HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤCKHOA QUẢN LÝBÁO CÁOTHỰC TẬP TỐT NGHIỆPĐịa điểm thực tập: Phòng đào tạo, Trường Đại học sư phạm Hà Nội 2 Họ và tên sinh viên: Lớp : Giảng viên hướng dẫn: HÀ NỘI 20101 MỤC LỤCTIÊU ĐỀTRANGI. PHẦN MỞ ĐẦU41.1 Lời nói đầu. 41.2 Tổng quan về địa điểm thực tập 71.2.1 Khái quát về Đại học sư phạm Hà Nội 2 71.2.2 Giới thiệu về Phòng Đào tạo. 91.3 Danh mục các nội dung thực tập 12II. PHẦN NỘI DUNG132.1 Một số vấn đề lý luận chung về quản lý và công tác quản lý đào tạo. 132.1.1 Cơ sở lý luận chung: 132.1.2 Cơ sở pháp lý chung liên quan đến nội dung thực tập. 152.2 Phân tích các nội dung thực tập cụ thể: 162.2.1 Tìm hiểu hoạt động quản lý của Phòng Đào tạo, trường ĐHSP Hà Nội 2. 162.2.2 Hỗ trợ tổ chức kỳ thi tốt nghiệp năm 2010 172.2.3 Tham gia hỗ trợ quản lý điểm số, chuẩn bị xét tốt nghiệp, xétkết quả học tập, cho sinh viên hệ vừa làm vừa học và giáo dụctừ xa học kỳ I năm học 2010-2011.192.2.4 Kiểm tra, xác nhận kết quả thi và hồ sơ của thí sinh trúng tuyểnnguyện vọng 2, nguyện vọng 3 vào các trường Đại học- Cao đẳng [ĐH- CĐ] năm 2010.212.2.5 Tham gia tập huấn sử dụng phần mềm quản lý đào tạo theo tín chỉ và đăng ký học cho sinh viên hệ chính quy khóa 36 năm học 2010-2011.232.2.6 Thực hiện công tác hành chính văn phòng: 262.2.7 Tham gia các phong trào văn hóa-văn nghệ và các hoạt độngkhác.28III. KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM303.1 Kết luận. 303.2 Bài học kinh nghiệm 31PHỤ LỤC34Phụ lục 1 Quy định về đào tạo đại học hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ ở trường ĐHSP Hà nội 2 [Ban hành kèm theo Quyết định số 376/QĐ-ĐHSPHN2 ngày 06/9/2010 của Hiệu trưởng trường ĐHSP Hà Nội 2]. Phụ lục 2 Quy chế Đào tạo đại học và cao đẳng hình thức vừa làm vừa học [Banhành kèm theo Quyết định số 36/2007/QĐ-BGDĐT ngày tháng năm2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo].2Phụ lục 3 Kế hoạch giảng dạy- học tập năm học 2010 – 2011 Trường ĐHSP HàNội 2.Phụ lục 4 Kế hoạch công tác tháng 12/2010 và tháng 1/2011 Trường ĐHSP HàNội 2.Phụ lục 5 Quy định về lề lối làm việc của Phòng đào tạo trường Đại học sư phạmHà Nội 2Phụ lục 6 Tài liệu tập huấn sử phần mềm quản lý đào tạo Unisoft cho cán bộtrường ĐHSP Hà Nội 2.DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO35I. PHẦN MỞ ĐẦU1.1. Lời nói đầu3Thực tập tốt nghiệp là hoạt động trải nghiệm thực tế dành cho sinhviên năm thứ tư chuyên ngành Quản lý giáo dục nhằm làm cho sinh viên cónhững: Hiểu biết cơ bản về hoạt động quản lý của các cơ quan quản lý giáodục và các cơ sở giáo dục; Vận dụng các kiến thức đã được trang bị vào thựchành một số hoạt động quản lý ở các cơ quan quản lý giáo dục, các cơ sởgiáo dục, các tổ chức xã hội có hoạt động giáo dục như: quản lý hoạt độngđào tạo, quản lý học sinh sinh viên, quản lý hoạt động giáo dục, khảo thí vàkiểm định chất lượng giáo dục… thực hiện vai trò của một chuyên viên hoặctrợ lý. Qua đó giúp sinh viên cập nhật, bổ sung kiến thức, xác định rõ mốiquan hệ giữa lí luận và thực tiễn để xử lý các tình huống quản lý, nâng caotrách nhiệm nghề nghiệp, trau dồi phẩm chất của một cử nhân quản lý giáodục.Bước vào thể kỷ XXI nhiều nhà khoa học đã dự đoán đây sẽ là là thếkỷ của quản lý và quản lý giáo dục cũng không là ngoại lệ, quản lý đã trởthành một nghề. Để có thể trở thành một nhà quản lý chuyên nghiệp, khôngchỉ cần trang bị chuẩn về mặt lí luận mà còn phải không ngừng tìm tòi họchỏi kinh nghiệm từ thực tiễn vô cùng phong phú, đa dạng. Bác Hồ đã từngnói rằng: “Lý luận không phải là một cái gì cứng nhắc, nó đầy tính chất sángtạo, lý luận luôn cần được bổ sung bằng những kết luận rút ra từ thực tiễnsinh động”. Lý luận không được áp dụng vào thực tiễn là lý luận suông vàthực tiễn không có lý luận soi sáng là thực tiễn mù quáng. Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 với bề dày lịch sử hơn 40 năm xâydựng và phát triển là một trong những trường Đại học Sư phạm hàng đầu đangành đa lĩnh vực của các tỉnh miền Bắc. Trường đã liên tục được Nhà nướctrao tặng Huân chương Lao động hạng nhất [2007], hạng nhì [1995] và hạngba [1985]… Trong những thành tích chung đáng tự hào đó, có một phầnđóng góp đáng kể của Phòng đào tạo - đơn vị đã nhận được bằng khen của4Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo năm 1976, 1977, 1992, 1996. Đạt danhhiệu tập thể "Lao động xuất sắc năm 1997-1998". Hàng năm, đơn vị luônđạt danh hiệu " Đơn vị lao động giỏi " và có từ 2 đến 3 cán bộ đạt danh hiệu"Chiến sỹ thi đua" các cấp. Đây cũng là đơn vị có truyền thống với kinhnghiệm lâu năm trong quản lý đào taọ và đội ngũ cán bộ quản lý giáo dục cónăng lực, được tổ chức chặt chẽ, khoa học, hợp lý. Đây thực sự là môitrường lý tưởng cho các bạn sinh viên thực tập có cơ hội làm quen với sốlượng công việc đa dạng, phong phú và nhiều thử thách; quan sát, thực hànhtrải nghiệm thực tế; trau dồi, học hỏi kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm. Xuấtphát từ những đòi hỏi và điều kiện thuận lợi trên đây, em đã quyết định lựachọn Phòng Đào tạo trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 là điểm đến trongđợt thực tập tốt nghiệp lần này.Báo cáo này gồm các nội dung phân tích, đánh giá hoạt động quản lýđào tạo ở phòng Đào tạo trường Đại học sư phạm Hà Nội 2 thông qua vị trícủa một chuyên viên quản lý. Báo cáo không bao quát toàn bộ các vấn đềcủa hoạt động quản lý đào tạo mà tập trung làm rõ những công việc đã đượctham gia thực hiện trong quá trình thực tập, đó là: Hỗ trợ tổ chức kỳ thi tốtnghiệp; quản lý điểm thi, chuẩn bị hồ sơ để xét và công nhận tốt nghiệp;quản lý hồ sơ sinh viên; thực hiện công tác hành chính văn phòng và cáccông việc sự vụ khác… Qua đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho bảnthân và đề xuất một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả quản lý đào tạo trongnhà trường cũng như hình thành cho bản thân những kỹ năng nghề nghiệpcần thiết.Cấu trúc của bản báo cáo chia làm 3 phần:I. PHẦN MỞ ĐẦU51.1: Lời nói đầu.1.2: Tổng quan về địa điểm thực tập1.3: Danh mục các nội dung thực tập.II. PHẦN NỘI DUNG2.1. Một số vấn đề lý luận chung về công tác quản lý đào tạo.2.2. Phân tích các nội dung thực tập cụ thể.III. KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM.Hoàn thành bản báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầyĐinh Văn Dũng- Trưởng phòng Đào tạo cùng các thầy cô trong phòng đã tạomọi điều kiện cho em có được một khoảng thời gian thực tập tuy ngắnnhưng học hỏi và trải nghiệm được rất nhiều điều từ thực tế quản lý đào tạo.Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình và những trao đổicởi mở của thầy Đỗ Chí Nghĩa về những định hướng, những phương phápvà kinh nghiệm trong công tác quản lý chuyên môn, những chia sẻ và hướngdẫn của Thầy trong suốt quá trình thực tập đã giúp em có được kỳ thực tậpthành công hơn. Cuối cùng, em xin gửi lời biết ơn tới ThS. Nguyễn BíchNgân và các giảng viên của Khoa Quản lý, Học viện Quản lý giáo dục –những thầy cô đã trang bị cho em những hành trang hữu ích trước khi em lênđường thực tập, cũng như luôn giúp đỡ định hướng cho em trong suốt thờigian thực tập. Với vốn hiểu biết thực tế còn hạn chế, những phân tích trong bản báocáo này chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em kính mong nhận được ý kiếnđóng góp của các Thầy Cô và các bạn sinh viên để bài báo cáo của em đượchoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn!DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT6BGD&ĐT Bộ Giáo dục và đào tạoĐHSP Đại học sư phạmĐHSPHN 2 Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2QLGD Quản lý giáo dụcHVQLGD Học viện quản lý giáo dụcQLĐT Quản lý đào tạoĐH-CĐ Đại học-Cao đẳngTN Tốt nghiệpGD Giáo DụcGDMN Giáo dục Mầm nonCSDL Cơ sở dữ liệuTW Trung ươngTPHCM Thành phố Hồ Chí MinhTT GDTX Trung tâm Giáo dục thường xuyênCNKH Cử nhân khoa họcVN; Việt NamLLVH. Lý luận văn họcTHPT Trung học Phổ thôngĐTTXa Đào tạo từ xaPTTH DL Phổ thông Trung học Dân lậpKTX Ký túc xáCNV. Công nhân viên1.2. Tổng quan về địa điểm thực tập.1. 2.1. Khái quát về trường ĐHSP Hà Nội 2.- Tên trường [tên chính thức]: Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, tên giaodịch quốc tế: Hanoi pedagogical University No2.- Tên viết tắt: ĐH SPHN2 [tên viết tắt bằng tiếng Anh HPU2]- Bộ chủ quản: Bộ Giáo dục và Đào tạo.7- Địa chỉ trường: Đường Nguyễn Văn Linh - Phường Xuân Hoà- Thị xãPhúc Yên- Tỉnh Vĩnh Phúc.