1. Thế nào là quyết định quản trị?
1.1. Khái niệm quyết định quản trị là gì?
Một trong số các phương án hành động của doanh nghiệp được quyết định bởi nhà quản trị là quyết định quản trị. Các nhà quản trị xem việc là quyết định là công việc trung tâm của họ bởi họ phải thường xuyên giải quyết công việc quan trọng, ý kiến họ đưa ra là cơ sở để giao việc cho nhân viên nhưng không phải việc ra quyết định và lập kế hoạch. Vậy nên quyết định quản trị được định nghĩa “là những hành vi sáng tạo của chủ thể quản trị nhằm ra mục tiêu, đề ra biện pháp và cách hoạt động của tổ chức để triển khai, giải quyết vấn đề trên cơ sở mục tiêu hoạt động đã đề ra và kết quả phân tích thông tin về tổ chức và môi trường”.
Trong thực tế đôi khi quyết định được thực hiện một cách nhanh chóng, ít đòi hỏi về thời gian hay sự nỗ lực, thậm chí có khí chỉ chi phối hoạt động trong ít phút. Trong khi đó, những quyết định quan trọng có ảnh hưởng lâu dài đối với doanh nghiệp đòi hỏi nhiều công sức của người ra quyết định. Chẳng hạn như việc ra quyết định triển khai một mô hình kinh doanh mới, nhà quản trị không thể chỉ mới chợt nghĩ đã ra quyết định mà nó là cả một quá trình dài để nghiên cứu sản phẩm, thị trường, khách hàng, cách thức kinh doanh,…
Mỗi quyết định quản trị được đưa ra đều phải dựa trên cơ sở từ đáp án của những câu hỏi: Tổ chức cần làm gì? Khi nào làm cái đó? Làm trong bao lâu? Ai làm? Làm như thế nào? Nếu là những quyết định kế hoạch, nhà quản trị cần trả lời các câu hỏi tổ chức cần làm gì? Khi nào làm? Làm trong bao lâu? Hay các câu hỏi để đặt mục tiêu phấn đấu cho toàn bộ doanh nghiệp như “Tổ chức trong thời gian tới [cụ thể thời gian là tháng tới, năm tới, hay 2 năm, 3 năm tới,…] cần đạt được những mục tiêu nào?” Và cuối cùng để thực hiện được những mục tiêu đó tổ chức cần thực hiện những nhiệm vụ nào?....
Việc ra quyết định không phải có thể quy định thời gian trong 1 ngày, 2 ngày và cũng không thể 1 năm, 2 năm… Bởi nhu cầu người tiêu dùng trong từng giai đoạn khác nhau là khác nhau, nhà quản trị phân tích thị trường hiện tại và thấy rằng một sản phẩm đang thu hút sự quan tâm của đông đảo khách hàng những phải đến năm sau mới ra quyết định kinh doanh sản phẩm đó. Lúc này có thể sản phẩm “làm mưa, làm gió” năm trước đã hết hết thời trong năm nay. Và đó là quyết định quản trị sai lầm của nhà quản trị.
1.2. Phân loại quyết định quản trị
Quyết định quản trị không chỉ có một. Hoạt động kinh doanh muốn ổn định trên thị trường, có năng lực cạnh tranh với đối thủ mỗi đơn vị thời gian trôi qua doanh nghiệp phải thực hiện rất nhiều các hoạt động dựa trên những quyết định đã, đang và sẽ được nhà quản trị ban hành trong doanh nghiệp. Đó là những loại quyết định của quyết định quản trị được phân theo các công thức sau:
- Theo tính chất của vấn đề ra quyết định:
+ Quyết định chiến lược: là những quyết định xác định phương hướng hoạt động của doanh nghiệp. Những quyết định có tầm quan trọng này thường sẽ được ra bởi các nhà quản trị cấp cao.
