Đánh giá nhà cung cấp cần thực hiện những gì

Quy trình đánh giá Nhà cung cấp (NCC) nếu được xác định rõ ràng, phù hợp và chuẩn xác ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm được đáng kể thời gian, nỗ lực và cả chi phí khi tiến hành đánh giá. Hãy cùng IBPO tìm hiểu, tham khảo quy trình 7 bước chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. 7 bước quy trình đánh giá nhà cung cấp

Quy trình đánh giá NCC hay còn được gọi là lưu đồ đánh giá nên được thực hiện tuần tự, khoa học từ bước xác định yêu cầu, nhu cầu cho đến bước cuối cùng là hoàn thành hợp đồng với NCC.

1.1. Bước 1: Xác định yêu cầu kinh doanh và nhu cầu của doanh nghiệp

Trước hết, bạn cần xác định được yêu cầu kinh doanh và nhu cầu của doanh nghiệp. Các yêu cầu, nhu cầu này như những “đề bài” và bạn cần tìm NCC có thể cung ứng hàng hóa, dịch vụ giải quyết, đáp ứng được đề bài đó. Đề bài rõ ràng, đúng thì bạn mới có thể tìm được những lời giải chuẩn xác, phù hợp.

Việc xác định yêu cầu, nhu cầu này cũng giúp bạn thêm căn cứ để cân nhắc sẽ tận dụng nguồn lực của tổ chức để giải quyết hay thuê ngoài (outsource) nhà cung cấp bên ngoài xử lý. Ví dụ như công ty bạn là một công ty công nghệ chẳng hạn. Và bạn đang cần làm lại website với ngôn ngữ PHP thì nhân sự công ty hoàn toàn có thể đáp ứng yêu cầu. Bạn nên xác định rõ yêu cầu và nếu cần thì mới phải thuê bên ngoài.

Ở bước 1 của quy trình đánh giá lựa chọn NCC, bạn cần xác định rõ được các thông tin như:

• Sản phẩm, vật liệu hay dịch vụ cần cung cấp là gì?
• Các tiêu chuẩn kỹ thuật hay quy chuẩn gồm những gì?
• Thời hạn cần cung ứng sản phẩm, dịch vụ?
  Đánh giá nhà cung cấp là bước quan trọng và ảnh hưởng tới việc sản xuất của doanh nghiệp

1.2. Bước 2: Lên danh sách các nhà cung cấp

Từ yêu cầu kinh doanh, nhu cầu doanh nghiệp đã được xác định ở bước 1, bạn hãy lên danh sách các NCC có thể đáp ứng các yêu cầu, nhu cầu đó. Với các dự án hay yêu cầu quá lớn, rộng, nhiều hạng mục, bạn thậm chí có thể cần phải lên danh sách nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Ví dụ như yêu cầu từ Ban Lãnh đạo công ty là chuyển văn phòng công ty sang địa điểm mới chẳng hạn. Vậy bạn có thể phải lên danh sách các NCC ở một số hạng mục như:

• Cho thuê mặt bằng văn phòng.
• Thiết kế, thi công lắp đặt nội thất văn phòng.
• Cung cấp dịch vụ Internet.
• Cung cấp dịch vụ cây xanh văn phòng…

Nguyên tắc để lựa chọn nhà cung cấp vào danh sách lựa chọn là trước hết NCC đó phải có năng lực đáp ứng yêu cầu, nhu cầu của công ty bạn. Mặt khác, giá cả họ đưa ra cần nằm trong khoảng ngân sách của bạn. Việc lên danh sách đúng các NCC có thể giải quyết bài toán cung ứng cho công ty bạn ngay từ đầu sẽ giúp bạn có thêm đa dạng các lựa chọn để tìm được NCC tốt nhất.

1.3. Bước 3: Xây dựng các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

Một sai lầm phổ biến mà nhiều công ty có thể mắc phải khi thực hiện quy trình đánh giá NCC mới là thiếu hoặc xây dựng các tiêu chí đánh giá chưa phù hợp, toàn diện. Bạn có thể tham khảo 7 tiêu chí đánh giá dưới đây:

• Sự uy tín.
• Chất lượng của sản phẩm/dịch.
• Hiệu suất cung cấp sản phẩm/dịch vụ.
• Giá cả sản phẩm/dịch vụ và phương thức thanh toán.
• Dịch vụ khách hàng.
• Tính lâu dài và bền vững.
• Rủi ro tài chính.