- Ngày thành lập: 14.8.1967 - Năm đầu đào tạo tại Xuân Hoà: 1975 - Số điện thoại liên hệ 0211 3.863.416 Fax: 0211 3.863.207, website://www.hpu2.edu.vn- Loại hình trường: công lập. - Khen thưởng: Huân chương Lao động hạng nhất, hạng nhì, hạng ba. - Quy mô: 6000 sinh viên.- Đội ngũ: 501 CBCC, LĐ. Trong đó: GVCC:1; GVC:123; GV: 187;TSGV:39; PGS:7; TS:43, ThS:160, NGƯT:6Đảng bộ có: 26 chi bộ, 291 đảng viên. Hiệu trưởng: PGS. TS. Nguyễn Văn MãPhó Hiệu trưởng: TS. Khuất Văn NinhPhó Hiệu trưởng: TS. Nguyễn Văn TuyếnBí thư Đảng ủy, Phó Hiệu trưởng: CVC. Phùng Quốc Tăng* Lịch sử hình thành.Trường ĐHSP Hà Nội 2 là một trong ba trường được thành lập theoQuyết định số 128/CP ngày 14/08/1967 của Chính phủ, trên cơ sở kế thừacác hoạt động giảng dạy, nghiên cứu khoa học và cơ sở vật chất của trườngĐại học Sư phạm Hà Nội được thành lập vào năm 1955. Trường ĐHSP HàNội 2 đóng vai trò quan trọng đối với việc cung cấp nguồn nhân lực cho sựphát triển giáo dục của đất nước những năm kháng chiến chống Mỹ cứunước. Năm 1975 thực hiện quyết định 872/QĐ của Bộ Giáo dục và Đào tạo,trường ĐHSP Hà Nội 2 chuyển từ Cầu Giấy- Từ Liêm- Hà Nội lên Xuân8Hòa- Phúc Yên- Vĩnh Phúc. Giáo sư, Tiến sĩ khoa học, Nhà giáo Nhân dânNguyễn Cảnh Toàn là Hiệu trưởng đầu tiên của Trường.* Chức năng nhiệm vụ của trường:Theo Quyết định số 128/CP ngày 14/8/1967 của Thủ tướng Chínhphủ, ĐHSP Hà Nội 2 có chức năng nhiệm vụ “đào tạo giáo viên khoa học cơbản [bao gồm các môn khoa học tự nhiên và các môn khoa học xã hội] chocác trường phổ thông cấp II và cấp III, theo các hình thức học tập trung dàihạn, chuyên tu và học tại chức”, và theo Quyết định 872/QĐ là “đào tạo giáoviên cấp 3 xã hội và các khoa đào tạo giáo viên cấp 3 tự nhiên”.* Các đơn vị phòng ban trong trường:Đại học Sư phạm Hà Nội 2 là trường đa ngành đa lĩnh vực. Gồm có:10 khoa: Toán, Vật lý, Sinh- KTNN, Ngữ văn, Giáo dục Tiểu học, Côngnghệ Thông tin, Hoá học, Giáo dục Chính trị, Giáo dục Thể chất, Ngoại ngữ.1 bộ môn trực thuộc: Tâm lý - Giáo dục. 10 phòng: Tổ chức Cán bộ, Công tác Chính trị - Học sinh sinh viên, Đào tạo,Khoa học Công nghệ, Sau đại học, Tài vụ, Hành chính tổng hợp, Quản trịđời sống, Thanh tra, Hợp tác quốc tế. 9 đơn vị trực thuộc: Thư viện, Trạm Y tế, Ban Quản lý KTX Sinh viên, BanBảo vệ, Trung tâm Khảo thí và Kiểm định Chất lượng, Trung tâm Tin họcvà Thiết bị kĩ thuật, Trung tâm Hỗ trợ Nghiên cứu Khoa học và Chuyển giaoCông nghệ. Trường PTTH DL Châu Phong, Trung tâm Giáo dục Quốcphòng Hà Nội 2. 11 ngành cử nhân Sư phạm: Toán, Vật lý, Hoá, Sinh, Kỹ thuật, Ngữ Văn,Giáo dục Tiểu học, Giáo dục Công dân, Giáo dục Mầm non, Kĩ thuật Nôngnghiệp [ghép sư phạm công nghiệp và sư phạm Kinh tê gia đình], Thể dụcthể thao và Giáo dục quốc phòng 910 ngành cử nhân khoa học: Tin học, Toán học, Vật lí, Hoá học, Sinh học,Văn học, Tiếng Anh, Lịch sử, Việt Nam học, Thư viện - Thông tin, TiếngTrung Quốc. 8 chuyên ngành Thạc sĩ: Toán Giải tích, Vật lí chất rắn, Lí luận và Phươngpháp dạy học Vật lí, Sinh học thực nghiệm, Giáo dục học bậc Tiểu học, Líluận văn học, Vật lý lý thuyết, Vật lý toán.1 chuyên ngành NCS: Toán Giải tích. 1.2.2. Giới thiệu về Phòng Đào tạo.Phòng Đào tạo được thành lập năm 1967. Hiện nay phòng Đào tạo gồm cácphòng 1.4, 1.5 và 1.6, nhà 4 tầng khu Hiệu bộ Trường ĐHSP Hà Nội 2.Đường Nguyễn Văn Linh - Phường Xuân Hoà- Thị xã Phúc Yên- Tỉnh VĩnhPhúc* Cơ cấu tổ chức:- Tổng số cán bộ của đơn vị: 15. Trong đó:TS: 01 Ths: 04CVC: 02 CV: 06 NV: 2. Trưởng phòng: TS. Đinh Văn DũngPhó Trưởng phòng: Ths. Đỗ Chí Nghĩa, CVC. Nguyễn Thị Hà- Sơ đồ cơ cấu tổ chức:10Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Đào tạo trường ĐHSP Hà Nội 2Phòng Đào tạo Trường ĐHSP Hà Nội 2 được tổ chức theo kiểu cơ cấutrực tuyến – chức năng, tức là có sự kết hợp giữa cơ cấu trực tuyến và cơ cấuchức năng. Theo mô hình này, từng chức năng quản lý được tách riêng, domột bộ phận đảm nhiệm và có nhiệm vụ, quyền hạn nhất định theo sự phâncông, phân cấp của Thủ trưởng phụ trách. Vai trò của các bộ phận chức nănglà tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng và hướng dẫn phần chuyên môn củamình cho các tuyến, mọi quyền quyết định vẫn thuộc về người thủ trưởng.Các cấp cơ sở, nhân viên thừa hành đồng thời chịu sự chỉ đạo và quyết địnhcủa những người lãnh đạo trực tiếp và những người lãnh đạo thuộc bộ phậnchức năng.Kiểu cơ cấu này kết hợp được ưu điểm và khắc