về bộ lọc bảng là bạn có thể có chúng đồng thời trên nhiều bảng trong cùng một trang tính. Bạn sẽ cần phải cẩn thận vì các mục được lọc trong một bảng sẽ ảnh hưởng đến các bảng khác nếu chúng chia sẻ các hàng chung. Bạn chỉ có thể có một bộ lọc mỗi lần trong một trang tính dữ liệu không có bảng
Tổng số hàng có bộ lọc được áp dụng
Khi bạn chọn một hàm tổng hợp từ menu thả xuống trong hàng tổng, Excel sẽ tạo công thức SUBTOTAL tương ứng. Công thức SUBTOTAL này bỏ qua các mục bị ẩn và đã lọc. Vì vậy, khi bạn lọc bảng của mình, các bản tóm tắt này sẽ cập nhật tương ứng để loại trừ các giá trị đã lọc
Lưu ý rằng công thức TỔNG KẾT trong cột Đơn giá vẫn bao gồm tất cả các giá trị được lọc trong khi công thức tính tổng SUBTOTAL trong cột Số lượng thì không
Tiêu đề cột vẫn hiển thị khi cuộn
Nếu bạn cuộn xuống trong khi ô hiện hoạt nằm trong bảng, tiêu đề cột của ô đó sẽ vẫn hiển thị cùng với các nút bộ lọc. Các tiêu đề cột của bảng sẽ được thăng cấp thành các tiêu đề cột của trang tính mà chúng ta thường thấy tên cột theo thứ tự bảng chữ cái
Điều này cực kỳ tiện lợi khi xử lý các bảng dài vì bạn sẽ không cần cuộn ngược lên trên cùng để xem tên cột hoặc sử dụng các bộ lọc
Tự động bao gồm các hàng và cột mới
Nếu bạn nhập hoặc sao chép và dán dữ liệu mới vào các ô ngay bên dưới bảng, chúng sẽ tự động được đưa vào bảng
Điều tương tự cũng xảy ra khi bạn nhập hoặc sao chép và dán trực tiếp vào các ô bên phải của bảng
Tự động điền công thức xuống toàn bộ cột
Khi bạn nhập công thức bên trong bảng, nó sẽ tự động điền công thức xuống toàn bộ cột
Ngay cả khi một công thức đã được nhập và bạn thêm dữ liệu mới vào hàng ngay bên dưới bảng, mọi công thức hiện có sẽ tự động điền
Chỉnh sửa công thức hiện có trong bất kỳ ô nào cũng sẽ cập nhật công thức trong toàn bộ cột. Bạn sẽ không bao giờ quên sao chép và dán lại công thức
Tắt Cài đặt Tự động Bao gồm và Tự động Điền
Bạn có thể tắt tính năng tự động thêm hàng hoặc cột mới và điền công thức
Chuyển đến tab Tệp và chọn Tùy chọn. Chọn Proofing rồi nhấn nút AutoCorrect Options. Điều hướng đến tab AutoFormat As You Type trong hộp thoại AutoCorrect
Bỏ chọn tùy chọn Bao gồm các hàng và cột mới trong bảng cho phép bạn nhập trực tiếp bên dưới hoặc bên phải của bảng mà không bị nó hấp thụ các ô
Bỏ chọn tùy chọn Điền công thức vào bảng để tạo các cột được tính toán có nghĩa là các công thức trong bảng sẽ không còn tự động điền vào cột nữa
Thay đổi kích thước bằng Tay cầm
Mỗi bảng đi kèm với một Tay cầm kích thước được tìm thấy ở ô dưới cùng bên phải của bảng
Khi bạn di chuột qua tay cầm, con trỏ sẽ biến thành mũi tên xiên chéo hai mặt và sau đó bạn có thể nhấp và kéo để thay đổi kích thước của bảng. Bạn có thể mở rộng hoặc thu hẹp kích thước. Dữ liệu sẽ được hấp thụ vào bảng hoặc bị xóa khỏi bảng tương ứng
Thay đổi kích thước bằng Ribbon
Bạn cũng có thể định cỡ lại bảng từ dải băng. Vào tab Table Tools Design và nhấn lệnh Resize Table trong phần Properties
