Bảng phân công lịch làm việc tiếng anh là gì

Tiếng Anh là một ngôn ngữ được sử dụng nhiều nhất trên thế giới. Trong thời đại ngày nay, để có được một sự nghiệp khiến ta cảm thấy thỏa mãn, hài lòng, một điều kiện quan trọng cần phải có là phải làm chủ được tiếng Anh. Trong môi trường nghề nghiệp, chúng ta phải hợp tác với nhiều đối tượng khác nhau. Điều này càng được khẳng định khi có sự xuất hiện ngày càng nhiều các phương tiện công nghệ mới khiến cho việc giao lưu, cộng tác đó càng trở nên dễ dàng và thường xuyên hơn.

Tương tự như vậy, một lúc nào đó, có thể bạn gặp phải tình huống điều hành một dự án bằng tiếng Anh. Bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu lượng từ vựng cần thiết để tổ chức một dự án và phân công nhiệm vụ cho các cộng sự của bạn.

Tổ chức một dự án như thế nào?

Việc lập kế hoạch (the project planning) là điểm mấu chốt trong tổ chức dự án. Cần đề ngày tháng cụ thể, thiết lập một lịch trình chính xác, thiết lập chi phí dự án (the cost of the project). Sau đây là một số từ ngữ hữu ích cần biết:

• a kick-off meeting: chương trình khởi động dự án. Đó là các hoạt động được tổ chức trước khi bắt đầu vào nội dung chính của dự án. Đây là phần rất quan trọng vì nó cho phép những người tham gia hiểu hơn về dự án, giúp truyền cảm hứng cho những người tham gia dự án.
• To schedule a meeting: tổ chức một cuộc họp
• The project schedule: Tiến độ dự án. Các mốc lịch thời gian dự án phải tương ứng với tiến trình thực hiện công việc dự án (the project timeline). Sự tương ứng này phải đảm bảo để thực hiện đúng tiến độ dự án, từ ngày đầu dự án (the start date) cho đến ngày cuối cùng của dự án (the finish/completion date).
• Deadline: hạn chót/hạn cuối cùng. Từ này ngày càng được sử dụng nhiều ở Việt Nam.
• a milestone: cột mốc, sự kiện quan trọng.

Phân công nhiệm vụ như thế nào?

Để đảm bảo dự án tuân thủ quy định của tài liệu đặc tả yêu cầu kỹ thuật (the requirements specification), điều quan trọng phải làm là phân công nhiệm vụ (task) cho mỗi cộng sự.

Sau đây là một số cách diễn đạt giúp ích cho bạn thực hiện tốt công việc này:

• The project manager: người đứng đầu dự án, chef dự án
• Project work breakdown structure: Cấu trúc phân chia công việc dự án. Cụm này rất quan trọng. Nó là một công cụ xác định dự án và hợp nhóm các yếu tố công việc riêng rẽ của dự án thành một tổng thể có tổ chức để hoàn thành dự án. Kết quả của nó là ước lượng sơ bộ về thời gian, chi phí và nhân lực cần có để hoàn thành dự án.

Có thể phân công duy nhất một nhiệm vụ (a task) hay nhiều nhiệm vụ cùng lúc (a work package).

• To assign a mission/a task: phân công nhiệm vụ. Trong tiếng Anh, mission và task có nghĩa giống nhau khi dùng trong lĩnh vực nghề nghiệp nên có thể dùng thay thế cho nhau trong các trường hợp mà không gây hiểu lầm.

Như bạn đã thấy, việc quản lý dự án (project management) đòi hỏi phải nắm được một lượng từ vựng chuyên biệt. May mắn thay, GlobalExam đưa ra nhiều giải pháp khác nhau giúp bạn thủ đắc lượng từ vựng đặc biệt này.

Vì sao chọn GlobalExam?

Với sân luyện 100% trực tuyến, GlobalExam cho phép bạn thực hiện việc luyện tập của mình trên bất kì phương tiện kỹ thuật số nào, ở bất kì thời điểm nào, ở bất cứ đâu.

Sân luyện trực tuyến Business English cho phép bạn đạt được những kỹ năng ngôn ngữ chuyên biệt thích ứng với môi trường nghề nghiệp. Với 3 lộ trình, Business English giúp bạn tiến bộ theo như cách bạn muốn:

• Lộ trình kỹ năng: tuyển dụng, mua bán và mặc cả, đi công tác…
• Lộ trình sự nghiệp: marketing, truyền thông, quản trị…
• Lộ trình doanh nghiệp: ngân hàng, du lịch, hậu cần…

Dù trình độ của bạn thế nào, bạn sẽ tìm được nội dung thích hợp với mình trên Business English. Thực vậy, việc học tập được chia thành 3 trình độ: bắt đầu, trung gian và nâng cao.