phục được những hạn chếcủa cả hai kiểu cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng.Trưởng phòngPhó phòngPhó phòngBộ phậnQuản lýhồ sơvà cấp bằngTốt nghiệpBộ phận Tuyển sinhBộ phận QL Đào tạo ĐH Chính quy.Bộ phận QLĐào tạo ĐH VB2, Đào tạo từ xaBộ phận QL chương trình, giáo trình, học liệu11* Chức năng nhiệm vụ: Phòng Đào tạo Trường ĐHSP Hà Nội 2 có nhiệmvụ tham mưu cho Ban Giám hiệu nhà trường làm tốt các công tác sau: + Công tác Tuyển sinh Đại học. + Công tác giảng dạy trong và ngoài trường. + Công tác thực tập sư phạm đối với hệ chính quy và hệ không chínhquy. + Thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách đối với cán bộ giảng dạycũng như đối với sinh viên. + Xây dựng đề án và mở các mã ngành đào tạo mới. + Quản lý tốt văn bằng chứng chỉ của sinh viên tốt nghiệp. + Quản lý sinh viên về khen thưởng, kỷ luật. * Tóm tắt thành tích đạt được trong 40 năm. - Về đào tạo : + Bốn mươi năm qua, phòng Đào tạo luôn xác định nhiệm vụ chínhtrị quan trọng là công tác đào tạo. Phát huy tốt vai trò của phòng chức năngtrong việc tham mưu cho Ban Giám hiệu nhà trường thực hiện đúng Quychế, quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành. + Trong công tác quản lý giờ lao động, phòng đã có nhiều cố gắng,phân công cán bộ theo dõi giờ lao động, cải tiến biểu mẫu, sổ sách nên đãhoàn thành tốt công tác do nhà trường giao, thanh toán giờ lao động vượtchuẩn kịp thời, chính xác, đảm bảo công bằng. + Xác định công tác Tuyển sinh Đại học là một nhiệm vụ hết sứcquan trọng nên trong nhiều năm qua phòng đã không ngừng cải tiến cáchthức tổ chức và ý thức kỷ luật trong thực thi nhiệm vụ. Mặc dù còn có nhữnghạn chế trong công việc, nhưng phòng đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụđược giao. 12 + Công tác thực tập sư phạm, rèn nghề thường xuyên là một nhiệmvụ luôn được phòng chú trọng, đã phối hợp tốt với Bộ môn Phương phápgiảng dạy của các khoa, Bộ môn Tâm lý-Giáo dục hướng dẫn sinh viên thựchành rèn nghề để nâng cao năng lực sư phạm. Hàng năm phòng đã tổ chứccho sinh viên năm thứ 4 đi thực tập sư phạm ở các trường trung học phổthông. Kết quả thực tập sư phạm của sinh viên ở những năm gần đây đãđược nâng lên rõ rệt, được các trường THPT đánh giá cao. + Bên cạnh các nhiệm vụ nêu trên, phòng còn làm tốt nhiệm vụ thựchiện các chế độ chính sách đối với sinh viên như xét điểm rèn luyện, tínhhọc bổng, trợ cấp xã hội, miễn giảm học phí đúng kế hoạch của nhàtrường. Ngoài ra, phối hợp với trợ lý tổ chức các khoa thực hiện nghiêmchỉnh việc khen thưởng, kỷ luật đối với sinh viên. + 40 năm qua, phòng đã quản lý, theo dõi, cấp bằng tốt nghiệp chohơn 20.000 sinh viên các hệ. - Về nghiên cứu khoa học: 40 năm qua, phòng đã tích cực phối hợp với các khoa, phòng banchức năng làm tốt công tác nghiên cứu khoa học đối với sinh viên trongtrường, tổ chức tốt các buổi Hội nghị khoa học, hội nghị học tập cấp trườngnhằm trang bị thêm kỹ năng nghiên cứu khoa học cho sinh viên. Một số cán bộ trong phòng cũng tham gia hoạt động nghiên cứu khoahọc do nhà trường tổ chức. - Xây dựng đội ngũ: Phòng đã tạo điều kiện, động viên cán bộ đi học nâng cao trình độ,lựa chọn và bổ sung các bộ có đủ năng lực phẩm chất để hoàn thành nhiệmvụ của trường giao. Mặc dù tham gia nhiều công việc quan trọng, số lượngcán bộ ít, song các cán bộ trong phòng vẫn thực hiện tốt chức trách, nhiệmvụ, không có cán bộ nào bị vi phạm kỷ luật trong khi thực thi công việc. 13- Xây dựng cơ sở vật chất: Phòng luôn quán triệt mọi thành viên trong đơn vị có ý thức giữ gìntài sản của công, thực hành tiết kiệm, tránh làm hư hỏng, thất thoát tài sảncủa nhà trường trang bị cho phòng. - Chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên [CNV]: + Hàng năm tổ chức đi thăm quan du lịch theo nguyện vọng của cánbộ trong đơn vị. + Tổ chức thăm hỏi, động viên số cán bộ bị ốm đau hay có việchiếu, hỷ + Trong các dịp lế hội, tết phòng đã trích quỹ của đơn vị để độngviên tinh thần các cán bộ CNV. - Hoạt động của các tổ chức đoàn thể: + Tham gia đầy đủ các hoạt động của nhà trường, công tác côngđoàn đã được chú trọng và phát huy tốt vai trò của mình. Động viên nhắcnhở 100 % công đoàn viên tham gia các hoạt động do công đoàn trường tổchức. + Sự phối hợp giữa chính quyền và đoàn thể đã thực sự được pháthuy, tạo đà cho công việc tiến triển và đoàn kết. - Chấp hành chính sách, chế độ, pháp luật của Nhà nuớc: 100 % cán bộ công nhân viên trong đơn vị chấp hành nghiêm chủtrương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. Không có cán bộCNV nào vi phạm pháp luật, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhànước. 