Tệp văn bản được phân định bằng tab sang Excel

Tệp văn bản được phân định bằng tab là tệp văn bản có các đơn vị văn bản được phân tách bằng ký tự tab. Các ký tự tab này sắp xếp văn bản thành dữ liệu dạng bảng. Bạn có thể chuyển đổi tệp thành tệp CSV (các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy) bằng ứng dụng bảng tính, chẳng hạn như Microsoft Excel hoặc LibreOffice Calc

Sử dụng Microsoft Excel

1. Mở Microsoft Excel
2. Nhấp vào tab Tệp trong menu Ribbon và nhấp vào tùy chọn Mở
3. Nhấp vào tùy chọn Duyệt để hiển thị cửa sổ Mở hoặc Duyệt
4. Bên cạnh trường Tên tệp, nhấp vào menu thả xuống Loại tệp và chọn tùy chọn Tệp văn bản
5. Điều hướng đến vị trí của tệp văn bản, chọn nó và nhấp vào nút Mở
6. Trong Trình hướng dẫn nhập văn bản, tùy chọn Phân tách đã được chọn (hiển thị bên dưới). Nhấp vào nút Tiếp theo để chuyển sang Bước 2 của trình hướng dẫn

Ghi chú

Nếu tệp văn bản có hàng tiêu đề (hàng xác định tên của từng cột dữ liệu), hãy nhấp vào hộp kiểm Dữ liệu của tôi có tiêu đề

1. Đảm bảo tùy chọn Tab được chọn và xác thực dữ liệu được phân tách chính xác trong phần Xem trước dữ liệu

1. Để định dạng từng cột dữ liệu, như văn bản, ngày tháng hoặc số, hãy nhấp vào nút Tiếp theo và chọn loại định dạng cho từng cột dữ liệu. Nếu không cần định dạng từng cột dữ liệu, nhấn nút Hoàn thành
2. Dữ liệu tệp văn bản được chuyển đổi sang định dạng bảng tính. Một lần nữa, nhấp vào tab File trong menu Ribbon và chọn tùy chọn Save As
3. Trong cửa sổ Save As, chọn CSV (được phân cách bằng dấu phẩy) (*. csv) trong menu thả xuống Lưu dưới dạng
4. Nhập tên cho tệp CSV trong trường Tên tệp, điều hướng đến nơi bạn muốn lưu tệp, sau đó nhấp vào nút Lưu

Tệp được lưu dưới dạng tệp CSV, tệp văn bản sử dụng dấu phẩy làm dấu phân cách. Nó có thể được mở trong ứng dụng bảng tính hoặc trong bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào

Sử dụng LibreOffice Calc

LibreOffice là bộ phần mềm năng suất văn phòng nguồn mở, miễn phí chạy trên nhiều hệ điều hành, bao gồm Linux, Microsoft Windows và macOS. Ứng dụng bảng tính của nó là LibreOffice Calc

Hãy làm theo các bước sau để mở tệp văn bản được phân định bằng tab trong LibreOffice Calc, xem tệp đó dưới dạng bảng tính và lưu tệp dưới dạng tệp CSV

Sẽ đến lúc bạn phải xử lý tất cả các loại thông tin được lưu trữ trong các loại tệp khác và đưa nó vào Microsoft Excel. Bạn không thể chạy trốn khỏi một tệp văn bản luôn hiện diện. Tôi đặt cược bạn tìm thấy một số trong số họ mỗi ngày

Dưới đây là một vài ví dụ hàng ngày

• Một phân tích Excel về thông tin bán hàng hoặc sản phẩm được lưu trữ trong một tệp văn bản
• Trao đổi dữ liệu giữa hai phần mềm khác nhau (có thể từ cơ sở dữ liệu sang bảng tính)
• Tên, địa chỉ và ID email được lưu trữ trong chương trình email (e. g. xuất từ ​​Microsoft Outlook sang Excel)

Microsoft Excel cung cấp cho bạn tất cả các công cụ để kết nối với các nguồn dữ liệu bên ngoài. Hãy nói về các tệp văn bản được phân tách

Đây là một tệp văn bản được phân tách

Như bạn có thể thấy, tên và họ, công ty họ làm việc và các chi tiết khác được phân tách bằng dấu phẩy. Tệp văn bản được phân tách bằng dấu phẩy này dễ tạo trong bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào

Ngay bây giờ, nó không hữu ích. Đưa cái này vào bảng tính và bạn có thể tạo một tài liệu chuyên nghiệp hơn

Chẳng hạn, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm dữ liệu trùng lặp và xóa chúng. Sau đó, bạn có thể sử dụng bảng tính để tạo nhãn và trộn thư nếu địa chỉ cũng là một phần của dữ liệu

