Bảng đánh giá 5s tại văn phòng năm 2024
Jụd tkçu dlấj ĝkỄj7 Ęí`l fkí dídl ièj dô ièj tlec tkçu dluẫ` 5T nlò`f.\íd ĝỎ`l nlu vỽd dẦ` ĝƸỤd dẤk tlkỆ`,buy tré 5T. Show Dídl ĝí`l fkí 7 \=.Rổ trƸồ`f , trƸồ`f oớ plẪ` dû`f ĝk ĝí`l fkí vỞk om` ĝí`l fkí 5T .?. Rổ trƸồ`f, trƸồ`f díd oớ plẪ` nlkỄj trm nẳt quẤ ĝí`l fkí vè ĝƸm rm nẳt quẤ dẤk tkẳ` .4. Tờ ĝkỄj dmc `lất dlc jỖk "T" iè ?8 ĝkỄj .Dídl tê`l iấy ĝkỄj tlấp `lất dỦm jỖk "T" `lï` vỞk 2 vè tổ`f ĝkẾj iè =8827Tờ iỖk dè`f `lkọu ĝkỄj sờ sẺ oỎ tlấp,sờ iỖk êt tlé ĝkỄj dè`f dmc.QB7 OỎ 82 iỖk tlé sờ ĝkỄj iè 2 ĝkỄj,oỎ 8= iỖk tlé sờ ĝkỄj iè =1 là phương pháp quản lý và tổ chức nơi làm việc trong môi trường văn phòng, nhằm tạo ra một không gian làm việc hiệu quả, sạch sẽ và gọn gàng. Nó bao gồm 5 yếu tố: Seiri – Sàng lọc, Seiton – Sắp xếp, Seiso – Sạch sẽ, Seiketsu – Săn sóc, Shitsuke – Sẵn sàng. Hãy cùng 1Office tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây để biết cách ứng dụng 5s văn phòng hiệu quả nhất. Mục lục Từ những năm 1980 thế kỷ XX, khái niệm 5S bắt đầu xuất hiện từ Nhật Bản. Đến năm 1986, quy tắc 5S trở nên phổ biến hơn tại các nước như: Singapore, Trung Quốc, Ba Lan… Và được áp dụng lần đầu tại Việt Nam từ năm 1993 khi Nhật mở rộng đầu tư và Vikyno. 5s văn phòng là gì?5s văn phòng là phương pháp quản lý và tổ chức nơi làm việc trong môi trường văn phòng, nhằm tạo ra một không gian làm việc hiệu quả, sạch sẽ và gọn gàng. 5s văn phòng được cấu thành từ 5 nguyên tắc bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật bao gồm:
II. Lợi ích khi thực hiện 5s văn phòngNguyên tắc 5s ngày càng được nhiều doanh nghiệp ứng dụng mạnh mẽ. Theo khảo sát thực tế về hiệu quả của 5s tại các doanh nghiệp cho thấy, 5s đã mang lại rất nhiều lợi ích như:
Chính vì vậy, áp dụng 5s văn phòng là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cẩn đẩy mạnh và phát triển. Áp dụng 5s cũng chính là phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp hiệu quả. III. Hướng dẫn áp dụng 5s văn phòng hiệu quả nhấtĐể áp dụng 5s văn phòng hiệu quả nhất, doanh nghiệp thực hiện lần lượt theo hướng dẫn sau: Seiri – Sàng lọcBước đầu tiên trong nguyên tắc 5s là sàng lọc. Sàng lọc ở đây có nghĩa là doanh nghiệp phân loại mức độ cần thiết của các tài nguyên để tiến hành loại bỏ. Chế độ sàng lọc này được chia thành 3 mức độ bao gồm: Seiri – Sàng lọc
Dựa vào kết quả sàng lọc thu được, doanh nghiệp tiến hành loại bỏ những tài nguyên không cần thiết. Hoạt động seiri mang lại nhiều lợi ích như: tinh gọn không gian lưu trữ, giảm bớt những dụng cụ không cần thiết,… Ví dụ: Một tủ văn phòng tại doanh nghiệp A đã chứa đầy các đồ vật: sổ ghi chép mới, bìa carton cũ, bút viết, hồ sơ nhân sự, tờ rơi, vỏ chai nhựa. Doanh nghiệp tiến hành sàng lọc những đồ vật trong tủ như sau: – Cần thiết: hồ sơ nhân sự, bút viết, sổ ghi chép mới – Không cần thiết: bìa carton cũ, vỏ chai nhựa. – Chưa xác định rõ mức độ cần thiết: tờ rơi. Khi đó, tủ văn phòng sẽ có thêm không gian trống hơn khi loại bỏ những bìa carton cũ và vỏ chai nhựa. Những đồ vật giữ lại cho doanh nghiệp là: hồ sơ nhân sự, bút viết, sổ ghi chép mới, tờ rơi. \>> Xem thêm: Quy chế thưởng phạt 5s là gì? Mẫu quy chế thưởng phạt nội bộ đơn giản cho doanh nghiệp Seiton – Sắp xếpTiếp theo, doanh nghiệp tiến hành sắp xếp những tài nguyên đã được sàng lọc trước đó. Các tài nguyên được bày trí gọn gàng, ngăn nắp và khoa học. Điều này giúp văn phòng tăng tính thẩm mỹ và thuận tiện trong quá trình sử dụng các tài nguyên. Seiton – Sắp xếpViệc sắp xếp tài nguyên dựa vào tần suất sử dụng tài nguyên đó theo nguyên tắc sau:
Hoạt động này giúp nhân sự dễ dàng trong việc tìm kiếm và sử dụng tài nguyên một cách thuận tiện. Các công việc có liên quan khác cũng được triển khai và thực thi nhanh chóng. Ví dụ: Doanh nghiệp xác định những đồ vật sẽ được giữ lại trong tủ văn phòng là: hồ sơ nhân sự, bút viết, sổ ghi chép mới, tờ rơi. Trong đó:
