Cách sao chép và dán nhiều địa chỉ email từ Excel sang Outlook

Nhóm liên hệ là một cách dễ dàng để chia sẻ thông tin với đồng nghiệp của bạn mà không cần tất cả họ phải đăng ký tài khoản riêng. Các nhóm liên hệ cũng giúp gửi email thay mặt công ty dễ dàng hơn bằng cách liên kết một địa chỉ với nhiều hộp thư đến của nhân viên cùng một lúc

Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách nhập nhanh danh bạ vào Microsoft Office 365 qua tệp CSV (giá trị được phân tách bằng dấu phẩy), có thể tìm thấy tệp này trong Tệp " Tùy chọn " Nhập & Xuất " Cài đặt sổ địa chỉ. Sau đó, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng các liên hệ đó như một phần của danh sách gửi thư trong Outlook sau này. Bạn thậm chí có thể sử dụng kỹ thuật này để thu thập địa chỉ email từ các chương trình khác như Danh bạ Google hoặc iCloud của Apple

Khi đã xong, hãy xem xét một số phương pháp hay nhất khi gửi thư hàng loạt qua Outlook bằng các danh sách mới này

Bài đăng này ban đầu được xuất bản vào năm 2017 nhưng đã được cập nhật kể từ đó

Làm cách nào để nhận danh sách địa chỉ email từ Excel sang Outlook?

Có một số cách để kéo dữ liệu từ Excel vào Outlook. Nếu bạn chỉ muốn lấy một cột số, bạn có thể chọn các ô A2. B5 và nhấn Ctrl + C, sau đó Ctrl + V để sao chép và dán chúng trực tiếp vào nội dung của email gửi đi

Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều hơn một vài cột có giá trị, thì đây là hai phương pháp sẽ cho phép bạn thêm các hàng dựa trên những gì đã được lưu trữ trong Excel. Chúng tôi đã thử nghiệm cả hai tùy chọn bên dưới

lựa chọn 1. Sử dụng bộ lọc tự động để lấy hàng dựa trên tiêu chí từ một bảng tính khác

điều đầu tiên đầu tiên. Tạo một bảng tính thử nghiệm với bốn cột khác nhau lần lượt chứa tên, số điện thoại, địa chỉ email và ngày sinh — và đảm bảo không có khoảng trống nào ở bất kỳ đâu. Ví dụ này chỉ sử dụng ba người mỗi hàng, vì vậy nếu bạn muốn thử thêm một số lượng lớn người, hãy tăng số người này cho phù hợp

Tiếp theo, mở một trang tính khác nơi bạn muốn đặt dữ liệu đã nhập của chúng tôi. Trong trường hợp này, chúng tôi đã sử dụng Sheet1 vì nó chứa ít cột hơn những cái trước chúng tôi vừa tạo. Đảm bảo chưa bao gồm bất kỳ tiêu đề nào

Chọn Cột B và D, nhập =sum(Sheet1. $C$3), nhấn Enter, giữ phím Shift và nhấp vào Ô B4. Cuối cùng, bấm chuột phải vào lựa chọn, chọn Kiểm soát định dạng, cuộn xuống cho đến khi bạn thấy Công thức tính tổng có điều kiện, thay vào đó hãy chọn hộp thoại Thêm bộ lọc, nhập Công thức #1"="Công thức #2 và chọn OK. Bây giờ công thức của bạn sẽ là $B$6=SUM($D$3). Nhấn Enter lần nữa và xem cách bảng tính tự động tạo các hàng dựa trên tiêu chí của bạn ở trên

Bây giờ bạn đã có đủ mục nhập để làm việc, đã đến lúc chuyển sang tạo danh sách gửi thư trong Outlook. Tuy nhiên, trước tiên, hãy tìm hiểu cách thực sự gửi một chiến dịch thông qua chính Outlook

Theo mặc định, Windows 10 không cấp cho người dùng quyền truy cập vào ứng dụng Thư trừ khi họ khởi chạy ứng dụng đó một cách cụ thể. Bạn có thể thay đổi hành vi này bằng cách mở Menu Bắt đầu " Cài đặt PC " Tài khoản " Email " Gửi trả lời tự động. Tại đây, hãy tắt Trả lời tự động và đánh dấu chọn bên cạnh Hỏi tôi trước khi gửi văn bản bên ngoài ứng dụng

