Danh sách email từ Excel sang Word

Chức năng Nhập từ văn bản của Excel lấy danh sách văn bản và xử lý chúng thành dữ liệu bảng tính. Quá trình này hoạt động bằng cách sử dụng các dấu phân cách -- các ký tự đặc biệt biểu thị vị trí bắt đầu và kết thúc của mỗi trường dữ liệu trong văn bản. Như vậy, chức năng này có thể được sử dụng để nhập các tệp danh sách từ Microsoft Word, miễn là tệp nguồn có định dạng chính xác. Để sử dụng Nhập từ văn bản để nhập địa chỉ vào Excel, hãy đảm bảo rằng tất cả các địa chỉ trong danh sách đều có dấu phân cách, chẳng hạn như dấu phẩy giữa chúng và tệp được lưu trong. định dạng TXT

  1. 1

    Mở danh sách địa chỉ trong Word và sắp xếp các mục sao cho mỗi địa chỉ được phân tách bằng ký tự phân cách. Bạn có thể chọn bất kỳ ký tự nào để phân định các trường, mặc dù tốt nhất là sử dụng một ký tự không xuất hiện trong dữ liệu của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng dấu chấm phẩy để phân định địa chỉ, tệp của bạn có thể ghi là “1 Phố Ví dụ, New York, NY;2 Phố Ví dụ, New York, NY;”

  2. 2

    Nhấp vào “Tệp” và chọn “Lưu dưới dạng” để mở hộp thoại Lưu. Duyệt đến vị trí bạn muốn lưu tệp vào và nhập tên vào hộp “Tên tệp”. Chọn “Tệp văn bản” từ menu thả xuống Lưu dưới dạng, sau đó nhấp vào “Lưu” để lưu tệp dưới dạng văn bản thuần túy

  3. 3

    Đóng Word và mở Excel. Nhấp vào “Tệp”, sau đó nhấp vào “Mới” rồi nhấp đúp vào “Sổ làm việc trống” để mở bảng tính Excel mới

  4. 4

    Chọn tab "Dữ liệu" và sau đó nhấp vào nút "Từ văn bản". Hộp thoại Nhập tệp văn bản hiển thị. Duyệt đến vị trí của tệp văn bản đã lưu của bạn, chọn tệp đó rồi nhấp vào nút “Nhập” để mở Trình hướng dẫn nhập văn bản

  5. 5

    Nhấp vào nút radio “Được phân cách” trong trường Loại tệp gốc và đặt tùy chọn Bắt đầu nhập tại hàng thành “1. ” Nhấp vào “Tiếp theo” để mở trang tiếp theo của trình hướng dẫn

  6. 6

    Chọn ký tự phân cách bạn đã sử dụng trong tệp văn bản của mình bằng cách nhấp vào hộp kiểm tương ứng. Theo mặc định, Excel cung cấp dưới dạng các lựa chọn Tab, Dấu chấm phẩy, Dấu phẩy và Dấu cách làm dấu phân cách. Nếu bạn đã sử dụng một ký tự khác, hãy chọn “Khác” và nhập ký tự đó vào trường văn bản. Nhấp vào “Tiếp theo” để chuyển đến trang cuối cùng của trình hướng dẫn

  7. 7

    Chọn “Chung” từ danh sách Định dạng dữ liệu cột rồi nhấp vào “Hoàn tất” để mở hộp bật lên Nhập dữ liệu. Chọn nút radio “Existing Worksheet” và nhấp “OK” để hoàn tất việc nhập danh sách

    Trộn thư là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian khi bạn gửi email cho một danh sách người nhận lớn. Thực hiện trộn thư trong Word và Excel cung cấp cho bạn tất cả chức năng của danh sách gửi thư mà không cần phải định cấu hình nền tảng email đắt tiền. 🤯

    Hợp nhất thư thường được sử dụng để gửi hàng loạt email đã được cá nhân hóa cho người nhận (chẳng hạn như thay thế “Xin chào. 👋” với “Này John. ”). Chúng cũng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian cho các tác vụ như gửi thư cá nhân, phong bì và tạo nhãn gửi thư

    Bài đăng trên blog này sẽ hướng dẫn bạn từng bước tạo và gửi phối thư được cá nhân hóa. Để chứng minh, chúng tôi sẽ gửi một email bán hàng tiếp cận lạnh đến danh sách khách hàng tiềm năng