+ Quyết định chiến thuật: Nếu quyết định chiến lược đưa ra phương hướng hoạt động của doanh nghiệp thì để giải quyết những vấn đề lớn bao quát một lĩnh vực hoạt động nhà quản trị cấp cao thực hiện các quyết định chiến thuật.
+ Quyết định tác nghiệp: Nếu quyết định chiến thuật là để giải quyết những vấn đề lớn, bao phủ toàn bộ hành động trong doanh nghiệp thì quyết định tác nghiệp sẽ được các nhà quản trị cấp thấp thực hiện để giải quyết những vấn đề mang tính chuyên môn nghiệp vụ trong các bộ phận.
- Theo thời gian thực hiện:
+ Quyết định dài hạn: Là những quyết định được đưa ra trước nhưng chưa được thực hiện ngay lập tức mà phải một thời gian sau mới được thực thi. Đây là những quyết định cần thời gian chuẩn bị những tư trang phục vụ cho hoạt động được thực thi trong thời gian tới.
+ Quyết định trung hạn: Thời gian để thực hiện quyết định này ngắn hơn quyết định dài hạn nhưng cũng phải đợi thời gian khá dài
+ Quyết định ngắn hạn: Là những quyết định có thể thực thi tức thì, nhanh chóng. Thường là những quyết định mang tính chuyên môn cho các hoạt động nghiệp vụ
- Theo phạm vi thực hiện:
+ Quyết định toàn cục: Là những quyết định ảnh hưởng tới công việc của toàn bộ nhân viên trong các bộ phận. Đây thường là quyết định hướng tới mục tiêu phát triển của doanh nghiệp
+ Quyết định bộ phận: Là những quyết định có phạm vi hẹp hơn, chỉ ảnh hưởng tới một hay một số bộ phận liên quan tới nhau trong tổ chức còn những bộ phận khác không bị ảnh hưởng công việc.
- Theo chức năng quản trị:
+ Quyết định kế hoạch: Là những quyết định được đưa ra khi trả lời các câu hỏi cần làm gì? Làm khi nào? Làm trong bao lâu? Nhằm hướng tới mục tiêu xây dựng bản kế hoạch với phương án phù hợp với vấn đề.
+ Quyết định về vấn đề tổ chức: Các quyết định liên quan đến xây dựng cơ cấu tổ chức hay vấn đề nhân sự
+ Quyết định điều hành: Chính là những mệnh lệnh, khen thưởng, động viên hay cách giải quyết vấn đề được đưa ra bởi nhà quản trị còn người thực hiện là nhân viên
+ Quyết định về kiểm tra: Liên quan đến đánh giá kết quả, tìm nguyên nhân hay biện pháp điều chỉnh hoạt động
2. Những vấn đề cơ bản của quyết định quản trị
2.1. Vai trò của quyết định quản trị trong doanh nghiệp
Quyết định quản trị có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp bởi vậy các quyết định đưa ra phải chính xác với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp đó nếu muốn giữ vị thế trên thị trường. Về dài hạn, các mục tiêu hoạt động có thể thay đổi theo xu thế để bắt kịp với tốc độ phát triển của xã hội khi đó các quyết định đưa ra cũng phải thay đổi theo chiều hướng mục tiêu đó. Các quyết định quản trị có vai trò cụ thể trong doanh nghiệp là:
- Sản phẩm chủ yếu và trung tâm của mọi hành động về quản trị
- Quyết định quản trị ảnh hưởng trực tiếp tới thành bại của doanh doanh nghiệp
- Mỗi quyết định quản trị là một khâu quan trọng trong hệ thống, các quyết định có sự tương tác lẫn nhau
- Các quyết định quản trị không thể được thay thế bằng vật chất hoặc bất cứ thứ tự động hóa nào bằng máy móc tinh xảo
2.2. Chức năng của quyết định quản trị
Quyết định quản trị là một phương án hoạt động trong doanh nghiệp liên tục được triển khai dù cho thời gian có thay đổi, xã hội càng phát triển thì các quyết định quản trị lại càng cần phải được suy xét để các quyết định được đưa ra phục vụ quá trình phát triển của doanh nghiệp. Chức năng của quyết định quản trị giúp:
- Doanh nghiệp định hướng về mục tiêu: Các quyết định đưa ra có thể trước khi doanh nghiệp định hướng mục tiêu, từ đó quyết định quản trị là cơ sở để nhà quản trị đưa ra được mục tiêu phát triển và phương hướng hoạt động để đạt được mục tiêu đó
- Đảm bảo các nguồn lực: Một trong những quyết định quản trị liên quan nhất tới nguồn lực trong doanh nghiệp là quản trị kế hoạch. Nhà quản trị trước khi quyết định kế hoạch phải dựa trên số lượng nguồn nhân lực hiện tại từ đó để lập kế hoạch phù hợp với sức làm việc trong doanh nghiệp
- Hợp tác và phối hợp các bộ phận trong tổ chức: Quyết định quản trị có thể là các quyết định giải quyết vấn đề ảnh hưởng tới toàn bộ công việc của nhân viên trong các bộ phận nhưng cũng có thể chỉ ảnh hưởng tới một hay một vài bộ phận. Các bộ phận liên quan là những bộ phận thực hiện công việc liên quan tới nhau. Sản phẩm của bộ phận này là nguyên liệu đầu vào của bộ phận khác và cứ thể hoạt động giữa các bộ phận trọng tổ chức phối hợp với nhau nhịp nhàng mang lại hiệu quả công việc, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển.
2.3. Đặc điểm của quyết định quản trị
- Các quyết định quản trị trực tiếp ảnh hưởng vào tổ chức và trị có nhà quản trị, nhà lãnh đạo cấp cao mới được ra quyết định và chỉ những quyết định được đưa ra bởi họ mới có hiệu lực thi hành trong doanh nghiệp.
- Các quyết định có thể làm cản trở hoạt động bình thưởng của tổ chức nếu đó là quyết định không chính xác, không tuân theo mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp hoặc phát triển hệ thống quản trị nếu đó là những quyết định đúng đắn dựa trên mục tiêu hoạt động đã định trước đó.
- Các quyết định quản trị liên quan đến việc sử dụng những thông tin về vấn đề cần phải giải quyết.
- Quyết định quản trị được xây dựng trên cơ sở hiểu biết về tính khách quan của sự hoạt động và phát triển của hệ thống quản trị.
3. Những yêu cầu đối với quyết định quản trị
Các quyết định quản trị mà nhà quản trị đưa ra không chỉ cần phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp mà còn phải tuân theo những yêu cầu sau:
- Tính hợp pháp:
+ Quyết định được đưa ra trong phạm vithẩm quyền của tổ chức hoặc cá nhân
+ Quyết định được dựa trên cơ cơ pháp lý đã được quy định
+ Quyết định được ban hành theo đúng trình tự, thủ tục
- Tính khoa học:
+ Quyết định được đưa ra dựa trên mục tiêu và định hướng phát triển của tổ chức
+ Quyết định phải phù hợp với xu thế khách quan, các quy địnhtrong ngành và cả các nguyên tắc khoa học
+ Quyết định phù hợp với vấn đề cần giải quyết và điều kiện cụ thể kể cả thế và lực cũng như môi trường tổ chức
- Tính hệ thống:
+ Các quyết định được ban hành phải đồng nhất theo cùng một hướng từ các cấp, các bộ phận. Đó là hướng mục tiêu chung đã được xác định.
+ Trong quá trình kinh doanh, các quyết định có thể được đưa ra tại thời điểm khác nhau để thực thi kế hoạch khác nhau, giải quyết vấn đề khác nhau, điều hướng hoạt động trong từng bộ phận khác nhau,… nhưng không được mâu thuẫn và phủ định lẫn nhau. Loại bỏ các quyết định hết hiệu lực hoặc không còn phù hợp để áp dụng, tránh ảnh hưởng với các quyết định sau đó.
