Có nhiều yếu tố làm nên một người lãnh đạo tài giỏi và có nhiều nhân tố xây dựng lên một doanh nghiệp vững mạnh. Một doanh nghiệp phát triển bền vững không chỉ nhờ vào nguồn vốn đầu tư dồi dào mà đó là sự cố gắng của cả một bộ máy nhân sự đằng sau.
Một người lãnh đạo giỏi là người biết cách xây dựng chiến lược, dẫn dắt và bố trí đúng người đúng việc những yếu tố đó tạo nên sự thành công của doanh nghiệp. Việc bố trí đúng người đúng việc là nội dung chính và là mục tiêu của “Thiết kế công việc trong quản trị nhân sự”.
1. Khái niệm
Thiết kế công việc là quá trình liệt kê mục tiêu, nhiệm vụ và các điều kiện cụ thể mà người lao động cần có để đảm nhiệm công việc đó. Nhận định được có bao nhiêu việc cần làm, thứ tự thực hiện và hoàn thành công việc đó như thế nào.
Thiết kế công việc còn xác định cụ thể tính chất, phương pháp thực hiện và mối quan hệ của công việc đó với các công việc khác.
Mục tiêu của thiết kế công việc cần đạt đến, chính là giảm thiểu sự mệt mỏi, căng thẳng và rủi ro do con người mắc phải trong quá trình làm việc đồng thời tạo sự thỏa mãn và giúp nhân viên đạt được thành tựu cá nhân trong công việc để hoàn thành vai trò và trách nhiệm được giao.
2. Tầm quan trọng và phương pháp thực hiện thiết kế công việc
2.1. Tầm quan trọng
Thiết kế công việc đảm nhận trọng trách đó là khiến độ khó của công việc tăng lên theo năng lực của người đảm nhận. Mục đích là khắc phục “vòng lặp” trong công việc không để nhân viên làm một công việc mỗi ngày, thiếu sự sáng tạo, không có cơ hội thể hiện, phát triển và được thăng tiến .
Thiết kế công việc có nhiệm vụ chính là nâng cấp công việc và hệ quả xấu nhất khi nhân viên không hài lòng, cảm thấy môi trường làm việc không hỗ trợ họ trong việc phát triển mục tiêu nghề nghiệp thì họ phải nghỉ việc và rời doanh nghiệp.
Ví dụ: Lộ trình phát triển của trong nghề Nhân Sự: Nhân viên nhân sự => Chuyên viên nhân sự => Trưởng phòng nhân sự => Giám đốc nhân sự.
[Tầm quan trọng của thiết kế công việc còn giúp nhân viên có cơ hội thể hiện và thăng tiến]
2.2. Phương pháp thực hiện thiết kế công việc
+ Luân chuyển công việc: chuyển đổi người đảm nhận vị trí này sang vị trí và chắc rằng việc luân chuyển này đã được lên kế hoạch và thông báo từ trước cho nhân viên. Mục đích của luân chuyển chính là để nhân viên trau dồi thêm kiến thức, tăng sự thích thú đối với công việc, tránh trường hợp bị tẻ nhạt do phải làm lặp đi lặp lại một việc hằng ngày.
+ Đơn giản hóa công việc: liệt kê chi tiết và cụ thể đầu mục công việc và đơn giản tính chất công việc chú tâm vào cách thực hiện, quá trình và mục tiêu công việc.
+ Mở rộng nội dung công việc: nhân viên không còn thực hiện các công việc đơn lẻ mà sẽ phối hợp làm nhiều đầu mục công việc khác nhau. Lúc này, trách nhiệm của doanh nghiệp là phải đào tạo nhân viên những nghiệp vụ cần thiết khi nhân viên đảm nhận công việc được giao.
Tương tự như luân chuyển công việc, mục đích của việc mở rộng nội dung này giúp nhân viên nâng cao khả năng và năng lực của bản thân để không bị nhàm chán với công việc thường ngày lặp đi lặp lại.
+ Phong phú nội dung công việc: tạo động lực thúc đẩy nhân viên tăng tính trách nhiệm, tự chủ và kiểm soát công việc của chính mình. Không chỉ vậy, làm phong phú nội dung công việc còn giúp nhân viên xác định và đạt được mục tiêu phát triển nghề nghiệp của chính mình.
2.3. Ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm của 4 phương pháp được áp dụng trong thiết kế công việc là tránh để nhân viên cảm thấy đi làm thật nhàm chán, không có sự mới mẻ, không có đất diễn cho họ thể hiện khả năng và không được hỗ trợ để đạt được mục tiêu phát triển nghề nghiệp của.