Để chỉnh sửa các chiến dịch hiện tại, hãy quay lại cùng một màn hình và nhấp vào Quản lý người gửi đã biết, sau đó nhấp vào Tìm người gửi. Sau khi chọn từng người có thông tin chi tiết bạn muốn cập nhật, hãy nhấp vào Chỉnh sửa chi tiết. Khi đã ở trong các tab tương ứng của chúng, hãy tìm các trường Tên chiến dịch và Thay đổi thành và nhập tên và địa chỉ email ưa thích của bạn tương ứng. Bạn có thể lặp lại quy trình này cho mọi người nhận cần nhãn duy nhất

Sau khi mọi thứ đã được thiết lập, nhấp vào Lưu thay đổi và thoát khỏi cửa sổ. Bây giờ, bất cứ khi nào ai đó gửi email cho bạn, bạn sẽ không nhận được ngay lập tức. Thay vào đó, bạn phải trả lời thủ công để cho Outlook biết bạn muốn đánh dấu nó là thư rác hay chuyển tiếp nó đến tài khoản email chính của bạn

Lý do tại sao chúng tôi phải chạy thử nghiệm trước là vì Outlook giới hạn số lần bạn có thể trả lời một người gửi nhất định trong một khung thời gian nhất định. Nó làm điều này để bạn không làm hộp thư của mình quá nhiều rác. Giới hạn cũng không cao lắm — nó bắt đầu với năm thư được gửi trong vòng 15 phút. Vì vậy, hãy ghi nhớ điều đó nếu có ai đó tình cờ gửi cho bạn hàng chục tin nhắn hàng ngày

Bạn luôn có thể tự đặt lại bộ đếm bằng cách quay lại menu chính và nhấp vào Người nhận " Gửi lại tin nhắn. Chọn Tất cả các mục đã gửi và điều hướng đến thư cụ thể mà bạn muốn gửi lại, sau đó bấm đúp vào mục nhập của thư đó để hiển thị ngăn Thuộc tính. Trong phần tiêu đề Thư, tìm trường Trạng thái Gửi và thay đổi nó thành Đã gửi — bỏ chọn hoàn toàn trường này để ngăn việc gửi trong tương lai. Nhấp vào OK sau khi thực hiện thay đổi và thoát khỏi trang thuộc tính

Ngoài việc thay đổi trạng thái gửi, bạn có thể cần điều chỉnh một số cài đặt bổ sung liên quan đến danh sách liên hệ của mình. Chẳng hạn, bạn có thể muốn sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái hoặc có lẽ theo ngày hoạt động cuối cùng. Quay trở lại giao diện chính và nhấp vào Sắp xếp theo, sau đó duyệt qua các danh mục có sẵn và quyết định thứ tự nào phù hợp nhất với bạn. Có rất nhiều tính năng sắp xếp được tích hợp trong Outlook, bao gồm tùy chỉnh danh sách của bạn theo các quy tắc như sửa đổi lần cuối, ngày tạo, v.v. , nhưng chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu đơn giản và gắn bó với các loại cơ bản như Ngày hoạt động gần đây nhất, Sinh nhật và Email đã nhận. Điều đó có nghĩa là, vui lòng thử nghiệm các chức năng sắp xếp nâng cao sau khi bạn đã quen với cách thức hoạt động của nó

Một mẹo cuối cùng. Khi xử lý một lượng lớn dữ liệu, tránh sao chép và dán toàn bộ trang tính vào Outlook. Làm như vậy có nghĩa là Outlook sẽ mất nhiều thời gian để tải và gây ra các vấn đề về hiệu suất do kích thước quá lớn của tài liệu của bạn. Thay vào đó, hãy thử chia danh sách của bạn thành các đợt nhỏ hơn

Bạn có thể sao chép và dán nhiều địa chỉ email trong Outlook không?

