Trong kinh doanh, với những cuộc đàm phán quan trọng ngay đến những người có kinh nghiệm dày dặn nhất cũng không thể lường trước được những tình huống có thể xảy ra. Vì vậy, ngoài việc chuẩn bị kỹ về mục tiêu đàm phán, những rủi ro có thể xảy ra hay là phương án thay thế tốt nhất, bạn cần phải kiểm soát được sự căng thẳng, lo lắng, giận dữ và hành động của bản thân bằng một cái đầu “lạnh”.
Cảm xúc có 4 loại chính là lo lắng, sợ hãi, vui vẻ và hạnh phúc. Nó là một phần trong cuộc sống của mọi con người và được hình thành nên từ bé dựa trên những hành vi, thói quen, suy nghĩ về một sự vật, sự việc. Do đó, chúng ta thường là phản ứng theo cảm xúc hơn là chúng ta làm chủ được cảm xúc.
Mô hình lý thuyết về việc bắt đầu đàm phán [Reif & Brodbeck, 2014] đề xuất rằng: sự hình thành nhận thức tác động đến việc điều chỉnh cảm xúc vừa ảnh hưởng tích cực vừa ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả cuộc đàm phán. Trong nghiên cứu này, tác giả đã tập trung vào vai trò kỳ vọng và vai trò kiểm soát cảm xúc khi bắt đầu đàm phán. Kỳ vọng có thể được mô tả là khả năng chủ quan của một người, có niềm tin về mục tiêu hay kết quả cuộc đàm phán, từ đó hành vi và thái độ của con người sẽ bị ảnh hưởng, cần làm chủ và kiểm soát tốt, chắc chắn đàm phán thành công.
Một trong những thí nghiệm mà tác giả đưa ra để kiểm định đó là: thí nghiệm trực tuyến, người tham gia yêu cầu phải tưởng tượng họ là sinh viên mới ra trường và đang đi tìm việc làm, họ phải xác định mức lương kỳ vọng với nhà tuyển dụng. Mẫu là 1306 người, có cả nam lẫn nữ trong độ tuổi từ 18 – 51 và có trình độ học vấn khác nhau. Kết quả của cuộc điều tra cho thấy, để đạt được mức lương mà họ mong muốn, đã làm tăng ý định bắt đầu đàm phán và những nhận thức thúc đẩy hành vi, cảm xúc của họ để chi phối cuộc đàm phán đó, thành công hay thất bại.
Nghiên cứu trên đã lập luận rằng sự khác biệt về giới tính, khác biệt về thái độ, nhân cách hoặc ảnh hưởng về quyền lực đều có thể khởi xướng các cuộc đàm phán và tác giả đã đóng góp cho các nghiên cứu trước đó sâu hơn về sự hình thành nên kỳ vọng, mong muốn và điều khiển cảm xúc của bản thân tốt để đi đến một kết quả tốt đẹp trong cuộc thương lượng.
Như vậy kết quả của thí nghiệm trên đã rút ra được rằng cuộc đàm phán có thành công hay không dựa vào một phần cảm xúc quyết định. Tất cả mọi người khi ngồi vào bàn đàm phán thì đều có một sự lo lắng nhất định và khi đối tác có những lời nói không đúng hoặc mỉa mai thì cảm xúc tức giận, phẫn nộ trỗi dậy, càng dồn bạn về phía cuối đường thì bạn càng không biết làm sao để thoát ra dẫn đến đàm phán thất bại và mất đi quan hệ hợp tác với các đối tác.
Chính cảm xúc tiêu cực đó cản trở đến hiệu quả của cuộc đàm phán. “Nếu sự lo lắng không được quản lý, kiểm soát đúng cách nó có thể làm cho bạn đi vào đường cụt. Ví dụ, bạn có thể không muốn tiết lộ sở thích của bạn vì bạn sợ bị đối phương khai thác hoặc vì lo lắng bạn có thể lóng ngóng trong việc trả lời một câu hỏi đơn giản… Quan trọng nhất, nếu bạn đang căng thẳng và thu mình lại, phía đối tác có thể nhận định sự phòng thủ của bạn như là một biểu hiện thù địch và tự khắc họ cũng phải phòng thủ. Kết quả có thể dẫn đến gia tăng mức độ căng thẳng của cuộc đàm phán”, Wheeler lý giải.