Sân luyện trực tuyến Business English còn đưa lại cho bạn nhiều lợi ích khác như: tạo lập CV của bạn bằng tiếng Anh. Những bài sửa lỗi chi tiết cũng góp phần giúp bạn hiểu sâu hơn bài học.

Bằng việc luyện tập trên Business English, bạn sẽ được đối mặt với các tình huống thường diễn ra trong môi trường nghề nghiệp. Sân luyện trực tuyến của chúng tôi cung cấp cho bạn hơn 25 tình huống được kịch bản hóa để giúp bạn đặt mình giống như trong tình huống thực tế của đời thực.

Bạn cũng được hưởng các video huấn luyện được thực hiện bởi đội ngũ giáo viên của chúng tôi. Với hơn 500 tình huống của đời sống nghề nghiệp, Business English phủ sóng tất cả các lĩnh vực có thể có.

Hiện nay, nhiều người gặp khó khăn khi lập bảng kế hoạch công việc và mong muốn tìm hiểu các bảng mẫu có sẵn chuẩn xác nhất. Với bài viết này, Viindoo sẽ giới thiệu những mẫu kế hoạch làm việc theo ngày, tuần, tháng bằng Excel chi tiết.

\>>>> Đừng Bỏ Qua: Công cụ quản lý công việc hiệu quả

1. Mẫu bảng kế hoạch công việc tuần

Bảng kế hoạch công việc tuần có thông tin về các đầu công việc, thời gian thực hiện cũng như kết quả của quá trình. Mẫu này cho phép việc cập nhật thường xuyên tiến độ và kết quả của công việc. Tham khảo ngay!

Tải ngay: TẠI ĐÂY.

Mẫu kế hoạch công việc tuần.

\>>>> Đừng Bỏ Qua: 11 mẫu checklist công việc hàng ngày cho cá nhân, đội, dự án

2. Bảng kế hoạch công việc tuần trong 5 ngày cho cá nhân

Xây dựng kế hoạch công việc 5 ngày cho cá nhân giúp cho công việc diễn ra luôn suôn sẻ, đúng quy trình. Nội dung của bảng kế hoạch gồm tên công việc, thời gian thực hiện và kết quả dự án. Nếu bạn cần lập kế hoạch làm việc trong 1 tuần, đây sẽ là mẫu biểu hợp lý.

Tải ngay: .

Kế hoạch công việc tuần trong 5 ngày cho cá nhân.

\>>>> Tham Khảo Ngay: Quản lý công việc bằng Google Sheets hiệu quả, nhanh chóng

3. Bảng kế hoạch công việc hàng ngày cho cá nhân

Với bảng kế hoạch công việc hàng ngày, công việc được làm tại những khung giờ làm việc riêng biệt trong ngày. Bạn có thể sắp xếp sao cho mỗi công việc phù hợp với từng khung thời gian để đạt hiệu quả cao nhất.

Tải ngay: TẠI ĐÂY.

Kế hoạch công việc hàng ngày dành cho mỗi cá nhân.

4. Bảng kế hoạch công việc tháng

Bảng kế hoạch công việc tháng sẽ bao gồm tất cả các công việc cần làm trong mỗi tháng. Bảng bao gồm các hạng mục công việc, chi tiết công việc, người chịu trách nhiệm và theo dõi chi tiết theo từng ngày trong tháng.

Tải ngay: TẠI ĐÂY.

Bảng kế hoạch công việc tháng.

5. Bảng kế hoạch công việc theo to do list

Mời bạn cùng tham khảo ngay mẫu kế hoạch công việc theo to do list được giới thiệu dưới đây. Với mẫu kế hoạch này, bạn sẽ kiểm soát công việc dễ dàng và hiệu quả hơn trước.

Tải ngay: .

File kế hoạch công việc theo to do list.

Bạn có thể tham khảo thêm các mẫu todolist khác trong bài viết Todolist là gì? Cách tạo, mẫu todo list và phần mềm todolist!

6. Bảng kế hoạch công việc cố định

Xây dựng kế hoạch cho các công việc cố định sẽ giúp mỗi cá nhân chủ động hoàn thành tất cả các đầu việc một cách hiệu quả cùng với năng suất cao hơn. Mời bạn tham khảo ngay mẫu kế hoạch công việc được dùng phổ biến nhất hiện nay.

Tải ngay: .

File kế hoạch công việc cố định.

7. Bảng kế hoạch làm việc theo phương pháp Kanban

Phương pháp Kanban sử dụng các bảng với các thẻ có màu khác nhau để đại diện cho các công việc và các giai đoạn của quá trình làm việc. Các bảng Kanban thường được chia thành các cột, mỗi cột đại diện cho một giai đoạn trong quá trình làm việc, ví dụ như "Đang chờ", "Đang thực hiện" và "Đã hoàn thành". Khi một công việc được hoàn thành, nó được di chuyển từ cột "Đang thực hiện" sang cột "Đã hoàn thành". Phương pháp Kanban giúp tăng hiệu quả và năng suất trong công việc. Bạn hãy thử ngay nhé!

