Nhiệm vụ định kỳ trên google sheet

Chúng tôi rất vinh dự khi hàng triệu người trên khắp thế giới sử dụng Zoom Meets để cộng tác và duy trì kết nối. Tuy nhiên, nếu không có biện pháp phòng ngừa, các cuộc họp được thiết kế để gắn kết mọi người lại với nhau có thể có sự tham dự của một người không được mời.  

Gián đoạn thường xảy ra khi thông tin cuộc họp được công khai. Người dùng có thể đăng liên kết cuộc họp riêng trên phương tiện truyền thông xã hội, chia sẻ thông tin lớp học ảo của họ, v.v. Nhưng khi các liên kết này xuất hiện trên phương tiện truyền thông xã hội hoặc các diễn đàn công khai khác, điều đó khiến cuộc họp của bạn hoàn toàn công khai và bất kỳ ai có liên kết đều có thể tham gia.  

Dưới đây là một vài cách dễ dàng bạn có thể giúp ngăn chặn sự gián đoạn

Mẹo để ngăn chặn sự gián đoạn

• Sử dụng giải pháp Zoom phù hợp với nhu cầu của bạn. Nếu bạn đặc biệt hy vọng sử dụng Zoom để tổ chức một sự kiện ảo với những người mà bạn có thể không biết, hãy đảm bảo chuyển sự chú ý của bạn từ Zoom Meets sang Zoom Webinar hoặc Zoom Events — những sản phẩm được thiết kế dành riêng cho các sự kiện kỹ thuật số.  

• Tránh sử dụng ID cuộc họp cá nhân (PMI) của bạn. PMI của bạn về cơ bản là một cuộc họp liên tục và bạn không muốn người ngoài phá hỏng không gian ảo cá nhân của mình sau khi cuộc họp được chỉ định của bạn kết thúc.  

• Quản lý chia sẻ màn hình. Bạn không muốn những người ngẫu nhiên trong phiên công khai của mình kiểm soát màn hình và chia sẻ nội dung không mong muốn với nhóm. Bạn có thể hạn chế điều này — trước cuộc họp và trong cuộc họp trên thanh điều khiển máy chủ — để bạn là người duy nhất có thể chia sẻ màn hình. Nếu bạn tắt tính năng chia sẻ màn hình, cài đặt Bảng trắng cũng sẽ tự động bị tắt.  

Để ngăn người tham gia chia sẻ màn hình trong khi gọi, bằng cách sử dụng điều khiển máy chủ ở dưới cùng, nhấp vào mũi tên bên cạnh “Chia sẻ màn hình” rồi chuyển đến “Tùy chọn chia sẻ nâng cao. ” trong phần “Ai có thể chia sẻ?” .   

Bạn cũng có thể chuyển đổi các đặc quyền chia sẻ trong biểu tượng Bảo mật trong cửa sổ của mình hoặc thay đổi tùy chọn chia sẻ mặc định trong cài đặt Thu phóng của mình