1.3. Danh mục các nội dung thực tập:Trong thời gian 7 tuần thực tập [từ 13/12- 21/01/2011] tại Phòng Đàotạo, Trường Đại học sư phạm Hà Nội 2 được sự đồng ý của thầy trưởngphòng Đinh Văn Dũng và giáo viên hướng dẫn [tại cơ sở thực tập] Đỗ Chí14Nghĩa em vào thực tập tại phòng với vị trí của một chuyên viên phòng đàotạo và được tham gia cùng các chuyên viên phụ trách quản lý đào tạo thựchiện một số công việc cụ thể sau:1.3.1. Tìm hiểu hoạt động quản lý của Phòng đào tạo, trường ĐHSPHà Nội 2;1.3.2. Hỗ trợ tổ chức kỳ thi tốt nghiệp năm 2010. 1.3.3. Tham gia hỗ trợ Quản lý điểm số, xét tốt nghiệp, xét kết quảhọc tập cho sinh viên hệ vừa làm vừa học và giáo dục từ xa học kỳ I nămhọc 2010-20111.3.4. Kiểm tra, xác nhận kết quả thi và hồ sơ của thí sinh trúng tuyểnnguyện vọng 2, nguyện vọng 3 vào các trường Đại học- Cao đẳng [ĐH- CĐ]năm 2010.1.3.5. Tham gia tập huấn sử dụng phần mềm quản lý đào tạo và đăngký học cho sinh viên hệ chính quy khóa 36 năm học 2010-2011.1.3.6. Thực hiện công tác hành chính văn phòng.1.3.7. Tham gia các phong trào, hoạt động văn hóa- văn nghệ củaphòng và trường.1.3.8. Hỗ trợ các thầy cô trong phòng thực hiện các công việc sự vụkhác……15II. PHẦN NỘI DUNGTrong quá trình thực tập ở vị trí chuyên phòng Đào tạo trường Đạihọc sư phạm Hà Nội 2 để tiến hành thực hiện tốt các công việc được giao emđã vận dụng những kiến thức lý luận cũng như những cơ sở pháp lý đã đượchọc, được nghiên cứu ở trường và tìm hiểu, sưu tầm tại cơ sở thực tập cộngvới những hướng dẫn của giảng viên [tại cơ sở thực tập và Học viện Quản lýGiáo dục]. Cụ thể:2.1. Một số vấn đề lý luận chung về quản lý và công tác quản lý đào tạo: 2.1.1. Cơ sở lý luận chung:- Quản lý: Là sự tác động liên tục, có tổ chức, có định hướng của chủ thểquản lý đến khách thể quản lý trong tổ chức, làm cho tổ chức đó vận động vàđạt được mục tiêu của tổ chức.Các thành tố của quản lý bao gồm: + Chủ thể quản lý;+ Đối tượng quản lý;+ Mục tiêu quản lý;+ Công cụ quản lý;+ Phương pháp quản lý;Quá trình quản lý được thực hiện thông qua 4 chức năng: + Chức năng kế hoạch: Khởi đầu, định hướng cho quá trình quản lý; là căncứ cho việc kiểm tra, đánh giá qua trình thực hiện mục tiêu.+ Chức năng tổ chức: Quá trình phân phối, sắp xếp các nguồn nhân lực vàcác nguồn lực khác tạo ra một cơ cấu tổ chức thích hợp đảm bảo thực hiệntốt mục tiêu đề ra.+ Chức năng chỉ đạo: Điều hành, hướng dẫn các hoạt động của đối tượngquản lý nhằm đạt mục tiêu đã đề ra.16+ Chức năng kiểm tra: Kiểm tra là quá trình đánh giá và điều chỉnh nhằmđảm bảo cho các hoạt động của tổ chức đạt tới mục tiêu với hiệu quả cao.- Quản lý đào tạo: Quản lý quá trình đào tạo là một trong những hoạt động chủ yếu và quantrọng nhất đối với các trường Đại học. Quản lý đào tạo cần đảm bảo cácnguyên tắc chung, đó là: + Luôn luôn tuân thủ các văn bản: chương trình đào tạo, Nội quy- Quy chế,kế hoạch đào tạo đã được ban hành.+ Không tự điều chỉnh, thay đổi, vận dụng sai quy định. Trong trường hợpcần thiết phải có văn bản hay bút phê của Ban giám hiệu [hoặc cấp cao hơn].+ Các văn bản quản lý đào tạo được soạn thảo theo các quy định hiện hành,không được phóng tác, không được chung chung.+ Đảm bảo lưu trữ đầy đủ, an toàn, nhưng khoa học để tra cứu nhanh chóngcác tư liệu, dữ liệu cần tìm.- Quản lý kết quả đào tạo. Quản lý kết quả đào tạo bao gồm những công việc chính sau:+ Quản lý hồ sơ học sinh sinh viên.+ Quản lý kết quả tuyển sinh, kết quả thi học kì, thi tốt nghiệp.+ Quản lý hồ sơ khen thưởng kỷ luật.+ Quản lý hồ sơ cấp phát văn bằng chứng chỉ.