Hóa đơn điện tử chuyển đổi chứng minh nguồn gốc năm 2024

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần là câu hỏi thắc mắc của hầu hết kế toán doanh nghiệp bởi nhu cầu chuyển hóa đơn điện tử phục vụ cho nhiều mục đích như xuất trình khi đi đường, lưu trữ… Vậy hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần, điều kiện để hóa đơn điện tử chuyển đổi hợp pháp là gì? Mời bạn đọc tìm hiểu tại bài viết dưới đây của Hóa đơn điện tử EasyInvoice

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần được quy định chi tiết tại Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Theo đó, về nguyên tắc hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang chứng từ giấy với mục đích để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần.

Ngoài ra, tại Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP có quy định về việc hóa đơn điện tử được chuyển đổi phải trùng khớp nội dung với hóa đơn điện tử gốc. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử chuyển đổi sẽ có giá trị dùng để lưu giữ ghi sổ, thực hiện theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử. Lưu ý rằng, hóa đơn điện tử chuyển đổi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Cần đáp ứng 05 điều kiện khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử

Để hóa đơn điện tử chuyển đổi được công nhận và hợp pháp, kế toán cần lưu ý 05 điều kiện sau:

– Thứ nhất, hóa đơn đó phản ánh chính xác và đầy đủ nội dung hóa đơn điện tử gốc

– Thứ hai, trên hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng về việc xác nhận hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang hóa đơn giấy

– Thứ ba, phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

– Thứ tư, hóa đơn chuyển đổi phải đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc, ngoài ra ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

– Thứ năm, đối với ký hiệu riêng thể hiện trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy phải đáp ứng đầy đủ những thông tin sau:

+ Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”);

+ Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi và thời gian thực hiện chuyển đổi

\>> EasyInvoice gửi đến Anh/chị kế toán mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp

Chuyển đổi hóa đơn điện tử dễ dàng trên phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice

Dưới đây là hướng dẫn dành cho trường hợp muốn chuyển đổi hóa đơn để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa lưu thông trên đường, hoặc chuyển đổi để lưu trữ chứng từ kế toán, báo cáo thuế… Người dùng có thể tham khảo chi tiết cách chuyển đổi dưới đây:

\>> Tài liệu chuyển đổi: tại đây

Như vậy, theo quy định hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi 1 lần duy nhất và cần đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý nêu trên. Việc sử dụng hóa đơn điện giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện chuyển đổi, điều chỉnh, thay thế hay hủy bỏ hóa đơn.

Do đó nếu chưa áp dụng triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện chuyển đổi càng sớm càng tốt nhằm tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất làm việc của bộ phận kế toán.

Hiện tại, hóa đơn điện tử đang được chuyển đổi theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, để hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp EasyInvoice cung cấp các tài liệu hướng dẫn sau:

Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử? Có được chuyển đổi hóa đơn điện tử hay không? Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử như thế nào cho đúng? Tất cả sẽ được giải đáp ngay trong bài viết này.

1. Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử

Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử? Điều này xuất phát từ thực tế nhiều người dùng hóa đơn điện tử muốn chuyển đổi hóa đơn số ra bản giấy để dễ dàng lưu trữ hoặc phục vụ việc chứng minh nguồn gốc xuất xứ cho hàng hóa. Do đó, họ đã lựa chọn phương thức chuyển đổi hóa đơn điện tử để thỏa mãn các nhu cầu trên.

2. Có được chuyển đổi hóa đơn điện tử hay không?

Sau khi đã giải đáp tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử, nhiều người dùng còn thắc mắc liệu có được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang văn bản giấy hay không? Quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử này đã được thể hiện rất rõ trong Thông tư 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành. Cụ thể:

• Người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu trình ở trong quá trình lưu thông, lưu ý rằng, chỉ được chuyển đổi 01 lần mà thôi.
• Người bán và người mua được phép tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm phục vụ mục đích chứng từ kế toán theo đúng quy định của Luật kế toán.

Như vậy, từ quy định trên có thể thấy rõ được lý do tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử và việc chuyển đổi hóa đơn điện tử này là hoàn toàn đúng quy định và hợp pháp.

3. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử hợp pháp

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử hợp pháp.

Nếu bạn đang thắc mắc tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử tuân theo các điều kiện chuyển đổi thì lý do là: chỉ khi hóa đơn chuyển đổi đáp ứng đủ các điều kiện chuyển đổi thì mới có thể đảm bảo tính pháp lý cho các hóa đơn chuyển đổi. Các hóa đơn được chuyển đổi sẽ có đầy đủ giá trị pháp lý trước pháp luật khi đảm bảo được tính toàn vẹn thông tin, có ký hiệu xác nhận riêng, có chữ ký rõ ràng của người chuyển đổi. Cụ thể, khi chuyển đổi hóa đơn điện tử thì nghiệp vụ chuyển đổi phải tuân theo đầy đủ các điều kiện sau:

• Hóa đơn được chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Hóa đơn được chuyển đổi phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang thành hóa đơn giấy. Cụ thể, các hóa đơn chuyển đổi phải kèm dòng chữ: “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” và phải ghi rõ thời gian thực hiện chuyển đổi.
• Hóa đơn điện tử được chuyển đổi phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn bản giấy.

4. Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng

Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng.

Sau khi bạn đã nắm được tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử, và biết được quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sao cho hợp pháp, bạn có thể áp dụng quy trình chuyển đổi dưới đây để việc chuyển đổi hóa đơn điện tử được nhanh chóng, dễ dàng:

• Bước 1: Bạn cần tải file hóa đơn điện tử trên hệ thống lưu trữ hóa đơn của doanh nghiệp mình về máy tính. Bước 2: Bạn tiến hành in file để chuyển đổi ra hóa đơn bản giấy là đã có thể hoàn thành việc chuyển đổi rồi.