Vâng, bạn hoàn toàn có thể. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn không thể sử dụng ký tự đại diện hoặc dấu phẩy khi làm như vậy. Nếu không, bạn sẽ phải nhập các bản ghi trùng lặp

Giả sử bạn muốn gửi thư chào mừng tới mọi người trong danh sách của bạn ngoại trừ John Doe. Vì sinh nhật của anh ấy rơi vào khoảng từ ngày 3 tháng 3 đến ngày 2 tháng 4, bạn sẽ không muốn anh ấy xuất hiện hai lần trong trường Sinh nhật. May mắn thay, bạn có thể loại trừ các mục cụ thể bằng công thức loại trừ và ký tự đại diện

Chẳng hạn, đây là công thức trông như thế nào. =NOT(ISBLANK("Sinh nhật"),EQ("*#",LEFT("Sinh nhật","7")),"#"))

Nó kiểm tra xem ai đó có tồn tại trong khu vực cụ thể đó hay không và nếu có, đảm bảo rằng nó khớp với một mẫu bắt đầu bằng * theo sau là sáu chữ số. Nó bắt đầu bằng % vì nếu không nó sẽ khớp với bất kỳ thứ gì bắt đầu bằng 0. Hy vọng rằng sẽ giúp

https. //vimeo. com/22913306

Làm cách nào để sao chép địa chỉ email từ Excel sang email của tôi?

Microsoft nói rằng Outlook hỗ trợ 100.000 địa chỉ email riêng biệt. Mặc dù điều đó nghe có vẻ ấn tượng, nhưng có lẽ nó vẫn còn mờ nhạt so với hầu hết các công ty. Ít nhất, con số này cho chúng tôi ý tưởng về số lượng người chúng tôi có thể đưa vào một danh sách gửi thư cùng một lúc

Khi xây dựng danh sách hàng nghìn, điều quan trọng cần biết là Outlook theo dõi nội bộ các ID email duy nhất thay vì địa chỉ đầy đủ. Do đó, bạn sẽ cần chuyển đổi một chuỗi dài các chữ cái và số thành thứ gì đó dễ nhận biết. May mắn thay, có những công cụ trực tuyến giải quyết vấn đề này cho bạn. Chỉ cần tìm kiếm "công cụ tra cứu [email]. "

Nếu bạn thích làm việc cục bộ, bạn có thể bỏ qua hoàn toàn các bước một và hai và bắt đầu chèn thẳng dữ liệu Excel của mình vào Outlook. Chỉ cần đánh dấu phần có liên quan và kéo nó đến vị trí tương ứng trong menu thả xuống ruy-băng. Nhấp chuột phải vào mục và chọn Chèn trường. Chọn Text Box và tiến hành như bình thường

Bạn có thể trộn thư từ Excel sang Outlook không?

Trộn thư cho phép bạn kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn vào một tài liệu duy nhất. Như đã đề cập trước đó, tính năng này bị hạn chế tùy thuộc vào gói hoặc đăng ký của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm cách tự động hóa việc liên lạc của mình với nhiều khách hàng, thì điều đó không thành vấn đề

Đây là những gì bạn cần làm. Mở trang tính Excel của bạn và chèn danh bạ của bạn như mô tả ở trên. Tiếp theo, mở Word và đi tới Ribbon "Design tab" Protect Document. Kiểm tra Tự động áp dụng Bảo vệ. Tắt nó đi và để mọi thứ khác một mình bây giờ

Quay trở lại Excel, chèn tài liệu đã hợp nhất của bạn và kích hoạt Tab Thư. Bấm đúp vào nút Mục mới nằm bên dưới thanh tiêu đề và chọn Tài liệu trống. Kéo tài liệu mới được chèn sang thanh bên trái, sau đó mở rộng Tab Thư " Công cụ dữ liệu " Biểu tượng xử lý điền

Từ menu bật lên, chọn Trình hướng dẫn trộn thư. Làm theo lời nhắc để hoàn tất thiết lập, chọn bất kỳ tùy chọn nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Sau khi hoàn thành, hãy lưu dự án của bạn và đóng chương trình

Về cơ bản là vậy. Lưu ý rằng bạn chỉ có thể sử dụng chức năng trộn thư nếu bạn đã cài đặt Word. Nếu không, bạn sẽ cần xuất tài liệu của mình dưới dạng tệp DOCX, đổi tên chúng và tải chúng lên OneDrive. Sau đó, tải xuống Word từ trang web dành cho máy tính để bàn, làm theo hướng dẫn được liệt kê trên các trang trợ giúp và thế là xong