+ Quản lý hồ sơ đánh giá, rèn luyện, thi đua khen thưởng.Nếu không tổ chức quản lý tốt kết quả đào tạo sẽ gây phiền toái chocông tác đào tạo, thậm chí nảy sinh tiêu cực trong hoạt động đào tạo màkhông kiểm soát được.Việc phân công trách nhiệm trong quản lý kết quả đào tạo là điều kiệntiên quyết và quyết định chất lượng quản lý kết quả đào tạo.17Trách nhiệm quản lý từng loại kết quả phải được xác định bằng vănbản, có sổ sách bàn giao và ghi chép, kí nhận rõ ràng, đầy đủ.Bên cạnh việc phân công trách nhiệm, cần phải cung cấp đầy đủ, chấtlượng và hiệu quả đến mức tối đa điều kiện bảo quản kết quả đào tạo[ tủ sắt,khóa tốt, thiết bị sao CD để định kỳ sao chép lưu trữ đề phòng mất dữliệu…]. Việc này sẽ giúp cho việc phân trách nhiệm có giá trị và hiệu quả. 2.1.2. Cơ sở pháp lý chung liên quan đến nội dung thực tập:- Luật Giáo dục nước CHXHCN Việt Nam 2005;- Nghị định số 75/2006/NĐ-CP ngày 02/08/2006 quy định chi tiết và hướngdẫn thi hành một số điều của Luật Giáo dục;- Điều lệ trường Đại học ban hành theo Quyết định số 153/2003/QĐ-TTgngày 30/07/2003 của Thủ tướng Chính phủ và Thông tư số 18/2004/TT-BGD&ĐT ngày 02/06/2004 của Bộ Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn thựchiện Điều lệ trường đại học;- Quy chế đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy theo hệ thống tín chỉban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BGD&ĐT ngày 15/08/2007của Bộ Giáo dục và Đào tạo;- Quy chế về tổ chức đào tạo, thi, kiểm tra, cấp chứng chỉ, văn bằng tốtnghiệp theo hình thức giáo dục từ xa ban hành kèm theo Quyết định số40/2003/QĐ-BGD&ĐT ngày 08/08/2003 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục vàĐào tạo;- Quy chế Tuyển sinh đại học, cao đẳng hệ chính quy [Ban hành kèm theoThông tư số 03 ngày 11/02/2010/TT-BGDĐT của Bộ trưởng Bộ Giáo dục vàĐào tạo].- Quy định về đào tạo đại học hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ ở trườngĐHSP Hà nội 2 [Ban hành kèm theo Quyết định số 376/QĐ-ĐHSPHN2ngày 06/9/2010 của Hiệu trưởng trường ĐHSP Hà Nội 2]. [Phụ lục 1]18- Quy chế Đào tạo đại học và cao đẳng hình thức vừa làm vừa học [Banhành kèm theo Quyết định số 36/2007/QĐ-BGDĐT ngày tháng năm 2007của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo]. [Phụ lục 2]- Kế hoạch giảng dạy- học tập năm học 2010 – 2011 Trường ĐHSP HàNội 2. [Phụ lục 3]- Kế hoạch công tác tháng 12/2010 và tháng 1/2011 Trường ĐHSP Hà Nội2. [Phụ lục 4]- Phân công nhiệm vụ Phòng đào tạo của Hiệu trưởng trường ĐHSP Hà Nội2.- Quy định về lề lối làm việc của Phòng đào tạo trường Đại học sư phạm HàNội 2. [Phụ lục 5]2.2. Phân tích các nội dung thực tập cụ thể:2.2.1. Tìm hiểu hoạt động quản lý của Phòng Đào tạo, trườngĐHSP Hà Nội 2. Đó chính là quá trình sưu tầm tìm hiểu, nghiên cứu cácloại văn bản, tài liệu liên quan đến hoạt động quản lý của phòng. - Mục đích: + Nghiên cứu các loại văn bản, tài liệu để nắm được các thông tin vềPhòng Đào tạo và về Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2. Đó là những thôngtin về cơ cầu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, các hoạt động chính của phòng;tìm hiểu các nhiệm vụ, các công việc chính yếu của bộ phận tại chức, cácvăn bản quy định về đào tạo nhằm trang bị cho bản thân những tri thức cầnthiết khi tiếp cận và làm việc tại cơ sở.+ Làm cơ sở, nền tảng lý luận và pháp lý cho việc tiếp cận cơ sở thựctập và tham gia tác nghiêp tại cơ sở.+ Đồng thời việc tìm hiểu các văn bản, tài liệu đó còn nhằm làm chobản thân có vốn kiến thức chuyên môn vữn vàng hơn.- Nội dung:19+ Tìm hiểu các thông tin chính yếu về Trường Đại học sư phạm HàNội 2: Lịch sử hình thành và quá trình phát triển, chiến lược phát triển nhàtrường, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ…+ Tìm hiểu các thông tin cơ bản, quan trọng về Phòng Đào tạo: cơ cầutổ chức, chức năng, nhiệm vụ, hoạt động quản lý đào tạo của phòng; + Tìm hiểu các nhiệm vụ, các công việc chính yếu của bộ phận tạichức, nắm được nội dung các văn bản quy định về đào tạo.+ Nghiên cứu các Quyết định về tổ chức quản lý, các quy chế Đào tạoĐại học và Cao đẳng theo hình thức vừa làm vừa học, và đào tạo từ xa củaBộ giáo dục cũng như của Trường Đại học sư phạm Hà Nội 2. - Yêu cầu: + Tài liệu phải được nghiên cứu cẩn thận, phân loại tài liệu trong quátrình tìm hiểu và nghiên cứu, nên ghi chép lại các thông tin quan trọng, cơbản để tránh nhầm lẫn, nhất là trong nghiên cứu các văn bản quy định về đàotạo.+ Nghiên cứu tài liệu một cách chọn lọc và lưu ý những đặc điểm nổibật, riêng biệt, rõ nét để khắc sâu, phục vụ công việc được thực hiện cũngnhư cho công tác sau này.