Hộp thoại Thay đổi kích thước Bảng sẽ bật lên và bạn sẽ có thể chọn một phạm vi mới cho bảng của mình. Sử dụng biểu tượng bộ chọn phạm vi để chọn một phạm vi mới. Bạn có thể chọn phạm vi lớn hơn hoặc nhỏ hơn, nhưng các tiêu đề của bảng cần phải nằm trong cùng một hàng và phạm vi bảng mới phải chồng lên phạm vi bảng cũ
Thêm một hàng mới bằng phím tab
Bạn có thể thêm một hàng trống mới vào bảng bằng phím Tab. Đặt con trỏ ô đang hoạt động bên trong bảng trên ô chứa núm điều khiển định cỡ và nhấn phím Tab
Phím tab đóng vai trò như một dấu xuống dòng và ô đang hoạt động được đưa đến ô ngoài cùng bên phải trên một dòng mới được thêm ngay bên dưới
Đây là một phím tắt hữu ích cần biết vì khi hàng tổng được bật, bạn không thể thêm hàng mới bằng cách nhập hoặc sao chép và dán dữ liệu ngay bên dưới bảng
Chèn hàng hoặc cột
Bạn có thể chèn thêm hàng hoặc cột vào bảng bằng một cú nhấp chuột phải. Chọn một phạm vi trong bảng và nhấp chuột phải, sau đó chọn Chèn từ menu. Sau đó, bạn có thể chọn chèn Cột bảng sang bên trái hoặc Hàng bảng ở trên
Table Columns to the Left sẽ chèn số cột được chọn vào bên trái của vùng chọn và số lượng hàng trong vùng chọn bị bỏ qua
Table Rows Above sẽ chèn số hàng được chọn ngay phía trên vùng chọn và bỏ qua số lượng cột trong vùng chọn
Xóa hàng hoặc cột
Việc xóa các hàng hoặc cột có câu chuyện tương tự như việc chèn chúng. Chọn một phạm vi trong bảng và nhấp chuột phải, sau đó chọn Xóa từ menu. Sau đó, bạn có thể chọn xóa Cột bảng hoặc Hàng bảng
Các định dạng trong bảng Tự động áp dụng cho các hàng mới
Khi bạn thêm dữ liệu mới vào bảng của mình, bạn không cần phải lo lắng về việc áp dụng định dạng để khớp với phần còn lại của dữ liệu ở trên. Định dạng sẽ tự động điền từ trên xuống nếu định dạng đã được áp dụng cho toàn bộ cột
Tôi không chỉ nói về các định dạng kiểu bảng. Các định dạng khác như ngày, số, phông chữ, căn chỉnh, đường viền, định dạng có điều kiện, màu ô, v.v. tất cả sẽ tự động điền nếu chúng được áp dụng cho toàn bộ cột
Nếu bạn đã định dạng tất cả các số của mình dưới dạng đơn vị tiền tệ trong một cột và bạn thêm dữ liệu mới, thì định dạng đơn vị tiền tệ đó cũng sẽ được áp dụng cho cột đó
Bạn không bao giờ phải lo lắng về định dạng không nhất quán trong dữ liệu của mình
Thêm một Slicer
Bạn có thể thêm [hoặc một vài] bộ cắt vào bảng để có bộ lọc dễ sử dụng và cách trực quan để xem bảng được lọc trên những mục nào
Chuyển đến tab Thiết kế công cụ bảng và nhấn nút Chèn bộ cắt được tìm thấy trong phần Công cụ
Thay đổi kiểu
Thay đổi kiểu dáng của bảng nhanh chóng và dễ dàng. Chuyển đến Thiết kế Công cụ Bảng, chọn một kiểu mới từ lựa chọn được tìm thấy trong phần Kiểu bảng. Nếu bạn nhấp chuột trái vào mũi tên nhỏ hướng xuống ở phía bên phải của bảng kiểu, nó sẽ mở rộng để hiển thị tất cả các tùy chọn có sẵn
Các kiểu bảng này áp dụng cho toàn bộ bảng và cũng sẽ áp dụng cho mọi hàng hoặc cột mới được thêm sau này