Ý tưởng cơ bản ở đây là nhập thông tin từ tệp văn bản và chia các phần thông tin khác nhau của bạn thành các cột riêng biệt và đặt tên cho mỗi cột bằng một tiêu đề thích hợp

Hãy xem xét một tệp văn bản được phân tách chi tiết hơn…

3 loại tệp văn bản được phân tách khác nhau

Có ba loại tệp được phân tách phổ biến tùy thuộc vào cách bạn phân tách (phân tách) từng giá trị. Bất kỳ ký tự nào cũng có thể được sử dụng để phân tách các mục riêng lẻ trong một tệp

Ví dụ. ống (. ) hoặc một không gian đơn giản. Bạn sẽ thấy ba loại này là các loại dấu phân cách được phân tách phổ biến nhất giữa mỗi mục nhập văn bản

1. Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy
2. Các giá trị được phân tách bằng tab
3. Giá trị được phân tách bằng dấu hai chấm

Dấu tách văn bản giữ mỗi giá trị tách biệt với giá trị tiếp theo. Bất kỳ giá trị nào theo sau dấu phân cách và trước lần xuất hiện tiếp theo của dấu phân cách đều được nhập dưới dạng một giá trị. Hãy nhớ rằng giá trị giữa dấu phân cách được chỉ định có thể có một ký tự phân cách khác, nhưng nó cần có dấu ngoặc kép (") hoặc dấu nháy đơn (')

Gây nhầm lẫn? . Hãy xem làm thế nào với một ví dụ

Trong tệp văn bản có tên thành phố và tiểu bang, có thể có một số giá trị như "Albany, NY"

Microsoft Excel có thể đọc dấu phẩy (,) ở giữa hai từ dưới dạng dấu phân cách. Để coi tên thành phố và quốc gia là một giá trị và nhập chúng vào một ô Excel, chúng ta phải sử dụng dấu ngoặc kép hoặc dấu nháy đơn làm bộ định tính văn bản. Nếu không có ký tự nào được chỉ định làm từ hạn định văn bản, thì "Albany, NY" sẽ được nhập vào hai ô liền kề là Albany và NY

Tóm lại, để giữ lại bất kỳ giá trị nào trong một cột chính xác, bạn có thể đặt giá trị đó trong dấu ngoặc kép hoặc dấu nháy đơn

Như chúng ta sẽ thấy bên dưới, Microsoft Excel cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát quá trình nhập và ngăn Xem trước để xem định dạng của dữ liệu trước khi nó lấp đầy các ô

Chuyển đổi từ tệp văn bản được phân tách thành bảng tính

Có nhiều trình chuyển đổi trực tuyến có thể lấy tệp văn bản CSV thô và đưa ra bảng tính XLS. Zamzar và Convertio là hai công cụ tuyệt vời

Nhưng bạn không cần phải tìm kiếm một công cụ chuyển đổi trực tuyến vì Microsoft Excel có một tính năng riêng thực hiện công việc tốt hơn nhiều

Hãy lấy một tệp CSV mẫu và thực hiện các bước để chuyển đổi tệp văn bản được phân tách thành bảng tính. Ảnh chụp màn hình ở trên về một mớ hỗn độn các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy trong tệp Notepad là một ví dụ điển hình

Microsoft Excel có thể giúp biến mớ lộn xộn lộn xộn này thành các hàng và cột gọn gàng. Sau đó, bạn có thể bắt đầu làm việc với nó và biến nó thành một báo cáo có định dạng đẹp mắt hoặc chuẩn bị để in

Có ba cách để đưa dữ liệu vào bảng tính Excel từ tệp CSV. Bắt đầu với cái dễ trước

Phương pháp 1. Nhập khẩu tự động

1. Bấm vào tab Tệp, sau đó bấm Mở

2. Chọn tệp CSV bạn muốn mở. Microsoft Excel tự động mở tệp văn bản và hiển thị dữ liệu trong sổ làm việc mới

Đây là cách trực tiếp nhất (và nhanh nhất) để mở tệp CSV. Microsoft Excel sử dụng cài đặt định dạng dữ liệu mặc định để đọc và nhập từng cột dữ liệu. Nhưng tính năng nhập tự động không mang lại cho bạn sự linh hoạt như mong muốn

Vì vậy, hãy xem cách thứ hai sử dụng trình hướng dẫn

Phương pháp 2. Khôi phục thuật sĩ nhập văn bản

Trình hướng dẫn nhập văn bản cho phép bạn kiểm soát cấu trúc của dữ liệu bạn muốn nhập. Nó tự động bắt đầu khi bạn nhập tệp văn bản (i. e. một tệp có phần mở rộng TXT)