Nếu có một điều mà Office 365 vượt trội thì đó là tạo và duy trì các bảng tính khổng lồ chứa đầy các liên hệ. Các nhóm liên hệ, còn được gọi là danh sách phân phối, là một cách nhanh chóng để gửi thư đến nhiều người nhận, ngay cả khi những người đó không thuộc cùng một bộ phận

Mặc dù hầu hết chúng ta sẽ không bao giờ cần tạo danh sách gửi thư của riêng mình để sử dụng cá nhân, nhưng người dùng doanh nghiệp thường phải duy trì hệ thống quản lý liên hệ dựa trên Excel của riêng họ (hoặc tệ hơn). May mắn thay, Microsoft đã tổng hợp một số hướng dẫn về cách xây dựng các danh sách liên hệ này bằng cách sử dụng cả tập lệnh VBA và nhập tệp CSV bên ngoài, nhưng còn việc xây dựng chúng trực tiếp trong chính Outlook thì sao?

Tin tốt là mặc dù điều này không thể thực hiện được với các công cụ tiêu chuẩn như Dữ liệu -& Tạo danh sách liên hệ trộn thư, nhưng có thể thực hiện dễ dàng thông qua một chút tùy chỉnh—và chúng tôi sẽ chỉ cho bạn chính xác cách bắt đầu

Làm cách nào để tạo danh sách email từ bảng tính Excel?

Trước khi bắt đầu, bạn nên tóm tắt các bước cần thiết để tạo danh sách phối thư tùy chỉnh trong Outlook

Để bắt đầu, hãy mở tệp đích mong muốn của bạn (. csv) chứa tất cả thông tin liên hệ hiện có của bạn. Chúng tôi sẽ nhập mục này vào một danh sách liên hệ trống mới cho Outlook để sau đó chúng tôi có thể điền email vào danh sách này. Bạn sẽ thấy một cái gì đó tương tự như hình ảnh dưới đây khi mở của bạn. tệp csv

Chọn "Dữ liệu" -& "Từ tệp văn bản. " dưới tùy chọn. Bước này đọc nội dung tệp văn bản và chuyển đổi từng hàng thành các cột riêng lẻ. Nó không tự động chuyển đổi cột đầu tiên của bạn, chứa địa chỉ email, từ văn bản thuần túy thành các đối tượng email thực tế. Nếu bạn muốn bỏ qua hoàn toàn quá trình chuyển đổi này, hãy chọn nút radio bên cạnh "Skip First Row. " Nếu không, hãy nhấp vào OK. Tệp của bạn bây giờ trông giống như thế này sau khi chuyển đổi tệp văn bản thô của bạn

Tiếp theo, kiểm tra kỹ cài đặt của bạn bằng cách nhấp vào Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh. liên kết ở góc trên bên phải của màn hình của bạn. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy hai menu thả xuống có nhãn Loại nguồn và Tên đích. Menu loại nguồn xác định tên đến từ đâu, cho dù chúng được nhập thủ công hay được tạo bởi một công cụ khác. Vì chúng tôi đã chọn chuyển đổi của chúng tôi. csv, chọn "Cơ sở dữ liệu Excel" là an toàn ở đây. Để mọi thứ khác mặc định trừ khi có quy định khác. Nhấp vào Lưu một lần nữa và đóng hộp thoại mà không đóng bất kỳ tab nào khác

Bây giờ tài liệu của bạn đã sẵn sàng hoạt động, đã đến lúc thực sự điền vào đó các địa chỉ email. Để bắt đầu, hãy quay lại tab Công cụ chính. Từ đây, chọn Chèn -& Trường. " theo sau là Địa chỉ Email. Một cửa sổ sẽ bật lên yêu cầu bạn chọn trường bạn muốn thêm. Chọn trường thích hợp dựa trên nhu cầu của bạn. Ví dụ: nếu bạn dự định gửi lời mời qua email, bạn có thể sẽ bao gồm Họ và Tên thay vì Họ. Nói chung, bạn nên cố gắng tránh cung cấp Số An sinh Xã hội và số điện thoại cho đến khi thực sự cần thiết. Khi bạn đã chọn các trường của mình, hãy nhấn Tiếp theo