Để không mắc phải sai lầm trên bạn cần phải rèn luyện kiềm chế. Năng lực cảm xúc là một thứ ai cũng có nhưng không phải ai cũng giống ai, mà có người tốt, có người kém. Nếu rèn luyện tốt thì người đó sẽ có năng lực cảm xúc tốt nếu không cảm xúc sẽ lấn át lí trí. Trong cuộc sống hằng ngày, chuyện cảm xúc đặt lên hàng đầu là chuyện bình thường, lẽ dĩ nhiên và chứa tình người. Còn trong đàm phán, đã ngồi vào bàn đàm phán sẽ có lúc bạn phải đưa ra một quyết định nhanh chóng và đúng đắn thì phải dựa vào lý trí để giải quyết.
Do đó bạn muốn thành công trong cuộc đàm phán cần:
- Xác định đúng mục tiêu đàm phán. Khi bạn và đối tác đã thống nhất cùng hướng tới chung một mục đích thì cuộc đàm phán sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.
- Xác định được phương án thay thế tốt nhất. Bạn càng có nhiều phương án thay thế thì càng tốt, sau đó chọn ra một phương án thay thế tốt nhất để khi đàm phán bạn sẽ có nhiều lợi thế hơn và linh hoạt ứng biến hơn để đạt được mục tiêu đề ra.
- Tìm hiểu thông tin đối tác kĩ lưỡng, các thông tin cần thu thập như bạn sẽ đàm phán với ai, điểm mạnh điểm yếu của họ là gì, phong cách đàm phán của họ, thói quen đặc biệt, sở thích của họ... khi có được những thông tin này thì dường như bạn đã hiểu được đối tác và dễ dàng giao tiếp, thương lượng hơn.
- Lường trước được những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình đàm phán.
- Bạn đang có hoặc mong muốn có sự hợp tác lâu dài với đối tác. Khi đó, đàm phán là điều cần thiết để duy trì sự tin tưởng và cam kết giữa hai bên.
- Cuối cùng yếu tố quyết định là lắng nghe và trình bày quan điểm đồng thời kiểm soát hành vi, thái độ và cảm xúc của bạn, luôn kỳ vọng, có niềm tin vào khả năng của bản thân.
Đàm phán là một nghệ thuật để đạt được những mong muốn của bạn. Chính những thái độ và cảm xúc của bạn quyết định sự thất bại hay thành công của cuộc đàm phán nên cần rèn luyện kiềm chế để đạt được kết quả như ý và tránh những rủi ro đáng tiếc xay ra. Đồng thời, niềm tin trong đàm phán càng gia tăng càng có lợi trong việc bắt đầu cuộc đàm phán, tạo sự tự tin, thoải mái trong mọi tình huống xảy ra khi đàm phán.
Trích dẫn : Sách Negotiation and conflict management research
[//onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1111/ncmr.2015.8.issue-1/issuetoc]
Nhóm TDT/Đại học Tôn Đức Thắng
Những điều cần tránh trong văn hóa đàm phán và thương lượng
Cập nhật lúc 08:03 ngày 25/07/2016
/Images/Upload/Article/0/22/2286/251019653.jpg
Dưới đây là một số vấn đề cần tránh khi tham gia đàm phán, thương lượng để cuộc đàm phán được thành công và đúng mục đích.
1. Tránh phạm phải lời nói kiên kị dẫn đến khó khăn trong đàm phán
Trên thế giới, mỗi quốc gia, mỗi dân tộc có những sắc thái ngôn ngữ khác nhau do đặc điểm về địa lý, sự phát triển về lịch sử, tôn giáo tín ngưỡng, phong tục tập quán khác nhau. Dân tộc nào cũng có những cấm kị trong ngôn ngữ. Khéo léo sử dụng ngôn ngữ, nắm rõ các cấm kị là biểu hiện thanh thục của nhà đàm phán và cũng là điều kiện quyết định sự thành công của đàm phán.