- Phương pháp, cách làm:+ Thông qua nhiều kênh thông tin để nắm bắt được các tư liệu vềTrường Đại học sư phạm Hà Nội 2, Phòng Đào tạo, về hoạt động quản lýđào tạo của phòng cũng như các tài liệu quy định về đào tạo: Thông qua tàiliệu có trên internet và Website của trường [//www.hpu2.edu.vn] quatrao đổi với Thầy Đỗ Chí Nghĩa – Phó trưởng phòng đào tạo, làm việc vàtrao đổi với chuyên viên phụ trách mảng tại chức…+ Liên hệ với cán bộ phòng xin bảng phân công công việc để nắmtoàn cảnh về nhiệm vụ của từng chuyên viên.20+ Tìm hiểu thông tin qua sách báo, kỷ yếu, sổ tay sinh viên…+ Ghi lại những thông tin quan trọng.- Kết quả đạt được:+ Sưu tầm được đầy đủ các văn bản, tài liệu có liên quan đến nội dungthực tập.+ Nắm được nhiệm vụ đào tạo của Đại học sư phạm Hà Nội 2, hiểu rõđược cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ, các hoạt động chính của Phòng Đào tạo.Nắm được nhiệm vụ chung của các chuyên viên phụ trách bộ phận tại chức,Đặc biệt nắm rõ những hoạt động chính trong công tác quản lý đào tạo tạichức, những yêu cầu, sản phẩm của từng công việc của các chuyên viên,công việc nào thuộc ai phụ trách, ai đóng vai trò phối hợp, thấy được sự linhhoạt cũng như mối quan hệ khăng khít giữa các chuyên viên trong Phòng.+ Nắm được các công việc chính của giáo viên hướng dẫn, vị trí , vaitrò của chuyên viên đó trong phòng Đào tạo. 2.2.2. Hỗ trợ tổ chức kỳ thi tốt nghiệp năm 2010: Đến thực tập tại phòng đào tạo trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 vàothời gian cuối năm học, trong thời gian này phòng Đào tạo đang chuẩn bịmọi mặt cho việc tổ chức kỳ thi tốt nghiệp năm 2010 các lớp đào tạo tạichức và đào tạo từ xa. Do vậy, tôi đã được giao nhiệm vụ hỗ trợ tổ chức kỳthi với công việc chủ yếu là ghép phách bài thi tốt nghiệp năm 2010 hệ vừalàm vừa học và giáo dục từ xa. Và đây cũng là một trong những công việcchủ yếu, chiếm phần lớn quỹ thời gian thực tập của tôi. Cụ thể:a. Kiến thức lý thuyết liên quan đến công việc.Để tiến hành ghép phách bài thi tôi căn cứ vào cơ sở pháp lý nóichung đã được được đề cập đến ở mục 2.1.2. “Cơ sở pháp lý chung liênquan đến nội dung thực tập”. Ngoài ra, còn căn cứ vào chỉ tiêu đào tạo loạihình ĐTTXa Bộ giao cho nhà trường, nhà trường đã tổ chức tuyển sinh và21đào tạo Đại học theo hình thức vừa làm vừa học và các lớp ĐTTXa tuân thủquy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.b. Kết quả thu được:* Về cách làm: Sau khi nhận được kết quả chấm bài thi của các giáo viên, các khoa vàbộ môn sẽ đến công đoạn ghép phách, nhập điểm. Việc ghép phách bài thithường được tiến hành theo hai cách: Ghép phách trực tiếp trên máy vi tính[có sự hỗ trợ của các phần mềm chuyên dụng] và ghép phách bằng tay.Nhưng đối với bài thi tốt nghiệp được tiến hành ghép phách bằng tay. Cụthể:- Trước hết cần kiểm tra số lượng phách, điểm thi trên phiếu điểm và số báodanh trên bài thi.- Ghép số phách đã đánh ứng với số báo danh ở các bài thi. Ghi lại kết quảđiểm của các bài thi.- Nhập tên học viên vào phiếu điểm.- Chuyển bảng điểm cho bộ phận nhập điểm.- Sắp xếp và cất giữ phách bài thi vào túi và đưa vào tủ hồ sơ* Yêu cầu của việc ghép phách:- Về kiến thức, kỹ năng:+ Nắm được cách thức và những yêu cầu trong khi ghép phách.+ Kiến thức, kĩ năng hành chính văn phòng.+ Số phách với số báo danh phải được ghép chính xác, rõ ràng khôngđể xảy ra tình trạng nhầm lẫn.+ Việc ghép phách đòi hỏi phải được tiến hành một cách chính xác,khoa học, cẩn thận và bảo mật. Trong quá trình ghép phách cần tập trung caođộ, tránh nhầm lẫn sai sót, tẩy xóa.- Về thái độ: nghiêm túc, cầu thị, có trách nhiệm.22* Chất lượng, tiến độ công việc và các mối quan hệ quản lý được sử dụng.- Tiến độ công việc: Do đây là lần đầu tiên được thực hành công việc cụ thểdo đó khi mới bắt đầu công việc tôi còn bỡ ngỡ. Nhưng được sự hướng dẫncụ thể của giáo viên hướng dẫn nên việc ghép phách bài thi tốt nghiệp năm2010 cho các lớp đào tạo tại chức và đào tạo từ xa đã diễn ra và hoàn thànhđúng với thời gian quy định trong quy chế đào tạo.- Kết quả công việc đạt được: + Đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao đúng kế hoạch.