Bạn có thể xây dựng các tiêu chí này gắn với một số điểm định lượng rõ ràng. Như vậy, quá trình đánh giá nhà cung cấp sẽ cho bạn kết quả rõ ràng, giúp bạn lựa chọn nhanh chóng và phù hợp nhất.

1.4. Bước 4: Tiến hành đánh giá nhà cung cấp

Lúc này, bạn đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp phù hợp và bộ tiêu chí đánh giá rõ ràng. Ở bước tiếp theo của quy trình bạn cần tiến hành đánh giá để lựa chọn được NCC phù hợp, tốt nhất.

Yếu tố phù hợp cần được đảm bảo từ cả 2 phía: nhà cung cấp và cả công ty bạn. Do đó, bạn nên có buổi trao đổi để lắng nghe các đề xuất của họ và cũng chia sẻ cho họ hiểu rõ yêu cầu về sản phẩm, dịch vụ của bạn.

Kết quả sau buổi đánh giá bạn cần nắm được một số thông tin cụ thể như:

• Nhà cung cấp có điểm mạnh, điểm yếu nào?
• Đâu là nhà cung cấp có tổng số điểm đánh giá cao nhất?
• Nhà cung cấp nào có báo giá/cam kết chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt nhất?
• Lý do lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của công ty bạn?

Trong trường hợp danh sách nhà cung cấp của bạn quá nhiều, bạn có thể đánh giá thành nhiều vòng khác nhau. Ví dụ như ở vòng 1 là đánh giá qua hồ sơ. Còn các vòng sau là các buổi đánh giá trực tiếp để làm rõ, đánh giá cụ thể hơn. Bạn thậm chí có thể đề nghị nhà cung cấp tiến hành demo sản phẩm, dịch vụ để chứng minh khả năng đáp ứng, giải quyết của họ đối với nhu cầu công ty bạn.

1.5. Bước 5: Lập báo cáo đánh giá nhà cung cấp

Các thông tin thu nhận được từ bước đánh giá cần được lập thành báo cáo đánh giá chi tiết. Điều này có nghĩa là bạn chuyển hóa từ các thông tin sang thành dữ liệu có ích, cần chú ý, quan tâm.

Thông tin sẽ không có nhiều ý nghĩa nếu thông tin đó lộn xộn, không được sắp xếp, giúp chuyển tải một thông điệp hay dữ liệu này. Lập báo cáo chính là bước bạn tập hợp thông tin lại một cách ngăn nắp thành các dữ liệu có ích giúp lãnh đạo công ty dễ dàng lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất.

Một mẹo nhỏ khi lập báo cáo đánh giá đó là bạn có thể sắp xếp các NCC tốt nhất lên hàng đầu, thậm chí bôi màu khác biệt để lãnh đạo dễ chú ý.

1.6. Bước 6: Hoàn thành lựa chọn nhà cung cấp

Sau quy trình 5 bước đánh giá ở trên, đến đây bạn đã hoàn thành việc lựa chọn được NCC tốt nhất và có sự phê duyệt từ lãnh đạo công ty. Để dự phòng rủi ro, bạn có thể đề nghị lãnh đạo lựa chọn nhà cung cấp chính và 1 nhà cung cấp phụ, dự phòng trong trường hợp nhà có trục trặc trong quá trình cung ứng sản phẩm, dịch vụ.

Với các nhà cung cấp không được lựa chọn, bạn cũng nên lưu lại hồ sơ, thông tin liên hệ để dự phòng trường hợp cần thiết sau này.

1.7. Bước 7: Hoàn thành hợp đồng với nhà cung cấp

Kết thúc quy trình đánh giá và lựa chọn sẽ là bước xây dựng hợp đồng. Hợp đồng cần được làm rõ các thông tin như:

• Mục tiêu cung ứng sản phẩm/dịch vụ là gì?
• Sản phẩm dịch vụ cần đảm bảo các quy chuẩn như thế nào?
• Thời gian thực hiện cung ứng?
• Ngân sách thực hiện?