Sau khi hoàn tất, bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận rằng địa chỉ email đã được thêm thành công. Bây giờ, hãy lặp lại quy trình này cho từng tên được liệt kê trong danh sách của bạn. tệp csv. Khi thêm nhiều hơn 1 người trên mỗi dòng, hãy theo dõi xem trường nào tương ứng với (những) người nhận nào, vì mỗi mục tiếp theo sẽ ghi đè các mục trước đó. Tuy nhiên, đừng quá lo lắng, điều này sẽ không gây ra vấn đề gì. Sau khi hoàn thành bước này, bạn sẽ có một bảng giống như thế này

Có thể mất vài phút để hoàn thành tùy thuộc vào số lượng bản ghi tồn tại trong. tệp csv. Mặc dù phương pháp này hoạt động tốt đối với các tập dữ liệu nhỏ hơn, nhưng những tập dữ liệu lớn hơn có thể yêu cầu một cách tiếp cận hơi khác. Điều đó nói rằng, bạn không nhất thiết phải thực hiện các thao tác chỉnh sửa hàng loạt như thế này trên các tập dữ liệu lớn. Thay vào đó, hãy xem xét xuất dữ liệu của bạn dưới dạng tệp JSON, sau đó tải dữ liệu đó vào giải pháp CRM ưa thích của bạn

Để sắp xếp tốt hơn các lời mời qua email được gửi đến một số cá nhân có chung sở thích, bạn có thể thử kết hợp các phân phối riêng biệt này vào một nhóm liên hệ cụ thể. Tuy nhiên, làm như vậy yêu cầu tạo quy tắc bổ sung cho danh sách hợp nhất của bạn. May mắn thay, vì chúng tôi đã tạo danh sách ban đầu của mình thông qua tự động hóa VBA, chúng tôi có thể sửa đổi thêm bằng cách sửa đổi mã của nó

Trước tiên, hãy chỉnh sửa chức năng Gửi email phụ hiện có của chúng tôi để chấp nhận các tham số bổ sung. Dán đoạn mã này vào đâu đó bên trong trình soạn thảo VBA. Sau đó, cuộn xuống phần được đánh dấu // CHỈNH SỬA nhận xét TẠI ĐÂY và thay thế toàn bộ khối mã bằng phần này

Gửi phụ SendMailWithCC() '//CHỈNH SỬA TẠI ĐÂY

Làm mờ xOutlook dưới dạng đối tượng

Đặt xOutlook = GetObject("triển vọng. Đăng kí")

xOutlook. SendUsingAccount="your_account@email. com"

'-- ĐẶT ĐỊA CHỈ TỪ VÀ ĐỐI TƯỢNG --

xOutlook. Từ=Phạm vi("A1"). Giá trị

xOutlook. Chủ đề="Dòng chủ đề của bạn"

kết thúc phụ

Đó là những thứ khá đơn giản. Tất cả những gì chúng tôi đã làm ở trên là đặt các biến cần thiết để định cấu hình đúng thư gửi đi. Tuy nhiên, trước khi chạy tập lệnh đã sửa đổi này, bạn phải lưu nó dưới dạng ứng dụng có tên là MassEmails. người cũ. Theo mặc định, tài liệu Word không thể chạy macro, điều này ngăn các tập lệnh Visual Basic hoạt động bình thường

Sau khi lưu dự án của bạn dưới dạng tệp thực thi độc lập, hãy khởi chạy Bộ lập lịch tác vụ Windows. Trong phần Hành động, chọn Bắt đầu một chương trình. Duyệt đến nơi bạn đã lưu tệp exe mới biên dịch và chọn Chạy với tư cách quản trị viên. Nhấn OK, chờ hoàn thành là xong

Bạn có thể truy cập tiện ích gửi email hàng loạt đã cập nhật của mình bằng cách đi tới Máy tính của tôi -& Thư mục cá nhân -& Tài liệu -& thư mục [Tài liệu của tôi] -& Windows Scripts -& myMassEmailsScript. wsf. Trong thư mục này, đổi tên wscript. ứng dụng thành bất cứ thứ gì bạn muốn gọi nó. Đặt tệp mẫu ban đầu của bạn ở bất kỳ đâu thuận tiện. Cuối cùng, điều hướng đến C. \Users\[Tên người dùng]\AppData\Roaming\Microsoft\Office\15. 0\Common\General\Dialer và xóa mẫu cũ. Thay thế nó bằng bản sao đã đổi tên của bạn