+ Đảm bảo tính chính xác, cẩn thận, không sai sót. - Các mối quan hệ quản lý: Trong quá trình thực hiện đã diễn ra quá trìnhphối hợp đồng thời giữa các giảng viên, khoa, bộ môn với bộ phận rọcphách, ghép phách, nhập điểm, công bố điểm thi.2.2.3. Tham gia hỗ trợ quản lý điểm số, chuẩn bị xét tốt nghiệp, xét kếtquả học tập, cho sinh viên hệ vừa làm vừa học và giáo dục từ xa học kỳ Inăm học 2010-2011.Trong thời gian thực tập tại phòng đào tạo, trường Đại học sư phạmHà Nội 2 tôi được giao nhiệm vụ hỗ trợ quản lý điểm số, chuẩn bị xét tốtnghiệp và kết quả học tập. Và đây cũng là một trong những nội dung thựctập chủ yếu nhất và chiếm nhiều thời gian trong quá trình thực tập của tôivới những công việc cụ thể: Nhập điểm vào phần mềm quản lý điểm; Ràsoát, kiểm tra các thông tin trong hồ sơ liên quan đến sinh viên để chuẩn bịxét, công nhận và cấp bằng TN; In, photocopy và đóng dấu bảng điểm cánhân, danh sách công nhận tốt nghiệp, giấy xác nhận tốt nghiệp tạm thời…Cụ thể:a. Các vấn đề lý luận liên quan nội dung thực tập: Để thực hiện việc quản lý điểm số, chuẩn bị xét tốt nghiệp, xét kết quảhọc tập tôi đã vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được trang bị cũng như23dựa trên những cơ sở pháp lý cụ thể đã đề cập đến ở mục “2.1. Một số vấnđề lý luận chung về quản lý và công tác quản lý đào tạo”.b. Kết quả thu được:* Về cách làm:Sau khi nhận được bảng điểm gốc từ bộ phận ghép phách, từ các giảng viên,các khoa và bộ môn tôi sẽ tiến hành thực hiện việc nhập điểm, chuẩn bị hồsơ xét tốt nghiệp trực tiếp trên máy vi tính. Cụ thể: - Trước hết cần căn cứ vào phiếu đăng ký học [theo mẫu của trường] do họcviên tự ghi để lập danh sách bao gồm các cột chứa các thông tin: Họ tên,ngày sinh, giới tính, nơi sinh, Điểm học phần 1, Điểm học phần 2, Điểmhọc phần thứ [n].- Sắp xếp danh sách họ tên theo ABC.- Quan sát tên học viên trên bảng điểm giấy [bảng điểm gốc] đã tổng hợp.Nếu thấy trùng tiến hành nhập điểm trực tiếp bằng tay vào máy; Nếu thấythừa, thiếu học viên hoặc danh sách sắp xếp không theo thứ tự cần tiến hànhkiểm tra và chỉnh sửa lại danh sách đã lập trên máy sau đó mới tiến hànhnhập điểm.Lưu ý: Những học viên có trùng họ, tên thì cần căn cứ vào tiêu chí ngày sinhvà giới tính để phân biệt và nhập điểm.- Sau khi đã nhập đầy đủ các thông tin và điểm thi liên quan học viên dùnglệnh chuyển trực tiếp từ Foxpro sang phần mềm Excel [được cài đặt trênmáy].- Rà soát và kiểm tra, chỉnh sửa những thông tin trên Excel lần cuối.- Tiến hành In danh sách học viên được công nhận tốt nghiệp, bảng điểm cánhân và giấy xác nhận tốt nghiệp tạm thời.- Đóng dấu vào các hồ sơ giấy tờ trên. * Yêu cầu về mặt kiến thức, kỹ năng: 24- Cần có máy tính, máy in và cài đặt phần mềm Microsoft Office, phầnmềm Foxpro. Sử dụng thành thạo 2 phần mềm này.- Có kiến thức cơ bản về tin học văn phòng; tạo và xử lý số liệu, xử lý vănbản.- Các thao tác với máy tính phải chuẩn xác, đúng quy trình.- Việc lập danh sách, nhập điểm phải bảo đảm chính xác, khoa học, bảo mật,đầy đủ.- Có kiến thức và nghiệp vụ về hành chính văn phòng đặc biệt là việc đóngdấu. Việc đóng dấu được thực hiện cẩn thận, tuần tự và tuân thủ đúng cácyêu cầu, quy định của việc đóng dấu: Chỉ được đóng dấu khi văn bản đúngthể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của thầy phó trưởng phòng; Đóngdấu phải chính xác, đúng chiều, rõ ràng và đúng vị trí, trùm 1/3 đến 1/4 chữký ở phía trái; Khi đóng dấu các bản phụ lục kèm theo, dấu phải đóng vàogóc trên bên trái của phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang từ 1/3 đến 1/4đường kính con dấu. Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài việc đóng dấutreo, phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó. * Chất lượng, tiến độ công việc và các mối quan hệ quản lý được sử dụng.- Chất lượng và tiến độ công việc: Đây là những công việc đòi hỏi tính chínhxác tuyệt đối, do đó chất lượng và tiến độ công việc phụ thuộc rất nhiều vàokiến thức, kỹ năng về máy tính của bản thân. Trong quá trình thực hiện nhờđược sự hướng dẫn và giám sát, kiểm tra liên tục của thầy Nghĩa và thầyToản, tôi đã hoàn thành công việc theo đúng thời gian và kế hoạch quy định.- Các mối quan hệ quản lý: Để thực hiện tốt các công việc trên cần có sựphối hợp giữa các bộ phận. Đó là mối quan hệ chỉ đạo, đôn đốc kiểm tragiám sát của thầy phó phòng Đào tạo Đỗ Chí Nghĩa với giảng viên bộ môn,các trưởng phó khoa, các bộ phận Ghép phách, rọc phách…25