    Tóm tắt nhanh về cách thiết lập trộn thư từ Excel

    1. Chúng tôi bắt đầu trộn thư từ Excel bằng cách sắp xếp thông tin liên hệ của khách hàng tiềm năng trong một tài liệu
    2. Trong Word, chúng tôi sẽ soạn thảo email của mình, lập kế hoạch cá nhân hóa cụ thể sẽ phục vụ từng thư cho từng người nhận
    3. Cuối cùng, chúng tôi gửi phối thư và một email được Outlook xử lý cho từng liên hệ trong danh sách của chúng tôi

    Cách trộn thư từ Excel

    Nếu bạn muốn tìm hiểu cách gửi email hàng loạt từ Outlook bằng tính năng trộn thư trong Word và Excel, bạn cần bắt đầu với biến "ai" của phương trình. Ai có trong danh sách gửi thư của bạn?

    Bảng tính trộn thư của bạn trong 3 bước đơn giản

    1. Đặt các địa chỉ email trong cột đầu tiên
    2. Sử dụng các cột riêng biệt cho từng trường dữ liệu mà bạn sẽ chèn vào email được cá nhân hóa của mình (hãy nêu rõ tên của bạn khi bạn sẽ sử dụng lại chúng)
    3. Kiểm tra kỹ mọi thứ để đảm bảo độ chính xác và đảm bảo địa chỉ email và thông tin được cá nhân hóa của các liên hệ của bạn là chính xác. Các lỗi nhỏ rất dễ bỏ sót khi bạn làm việc với các tin nhắn hàng loạt

    Phần 1. Định cấu hình dữ liệu được sử dụng để cá nhân hóa tin nhắn của bạn

    Cá nhân hóa phổ biến nhất được sử dụng trong trộn thư là đưa tên người nhận vào dòng chào thư. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đang gửi một email bán hàng tiếp cận cộng đồng lạnh lùng, vì vậy chúng tôi cũng sẽ bao gồm tên công ty của người liên hệ

    Danh sách email từ Excel sang Word

    Bước cuối cùng. Mở menu tệp và lưu tài liệu Excel của bạn. Chúng tôi sẽ quay lại vấn đề này sau khi chúng tôi đã định cấu hình email của mình và sẵn sàng thiết lập người nhận email của mình

    Các trường được cá nhân hóa sẽ được định dạng theo kiểu dữ liệu đã chọn của chúng trong Excel trong email của bạn

    Đặt các ô thành định dạng phù hợp để các trường tiền tệ, số có số thập phân, tỷ lệ phần trăm và mã zip hiển thị chính xác trong thư của bạn

    Phần 2. Soạn thảo mẫu email của bạn trong tài liệu Microsoft Word

    Bây giờ chúng ta đã có danh sách gửi thư cùng nhau, đã đến lúc tổng hợp tài liệu nguồn của chúng ta trong  Microsoft Word. Các mẫu Trộn thư được soạn thảo tốt nhất mà không phải lo lắng về các trường cá nhân hóa. Chúng tôi sẽ thêm chúng sau. Tập trung vào nội dung email của bạn trước hết; . Đảm bảo lưu khi bạn hoàn thành

    Danh sách email từ Excel sang Word

    Bắt đầu trộn thư của bạn trong Microsoft Word với hai bước

    Bây giờ là lúc kết nối tài liệu Word của chúng tôi với danh sách người nhận trong Excel và định cấu hình Word để cá nhân hóa thư dựa trên dữ liệu liên hệ của chúng tôi. Nhấp vào tab Gửi thư để bắt đầu. Nếu bạn không nhìn thấy nó, chỉ cần điều hướng đến cài đặt Ribbon trong menu tệp và đảm bảo rằng Tab Thư được chọn trong danh sách các phần cần đưa vào

    Bước 1. Bắt đầu trộn thư của bạn từ nút ruy-băng bằng cách nhấp vào 'bắt đầu trộn thư' và chọn 'Thư điện tử' từ danh sách kéo xuống

    Danh sách email từ Excel sang Word

    Bước 2

    • Nhấp vào 'Chọn người nhận' từ danh sách thả xuống để xác định nguồn dữ liệu của chúng tôi
    • Chọn 'Sử dụng danh sách hiện có...'
    • Chọn tài liệu Excel của bạn từ bộ chọn tệp
    • Khi hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại chọn bảng, hãy chọn trang tính và dữ liệu phù hợp