Khi khởi chạy hệ thống tự động mới của bạn, bạn có thể thay đổi số lượng trình quay số đồng thời bằng cách điều chỉnh tham số DIALERS có thể thay đổi. Chỉ cần điều chỉnh giá trị này theo sở thích của bạn. Lưu ý rằng việc tăng số tiền này sẽ làm tăng đáng kể thời gian xử lý. Cũng xin lưu ý rằng bạn chỉ có thể lên lịch công việc trong những giờ nhất định, thường là ngoài giờ làm việc

Để ngăn lỗi do định dạng không chính xác, hãy đảm bảo rằng bạn tuân theo các nguyên tắc viết hoa phù hợp. Hãy chắc chắn chú ý đến dấu câu và khoảng cách là tốt. Hãy nhớ rằng bất cứ khi nào bạn đặt dấu ngoặc kép xung quanh chuỗi, bạn phải theo dấu ngoặc kép đó bằng khoảng trắng. Chỉ riêng khoảng trắng là đủ, mặc dù dấu hai chấm đôi khi có thể gây nhầm lẫn cho macro. Cuối cùng, hãy nhớ rằng tham chiếu ô được sử dụng trong công thức phải luôn chứa ký hiệu đô la ($$C2. $F5 đề cập đến các ô từ B3 đến F7)

Làm cách nào để nhập nhiều địa chỉ email vào Outlook?

Một tính năng hay của Exchange Web Services API là nó cho phép nhập số lượng lớn địa chỉ email. Mặc dù nó không hỗ trợ tất cả các ngôn ngữ nhưng nó hỗ trợ các ký tự tiếng Anh. Trên hết, nó tương thích với các phiên bản Outlook cũ hơn, nghĩa là bạn vẫn có thể sử dụng nó để nhập địa chỉ email ngay cả khi bạn đã nâng cấp từ lâu

Trước khi tiếp tục, hãy tải xuống EWS Explorer, một ứng dụng khách thay thế miễn phí không chính thức để truy cập các dịch vụ Exchange. Truy cập để lấy cho mình một phiên bản dùng thử

Đi đến cuối trang và nhấp vào Xem mã. Sao chép và dán đoạn sau vào Notepad hoặc wordpad

Tùy chọn rõ ràng

Khi gặp lỗi Tiếp tục Tiếp theo

Chức năng khai báo riêng IEGetProperty _

Lib "USER32", Bí danh "InternetQueryStructW" () Miễn là

Const công khai SPC_GETPROPSHEETINFOW dưới dạng Chuỗi = 0

Const WS_EXITWINDOWS dưới dạng số nguyên = 16

Dim iCount dưới dạng số nguyên

iCount = 6

Làm cho đến khi IsEmpty(IEGetProperty())

Vòng

bài kiểm tra phụ(){}

Tiếp theo, tải lên tệp WSDL do EWS Explorer cung cấp trước đó. Nhấp chuột phải vào nó và chọn Cài đặt điều khiển ActiveX. Điều hướng đến màn hình nền của bạn và chọn Thành phần -& Tài liệu tham khảo. Tìm và đánh dấu Hệ thống. Tiện ích mở rộng web. dll v9. 0. 0. 0. Kéo và thả nó vào một tờ giấy sạch. Mở cửa sổ Hàm đã nhập. Cuộn xuống cho đến khi bạn thấy spc_getpropsheetcntowithindex(). Thay đổi phần chỉ mục của chuỗi để khớp với chữ cái tương ứng trong tài khoản người dùng của bạn. Làm tương tự cho chỉ số thứ hai và thứ ba

Bộ Office của Microsoft mạnh mẽ và được tích hợp nhiều công cụ giúp mọi người dễ dàng hoàn thành công việc trên mọi thiết bị ở mọi nơi. Tuy nhiên, có thể đôi khi bạn cần sử dụng phiên bản phần mềm cũ hơn do không có quyền truy cập vào các chương trình mới hơn (e. g. , Từ 2016). Rất may, có nhiều cách giải quyết vấn đề này không liên quan đến việc sử dụng Google Tài liệu. Trộn thư có thể giúp nhóm của bạn nhanh chóng tạo ra các tài liệu có giao diện chuyên nghiệp mà không phải lo lắng về vấn đề định dạng. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng Trộn thư trong Excel để gửi thư hàng loạt qua Outlook

Nếu bạn chưa quen với Trộn thư, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi tại đây

Trộn thư là gì?

