Excel lặp lại điền xuống

Chia sẻ

của Megan Casey      Ngày 28 tháng 11 năm 2021

Việc nhập hoặc định dạng các ô có dữ liệu lặp đi lặp lại có thể rất nhàm chán, nhưng Excel có tính năng Tự động điền để giúp bạn dễ dàng hơn bằng cách tự động điền dữ liệu cho bạn. Chúng tôi nghĩ rằng chúng tôi biết Tự động điền, nhưng chỉ tìm thấy 9 thủ thuật hữu ích và đáng ngạc nhiên

Tự động điền vượt xa các số hoặc ngày tăng dần đơn giản, đó là điều mà hầu hết chúng ta làm. Tự động điền có thể được sử dụng cho bất kỳ loại dữ liệu nào phù hợp với mẫu thông thường. Ngày được hỗ trợ tốt với các tùy chọn tốt trong menu ít được sử dụng cũng như sao chép các lựa chọn định dạng

Số

Cập nhật nhanh cho người mới sử dụng Excel. Nhập hai hoặc nhiều giá trị, chọn chúng rồi kéo xuống/ngang qua để điền thêm các ô theo mẫu lặp lại trong các ô đã chọn

Ví dụ đơn giản nhất là danh sách các số nguyên, bạn chỉ cần kéo xuống để tạo danh sách dài bao nhiêu tùy thích. Khi bạn kéo chú giải công cụ hiển thị giá trị cuối cùng mà bạn sẽ nhận được nếu hoàn thành thao tác kéo ở đó

Ở cuối phần điền đầy đủ là một biểu tượng nhỏ, hãy nhấp vào biểu tượng đó để xem menu tùy chọn điền. Chúng tôi sẽ giải thích điều đó một chút sau

Tự động điền không dừng lại ở danh sách số đơn giản. Excel xem xét sự khác biệt giữa hai ô đã chọn và lặp lại nó. Những ví dụ này nhảy hai, ba và bảy

Như bạn có thể thấy, giá trị bắt đầu có thể là bất cứ thứ gì bạn thích

Đó là Auto Fill cơ bản, từ đó Excel có rất nhiều thủ thuật ẩn sẵn

Ngày tháng – từng ngày

Một ví dụ đơn giản khác về Tự động điền là điền ngày vào cột, bạn có thể nhập ngày đầu tiên theo định dạng bạn muốn, nhấp vào góc dưới cùng bên phải của ô và kéo xuống bao nhiêu hàng tùy ý. Excel sẽ tự động điền vào các ô với tất cả các ngày sau

Ngày - tuần này qua tuần khác

Bạn cũng có thể tự động điền các mẫu khác. Chỉ cần bắt đầu nhập mẫu vào các ô và khi bạn đã thiết lập mẫu, hãy chọn tất cả các ô chứa mẫu đó, rồi nhấp và kéo lại từ góc dưới cùng bên phải. Ví dụ: nếu bạn muốn có một danh sách các ngày hàng tuần, bạn sẽ bắt đầu bằng cách đặt hai ngày cách nhau một tuần vào hai ô đầu tiên và đảm bảo rằng bạn đã chọn cả hai ô khi nhấp và kéo từ góc dưới cùng bên phải

Ngày - hàng tháng hoặc nhiều hơn

Tự động điền sẽ phát hiện và tiếp tục lặp lại các mẫu như vậy hai tuần một lần hoặc hàng tháng

Thực sự bất kỳ mẫu nào cũng được chấp nhận ngay cả một mẫu bất thường như thế này, nhảy 9 ngày một lần

Điều này hoạt động cho các số, ngày, ngày trong tuần và bất kỳ thứ gì khác có mẫu số cho nó

Cũng có thể chỉ điền các ngày trong tuần hoặc điền theo tháng hoặc năm, xem bên dưới

Lặp lại định dạng

Tự động điền cũng có thể được sử dụng để lặp lại bất kỳ mẫu dữ liệu nào, bao gồm cả định dạng. Mặc dù đối với các số và ngày, nó dự đoán dữ liệu sắp xuất hiện, nhưng nếu bạn chỉ muốn lặp lại một mẫu hiện có, hãy nhập mẫu đó một lần, chọn tất cả các ô, rồi nhấp và kéo. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi muốn mỗi tuần được thể hiện bằng một màu khác nhau, vì vậy chúng tôi đã nhập sáu màu mà chúng tôi muốn và điền vào các ô bằng màu thích hợp. Chúng tôi muốn mô hình này lặp lại cho phần còn lại của các ngày được liệt kê, vì vậy, một lần nữa chúng tôi đánh dấu tất cả chúng, rồi nhấp và kéo từ góc dưới cùng bên phải

