Hướng dẫn duplicates google sheets - bản sao google trang tính

Tìm kiếm một cách đơn giản để tìm bản sao trong Google Sheets? Làm thế nào về 7 cách? :) Đó là tất cả những gì bạn cần cho nhiều trường hợp sử dụng :) Tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng các công cụ không có công thức (không mã hóa-hứa!), Định dạng có điều kiện và một vài chức năng dễ dàng cho người hâm mộ công thức khao khát.

Cho dù bạn có thường xuyên sử dụng Google Sheets, rất có thể bạn phải đối phó với dữ liệu trùng lặp. Các bản ghi như vậy có thể xuất hiện trong một cột hoặc chiếm toàn bộ hàng.

Đến cuối bài viết này, bạn sẽ biết mọi thứ bạn cần để loại bỏ các bản sao, đếm chúng, làm nổi bật và xác định với một trạng thái. Tôi sẽ hiển thị một số ví dụ công thức và chia sẻ các công cụ khác nhau. Một trong số họ thậm chí còn tìm thấy và loại bỏ các bản sao trong Google Sheets của bạn theo lịch trình! Định dạng có điều kiện cũng sẽ có ích.everything you need to remove duplicates, count them, highlight and identify with a status. I will show some formula examples and share different tools. One of them even finds and removes duplicates in your Google Sheets on schedule! Conditional formatting will also come in handy.

Chỉ cần chọn chất độc của bạn và hãy cuộn :)

Cách tìm bản sao trong Google Sheets bằng cách sử dụng các công thức

Theo truyền thống, tôi sẽ bắt đầu với các công thức. Ưu điểm chính của họ là bảng ban đầu của bạn vẫn còn nguyên vẹn. Các công thức xác định các bản sao và trả lại kết quả cho một số nơi khác trong Google Sheets của bạn. Và dựa trên kết quả mong muốn, các chức năng khác nhau thực hiện thủ thuật.

Cách xóa các bản sao trong bảng Google bằng cách sử dụng chức năng độc đáo

Hàm duy nhất quét dữ liệu của bạn, xóa các bản sao và trả về chính xác những gì tên của nó nói - các giá trị/hàng độc đáo.

Đây là một bảng mẫu nhỏ trong đó các hàng khác nhau tái xuất hiện:

Ví dụ 1. Xóa các hàng trùng lặp, giữ lần xuất hiện đầu tiên

Một mặt, bạn có thể cần phải xóa tất cả các hàng trùng lặp khỏi bảng Google Sheets này và chỉ giữ các mục đầu tiên.

Để làm điều đó, chỉ cần nhập phạm vi cho dữ liệu của bạn bên trong duy nhất:

=UNIQUE(A1:C10)

Công thức nhỏ này trả về tất cả các hàng độc đáo và tất cả các lần xuất hiện đầu tiên bỏ qua thứ 2, thứ 3, v.v.

Ví dụ 2. Xóa tất cả các hàng trùng lặp, ngay cả lần xuất hiện đầu tiên

Mặt khác, bạn có thể chỉ muốn có được các hàng độc đáo "thực". Bởi "thực tế", ý tôi là những người không tái lập - thậm chí không một lần. Vậy bạn làm gì?

Hãy dành một chút thời gian và xem qua tất cả các đối số độc đáo:

UNIQUE(range,[by_column],[exactly_once])

• Phạm vi - là dữ liệu bạn muốn xử lý.
• [BY_COLUMN] - Cho biết bạn có kiểm tra hoàn toàn các hàng hoặc ô hoàn toàn trong các cột riêng lẻ hay không. Nếu đó là cột, nhập đúng. Nếu đó là hàng, hãy nhập sai hoặc chỉ bỏ qua đối số.
• . Hoặc, nói cách khác, chỉ trả lại các bản ghi mà không có bản sao nào. Đối với điều đó, bạn đặt đúng, nếu không thì sai hoặc bỏ qua đối số.

Đó là lập luận cuối cùng là đòn bẩy của bạn ở đây.

Do đó, để loại bỏ tất cả các hàng trùng lặp khỏi hoàn toàn các bảng Google của bạn (cùng với thứ nhất của chúng), hãy bỏ qua đối số thứ hai trong công thức nhưng thêm thứ ba:

=UNIQUE(A1:C10,,TRUE)

Xem làm thế nào bảng bên phải ngắn hơn nhiều? Đó là bởi vì các hàng trùng lặp được tìm thấy và loại bỏ độc đáo cũng như các lần xuất hiện đầu tiên của chúng từ bảng Google Sheets ban đầu. Chỉ còn lại các hàng độc đáo.