Có nhiều tùy chọn để lựa chọn bao gồm các chủ đề sáng, trung bình và tối. Khi bạn di chuột qua các lựa chọn khác nhau, bạn sẽ có thể xem bản xem trước trực tiếp trong trang tính. Phong cách sẽ không thực sự thay đổi cho đến khi bạn nhấp vào một phong cách
Bạn thậm chí có thể tạo Kiểu bảng mới của riêng mình
Đặt kiểu bảng mặc định
Bạn có thể đặt bất kỳ kiểu nào có sẵn làm mặc định để khi tạo bảng mới không cần thay đổi kiểu. Nhấp chuột phải vào kiểu bạn muốn đặt làm mặc định rồi chọn Đặt làm mặc định từ menu
Thật không may, đây là cài đặt cấp sổ làm việc và sẽ chỉ ảnh hưởng đến sổ làm việc hiện tại. Bạn sẽ cần đặt mặc định cho mỗi sổ làm việc bạn tạo nếu bạn không muốn tùy chọn mặc định của ứng dụng
Chỉ in bảng đã chọn
Khi bạn đặt con trỏ ô đang hoạt động bên trong một bảng rồi thử in, sẽ có một tùy chọn chỉ in bảng đã chọn. Chuyển đến màn hình menu In bằng cách chuyển đến tab Tệp và chọn In hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + P, sau đó chọn In Bảng đã chọn trong cài đặt
Thao tác này sẽ xóa mọi mục khỏi vùng in không có trong bảng
Tham chiếu có cấu trúc
Các bảng đi kèm với một tính năng hữu ích được gọi là tham chiếu có cấu trúc giúp làm cho các tham chiếu phạm vi dễ đọc hơn. Phạm vi trong một bảng có thể được tham chiếu bằng cách sử dụng kết hợp tên bảng và tiêu đề cột
Thay vì nhìn thấy một công thức như thế này =SUM[D3. D9], bạn có thể thấy một cái gì đó như thế này =SUM[Sales[Quantity]] sẽ dễ hiểu hơn nhiều về ý nghĩa của
Đây là lý do tại sao việc đặt tên bảng của bạn bằng một tên mô tả ngắn và các tiêu đề cột lại quan trọng vì nó sẽ cải thiện khả năng đọc của các tham chiếu có cấu trúc
Khi bạn tham chiếu đến các phần cụ thể của bảng, Excel sẽ tạo tham chiếu cho bạn, do đó bạn không cần phải ghi nhớ cấu trúc tham chiếu nhưng sẽ giúp hiểu được một chút
Tham chiếu có cấu trúc có thể chứa tối đa ba phần
- Đây là tên bảng. Khi tham chiếu một phạm vi từ bên trong bảng, phần tham chiếu này không bắt buộc
- Đây là các định danh phạm vi và xác định các phần nhất định của tham chiếu cho một bảng như tiêu đề hoặc tổng số hàng
- Đây là các tên cột và sẽ là một cột hoặc một dải cột được phân tách bằng dấu hai chấm đầy đủ
Ví dụ về Tham chiếu có cấu trúc cho một Hàng
=Sales[@[Unit Price]]sẽ tham chiếu đến một ô duy nhất trong cơ thể=Sales[@[Product]:[Unit Price]]sẽ tham chiếu một phần của hàng từ cột Sản phẩm đến cột Đơn giá bao gồm tất cả các cột ở giữa=Sales[@]sẽ tham chiếu toàn bộ hàng
Ví dụ về tham chiếu có cấu trúc cho cột
=Sales[Unit Price]sẽ tham chiếu một cột duy nhất và chỉ bao gồm phần thân=Sales[[#Headers],[#Data],[Unit Price]]sẽ tham chiếu một cột duy nhất và bao gồm tiêu đề và nội dung cột=Sales[[#Data],[#Totals],[Unit Price]]sẽ tham chiếu một cột duy nhất và bao gồm nội dung và hàng tổng=Sales[[#All],[Unit Price]]sẽ tham chiếu đến một cột duy nhất và bao gồm tiêu đề cột, nội dung và tổng số hàng
Ví dụ về tham chiếu có cấu trúc cho hàng tổng
=Sales[#Totals]sẽ tham chiếu toàn bộ hàng=Sales[[#Totals],[Unit Price]]sẽ tham chiếu một ô trong toàn bộ hàng=Sales[[#Totals],[Product]:[Unit Price]]sẽ tham chiếu một phần của toàn bộ hàng từ cột Sản phẩm đến cột Đơn giá bao gồm tất cả các cột ở giữa