Tùy chọn Tự động Điền

Bạn cũng có thể chọn các tùy chọn khác nhau để tự động điền bằng cách nhấp vào menu Tùy chọn Tự động điền xuất hiện sau khi bạn kéo con trỏ. Trong ví dụ trên, nếu chúng ta nhấp vào menu Tùy chọn Tự động Điền, chúng ta sẽ thấy một số tùy chọn về dữ liệu sẽ được sử dụng để điền vào các ô

Copy Cells sẽ sao chép cả định dạng và nội dung của ô. Đây là mặc định

Chỉ định dạng tô sẽ sao chép chuỗi màu, nhưng không có nội dung

Tô màu không định dạng sẽ sao chép nội dung của các ô nhưng để lại các ô không tô màu

Flash Fill không liên quan trong trường hợp này nhưng chúng ta đã nói về Flash Fill tại đây

Thêm tùy chọn Tự động điền ngày

Với một chuỗi ngày, bạn có thêm một số tùy chọn

Copy Cells sẽ lại sao chép chính xác bất kỳ ô nào bạn đã chọn. (Vì vậy, nếu bạn chỉ chọn một ngày, cùng một ngày sẽ được lặp lại trong mọi ô. Nếu bạn đã chọn toàn bộ trình tự, trình tự đó sẽ được lặp lại. )

Chuỗi điền và Ngày điền sẽ điền vào các ô chính xác như được mô tả trong ví dụ đầu tiên của chúng tôi – tăng dần nếu bạn chỉ chọn một ô và lặp lại trình tự nếu bạn đã chọn toàn bộ chuỗi

Điền vào các ngày trong tuần sẽ bỏ qua các ngày rơi vào Thứ Bảy và Chủ Nhật

Điền tháng sẽ điền vào các ô có cùng ngày tháng

Điền năm sẽ điền vào các ô có cùng ngày mỗi năm

Ngày cuối cùng của tháng

Nếu bạn chọn 'Fill Months' bắt đầu từ ngày cuối cùng của tháng, Excel đủ thông minh để hiển thị ngày cuối cùng của các tháng tiếp theo. Ví dụ bắt đầu từ 31/12 sẽ điền đến hết tháng 2, 4, 6

Điều đó hoạt động bình thường ngay cả khi giá trị bắt đầu là cuối tháng với 29 hoặc 30 ngày

Sử dụng Tự động điền để tính toán

Tự động điền cũng có thể được sử dụng để sao chép phương trình vào một số ô. Đó là điều được dạy rất sớm trong các lớp học Excel

Giả sử chúng tôi đang bán thứ gì đó có phí xử lý là 10% giá bán. Trong trường hợp đó, chúng ta chỉ cần đặt phương trình thích hợp vào hàng đầu tiên, sau đó kéo xuống cột để áp dụng cùng một phương trình trên mỗi hàng. Lưu ý nếu bạn kéo qua các hàng đã chứa dữ liệu, công thức sẽ ở đó chờ để tự động điền vào ô với phép tính chính xác khi dữ liệu được thêm vào hàng đó

Nếu bạn không muốn thay đổi tham chiếu ô, hãy sử dụng $ để 'sửa' tham chiếu. $A$2 cố định trên ô đó bất kể bạn di chuyển hoặc sao chép ô đó ở đâu. $A2  sửa tham chiếu cột nhưng tham chiếu hàng sẽ thay đổi. A$2  cho phép di chuyển tham chiếu cột trong khi số hàng giữ nguyên

Đây chỉ là một vài ví dụ về cách sử dụng tính năng Tự động điền. Có vô số ứng dụng của tính năng này với nhiều mẫu dữ liệu khác nhau, vì vậy hãy chơi với tính năng này cho đến khi bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng tính năng này

Tham gia Office for Mere Mortals ngay hôm nay

Office for Mere Mortals là nơi hàng nghìn người thu thập các mẹo và thủ thuật hữu ích cho Word, Excel, PowerPoint và Outlook

Hãy thử một lần. Bạn có thể bỏ theo dõi bất cứ lúc nào. Chúng tôi chưa bao giờ gửi thư rác hoặc bán địa chỉ kể từ khi chúng tôi bắt đầu hơn hai mươi năm trước