Mở Microsoft Excel và duyệt đến tệp văn bản (hoặc thay đổi phần mở rộng của tệp CSV thành TXT)

Microsoft đã ẩn Trình hướng dẫn nhập văn bản cũ trong Excel 365 và 2016 (phiên bản 1704 trở đi). Nhưng bạn có thể khôi phục trình hướng dẫn nhập văn bản từ Tùy chọn của Excel

1. Chuyển đến Tệp > Tùy chọn > Dữ liệu

2. Cuộn xuống phần Hiển thị trình hướng dẫn nhập dữ liệu cũ

3. Để nhập văn bản hoặc tệp CSV, hãy chọn Từ văn bản (Cũ). Bấm OK để đóng Tùy chọn

4. Bây giờ, bạn có thể sử dụng thuật sĩ từ Ribbon. Chuyển đến Dữ liệu > Lấy dữ liệu > Trình hướng dẫn kế thừa > Từ văn bản (Cũ). Duyệt đến và mở tệp CSV bạn muốn nhập

Sử dụng quy trình ba bước này để kiểm soát định dạng của dữ liệu

Bước 1

Đây là giao diện của Trình hướng dẫn nhập văn bản trong bước đầu tiên

Select Delimited -- Khi các mục trong tệp văn bản được phân tách bằng tab, dấu hai chấm, dấu chấm phẩy, dấu cách hoặc các ký tự khác

Chọn chiều rộng cố định -- Khi tất cả các mục có cùng chiều dài và được sắp xếp gọn gàng trong các cột được phân tách bằng dấu cách

Đôi khi, dữ liệu thô có thể có hàng tiêu đề. Ví dụ

 "first_name","last_name","company_name","address","city","county" 

Sử dụng Bắt đầu nhập tại hàng để chọn hàng từ đó quá trình nhập sẽ bắt đầu

Nguồn gốc tệp có thể được để mặc định trong hầu hết các trường hợp

Bản xem trước hiển thị các giá trị như chúng sẽ xuất hiện khi chúng được phân tách thành các cột trên trang tính

Bấm tiếp

Bước 2

Chọn Dấu phân cách cho tệp của bạn (dấu phẩy, trong trường hợp của chúng tôi). Đối với một số ký tự khác, hãy kiểm tra Khác và nhập ký tự vào trường nhỏ. Cửa sổ Xem trước dữ liệu cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về dữ liệu cột

Chọn hộp kiểm Coi các dấu phân cách liên tiếp là một nếu dữ liệu của bạn chứa dấu phân cách nhiều hơn một ký tự giữa các trường dữ liệu hoặc nếu dữ liệu của bạn chứa nhiều dấu phân cách tùy chỉnh

Ví dụ: điều này giúp bạn xử lý các tệp có thể có thêm khoảng trắng trước hoặc sau dấu phân cách khác. Bạn có thể giúp xác định khoảng trắng dưới dạng một dấu phân cách khác và đánh dấu vào ô này

Sử dụng trình đơn thả xuống hạn định Văn bản để chọn ký tự chứa các giá trị trong tệp văn bản của bạn. Trước đây chúng ta đã nói về cách bộ định tính văn bản có thể giúp bạn nhập một số giá trị vào một ô thay vì các giá trị riêng biệt

Sử dụng cửa sổ Xem trước dữ liệu để kiểm tra giao diện

Nhấp vào Tiếp theo

Ghi chú. Màn hình thuật sĩ thay đổi khi nhập dữ liệu có chiều rộng cố định

Cửa sổ Xem trước dữ liệu có thể giúp bạn đặt độ rộng cột. Sử dụng thanh trên cùng của cửa sổ để đặt dấu ngắt cột được biểu thị bằng đường thẳng đứng. Kéo dấu ngắt cột để tăng hoặc giảm chiều rộng. Bấm đúp vào dấu ngắt cột để loại bỏ nó

Trong tệp có chiều rộng cố định, không có dấu phân cách nào được sử dụng để phân tách các giá trị trong tệp. Dữ liệu được sắp xếp theo hàng và cột, với một mục nhập trên mỗi hàng. Mỗi cột có chiều rộng cố định, được chỉ định bằng ký tự, xác định lượng dữ liệu tối đa mà cột có thể chứa

Bước 3

Các cửa sổ Xem trước trở nên quan trọng hơn trong màn hình này vì bạn có thể tinh chỉnh định dạng dữ liệu đi vào từng trường với định dạng dữ liệu Cột. Theo mặc định, Microsoft Excel nhập dữ liệu ở định dạng Chung. Chọn cột trong cửa sổ xem trước và đặt định dạng phù hợp