Tủ văn phòng của doanh nghiệp có 3 tầng tương ứng với 3 ngăn. Vậy thứ tự sắp xếp đồ vật sẽ như sau: – Tầng 1: Sổ ghi chép và bút viết – Tầng 2: Hồ sơ nhân sự – Tầng 3: Tờ rơi Seiso – Sạch sẽTrong 5s văn phòng, yếu tố seiso (sạch sẽ) giữ vị trí quan trọng. Môi trường làm việc có sạch sẽ hay không sẽ quyết định trong bước này. Doanh nghiệp cần định hướng nhân sự vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc của mình, bao gồm cả những thiết bị và công cụ hỗ trợ quá trình làm việc. Seiso – Sạch sẽVới không gian làm việc sạch sẽ tạo cảm giác thoải mái, nâng cao tinh thần làm việc cho mỗi nhân sự. Nhân sự có thể thỏa sức sáng tạo và phát huy khả năng của mình tốt nhất. Đây cũng là cách để doanh nghiệp gây ấn tượng với nhân sự mới, khách hàng và đối tác. Đồng thời, khi triển khai tốt hoạt động Seiso doanh nghiệp còn giảm thiểu tối đa những rủi ro như như hỏng máy móc và thiết bị. Bất kỳ nhân sự nào cũng cần tham gia vào hoạt động này để đảm bảo tính thống nhất, đảm bảo vệ sinh chung. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng các quy định chung để mọi người cùng tuân thủ. Một vài gợi ý cho doanh nghiệp khi áp dụng nguyên tắc sạch sẽ như: – Vệ sinh chỗ làm việc của cá nhân trong ba khoảng thời gian: đầu – giữa – cuối các ca làm việc. Cụ thể như: lau dọn bàn làm việc, cất những những vật dùng không cần thiết trên bàn làm việc, vứt bỏ giấy rác vào thùng rác theo quy định, kiểm tra xung quanh chỗ làm việc,… – Vệ sinh thường xuyên các máy móc, thiết bị, công cụ thuộc sở hữu hoặc có trách nhiệm bảo quản và sử dụng. Đối với những máy móc, thiết bị, công cụ sử dụng trong ngày cần vệ sinh sau mỗi ca làm việc. Cụ thể như: lau/ rửa máy móc bằng nước lau chuyên dụng,… Seiketsu – Săn sócYếu tố Seiketsu sẽ giữ vai trò duy trì và phát triển 3 hoạt động: sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ. Để thực hiện tốt hoạt động này, doanh nghiệp cần xây dựng bộ quy định tương tự như các quy định làm việc về các mặt: thời gian, mục tiêu, hành động,… Có như vậy mới đảm bảo được các thành viên tham gia thực hiện 5s một cách đầy đủ và nghiêm túc. Cụ thể như: Seiketsu – Săn sóc– Xây dựng quy trình thực hiện. – Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá và nguyên tắc cho các hoạt động. – Theo dõi, kiểm tra, đánh giá, đôn đốc quá trình thực hiện nguyên tắc 5S của nhân viên. Ví dụ: Công ty ABC khi áp dụng 5s văn phòng đưa ra quy trình triển khai như sau: Bước 1: Chuẩn bị thực hiện Bước 2: Thông báo chính thức phát động chương trình Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh Bước 4: Bắt đầu bằng SEIRI (Sàng lọc) Bước 5: Thực hiện SEIRI, SEITON, SEISO hàng ngày (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ) Bước 6: Đánh giá định kỳ Shitsuke – Sẵn sàngTại đây, doanh nghiệp thực hiện các hoạt động để các thành viên đều sẵn sàng tham gia vào hoạt động 5s mà doanh nghiệp. Quá trình này không hề đơn giản nếu doanh nghiệp không xác định rõ đối tượng tham gia vào hoạt động 5S. Shitsuke – Sẵn sàngThông thường, đối tượng tham gia trong tổ chức và doanh nghiệp sẽ được phân thành 3 đối tượng chính là:
Với từng đối tượng khác nhau, doanh nghiệp tiến hành phân rõ quyền hạn và trách nhiệm. Đảm bảo mỗi đối tượng nắm rõ thông tin và thực hiện đúng. Doanh nghiệp có thể áp dụng các hoạt động như: – Lên kế hoạch và tổ chức các buổi đào tạo – hướng dẫn thực hiện về 5s văn phòng. – Xây dựng bộ tài liệu cung cấp cho nhân viên về quy trình 5S. – Kiểm tra và đánh giá thường xuyên về mức độ thực hiện 5S của nhân sự. \>> Xem thêm: Bộ QUY TRÌNH MẪU chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp IV. Tổng hợp 10+ hình ảnh về mô hình 5s văn phòng chuẩn nhấtTham khảo ngay 10+ hình ảnh về mô hình 5s văn phòng chuẩn nhất ngay sau đây: Mẫu 1 về mô hình 5s văn phòngMẫu 2 về mô hình 5s văn phòngMẫu 3 về mô hình 5s văn phòngMẫu 4 về mô hình 5s văn phòngMẫu 5 về mô hình 5s văn phòngMẫu 6 về mô hình 5s văn phòngMẫu 7 về mô hình 5s văn phòngMẫu 8 về mô hình 5s văn phòngMẫu 9 về mô hình 5s văn phòngMẫu 10 về mô hình 5s văn phòngMẫu 11 về mô hình 5s văn phòngMẫu 12 về mô hình 5s văn phòngTrên đây là toàn bộ thông tin về 5s văn phòng. Hy vọng rằng những thông tin trên hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công! |