Doanh nghiệp bỏ thời gian hỗ trợ nhân viên đi đào tạo sẽ thu lại được đội ngũ nhân viên các cấp linh hoạt, đa dạng về kỹ năng và kiến thức, tạo động lực để thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Khuyết điểm lớn nhất của 4 phương pháp này chính là sự kết nối giữa 4 phương pháp, khi thực hiện các phương pháp để thiết kế công việc, doanh nghiệp nên có sự cân nhắc kỹ lưỡng về điểm mạnh, điểm yếu, khả năng của nhân viên để sắp xếp các vị trí công việc phù hợp. Doanh nghiệp cần tìm một điểm giao nhau hợp lý giữa con người, nhu cầu doanh nghiệp cần khi áp dụng 4 phương pháp này.
3. Các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế công việc
+ Tính thông lệ của công việc: mức độ xuất hiện của công việc, công việc có quy luật, xuất hiện thường xuyên và ổn định. Nếu ngược lại chứng tỏ công việc đó có tính thông lệ thấp, xuất hiện bất thường và không ổn định.
+ Dòng công việc: phụ thuộc vào tính chất của sản phẩm và dịch vụ. Từ đó, nhà quản trị mới xác định được lộ trình phát triển của sản phẩm và dịch vụ đó một cách hiệu quả và đầu mục công việc mới được sắp xếp theo trình tự và cân đối.
+ Khả năng của người thực hiện: khả năng của người thực hiện là yếu tổ tác động rất lớn lên quy trình làm việc, vì vậy cần phải chi tiết hóa kỹ năng nghiệp vụ đặc thù của người đảm nhận phải như thế nào, yêu cầu những kỹ năng gì và kiến thức gì để phục vụ cho công việc mà không tốn quá nhiều thời gian đào tạo và có thể dẫn đến đào tạo không đạt được hiệu quả.
+ Tính chất môi trường: doanh nghiệp là hệ thống nằm trong môi trường. Môi trường ảnh hưởng đến doanh nghiệp và doanh nghiệp tác động đến doanh nghiệp. Muốn thay đổi và giữ trạng thái cân bằng mới doanh nghiệp phải thích nghi với tính chất của môi trường trước.
Như đã trình bày ở trên phân tích công việc giúp làm cơ sở để giải quyết nhiều nội dung của quản trị nguồn nhân lực. Một trong những vấn đề mà các thông tin trong phân tích công việc được các nhà quản trị con người sử dụng để giải quyết đó là thiết kế lại công việc.
Thiết kế lại công việc là sự thay đổi một cách hệ thống nội dung của công việc nhằm thay đổi những tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác cần thiết cho công việc hoặc tăng động cơ làm việc .
Các hoạt động của Quản trị chiến lược về Nguồn nhân lực được thiết kế để kích thích hiệu quả cá nhân người lao động bằng cách sắp xếp những người phù hợp cho công việc
Một cách tổng thể các nhà quản trị tìm mọi cách để nâng cao hiệu suất và hiệu năng của các nguồn lực.
Hiệu suất: Mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra; tìm cách giảm thiểu các chi phí về nguồn lực.
Nói khác đi: “Là việc sử dụng các nguồn lực một cách tốt nhất để đạt được mục đích “.
Nghĩa là: Làm các việc cho đúng …
Hiệu năng: Khả năng xác định mục tiêu thích hợp
Nói khác đi: “Là việc chọn các mục đích có hiệu quả và đạt được chúng”.
Nghĩa là: Làm các việc đúng …
Cả hai đều quan trọng, tuy nhiên nhiều nhà quản trị cho rằng hiệu năng là tiêu chí thiết yếu. Vấn đề là: “Không phải là làm một việc thế nào cho đúng mà là làm đúng việc”.
Để có được hiệu quả cao trong sử dụng nguồn nhân lực các nhà quản trị nguồn nhân lực cần phải hiểu rõ kỹ năng, năng lực của từng cá nhân để bố trí đúng người đúng việc.
Kỹ năng có thể được hiểu là: Khả năng cụ thể để chuyển kiến thức thành hành động mà kết quả đạt được như ý muốn. Kỹ năng có thể mang tính nhận thức, vận động, chân tay, trí tuệ, và xã hội . Kỹ năng có thể tích lũy [xây dựng dần dần thông qua việc lặp lại trong thực tế] và liên tục [mỗi phần phụ thuộc vào phần trước đó và ảnh hưởng đến phần sau].
Năng lực: Khả năng thực hiện các hoạt động theo tiêu chuẩn mong muốn. Hiểu một cách khác: “Năng lực là khả năng của cá nhân để thực hiện các nhiệm vụ trong công việc”. Năng lực là sản phẩm của đào tạo và tích lũy kinh nghiệm. Nói đến năng lực của con người là bao gồm 2 yếu tố: năng lực trí tuệ và thể lực.
– Năng lực trí tuệ: là khả năng của cá nhân để thực hiện các hoạt động trí tuệ.