2. Tránh phạm phải những kiêng kị về văn hóa của các quốc gia, vùng lãnh thổ trong đàm phán
Ở quốc gia nào thì phải chú ý đến phong tục tập quán của quốc gia đó. Khi đàm phán, tránh chạm vào những điều kiêng kị. Mỗi địa phương đều có dặc trưng riêng về văn hóa, chuẩn mực sống. Do đó, trước khi đàm phán phải chuẩn bị đầy đủ mọi thứ và không được tùy tiện hủy bỏ cam đoan; lắng nghe nhiều, nhìn nhiều, hiểu nhiều để có những tác động phù hợp đến đàm phán. Thương lượng tránh đối diện với điều khó giải quyết, bế tắc: Khi đưa ra ý kiến phản đối thì bạn nên suy nghĩ cẩn thận, phân tích kỹ càng, gợi ý cho đối phương nói ra mục tiêu của mình khi tham gia đàm phán, tránh làm mất mặt đối phương và làm cho đàm phán đi vào bế tắc.
3. Không nhìn vào mắt đối tác đàm phán
Sẽ gây cảm giác không thiện cảm, không tin tưởng, thậm chí gây nghi ngờ từ phía đối tác, nhìn vào mắt đối tác khi đàm phán, vừa thể hiện sự tự tin, quan tâm của mình vừa đem lại tin cậy cho đối tác.
4. Không có kế hoạch cụ thể
Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quả như mong muốn. Nếu có nhiều nội dung, lĩnh vực đàm phán thì cần phải phân loại, sắp xếp trước để tránh lẫn lộn khi đàm phán.
5. Không thông báo trước nội dung đàm phán khi thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác
Điều này có thể làm cho buổi đàm phán thương thuyết sẽ thất bại và nhiều khi thất bại với lý do đáng buồn như nhầm nội dung đàm phán hay phía công ty đối tác cử nhầm người ra đàm phán vì không rõ nội dung sẽ đàm phán.
6. Ðể cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động khi đàm phán
Nếu đối tác nói quá nhiều thì người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắt ngang hay đổi hướng bằng những câu hỏi hợp lý để cùng nhau quay về nội dung chính của đàm phán. Có nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ đàm phán để quảng cáo, đàm phán bán một mặt hàng hòan toàn khác.
7. Ðưa hết tất cả thông tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra ngay từ đầu buổi đàm phán
Như vậy, chẳng khác gì nhà đàm phán đã “bắn hết đạn” ngay từ lúc đầu mà không hiệu quả. Hãy sử dụng lần lượt các thông tin, lý lẽ thuyết phục của mình cho từng nội dung hay từng thắc mắc tìm hiểu của đối tác. Nên nhớ rằng đối tác cần có thời gian để tiếp nhận, “tiêu hóa” các thông tin trước khi bị thuyết phục để đi đến thống nhất trong đàm phán.
8. Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác
Ðiều đó chỉ làm cho đối tác càng có lý do khẳng định ý kiến phản đối hay nghi ngờ của họ và từ đó sẽ gây ra định kiến trong suốt quá trình đàm phán. Vì vậy, cần phải hỏi lại thắc mắc của đối tác và kiên nhẫn trả lời bằng tất cả các lý lẽ thông tin của mình.
9. Không chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm phán
Ðiều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán khi không thể có những linh hoạt nhân nhượng trong chừng mực có thể. Và như thế, không chỉ gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết này mà còn tạo ra định kiến và báo trước thất bại cho cả những lần đàm phán sau.
10. Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác
Người đàm phán giỏi không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình là người thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán. Không nên có những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo gây mất cảm tình, khó chịu cho đối tác.
TD [tổng hợp]