    Ghi chú. Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, một hộp thoại sẽ hỏi bạn có muốn tin cậy trình chuyển đổi văn bản Sổ làm việc Excel hay không, kết nối bảng tính Excel với Email Word của bạn. Phê duyệt nó để tiếp tục

    Danh sách email từ Excel sang Word

    Chèn các trường cá nhân hóa vào mẫu email của bạn

    Bây giờ là lúc hoán đổi từng trường trong email của bạn bằng các thẻ giữ chỗ để trộn thư. Khi trộn thư chạy, nó sẽ chèn giá trị tương ứng từ danh sách gửi email Excel của bạn tùy thuộc vào người nhận email

    1. Chọn văn bản bạn muốn thay thế
    2. Nhấp vào 'Chèn trường hợp nhất' và chọn từ danh sách tên trường
    3. Lặp lại quy trình này cho từng trường cá nhân hóa bổ sung

    Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đang thay thế tên, họ và công ty

    Danh sách email từ Excel sang Word

    Khi bạn hoàn thành, nó sẽ trông như thế này

    Danh sách email từ Excel sang Word

    Bước tùy chọn. Xem trước mọi email mà các liên hệ của bạn sẽ nhận được

    Trước khi tiến xa hơn, bạn nên kiểm tra công việc của mình và đảm bảo rằng chúng ta không mắc phải bất kỳ sai sót nào. Chọn nút 'Xem trước kết quả' để xem email chính xác như người nhận của bạn sẽ xem nó. Sử dụng các mũi tên để xem từ những người nhận khác nhau. Bạn thậm chí có thể xem trước email của người nhận đặc biệt quan trọng bằng cách chọn 'Tìm người nhận'. ’

    Danh sách email từ Excel sang Word

    Phần 3. Gửi phối thư của bạn, Outlook

    Sắp xong, đã đến lúc gửi email của bạn. Nhấp vào ‘Finish & Merge’ từ thanh menu Word và chọn ‘Send Email Messages’ để mở hộp thoại người nhận

    Danh sách email từ Excel sang Word

    Bắt đầu bằng cách chọn cột ‘Email_Address’ cho cột ‘To. ' đồng ruộng. Nếu bạn đã đặt tên cột đầu tiên trong bảng tính excel của mình theo cách khác, hãy chọn giá trị phù hợp. Điền chủ đề email và chọn định dạng email mong muốn

    Danh sách email từ Excel sang Word

    Nhấp vào OK. Office sẽ đưa bạn đến Microsoft Outlook, nơi mỗi email sẽ được gửi tự động, tạm thời xuất hiện trong Hộp thư đi của bạn. Đồng thời, chúng được xử lý và gửi đến từng người nhận. Và đó là tất cả những gì nó cần. chúc mừng. Giờ đây, bạn đã sử dụng thành công tính năng trộn thư Word và Excel huyền thoại để gửi một chiến dịch email hàng loạt được cá nhân hóa

    Đọc thêm về cách thực hiện trộn thư

    Trộn thư trong Microsoft Office là một công cụ mạnh mẽ, nhưng có nhiều cách để đưa mọi thứ lên một tầm cao mới

    Đối với người dùng nâng cao của Microsoft Office, chúng tôi đề xuất video này từ Kevin Stratvert. Trong đó, anh ấy cung cấp một cái nhìn tổng quan tuyệt vời về các cách khác nhau mà bạn có thể tùy chỉnh hợp nhất của mình trong Excel, Word và Outlook. Người dùng cũng có thể muốn tham khảo danh sách này từ Microsoft về các nguồn dữ liệu khác mà bạn có thể sử dụng để hợp nhất ngoài một bảng tính đơn giản

    Chạy trộn thư với Gmail
    Nếu bạn sử dụng Microsoft Excel và Word nhưng cũng sử dụng tài khoản Gmail, có nhiều cách để thực hiện trộn thư với Gmail. Click vào đây để tìm hiểu thêm

    Trộn thư cho Gmail - Yet Another Mail Merge - YAMM

    Gửi email hàng loạt với Gmail. Tiếp cận hộp thư đến chính, không phải tab quảng cáo hoặc thư rác. Theo dõi kết quả theo thời gian thực trực tiếp từ Google Trang tính