Xác định các bản sao bằng cách sử dụng chức năng Countif của Google Sheets

Nếu chiếm không gian với một bộ dữ liệu khác không phải là một phần trong kế hoạch của bạn, bạn có thể đếm các bản sao trong Google Sheets thay thế (và sau đó xóa chúng theo cách thủ công). Nó sẽ chỉ mất một cột bổ sung và chức năng Countif sẽ giúp.

Mẹo. Nếu bạn không quen thuộc với chức năng này, chúng tôi có toàn bộ bài đăng trên blog về nó, vui lòng xem xét. If you're not familiar with this function, we have an entire blog post about it, feel free to take a look.

Ví dụ 1. Nhận tổng số lần xuất hiện

Hãy xác định tất cả các bản sao với các lần xuất hiện đầu tiên của họ trong Google Sheets và kiểm tra tổng số của mỗi Berry xuất hiện trong danh sách. Tôi sẽ sử dụng công thức sau trong D2 và sau đó sao chép nó xuống cột:

=COUNTIF($B$2:$B$10,$B2)

Mẹo. Để tự động thực hiện công thức này, xử lý từng hàng trong cột, hãy bọc mọi thứ trong ArrayFormula và thay đổi $ B2 thành $ B2: $ B10 (toàn bộ cột). Do đó, bạn sẽ không cần phải sao chép công thức xuống: To make this formula handle each row in the column automatically, wrap everything in ArrayFormula and change $B2 to $B2:$B10 (the whole column). Thus, you won't need to copy the formula down:

Nếu sau đó bạn lọc bộ dữ liệu này theo các số, bạn sẽ có thể nhìn thấy và thậm chí xóa tất cả các hàng trùng lặp vượt quá khỏi bảng Google Sheets của bạn theo cách thủ công:

Ví dụ 2. Tìm và liệt kê tất cả các bản sao trong Google Sheets

Trong trường hợp, tổng số lần xuất hiện không phải là mục tiêu của bạn và bạn muốn biết liệu bản ghi cụ thể này trong hàng cụ thể này là mục nhập 1, 2, v.v, bạn sẽ cần điều chỉnh một chút cho công thức.

Thay đổi phạm vi từ toàn bộ cột ($ B $ 2: $ B $ 10) thành một ô ($ B $ 2: $ B2).

Ghi chú. Hãy chú ý đến việc sử dụng các tài liệu tham khảo tuyệt đối. Pay attention to the use of absolute references.

=COUNTIF($B$2:$B2,$B2)

Lần này, việc xóa bất kỳ hoặc tất cả các bản sao khỏi bảng Google Sheets này thậm chí còn dễ dàng hơn vì bạn sẽ có thể ẩn tất cả các mục trừ các mục đầu tiên:

Ví dụ 3. Đếm các hàng trùng lặp trong Google Sheets

Mặc dù các công thức ở trên sao chép chỉ trong cột Google Sheets, bạn có thể cần một công thức xem xét tất cả các cột và do đó xác định các hàng trùng lặp.

Trong trường hợp này, Countifs sẽ phù hợp hơn. Chỉ cần liệt kê mọi cột trong bảng của bạn cùng với các tiêu chí tương ứng của nó:

=COUNTIFS($A$2:$A$10,$A2,$B$2:$B$10,$B2,$C$2:$C$10,$C2)

Mẹo. Có một cách khác có sẵn để tính toán các bản sao - không có công thức. Nó liên quan đến một bảng trục và tôi mô tả nó thêm. There's another way available to calculate duplicates — without formulas. It involves a Pivot table and I describe it further.

Đánh dấu trùng lặp trong cột trạng thái - nếu hàm

Đôi khi số là không đủ. Đôi khi tốt hơn là tìm thấy các bản sao và đánh dấu chúng trong một cột trạng thái. Một lần nữa: Lọc dữ liệu Google Sheets của bạn theo cột này sau này sẽ cho phép bạn xóa những bản sao mà bạn không còn cần.