Ví dụ về tham chiếu có cấu trúc cho hàng tiêu đề cột
=Sales[@[Product]:[Unit Price]]0 sẽ tham chiếu toàn bộ hàng tiêu đề cột=Sales[@[Product]:[Unit Price]]1 sẽ tham chiếu một ô trong hàng tiêu đề cột=Sales[@[Product]:[Unit Price]]2 sẽ tham chiếu một phần của hàng tiêu đề cột từ cột Sản phẩm đến cột Đơn giá bao gồm tất cả các cột ở giữa
Ví dụ về tham chiếu có cấu trúc cho phần thân của bảng
=Sales[@[Product]:[Unit Price]]3 sẽ tham khảo toàn bộ cơ thể=Sales[@[Product]:[Unit Price]]4 sẽ tham chiếu toàn bộ hàng và nội dung tiêu đề cột=Sales[@[Product]:[Unit Price]]5 sẽ tham chiếu toàn bộ nội dung và tổng số hàng=Sales[@[Product]:[Unit Price]]6 sẽ tham chiếu toàn bộ hàng tiêu đề cột, nội dung và hàng tổng
Sử dụng Intellisense
Một trong những điều tuyệt vời về bảng là các tham chiếu có cấu trúc sẽ xuất hiện trong menu Intellisense khi viết công thức. Điều này có nghĩa là bạn có thể dễ dàng viết công thức bằng cách sử dụng tham chiếu có cấu trúc mà không cần nhớ tất cả các trường trong bảng của mình
Sau khi nhập chữ cái đầu tiên của tên bảng, menu IntelliSense sẽ hiển thị tên bảng trong số tất cả các đối tượng khác bắt đầu bằng chữ cái đó. Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên để điều hướng đến nó và sau đó nhấn phím Tab để tự động hoàn thành tên bảng trong công thức của bạn
Nếu bạn muốn tham chiếu một phần của bảng, bạn có thể nhập [ để hiển thị tất cả các mục có sẵn trong bảng. Một lần nữa, bạn có thể điều hướng bằng các phím mũi tên, sau đó sử dụng phím Tab để tự động điền tên trường. Sau đó, bạn có thể đóng mục bằng một ]
Tắt tham chiếu có cấu trúc
Nếu bạn không phải là người thích bị buộc phải sử dụng hệ thống tham chiếu có cấu trúc, thì bạn có thể tắt nó đi. Bất kỳ công thức nào đã được nhập bằng cách sử dụng tham chiếu có cấu trúc sẽ vẫn còn và chúng sẽ vẫn hoạt động như cũ. Bạn vẫn có thể sử dụng các tham chiếu có cấu trúc, chỉ là Excel sẽ không tự động tạo chúng cho bạn
Để tắt nó, bạn vào tab File rồi chọn Options. Chọn Công thức trên khung bên cạnh rồi bỏ chọn hộp Sử dụng tên bảng trong công thức và nhấn nút Ok
Tóm tắt bằng PivotTable
Bạn có thể tạo bảng tổng hợp từ bảng của mình trong tab Thiết kế Công cụ Bảng, nhấn nút Tóm tắt bằng PivotTable trong phần Công cụ. Thao tác này sẽ mở cửa sổ Tạo PivotTable và bạn có thể tạo bảng tổng hợp như bình thường
Điều này giống như việc tạo bảng tổng hợp từ tab Chèn và không cung cấp bất kỳ tùy chọn bổ sung nào dành riêng cho bảng
Xóa các bản sao khỏi bảng
Bạn có thể tạo loại bỏ các hàng dữ liệu trùng lặp khỏi bảng của mình trong tab Thiết kế công cụ bảng, nhấn nút Xóa trùng lặp có trong phần Công cụ. Thao tác này sẽ mở cửa sổ Xóa trùng lặp và xóa các giá trị trùng lặp cho một hoặc nhiều cột trong bảng
Điều này giống với việc xóa các mục trùng lặp khỏi tab Dữ liệu và không cung cấp bất kỳ tùy chọn bổ sung nào cụ thể cho các bảng