Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì năm 2024
|
Hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần là câu hỏi thắc mắc của hầu hết kế toán doanh nghiệp bởi nhu cầu chuyển hóa đơn điện tử phục vụ cho nhiều mục đích như xuất trình khi đi đường, lưu trữ… Vậy hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần, điều kiện để hóa đơn điện tử chuyển đổi hợp pháp là gì? Mời bạn đọc tìm hiểu tại bài viết dưới đây của Hóa đơn điện tử EasyInvoice Show
Hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lầnHóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần được quy định chi tiết tại Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Theo đó, về nguyên tắc hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang chứng từ giấy với mục đích để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần. Ngoài ra, tại Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP có quy định về việc hóa đơn điện tử được chuyển đổi phải trùng khớp nội dung với hóa đơn điện tử gốc. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử chuyển đổi sẽ có giá trị dùng để lưu giữ ghi sổ, thực hiện theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử. Lưu ý rằng, hóa đơn điện tử chuyển đổi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này. Cần đáp ứng 05 điều kiện khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tửĐể hóa đơn điện tử chuyển đổi được công nhận và hợp pháp, kế toán cần lưu ý 05 điều kiện sau: – Thứ nhất, hóa đơn đó phản ánh chính xác và đầy đủ nội dung hóa đơn điện tử gốc – Thứ hai, trên hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng về việc xác nhận hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang hóa đơn giấy – Thứ ba, phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy – Thứ tư, hóa đơn chuyển đổi phải đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc, ngoài ra ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử. – Thứ năm, đối với ký hiệu riêng thể hiện trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy phải đáp ứng đầy đủ những thông tin sau: + Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); + Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi và thời gian thực hiện chuyển đổi \>> EasyInvoice gửi đến Anh/chị kế toán mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp Chuyển đổi hóa đơn điện tử dễ dàng trên phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoiceDưới đây là hướng dẫn dành cho trường hợp muốn chuyển đổi hóa đơn để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa lưu thông trên đường, hoặc chuyển đổi để lưu trữ chứng từ kế toán, báo cáo thuế… Người dùng có thể tham khảo chi tiết cách chuyển đổi dưới đây: \>> Tài liệu chuyển đổi: tại đây Như vậy, theo quy định hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi 1 lần duy nhất và cần đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý nêu trên. Việc sử dụng hóa đơn điện giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện chuyển đổi, điều chỉnh, thay thế hay hủy bỏ hóa đơn. Do đó nếu chưa áp dụng triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện chuyển đổi càng sớm càng tốt nhằm tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất làm việc của bộ phận kế toán. Hiện tại, hóa đơn điện tử đang được chuyển đổi theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, để hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp EasyInvoice cung cấp các tài liệu hướng dẫn sau: Quy định về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử đã có rất nhiều thay đổi từ nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC, đặc biệt là về phạm vi sử dụng. Cùng tìm hiểu về hóa đơn chuyển đổi trong bài viết này Hóa đơn chuyển đổi là gì?Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn bản giấy, được in ra từ hóa đơn điện tử, đảm bảo sự khớp đúng thông tin hoàn toàn với bản thể hiện của hóa đơn điện tử. – Một số đặc điểm: + Được ghi rõ là “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” + Có thông tin ngày thực hiện chuyển đổi Mẫu hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử Phân biệt hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn giấyHóa đơn giấy là loại hóa đơn được cơ quan thuế đặt in hoặc do doanh nghiệp tự in (nếu đáp ứng đủ điều kiện được tự in hóa đơn) để sử dụng, bao gồm các trường thông tin được liệt kê sẵn, doanh nghiệp sẽ điền đầy đủ thông tin trên hóa đơn này khi phát sinh giao dịch bán hàng Còn Hóa đơn chuyển đổi thì được in ra từ 1 hóa đơn điện tử đã phát hành, doanh nghiệp không có sự thêm, bớt, thay đổi thông tin Về hình thức, trên hóa đơn chuyển đổi cũng sẽ có dòng chữ HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ Các trường hợp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử thành bản giấy
– Bên bán hàng có thể chuyển đổi HĐĐT sang HĐ bản giấy để chứng minh nguồn gốc hàng hoá trong quá trình vận chuyển và chỉ được chuyển đổi một (01) lần; – Bên mua được in HĐĐT sang bản giấy để lưu trữ Quy định này áp dụng với các hóa đơn điện tử mẫu cũ và sẽ hết hiệu lực từ ngày 01/07/2022
Theo điều 7 nghị định 123/2020/NĐ-CP, HĐĐT có thể được chuyển đổi thành HĐ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, hoặc khi có yêu cầu của các cơ quan nhà nước liên quan như cơ quan Thuế, cơ quan kiểm tra, thanh tra, điều tra. Như vậy:
Quy định về hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐTĐiều kiện chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấyKhi thực hiện in hóa đơn sang bản giấy, doanh nghiệp phải đảm bảo sự khớp đúng thông tin 100% giữa hóa đơn bản điện tử và hóa đơn bản giấy khi được in ra. Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?Cả quy định cũ tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và nghị định 123/2020/NĐ-CP đều có hướng dẫn chung về tính pháp lý của HĐĐT chuyển đổi. Cụ thể, HĐĐT chuyển đổi không có giá trị pháp lý, chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ và theo dõi mà không có hiệu lực trong giao dịch và thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu khôngNhư đã trình bày trong mục 3.2, định dạng hóa đơn này hoàn toàn không có giá trị pháp lý mà chỉ phục vụ việc lưu trữ, ghi sổ, theo dõi. Nghĩa là, bản chuyển đổi của HĐĐT không được chấp nhận để chứng minh sự tồn tại của giao dịch. Do đó, hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT không cần đóng dấu và cũng không cần có chữ ký người mua và người bán Cách chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấyDoanh nghiệp có thể in HĐĐT thành bản giấy để tiện theo dõi và lưu trữ. Cách thực hiện rất đơn giản với 2 bước:
Ngoài ra, hiện nay một số phần mềm hóa đơn đã cho phép in hóa đơn trực tiếp từ phần mềm mà không cần tải về. Trong số những nhà cung cấp dịch vụ về hóa đơn, chứng từ trên thị trường hiện nay, UBot tự hào là một đơn vị tiêu biểu. Chúng tôi cung cấp sản phẩm giải pháp xử lý hóa đơn tự động, UBot Invoice giúp tiết kiệm đến 80% thời gian và loại bỏ 100% sai sót, điều mà cách làm thủ công khó lòng đáp ứng. Đặc biệt, đội ngũ tư vấn viên tại UBot luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ nhiệt tình các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh. Để được tư vấn kỹ hơn, bạn hãy liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ email: [email protected] hoặc Hotline: 0823 687 889 nhé! Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy?Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. Người mua, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Ai là người chuyển đổi hóa đơn điện tử?Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xử hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại khoản 2,3,4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán. Hóa đơn giấy là gì?Hóa đơn giấy là chứng từ được thể hiện bằng văn bản giấy, gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và các hóa đơn khác. Các hóa đơn giấy sẽ được thể hiện qua 2 hình thức chính: Hóa đơn tự in và Hóa đơn đặt in. Hóa đơn điện tử ra đời nhằm mục đích gì?Mục đích của lập hóa đơn điện tử Việc lập hóa đơn điện tử là bảo đảm tất cả các hóa đơn chưa thanh toán từ các nhà cung cấp được phê duyệt, xử lý và thanh toán. Xử lý hoá đơn bao gồm ghi lại dữ liệu quan trọng từ hóa đơn và cho nó vào hệ thống tài chính hoặc kế toán của công ty. |
