Chuỗi điền lực excel

Phục hồi tính năng AutoFill để kéo các số liên tiếp trong Excel

Tài liệu xây dựng Excel VBA thực chiến

1. Tính năng AutoFill trong Excel là gì?

Fill Series - thao tác giúp chúng ta tạo dãy số liên tiếp là một chức năng của Tự động điền trong Excel mà ai cũng cần sử dụng

Cách thực hiện Autofill đơn giản và nhanh chóng như sau

2. Cách tắt hoặc bật lại Tự động điền trong Excel như thế nào?

Nếu tính năng Tự động điền không khả dụng hoặc bị tắt đi, không thể “kéo – thả” các ô (điền và thả dòng) thì cách giải quyết đơn giản như sau

Trong bài viết này, Blog Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng tính năng Autofill trong Excel. Bạn sẽ biết cách tự động điền chuỗi số, ngày tháng hoặc dữ liệu khác, tạo và sử dụng danh sách tùy chọn trong Excel 2010, 2013, 2016

Sử dụng tùy chọn Tự động điền để điền vào một dãy trong Excel 2010-2016

Chức năng điền tự động trong Excel sẽ giúp bạn sao chép cùng một giá trị xuống hoặc nhập một chuỗi số hoặc giá trị văn bản. Đây là một phần không thể thay thế tùy chọn Tự động điền. Chức năng này hiển thị là một hình vuông nhỏ nằm ở góc bên phải bên dưới ô hoặc vùng dữ liệu được chọn (xử lý điền)

Thao tác rất đơn giản. Bất kể khi nào bạn cần điền chuỗi giá trị vào các ô liền kề, bấm vào hình vuông nói trên và con trỏ chuột sẽ hiển thị thành dấu thập màu đen (+), kéo chuột theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Khi bạn thả chuột, bạn sẽ thấy các ô đã chọn được điền giá trị dựa trên mẫu bạn chỉ định

Một trong những câu hỏi thường gặp là. Làm thế nào để điền tự động số trong Excel?

Ví dụ: bạn cần tiếp tục một dãy số, hãy nhập hai giá trị đầu tiên vào ô bắt đầu và kéo bộ điều khiển điền để sao chép dữ liệu sang vùng được chỉ định

Việc điền tự động còn có thể áp dụng cho bất kỳ dãy số học nào mà các dãy số cách nhau cùng một lượng đơn vị. Ví dụ 3, 9, 15… (cách nhau 6 đơn vị)

Ngoài ra, nó còn được sử dụng cho các ô tính không liên quan với nhau về các mặt học, như ví dụ dưới đây

Tất cả tùy chọn Tự động điền – cách xử lý điền tối ưu hóa

Click đúp chuột để tự động điền vùng dữ liệu lớn

Giả sử bạn có một cơ sở dữ liệu chung, cụ thể là một danh sách họ và tên, bạn cần chỉ định một số cho mỗi tên. Bạn có thể hoàn tất thao tác trong nháy mắt bằng cách nhập hai số đầu tiên và nhấn hai chuột vào ô điều khiển điền

Chú thích. Cách này chỉ có hiệu quả trong trường hợp sau. Nếu vùng dữ liệu cần tự động điền là các cột có chứa dữ liệu, Excel sẽ xem xét các cột liền kề để xác định ô cuối cùng trong vùng dữ liệu cần được điền. Lưu ý rằng nó sẽ điền dựa trên cột dài nhất trong trường hợp cột bên cạnh vùng dữ liệu trống cần điền có chứa giá trị

Xem thêm. Học excel nâng cao ở đâu?

Excel – Điền vào một chuỗi giá trị định dạng văn bản

Tự động điền có thể sao chép dữ liệu mang giá trị số hoặc văn bản

Tạo danh sách tùy chọn bằng Tự động điền

Nếu nội dung điền vào các ô tính tương tự nhau, bạn có thể lưu nó vào danh sách tùy chọn và để Excel tự động điền các giá trị trong danh sách này vào các ô tính

1. Nhập tiêu đề và hoàn thành danh sách

Chú thích. Một danh sách tùy chọn có thể chứa giá trị văn bản hoặc giá trị văn bản giống với giá trị số. Nếu bạn cần danh sách chỉ chứa giá trị số, hãy tạo danh sách số nhưng định dạng văn bản

1. Chọn vùng dữ liệu chứa danh sách vừa tạo
2. Trong Excel 2003, đi tới Công cụ > Tùy chọn > Danh sách tùy chỉnh

Trong Excel 2007, nhấp chọn nút Office > Tùy chọn Excel > Nâng cao > lăn con trỏ chuột đến khi bạn thấy Chỉnh sửa Danh sách Tùy chỉnh… trong phần Chung

Trong Excel 2010-2013, nhấn chọn Tệp > Tùy chọn > Nâng cao > lăn con trỏ chuột xuống phần Chung để tìm nút Chỉnh sửa Danh sách Tùy chỉnh…