– Thể lực: là sức chịu đựng, sự khéo léo, sức lực và kỹ năng tương đương cần có để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Thực tế khái niệm kỹ năng và năng lực vẫn có ý kiến khác nhau, nhưng nhìn chung kỹ năng mang tính cụ thể hơn, năng lực mang tính khái quát hơn. Năng lực thường chỉ công việc quản lý và nghiệp vụ, khi những điều cần hoàn thành không dễ xác định cụ thể trước được, còn kỹ năng thì thường được sử dụng để đánh giá lao động kỹ thuật hay những hoạt động cụ thể. Như vậy, trong khi việc nghiên cứu về năng lực vẫn còn đang phát triển và vẫn chưa có được những định nghĩa thống nhất, chỉ có thể phát biểu một cách thận trọng rằng năng lực ít cụ thể rõ ràng hơn so với kỹ năng.
Như vậy ta dễ dàng nhận ra rằng:
- Nếu người lao động thiếu năng lực, họ sẽ không làm tròn nhiệm vụ.
- Nếu người LĐ có trình độ chuyên môn vượt cấp, họ sẽ thực hiện thỏa đáng công việc nhưng lại không thỏa mãn.
- Nếu người LĐ làm công việc phù hợp với khả năng, chắc chắn họ sẽ hoàn thành tốt công việc và thỏa mãn nội tâm.
Thiết kế lại công việc nhằm thúc đẩy các hoạt động sau đây của Quản trị nguồn nhân lực
- Thông tin trong bản mô tả công việc cho thấy liệu công việc có thiếu sự thách thức cần thiết và có thể thiết kế lại để tăng động cơ làm việc hay không.
- Thông tin phân tích công việc chỉ ra những yếu tố ảnh hưởng tới sức khỏe và an toàn lao động trong khi thực hiện công việc. Nếu có những yếu tố không thể chấp nhận được thì công việc cần được thiết kế lại để loại trừ các yếu tố đó.
- Lập kế hoạch nhân lực sẽ chỉ ra liệu có những người có hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác cần thiết cho công việc bên trong tổ chức hoặc bên ngoài hay không . Nếu không, công việc cần phải thiết kế lại để sử dụng những khả năng sẵn có.
- Số lượng ít của các đơn xin việc trong quá trình tuyển dụng người có thể cho thấy công việc thiếu hấp dẫn đối với người xin việc vì vậy cần phải thiết kế lại công việc để tăng sự hấp dẫn.
- Công tác chọn người ít thành công có thể chỉ ra rằng phải thiết kế lại công việc cho phù hợp với hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác của người lao động trong nội bộ tổ chức hoặc trên thị trường nhân công.
- Những công việc đã được thiết kế lại cho hấp dẫn hơn có thể đòi hỏi nhân viên phải được đào tạo thêm.
- Thiết kế lại công việc có thể chỉ ra rằng phải thay đổi chế độ thù lao cho công việc.
- Hiệu quả làm việc kém cho thấy nhân viên hoặc là thiếu hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác hoặc thiếu động cơ để hoàn thành tốt công việc. Nếu như vậy, công việc cần được thiết kế lại.
Công việc sẽ được tiến hành tốt và đạt được kết quả cá nhân nếu từng nhân viên đạt được ba tình trạng tâm lý sau:
- Hiểu biết về ý nghĩa công việc: Nhân viên phải cảm thấy rằng công việc là quan trọng, đáng kể và có giá trị.
- Hiểu biết về trách nhiệm đối với kết quả công việc: Người lao động phải cảm thấy có trách nhiệm và ý nghĩa đối với công việc mà họ thực hiện.
- Hiểu biết về kết quả công việc: Nhân viên phải thường xuyên được thông báo về chất lượng công việc của họ.
Tình trạng tâm lý khác nhau được kích thích bởi những đặc điểm nghề nghiệp khác nhau:
1. Hiểu biết về ý nghĩa công việc được kích thích bởi:
- Sự đa dạng về tay nghề: Mức độ đa dạng của các hoạt động mà công việc yêu cầu .Điều đó đưa đến việc đòi hỏi phải sử dụng những kinh nghiệm và năng lực khác nhau.
- Hiểu biết nhiệm vụ: Mức độ phải hoàn thành đối với toàn bộ hay một phần công việc.
- Ý nghĩa của nhiệm vụ: Mức độ ảnh hưởng của công việc tới đời sống hoặc công việc của người khác ở ngay trong tổ chức hay môi trường bên ngoài.
1. Hiểu biết về trách nhiệm đối với kết quả công việc bị ảnh hưởng bởi :
- Sự độc lập: Mức độ tự do và độc lập khi ra quyết định của mỗi cá nhân
2. Hiểu biết về kết quả công việc được kích thích bởi :
- Thông tin phản hồi: Mức độ thu thập thông tin trực tiếp và rõ ràng về hiệu quả của các hoạt động mà công việc yêu cầu ở mỗi cá nhân.