Ví dụ 1. Tìm bản sao trong 1 cột Google Sheets

Đối với nhiệm vụ này, bạn sẽ cần cùng một chức năng đếm nhưng lần này được bọc trong hàm if. Chỉ như thế này:

=IF(COUNTIF($B$2:$B$10,$B2)>1,"Duplicate","Unique")

Hãy xem những gì xảy ra trong công thức này:

1. Đầu tiên, Countif tìm kiếm toàn bộ cột B cho quả mọng từ B2. Sau khi tìm thấy, nó tổng hợp chúng.
2. Sau đó, nếu kiểm tra tổng số này và nếu nó lớn hơn 1, nó nói trùng lặp, nếu không, duy nhất.Duplicate, otherwise, Unique.

Tất nhiên, bạn có thể nhận được công thức để trả về trạng thái của riêng mình, hoặc, ví dụ, tìm và xác định chỉ các bản sao trong dữ liệu Google Sheets của bạn:

=IF(COUNTIF($B$2:$B$10,$B2)>1,"Duplicate","")

Mẹo. Ngay khi bạn tìm thấy các bản sao này, bạn có thể lọc bảng theo cột trạng thái. Bằng cách này cho phép bạn ẩn các bản ghi lặp đi lặp lại hoặc độc đáo và thậm chí chọn toàn bộ hàng và xóa hoàn toàn các bản sao này khỏi Google Sheets của bạn: As soon as you find these duplicates, you can filter the table by the status column. This way lets you hide repeated or unique records, and even select entire rows & delete these duplicates from your Google Sheets completely:

Ví dụ 2. Xác định các hàng trùng lặp

Tương tự, bạn có thể đánh dấu các hàng trùng lặp tuyệt đối - các hàng trong đó tất cả các bản ghi trong tất cả các cột xuất hiện nhiều lần trong bảng:

1. Bắt đầu với cùng một số đếm từ trước - cái quét mỗi cột cho giá trị đầu tiên của nó và chỉ tính các hàng trong đó cả 3 bản ghi trong cả 3 cột lặp lại:

   =COUNTIFS($A$2:$A$10,$A2,$B$2:$B$10,$B2,$C$2:$C$10,$C2)

2. Sau đó gửi lại công thức đó trong nếu. Nó kiểm tra số lượng hàng lặp lại và nếu nó vượt quá 1, công thức đặt tên cho hàng là một bản sao:

   ________số 8

Hiện tại chỉ có 2 bản sao vì mặc dù anh đào xảy ra 3 lần trong một bảng, chỉ có hai trong số chúng có tất cả 3 cột giống hệt nhau.

Ví dụ 3. Tìm các hàng trùng lặp, bỏ qua các mục 1

Để bỏ qua lần xuất hiện thứ 1 và chỉ đánh dấu các lần thứ 2 và các loại khác, hãy tham khảo các ô đầu tiên của bảng thay vì toàn bộ cột:

=IF(COUNTIFS($A$2:$A2,$A2,$B$2:$B2,$B2,$C$2:$C2,$C2)>1,"Duplicate","")

Mẹo. Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Excel, các ví dụ sau đây có thể hữu ích: Cách tìm bản sao trong Excel. If you are using Microsoft Excel, the following examples might be helpful: How to find duplicates in Excel.

Xác định và làm nổi bật các bản sao trong Google Sheets với các quy tắc định dạng có điều kiện

Có khả năng xử lý dữ liệu được lặp đi lặp lại theo cách như vậy, rằng một cái nhìn thoáng qua trên bàn của bạn sẽ cho bạn hiểu rõ về việc liệu đây có phải là bản ghi danh hiệu hay không.

Tôi đang nói về việc làm nổi bật các bản sao trong Google Sheets. Định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn với điều này.

Mẹo. Không bao giờ thử định dạng có điều kiện? Không phải lo lắng, chúng tôi đã giải thích cách nó hoạt động trong bài viết này. Never tried conditional formatting? No worries, we explained how it works in this article.

Đây là những gì bạn cần làm:

1. Cài đặt định dạng có điều kiện mở: Định dạng> Định dạng có điều kiện.
2. Đảm bảo rằng trường Áp dụng cho phạm vi chứa phạm vi mà bạn muốn làm nổi bật các bản sao. Ví dụ này, hãy để tôi bắt đầu với cột B.
3. Trong các quy tắc định dạng, hãy chọn công thức tùy chỉnh là và nhập cùng một số lượng mà tôi đã giới thiệu ở trên:

   =UNIQUE(A1:C10,,TRUE)0

Khi nó định vị các bản ghi xuất hiện ít nhất hai lần trong cột B, chúng sẽ được tô màu với một màu sắc bạn chọn:

Một tùy chọn khác là làm nổi bật các hàng trùng lặp. Chỉ cần điều chỉnh phạm vi để áp dụng quy tắc cho:

Mẹo. Khi bạn làm nổi bật các bản sao trong bảng Google của mình, bạn có thể lọc dữ liệu theo màu: Once you highlight duplicates in your Google Sheets, you can filter the data by color:

Và sau đó chọn các hàng này và xóa hoàn toàn các bản sao này khỏi Google Sheets của bạn:

Các cách không có công thức để tìm và xóa các bản sao trong Google Sheets

Công thức và định dạng có điều kiện là tốt, nhưng có những công cụ khác sẽ giúp bạn tìm thấy các bản sao. Hai trong số chúng được thiết kế cho vấn đề đặc biệt này.

Xác định các bản sao với bảng trục cho Google Sheets

Bảng pivot được sử dụng trong bảng tính để xoay dữ liệu của bạn và làm cho bảng của bạn dễ đọc và hiểu. Đó là một cách khác để trình bày bộ dữ liệu của bạn.

Điều hấp dẫn nhất ở đây là dữ liệu gốc của bạn không thay đổi. Bảng Pivot sử dụng nó làm tài liệu tham khảo và cung cấp kết quả trong một tab riêng.

Nhân tiện, kết quả đó sẽ thay đổi động tùy thuộc vào cài đặt bạn có thể điều chỉnh khi đang di chuyển.

Trong trường hợp hồ sơ lặp đi lặp lại, bảng Pivot sẽ giúp bạn đếm và xóa các bản sao trong Google Sheets.

Ví dụ 1. Cách bảng Pivot đếm trùng lặp trong Google Sheets

1. Chuyển đến Chèn> Bảng xoay, chỉ định phạm vi dữ liệu của bạn và một vị trí cho bảng Pivot:
   
2. Trong trình chỉnh sửa bảng Pivot, thêm một cột với các bản sao của bạn (tên trong ví dụ của tôi) cho các hàng và cho các giá trị.

   Nếu cột của bạn chứa các bản ghi số, hãy chọn Đếm làm hàm tóm tắt cho các giá trị để đếm trùng lặp trong Google Sheets. Nếu bạn có văn bản, thay vào đó chọn Counta:
   

Nếu bạn làm mọi thứ một cách chính xác, bảng Pivot sẽ có từng mục từ danh sách của bạn và giúp bạn có số lần nó xuất hiện ở đó:

Như bạn có thể thấy, bảng Pivot này cho thấy chỉ có BlackBerry và Cherry Rescur trong bộ dữ liệu của tôi.

Ví dụ 2. Xóa các bản sao trong các tờ Google bằng cách sử dụng bảng Pivot

Để xóa các bản sao bằng cách sử dụng bảng Pivot, bạn cần thêm phần còn lại của các cột (2 trong ví dụ của tôi) làm hàng cho bảng Pivot của bạn:

Bạn sẽ thấy bảng với các hàng trùng lặp nhưng các số sẽ cho biết chúng trong số chúng tái lập trong bộ dữ liệu gốc:

Mẹo. Nếu bạn không cần các số nữa, chỉ cần đóng hộp các giá trị trong bảng Pivot bằng cách nhấn biểu tượng tương ứng ở góc trên bên phải của nó: If you don't need the numbers anymore, just close the Values box in the Pivot table by pressing the corresponding icon at its upper-right corner:

Đây là những gì bảng xoay của bạn sẽ trông giống như cuối cùng: không có bản sao, không có tính toán bổ sung. Chỉ có những hồ sơ độc đáo được sắp xếp trong một bảng.

No duplicates, no extra calculations. There are just unique records sorted out in one table.

Xóa các bản sao - Công cụ dọn dẹp dữ liệu tiêu chuẩn

Google Sheets có công cụ nhỏ, đơn giản và không công bằng của họ để loại bỏ các bản sao. Nó được gọi sau khi hoạt động của nó và nằm trong tab Dữ liệu> Dữ liệu làm sạch:

Bạn sẽ không tìm thấy bất cứ điều gì lạ mắt ở đây, mọi thứ đều siêu đơn giản. Bạn chỉ cần chỉ định nếu bảng của bạn có hàng tiêu đề và chọn tất cả các cột cần được kiểm tra các bản sao:

Khi bạn đã sẵn sàng, nhấp vào nút màu xanh lá cây lớn đó và công cụ sẽ tìm và xóa các hàng trùng lặp khỏi bảng Google Sheets của bạn và nói có bao nhiêu hàng duy nhất còn lại:

Than ôi, đây là xa như công cụ này. Mỗi lần bạn sẽ cần phải đối phó với các bản sao, bạn sẽ phải chạy tiện ích này theo cách thủ công. Ngoài ra, đây là tất cả những gì nó làm: xóa các bản sao. Không có tùy chọn để xử lý chúng khác nhau.