- Tính tối ưu: Tức là quyết định lựa chọn phải là phương án tối ưu nhất để thực hiện. Đó là phương án là được đánh giá khi thực thi sẽ thỏa mãn cao nhất các mục tiêu đồng thời phù hợp với những quy chuẩn nhất định, nhận được ủng hộ của toàn bộ thành viên trong tổ chức.
- Tính linh hoạt:
+ Phải phản ánh được mọi nhân tố mới trong lực chọn quyết định
+ Phải phù hợp với thời đại với môi trường kinh doanh
+ Xử lý tình huống phải linh hoạt khéo léo thay đổi theo vấn đề xảy ra
+ Đáp ứng được những thay đổi của môi trường
- Tính cụ thể về thời gian thực hiện: Quá trình phát triển của doanh nghiệp không thể chờ đợi thời gian ra quyết định mà quyết định phải đưa ra không được kéo dài thời gian thực hiện.
- Tính định hướng: Quyết định được đưa ra hướng tới mục tiêu cụ thể, có mục đíchvà mục tiêu khi thực hiện
- Tính cổ động dễ hiểu: Ngắn gọn, ngôn ngữ chính xác, biểu thị đúng mục tiêu hướng tới, đảm bảo dễ hiểu cho người tiếp nhận quyết định
4. Các bước trong quá trình ra quyết định quản trị
Có 6 bước để nhà quản trị ra quyết định quản trị đúng đắn, tuân thủ đúng yêu cầu trên cơ sở mục tiêu hoạt động kinh doanh:
- Bước 1: Xác định vấn đề ra quyết định
Đây là bước nhà quản trị tự đưa ra câu hỏi rồi tự đưa ra câu trả lời. Chẳng hạn như: Vì sao phải đề ra nhiệm vụ? Nhiệm vụ đó thuộc loại nào? Tình huống nào trong sản xuất có liên quan đến nhiệm vụ đề ra, những nhân tố nào ảnh hưởng đến nhiệm vụ?...
- Bước 2: Chọn tiêu chuẩn đánh giá phương án
Đó là các tiêu chuẩn như:
+ Phản ảnh đóng góp của phương án vào việc thực hiện các mục tiêu quyết định
+ Có thể tính toán được chỉ tiêu làm tiêu chuẩn đánh giá quyết định
+ Số lượng tiêu chuẩn không quá nhiều
- Bước 3: Tìm kiếm các phương án giải quyết vấn đề
+ Liệt kê toàn bộ các phương án kể cả các phương án mới nhìn tưởng chừng như không thể thực hiện
+ Phân tích lựa chọn các phương án thiết thực
+ Nhóm các phương án tương tự nhau để dễ dàng đánh ra và đề ra hướng giải quyết trong một quyết định
- Bước 4: Đánh giá các phương án
+ Đánh giá theo phương pháp định lượng và định tính
+ Xác định hiệu quả của từng phương án
+ Loại bỏ và thay thế phương án không đánh giá
- Bước 5: Lựa chọn phương án và ra quyết định
+ Từ kết quả của bước phân tích, đánh giá lựa chọn phương án tốt nhất được xem là phương án quyết định
+ Nhà quản trị trực tiếp ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định theo phương án đó
- Bước 6: Ra văn bản quyết định
Quyết định được gửi qua lễ tân hoặc bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp lập văn bản gửi tới toàn bộ đối tượng nhân viên có ảnh hưởng để họ tiếp nhận thông tin rồi áp dụng thực hiện kể từ ngày quyết định có hiệu lực.
Một doanh nghiệp an tâm phát triển theo hướng mục tiêu đã đề ra là một doanh nghiệp nhận được các quyết định đúng đắn từ nhà quản trị. Hy vọng với những thông tin tìm hiểu quyết định quản trị là gì trên đây có thể là cơ sở để các doanh nghiệp tham khảo khi ra quyết định quản trị. Chúc cho các tổ chức/ doanh nghiệp kinh doanh ngày càng phát triển!