Tải ngay: TẠI ĐÂY

Bảng mẫu theo phương pháp Kanban

8. Bảng mẫu kế hoạch công việc theo phương pháp Getting Things Done

Bảng này được sử dụng để quản lý các nhiệm vụ và công việc theo phương pháp Getting Things Done một phương pháp quản lý thời gian và công việc phổ biến.

Bảng được chia thành các mục như "Công việc cần hoàn thành", "Đang thực hiện" và "Đã hoàn thành". Mỗi mục được tạo ra để đại diện cho các giai đoạn khác nhau trong quá trình làm việc. Bảng mẫu này giúp người dùng tập trung vào các nhiệm vụ cần thiết và tránh bị phân tán tâm trí bởi các công việc không quan trọng.

Mẫu bảng theo Getting Things Done

7. Hướng dẫn cách lập bảng kế hoạch công việc bằng Excel

Dưới đây là nội dung hướng dẫn chi tiết cách lập bảng kế hoạch công việc bằng Excel. Mời bạn cùng đón đọc tiếp bài viết!

7.1 Những thông tin cần có trong bảng kế hoạch công việc

Trong một mẫu kế hoạch làm việc, người dùng cần điền đầy đủ các thông tin cần thiết để việc theo dõi và triển khai dễ dàng hơn. Sau đây là nội dung mà người dùng cần phải trình bày:

• Tên đơn vị, phòng ban đang chịu trách nhiệm cho công việc.
• Thời gian triển khai và hoàn thành công việc.
• Các công việc cụ thể cần phải làm.
• Thời điểm công việc dự kiến sẽ được hoàn tất.
• Mục tiêu chính và các mục tiêu nhỏ cần đạt được trong suốt quá trình triển khai công việc.
• Các phương án dự phòng nếu vấn đề không may xảy ra.
• Các khuyến nghị hỗ trợ cần thiết.

Một số nội dung cần có trong kế hoạch công việc.

7.2 Cách thiết lập

Để tiến hành thiết lập một bảng kế hoạch công việc thì cần thực hiện các quy trình khác nhau trước khi trình bày trước các bên liên quan. Các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Nhằm xác định chính xác nhất khoảng thời gian cần thiết cho việc hoàn thành các mục tiêu, bạn cần sử dụng mô hình SMART thông qua các tiêu chí sau:

• Specific: Xác định thật rõ ràng, cụ thể các mục tiêu.
• Attainable: Xây dựng một mục tiêu mang tính thực tế và chắc chắn phải đạt được.
• Relevant: Đảm bảo mục tiêu hiện có cần thiết đối với dự án và phù hợp với các mục tiêu khác của doanh nghiệp.
• Measurable: Đảm bảo khả năng đo lường của mục tiêu để việc theo dõi tiến độ và đáp ứng thời hạn nhất.
• Time-bound: Chỉ định chính xác một ngày mục tiêu để không bị lạc trong chuỗi các nhu cầu hàng ngày.

Bước 2: Xác định nguồn tài nguyên và tiềm lực tài chính. Để xác định chính xác nguồn lực hiện tại, cá nhân, tổ chức cần trả lời những câu hỏi dưới đây:

• Cần bao nhiêu ngân sách của bạn cho dự án này?
• Khoản tài chính đó của ai, bộ phận nào?
• Dự án này có cần các công cụ hay phần mềm đặc biệt nào không?

Bước 3: Phân bổ, chỉ định người thực hiện công việc để đảm bảo mọi nhiệm vụ được hoàn thành nhanh chóng và giảm thiểu sự nhầm lẫn vai trò. Mỗi thành viên nhận nhiệm vụ phải được nắm rõ được công việc và trách nhiệm của mình đối với công việc đó.

Bước 4: Triển khai kế hoạch khi bạn đã đảm bảo tốt về nhân lực và tiềm lực tài chính. Một cách hiệu quả có thể áp dụng để kiểm soát tối ưu tiến độ các đầu việc là tạo ra một bảng theo dõi việc làm hàng ngày bằng Excel hoặc file word.

Thiết lập hoạch công việc phải thông qua 4 bước cơ bản. ​

Bên cạnh file word hoặc Excel, doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm Viindoo Project để lập kế hoạch, kế hoạch kinh doanh tại đơn vị mình. Khi sử dụng phần mềm này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng lập kế hoạch và theo dõi tiến độ chính xác, kịp thời chỉ trên một hệ thống duy nhất.