May mắn thay, tất cả những nhược điểm này đã được giải quyết trong phần bổ sung trùng lặp cho Google Sheets từ ABLEBITS.

Xóa các bổ trợ trùng lặp cho Google Sheets

Loại bỏ các bổ trợ trùng lặp là một công cụ thay đổi trò chơi thực sự. Để bắt đầu, nó chứa 5 công cụ khác nhau để xác định các bản sao trong Google Sheets. Nhưng đối với ngày hôm nay, chúng ta hãy xem tìm các hàng trùng lặp hoặc độc đáo.Find duplicate or unique rows.

Chỉ riêng nó cung cấp 7 cách khác nhau để xử lý các bản sao và nó không chỉ tăng tốc toàn bộ quá trình. Nó biết làm thế nào để tự động hóa nó hoàn toàn.

Khi bạn cài đặt nó từ Google Workspace Marketplace, nó sẽ xuất hiện dưới các phần mở rộng:

Là công cụ Google Sheets tiêu chuẩn, nó cũng cho phép bạn chọn phạm vi và cột để xử lý nhưng thanh lịch hơn :)

Tất cả các cài đặt được chia thành 4 bước thân thiện với người dùng, nơi bạn sẽ chọn:

1. phạm vi
2. Tìm kiếm gì: Dupes hoặc Uniques
3. Các cột
4. Phải làm gì với hồ sơ tìm thấy

Bạn thậm chí có thể nhìn trộm những bức ảnh đặc biệt để luôn luôn phải làm gì:

Bạn có thể nghĩ gì vậy? Chà, không giống như công cụ tiêu chuẩn, tiện ích bổ sung này cung cấp nhiều hơn nữa:

• Tìm các bản sao cũng như các đơn độc bao gồm hoặc loại trừ lần xuất hiện đầu tiên as well as uniques including or excluding 1st occurrences
• Làm nổi bật các bản sao trong Google Sheets duplicates in Google Sheets
• Thêm cột trạng thái
• Sao chép/Di chuyển kết quả vào một tờ/bảng tính mới hoặc bất kỳ vị trí cụ thể nào trong bảng tính của bạn the results to a new sheet/spreadsheet or any specific place within your spreadsheet
• rõ ràng các giá trị được tìm thấy từ các ô found values from cells
• Xóa hoàn toàn các hàng trùng lặp khỏi bảng Google của bạn from your Google Sheet completely

Chỉ cần chọn bất cứ cách nào phù hợp với bạn nhất, chọn các tùy chọn và để bổ trợ thực hiện công việc.

Mẹo. Video này có thể hơi cũ nhưng nó hoàn toàn thể hiện việc làm việc với tiện ích bổ sung dễ dàng như thế nào: This video may be a bit old but it perfectly demonstrates how easy it is to work with the add-on:

Tự động thực hiện các bản sao chép bổ sung tự động

Khi đóng băng trên bánh, bạn sẽ có thể lưu tất cả các cài đặt từ cả 4 bước vào kịch bản và chạy chúng sau trên bất kỳ bảng nào chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Hoặc - thậm chí tốt hơn - lên lịch các kịch bản đó để Kickstart tự động vào một thời điểm nhất định hàng ngày:

Sự hiện diện của bạn là không cần thiết và phần bổ trợ sẽ tự động xóa các bản sao ngay cả khi tệp được đóng hoặc bạn ngoại tuyến. Để tìm hiểu thêm về nó, vui lòng truy cập hướng dẫn chi tiết này và xem video demo này:

Tôi khuyến khích bạn cài đặt tiện ích bổ sung từ cửa hàng Google Sheets và chọc vào nó. Bạn sẽ thấy cách dễ dàng tìm thấy, xóa và làm nổi bật các bản sao mà không có công thức chỉ trong vài lần nhấp.

Bảng tính với các ví dụ công thức

Tìm và xóa các bản sao trong Google Sheets - Ví dụ về công thức (tạo một bản sao của bảng tính)

Bạn cũng có thể quan tâm