1. Khi bạn chọn vùng dữ liệu chứa danh sách vừa tạo, bạn có thể thấy địa chỉ của nó trong phần Nhập danh sách từ ô…

1. Nhấn nút Nhập để xem danh sách tùy chọn của nội dung trong cửa sổ Danh sách tùy chỉnh

1. Cuối cùng, nhấn OK > OK để lưu danh sách

Khi bạn cần điền tự động danh sách này, hãy nhập tiêu đề của danh sách vào ô cần điền, Excel sẽ tự động điền các giá trị từ danh sách khi bạn điền xử lý vùng dữ liệu bạn muốn

Nên xem thêm. Học Excel cơ bản Online 1 thầy 1 trò

Use Autofill to repeat string

Bạn có thể sử dụng fill handle để nhập lại chuỗi giá trị, Ví dụ: bạn cần lặp lại các giá trị YES, NO, TRUE, FALSE. Đầu tiên, bạn cần nhập thủ công tất cả các giá trị này để lấy mẫu cho Excel. Sau đó fill handle sang các ô cần thiết

Tự động điền theo chiều dọc và theo chiều ngang

Tự động điền thường được sử dụng để tự động điền các ô trong một cột. Tuy nhiên, tính năng này cũng có thể áp dụng cho việc điền các ô theo chiều ngang, qua trái hoặc lên trên. Bạn chỉ cần chọn ô tính chứa giá trị và điền xử lý cho nó theo hướng mong muốn

Tự động điền nhiều hàng và cột

Tự động điền có thể tự động điền dữ liệu vào nhiều cột và hàng. Nếu bạn chọn hai, ba ô tính hoặc nhiều hơn, điền xử lý sẽ tự động điền tất cả chúng

Chèn ô trống khi điền chuỗi

Bạn cũng có thể tạo chuỗi giá trị có chứa các ô trống như hình dưới đây

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Excel 2010

Sử dụng danh sách Tùy chọn tự động điền để đồng bộ dữ liệu được nhập vào

Bạn có thể thiết lập cài đặt với danh sách Tùy chọn tự động điền để có kết quả chính xác. Có hai cách để tạo danh sách này

1. Rẽ phải vào góc vùng sẽ kéo, kéo thả chuột, danh sách các tùy chọn tự động xuất hiện dưới dạng hình dưới đây

• Sao chép các ô – tự động điền vào các vùng dữ liệu có giá trị giống nhau
• Fill Series – điền các giá trị khác nhau vào một hoặc nhiều ô tính. Tự động điền sẽ điền vào vùng dữ liệu dựa trên mẫu có sẵn
• Chỉ điền định dạng – tùy chọn này sẽ sao chép định dạng từ ô tính được chọn, sau đó bạn chỉ cần nhập các giá trị vào ô tính
• Điền mà không cần định dạng – chỉ sao chép giá trị. Ví dụ, nếu ô tính bắt đầu có nền đỏ, tùy chọn sẽ không sao chép màu nền đó sang ô mới
• Điền Ngày/Ngày trong tuần/Tháng/Năm – Nếu ô bắt đầu chứa giá trị ngày, thứ, tháng, năm, bạn có thể nhanh chóng điền vào vùng dữ liệu bằng cách nhấp vào một trong các tùy chọn
• Linear Trend – tạo ra các dãy số liền kề hoặc dãy số phù hợp nhất với dữ liệu đã có
• Xu hướng tăng trưởng – tạo ra một chuỗi tăng số theo quy tắc số học
• Flash Fill – giúp bạn nhập lại nhiều thông tin lặp lại có cùng định dạng
• Sê-ri … – lựa chọn này sẽ mở hộp thoại Sê-ri với nhiều lựa chọn mở rộng

1. Một cách khác để tạo danh sách đó là nhấp vào ô điều khiển điền, kéo thả chuột, sau đó nhấp vào biểu tượng Tùy chọn tự động điền

Khi đó, danh sách tùy chọn Autofill sẽ hiện ra

Danh sách này chỉ chứa một số tùy chọn đã được cập nhật trên

Excel – Tự động điền công thức

Tự động điền các công thức là quá giống với việc sao chép các giá trị xuống, tương tự như việc kéo thả điều khiển điền. Bạn sẽ tìm thấy một số mẹo và thủ thuật hữu ích trong  một trong những bài viết trước đây của chúng tôi Cách nhanh nhất để thêm công thức vào toàn bộ cột

Flash điền trong Excel 2013, 2016

Nếu bạn sử dụng Office 2013, 2016, bạn có thể thử Flash Fill, một tính năng mới được giới thiệu trong phiên bản Excel gần đây nhất

Tìm hiểu thêm. học Excel 2013, học Excel 2016

Một cách rút gọn, Flash Fill nghiên cứu dữ liệu bạn nhập và định dạng được sử dụng, kiểm tra dữ liệu đã xuất hiện trong trang tính chưa. Nếu Flash Fill nhận biết được những giá trị này, nó sẽ lựa chọn và đưa ra đề xuất cho bạn một danh sách dựa trên chúng. Bạn có thể nhấn Enter để dán chúng hoặc bỏ qua. Vui lòng xem các thao tác trong hình dưới đây

Flash Fill cho phép bạn định dạng tên, ngày sinh, số điện thoại chỉ bằng một cú nhấp chuột. Bạn nhập dữ liệu đầu tiên để Excel có thể nhận định dạng và sử dụng. Phần tiếp theo của bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết hơn cách sử dụng các tính năng hữu ích này