Ví dụ, bạn có thể chọn

• Văn bản cho các trường văn bản
• Ngày và định dạng ngày cho bất kỳ cột nào chứa ngày
• Chung để chuyển đổi tiền tệ sang định dạng Tiền tệ Excel

Sử dụng nút Nâng cao để chỉ định loại thập phân và dấu phân cách hàng nghìn cho dữ liệu số

Chẳng hạn, nếu bạn muốn hiển thị 100.000 thành 1.00.000. Excel hiển thị các số theo định dạng được đặt trong cài đặt khu vực của máy tính của bạn

Nhấp vào Kết thúc. Hộp thoại Nhập dữ liệu cuối cùng bật lên

Đừng lo lắng về nó quá nhiều bây giờ. Nó cung cấp cho bạn một số tùy chọn để chèn dữ liệu vào bảng tính hoặc tạo kết nối với cơ sở dữ liệu bên ngoài. Chèn các giá trị được phân tách bằng văn bản dưới dạng bảng trong trang tính hiện tại là cài đặt mặc định

Phương pháp kế thừa "cũ" vẫn là cách tốt nhất để thực hiện khi tệp CSV của bạn đơn giản. Nếu không, hiện có một phương pháp mới có thể phù hợp với mọi nhu cầu nhập văn bản

Phương pháp 3. Sử dụng Lấy & Chuyển đổi Dữ liệu

Tab Dữ liệu bao gồm tất cả các công cụ bạn sẽ cần để thu thập dữ liệu bên ngoài và làm cho dữ liệu đó cũng hoạt động theo cách bạn muốn. Chẳng hạn, bạn có thể tạo báo cáo PivotTable và làm mới nó bất cứ khi nào dữ liệu ngoài thay đổi

Đó là điều quá mức cần thiết đối với các tệp CSV đơn giản, nhưng hãy tiếp tục và xem cách đưa các cột dữ liệu được phân tách vào Excel

1. Mở một sổ làm việc trống

2. Chuyển đến tab Dữ liệu trên Dải băng. Sau đó nhấp vào mũi tên thả xuống nhỏ bên dưới nút Lấy dữ liệu (trong nhóm Nhận và chuyển đổi dữ liệu). Chọn Từ tệp > Từ văn bản/CSV

3. Trong hộp thoại Nhập tệp văn bản, duyệt đến vị trí trên màn hình của bạn và chọn tệp văn bản CSV bạn muốn nhập. Trình hướng dẫn nhập văn bản được hiển thị gọn gàng với các tùy chọn mà bạn có thể chọn ngay bây giờ

Như bạn có thể thấy, bạn có thể thay đổi mã hóa ký tự và lựa chọn ký tự được phân tách hoặc nhập dấu phân cách tùy chỉnh

Excel tìm ra dấu phân cách bằng cách phân tích vài trăm hàng đầu tiên của tập dữ liệu theo mặc định. Bạn cũng có thể thay đổi điều này và để Excel làm việc với toàn bộ tập dữ liệu. Bạn không nên nhập hàng triệu bản ghi

4. Nhấp vào nút Tải để nhập dữ liệu của bạn vào một trang tính đẹp mới

5. Bất cứ khi nào bạn nhập dữ liệu vào Excel, một kết nối dữ liệu sẽ được tạo. Bạn có thể chạy truy vấn và kết nối trang tính với nguồn bên ngoài. Mọi thay đổi đối với dữ liệu nguồn ban đầu sẽ được tự động cập nhật trong trang tính Excel

6. Bạn có thể hủy kết nối này bằng cách vào Data > Queries and Connections để mở bảng điều khiển ở bên

Nhấp chuột phải và chọn Xóa. Hoặc, di chuột qua tên tệp của nguồn dữ liệu và nhấn Delete trong cửa sổ hiện ra. Nếu bạn chắc chắn, hãy nhấp vào Xóa một lần nữa

Chuyển đổi dữ liệu nằm ngoài phạm vi của hướng dẫn này. Vì vậy, tôi sẽ hướng dẫn bạn đến trang hỗ trợ Bắt đầu với Nhận & Chuyển đổi trong Excel của Microsoft để được trợ giúp thêm

Nhiều cách sử dụng các tệp được phân tách trong Excel

Bạn cần tách danh sách họ và tên và chuẩn bị in? . Bạn có thể nhập hoặc xuất tối đa 1.048.576 hàng và 16.384 cột. Và các tệp được phân tách được hỗ trợ ở hầu hết mọi nơi. Sử dụng Excel như một công cụ tiết kiệm thời gian với các kỹ thuật trên và các mẹo bên dưới hoặc tìm hiểu cách trích xuất một số hoặc văn bản từ Excel