Quản lý người tham gia của bạn

• Chỉ cho phép người dùng đã đăng nhập tham gia. Nếu ai đó cố gắng tham gia cuộc họp của bạn và không đăng nhập vào Zoom bằng email mà họ được mời, họ sẽ nhận được thông báo cho biết “Cuộc họp này chỉ dành cho những người tham dự được ủy quyền. ” Điều này hữu ích nếu bạn muốn kiểm soát danh sách khách mời của mình và chỉ mời những người bạn muốn tham dự cuộc họp của mình — ví dụ như các sinh viên khác ở trường hoặc đồng nghiệp của bạn
• Khóa cuộc họp. Khóa cửa trước luôn là điều thông minh, ngay cả khi bạn đang ở trong nhà. Khi bạn khóa một Cuộc họp thu phóng đã bắt đầu, không người tham gia mới nào có thể tham gia, ngay cả khi họ có ID cuộc họp và mật mã. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng Bảo mật ở cuối cửa sổ Thu phóng của bạn. Trong cửa sổ bật lên, nhấp vào nút có nội dung Khóa cuộc họp
• Yêu cầu mật khẩu cuộc họp Tạo ID cuộc họp ngẫu nhiên khi lên lịch cuộc họp của bạn và yêu cầu mật khẩu để tham gia. Bạn có thể chia sẻ những chi tiết này một cách riêng tư với những người tham dự tương ứng.  
• Loại bỏ những người tham gia không mong muốn hoặc gây rối. Bạn có thể xóa ai đó khỏi cuộc họp của mình bằng cách sử dụng Biểu tượng bảo mật hoặc menu Người tham gia. Trên menu Người tham gia, bạn có thể di chuột qua tên của người tham gia và một số tùy chọn sẽ xuất hiện, bao gồm Xóa. Nhấp vào đó để đuổi ai đó ra khỏi cuộc họp. Khi bạn xóa ai đó, họ không thể tham gia lại cuộc họp. Nhưng bạn có thể chuyển đổi cài đặt của mình để cho phép những người tham gia bị xóa tham gia lại trong trường hợp bạn khởi động nhầm người
• Tắt video. Người tổ chức có thể tắt video của ai đó. Điều này sẽ cho phép người tổ chức chặn các cử chỉ không mong muốn, gây mất tập trung hoặc không phù hợp trên video
• Tắt tiếng người tham gia. Người tổ chức có thể tắt tiếng/bật tiếng từng người tham gia hoặc tất cả họ cùng một lúc. Người tổ chức có thể chặn tiếng ồn không mong muốn, gây mất tập trung hoặc không phù hợp từ những người tham gia khác. Bạn cũng có thể bật “Tắt tiếng khi nhập cảnh” trong cài đặt của mình để ngăn tiếng ồn ào trong các cuộc họp lớn
• Tạm dừng các hoạt động của người tham gia. Người tổ chức và người đồng tổ chức có thể tạm dừng cuộc họp để xóa và báo cáo bên vi phạm, đồng thời ngăn chặn sự gián đoạn thêm. Nhấp vào biểu tượng Bảo mật và chọn “Tạm dừng hoạt động của người tham gia” để tạm dừng tất cả video, âm thanh, trò chuyện trong cuộc họp, chú thích, chia sẻ màn hình và ghi âm cũng như kết thúc Phòng đột phá. Bạn có thể tiếp tục cuộc họp bằng cách bật lại các tính năng riêng lẻ
• Tắt chuyển tập tin. Truyền tệp trong cuộc họp cho phép mọi người chia sẻ tệp thông qua trò chuyện trong cuộc họp. Tắt tính năng này để giữ cho cuộc trò chuyện không bị tấn công bởi các bức ảnh, GIF, meme và nội dung không mong muốn
• Tắt chú thích. Bạn và những người tham dự của bạn có thể vẽ nguệch ngoạc và đánh dấu nội dung cùng nhau bằng chú thích trong khi chia sẻ màn hình. Bạn có thể tắt tính năng chú thích trong cài đặt Thu phóng của mình để ngăn mọi người viết khắp màn hình
• Tắt trò chuyện riêng tư. Zoom có ​​tính năng trò chuyện trong cuộc họp, người tham gia có thể sử dụng tính năng này để nhắn tin riêng cho cả nhóm hoặc cho nhau. Bạn có thể hạn chế khả năng trò chuyện với nhau của những người tham gia trong khi cuộc họp của bạn đang diễn ra và cắt giảm sự phân tâm. Nhấp vào “Trò chuyện” trong điều khiển cuộc họp, sau đó ở cuối cửa sổ Trò chuyện nhóm thu phóng trong cuộc họp, nhấp vào ba dấu chấm. Từ đó, bạn có thể bật các tùy chọn cho ai có thể trò chuyện với ai trong cuộc họp của bạn.  
• Chủ nhà có thể báo cáo người dùng cho nhóm Tin cậy & An toàn của Zoom, họ sẽ xem xét mọi hành vi lạm dụng nền tảng tiềm ẩn và thực hiện hành động thích hợp. Tìm tùy chọn này trong biểu tượng Bảo mật của chúng tôi hoặc dưới biểu tượng khiên màu xanh lục ở góc trên cùng bên trái của cuộc họp, nơi bạn có thể đính kèm ảnh chụp màn hình và các tài liệu khác nếu cần

Kích hoạt phòng chờ

Phòng chờ là một tính năng quan trọng để đảm bảo Cuộc họp thu phóng. Đúng như tên gọi, Phòng chờ là một khu vực tổ chức ảo ngăn khách của bạn tham gia cho đến khi bạn sẵn sàng cho họ. Nó gần giống như sợi dây nhung bên ngoài hộp đêm, với bạn là người bảo vệ cẩn thận theo dõi xem ai được phép vào

Người tổ chức cuộc họp có thể tùy chỉnh cài đặt Phòng chờ để có thêm quyền kiểm soát và thậm chí bạn có thể cá nhân hóa thông báo mà mọi người nhìn thấy khi họ vào Phòng chờ để họ biết rằng họ đang ở đúng chỗ. Thông báo này thực sự là một nơi tuyệt vời để đăng bất kỳ quy tắc/nguyên tắc nào cho sự kiện của bạn, chẳng hạn như nó dành cho ai

Phòng chờ là một cách hiệu quả để sàng lọc những người đang cố gắng tham gia phiên Thu phóng của bạn và ngăn chặn những vị khách không mong muốn. Khi bạn tắt “Tham gia trước khi tổ chức” trong cài đặt của mình, Phòng chờ sẽ tự động chào đón khách của bạn cho đến khi bạn bắt đầu cuộc họp

Tiếp tục phóng to có trách nhiệm

Chúng tôi hy vọng các tính năng bảo mật này sẽ giúp bạn tiếp tục tổ chức các Cuộc họp Zoom an toàn và thành công. Bảo mật là giá trị quan trọng đối với chúng tôi tại Zoom và sẽ tiếp tục giúp hướng dẫn các bản cập nhật sản phẩm mới. Chúng tôi cam kết trở thành một nền tảng mà người dùng có thể tin tưởng — với các tương tác, thông tin và hoạt động kinh doanh trực tuyến của họ.  

Để tìm hiểu thêm về quyền riêng tư và bảo mật của Zoom, hãy khám phá Trung tâm tin cậy của chúng tôi

Ghi chú của biên tập viên. Bài đăng này đã được cập nhật từ phiên bản ngày 20 tháng 3 năm 2020 để bao gồm thông tin cập nhật nhất về việc ngăn chặn sự gián đoạn cuộc họp