Một hợp đồng thành công sẽ giúp cả công ty bạn và nhà cung cấp cùng nhận được những lợi ích, giải quyết được nhu cầu theo mong muốn của mình. Thậm chí, nếu bạn khéo léo thiết lập được một hợp đồng công bằng, bình đẳng, giúp cả 2 bên cùng hài lòng còn có thể giúp gia tăng động lực làm việc, cung ứng vượt thời hạn đối với nhà cung cấp.

Một mẹo nhỏ khi hoàn thành hợp đồng với nhà cung cấp là bạn có thể gặp trực tiếp và trao đổi với họ về những kỳ vọng cung cấp sản phẩm, dịch vụ mà bạn mong muốn. Điều này sẽ giúp định hướng cho họ thực hiện theo những phương thức tốt nhất dành cho công ty bạn.

Lựa chọn nhà cung cấp theo các tiêu chí đề ra

2. Cách đảm bảo việc đánh giá nhà cung cấp thành công

Có nhiều yếu tố sẽ ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp tới quy trình đánh giá của bạn. Để đánh giá thành công, bạn cần đảm bảo các yếu tố như:

• Kế hoạch rõ ràng – Muốn đánh giá thành công bạn cần chuẩn bị chu đáo, có kế hoạch rõ ràng. Bạn nên lên một lịch trình đánh giá với các nhiệm vụ cần thực hiện gắn với thời hạn thực hiện cụ thể.
• Tài liệu cần thiết – Bạn cần chuyển cho nhà cung cấp một bảng câu hỏi ngắn gọn nhưng chi tiết khi bắt đầu thực hiện đánh giá. Bảng hỏi nên yêu cầu đưa ra các thông tin thực tế và cả các nhận định chủ quan của họ. Mặt khác, bạn chỉ nên thu thập các thông tin cần thiết và bảng hỏi không nên chứa bất kỳ câu hỏi nào mà họ không thể trả lời.
• Ghé thăm cơ sở của nhà cung cấp – Ngoài thu thập thông tin về NCC qua bảng hỏi, bạn có thể thu xếp một buổi ghé thăm trực tiếp cơ sở của họ. Buổi ghé thăm này có thể đem tới cho bạn nhiều lợi ích như:
  • Xác định được tính chính xác của thông tin thu nhận được qua bảng hỏi.
  • Thấu hiểu được các yếu tố vô hình mà bảng hỏi khó thu nhận được, ví dụ như văn hóa doanh nghiệp, thái độ, tinh thần làm việc…
• Nhân sự phù hợp – Nhân sự tham gia quá trình đánh giá cần phù hợp cả về kinh nghiệm, năng lực chuyên môn lẫn vị trí công việc. Ví dụ như bạn cần đánh giá các NCC đầu mối của công ty thì 1 nhân viên mới vào làm việc, còn thiếu kinh nghiệm sẽ khó đảm nhận được.
• Mối quan hệ tốt – Bạn hãy đảm bảo giữ được mối quan hệ tốt và lịch thiệp. Một mối quan hệ tốt có thể giúp công ty của bạn nhận được nhiều lợi ích, sự gắn bó cao hơn với NCC. Bạn có thể dành những buổi lễ vinh danh, cảm ơn công khai các NCC đã giúp công ty bạn phát triển tốt hơn. Với các NCC yếu kém, bạn có thể dành cho họ những hướng dẫn hoặc thậm chí là thông tin cảnh báo để họ điều chỉnh quá trình cung ứng.

3. Sử dụng Quy trình quản lý nhà cung cấp của IBPO

Để đánh giá nhà cung cấp một cách hiệu quả, bạn nên xây dựng quy trình cụ thể, rõ ràng từng bước. Quy trình cung cấp bởi iBPO giúp bạn quản lý, đánh giá và hạn chế tối đa các rủi ro đến từ NCC. Bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích đối với cả doanh nghiệp cũng như nhà cung cấp. Lợi ích đối với công ty bạn có thể kể đến như:

• Tiết kiệm đáng kể chi phí, thời gian, nỗ lực trong việc quản lý, đánh giá.
• Hạn chế được các rủi ro xuất phát từ hệ thống NCC.
• Đánh giá hiệu quả, chính xác giúp xây dựng hệ thống NCC hoạt động ngày càng tối ưu.

Liên hệ với iBPO ngay hôm nay để nhận được tư vấn nhanh chóng, chính xác về Quy trình đánh giá lựa chọn nhà cung cấp. Đội ngũ iBPO luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.