Hướng dẫn chỉnh chữ ký khi reply trong mail outlook

Chữ ký email là nội được chèn vào chân các email, nhằm giới thiệu thông tin của người gửi rò ràng hơn. Microsoft hỗ trợ cho người dùng dễ dàng thay đổi chữ ký email Outlook các phiên bản 2016, 2010, 2019.

Để thiết kế chữ ký đẹp bạn cần có một chút thẩm mỹ về màu sắc và bố cục. Ngoài ra, chữ ký cũng cần phù hợp với thương hiệu doanh nghiệp hoặc mục đích cá nhân.

Bài viết hướng dẫn các bạn tạo chữ ký và chỉnh sửa chữ ký trong Outlook mail của bạn.

Xem nhanh ở clip nhé:

Nội dung chính

Bước 1: Mở Outlook nhấp vào nút Home trên thanh công cụ.

Bước 2: Nhấp vào New email ở góc trên cùng bên trái của màn hình như hình bên dưới.

Bước 3: Hộp thư mới xuất hiện, chọn hộp Signature trên thanh Include.

Bước 4: Chọn Signatures trong thanh thả xuống để bắt đầu tạo hoặc chỉnh sửa chữ ký email.

Bước 5: Ở email signature, click New để tạo chữ ký mới.

\>> Xem thêm: Tính năng và bảng giá Google Workspace chi tiết 2023.

Bước 6: Ở phần Type a name for this signature, điền tên của chữ ký.

Bước 7: Ấn OK.

2. Định dạng cho chữ ký

Tiếp đến, bắt đầu thiết kế cho chữ ký của bạn:

Bước 8: Trên màn hình kế tiếp, đánh dấu tên chữ ký trong mục Select Signature lớn Edit để bắt đầu định dạng cho chữ ký.

Bước 9: Hộp trống to phía dưới Edit Signaute.

• Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi
• Tên công ty của bạn
• Các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,…
• Link mạng xã hội: nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến như Facebook, Skype, Zalo,…
• Hình ảnh: có thể có hoặc không nhưng bạn nên có hình ảnh của mình trong chữ ký.
• Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân: có thể không bắt buộc nhưng mình nghĩ là slogan nên có đối với công ty làm nổi bật vai trò và sứ mệnh của công ty. Đối với cá nhân, nó làm nổi bật cá tính của bạn.

Bạn có thể định dạng font chữ cho chữ ký của mình theo phong cách riêng. Outlook cung cấp cho bạn các kiểu dáng và đường viền phong phú để tạo sự mới mẻ cho chữ ký của mình.

\>> Xem ngay: Bảng giá Microsoft 365 an toàn bảo mật.

Bước 10: Thêm hình ảnh đại diện hoặc logo công ty, hãy nhấp vào vị trí mong muốn chèn ảnh và kích vào biểu tượng Insert picture.

Bước 11: Chọn Picture trong trình duyệt file của máy tính và chọn Insert.

\>> Xem thêm: Cách Đăng ký email tên miền với Google miễn phí trong 5 phút.

3. Chèn link website vào ảnh hoặc logo vào email Outlook

Bước 12: Để chèn link website vào ảnh hoặc logo, hoặc bất cứ chữ nào trong chữ ký của bạn. Trước hết, hãy sử dụng hình ảnh nổi bật hoặc chữ mong muốn chèn.

Bước 13: Với Picture được chọn, click biểu tượng Insert Hyperlink.

Bước 14: Cửa sổ mới xuất hiện, nhập đa số URL của website vào ô cuối cùng. Rồi ấn OK.

Bước 15: Đặt tùy chỉnh cho New messages và Replies/Forward.

• Nếu muốn áp dụng chữ ký cho all các sms mới, lựa chọn tên chữ ký từ thực đơn thả xuống của New messages.
• Còn nếu mong muốn dùng cho những sms trả lời hoặc chuyển tiếp, ở thực đơn thả xuống lựa chọn tên chữ ký của Replies/Forward.
• Hơn nữa, bạn không muốn vận dụng chữ ký cho tin nhắn mới, tin nhắn trả lời hoặc chuyển tiếp, thì chọn (none) cho thực đơn thêm vào.

Bước 16: Sau khi xây dựng xong, ấn nút Save phía dưới.

Bước 17: Cuối cùng, lựa chọn OK ở hợp Signatures and Stationary để lưu những thay đổi.

\>> Xem ngay: Tạo thư mục cho từng người gửi trong Mail Outlook sớm nhất.

4. Tổng hợp mẫu chữ ký email đẹp

Các bạn tham khảo một số mẫu chữ ký email đẹp để sử dụng hợp lý nhé.

Mẫu 1

Mẫu 2

Mẫu 3

Mẫu 4

Mẫu 5

\>> Xem thêm: Email doanh nghiệp an toàn chất lượng, bộ công cụ làm việc và lưu trữ hiệu quả.

Mẫu 6

Mẫu 7

Kết

Trong bài viết mình đã chia sẻ với các bạn cách tạo, chỉnh sửa và thay đổi chữ ký email Outlook. Ngoài ra, có nhiều mẫu chữ ký email đẹp cho các bạn lựa chọn và tham khảo