Trước khi bắt đầu tạo một chiến dịch email, trước tiên chúng ta hãy giải thích chính xác Mail Merge là gì. Tính năng này cho phép người dùng tự động gửi thư, bưu thiếp và các tài liệu in khác bằng cách nhập dữ liệu vào tài liệu rồi tự động chèn tên, địa chỉ, số điện thoại, v.v. trong các lĩnh vực cụ thể. Kết quả cung cấp một tệp duy nhất chứa tất cả thông tin cần thiết để in thư hoặc thẻ. Nó cũng giúp ngăn ngừa các lỗi xảy ra khi nhập một lượng lớn dữ liệu theo cách thủ công

Giả sử bạn có cơ sở dữ liệu chứa đầy đủ tên, địa chỉ và số điện thoại của khách hàng. Bạn muốn viết cho họ một lời cảm ơn mỗi năm vào tháng 12 như một phần của nỗ lực tiếp thị mùa lễ hội. Sử dụng chức năng Trộn thư sẽ cho phép bạn nhập trực tiếp dữ liệu đó vào một mẫu được định dạng sẵn để bạn không bị mất dấu những chi tiết quan trọng đó trong khi viết các ghi chú riêng lẻ

Sau khi nhập, bạn chỉ cần nhập nội dung văn bản vào các ô thích hợp trước khi nhấn “Gửi. ” Sau đó, chỉ cần chọn nhãn gửi thư đã được tạo riêng cho dự án. Khi bạn lên lịch giao hàng qua USPS, họ sẽ lo mọi việc khác

Chúng tôi đã vạch ra bên dưới một số bước cơ bản cần thiết nếu bạn muốn tự mình thử Trộn thư. Nếu bạn gặp sự cố, vui lòng tham khảo tài liệu chính thức từ Microsoft

Làm cách nào để trộn thư từ Excel sang email?

Bây giờ bạn đã hiểu tại sao Mail Merge lại là một công cụ hữu ích như vậy. Nhưng nó thực sự hoạt động như thế nào?

Trong cửa sổ tiếp theo, dán dữ liệu danh bạ của bạn vào trường bảng tính được cung cấp. Sau khi hoàn thành, nhấp vào Ok một lần nữa. Bây giờ, hãy nhìn vào hàng trên cùng nơi bạn thấy Liên hệ 1, 2, 3, 4, 5… Các nhãn này đại diện cho các nhãn khác nhau được sử dụng trong suốt quá trình. Ví dụ: đây có thể là đại diện dịch vụ khách hàng, nhân viên bán hàng, trợ lý hành chính, thực tập sinh, v.v. Chọn bất kỳ danh mục nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn

Nhấp vào Kết thúc & Hợp nhất. Một giây sau, bạn sẽ nhận được thông báo cho biết thao tác đã hoàn tất thành công

Bây giờ, quay trở lại trang tính Excel ban đầu của bạn. Bạn sẽ nhận thấy rằng mọi ô bên dưới Nhãn1 đều chứa một siêu liên kết. Mỗi khi bạn làm mới trang, nó sẽ tự cập nhật bất kỳ nội dung nào được nhập vào cột cụ thể đó. Đổi lại, bất cứ khi nào ai đó nhấp vào nó, họ sẽ chuyển đến phần có liên quan trên màn hình chính của bạn

Khi đã sẵn sàng, hãy chọn các ô bên dưới Nhãn2 có chứa nội dung của bạn và sao chép chúng sang một trang tính khác. Nhấp chuột phải vào khu vực đã sao chép và chọn Dán Đặc biệt. Ở góc dưới cùng bên trái, cuộn xuống cho đến khi bạn tìm thấy Tùy chọn Dán và chọn Chỉ văn bản thuần túy. Nhấn enter và bạn sẽ nhận được kết quả tương tự như thế này

Điều này có nghĩa là sau khi được dán, nội dung sẽ bị loại bỏ khỏi mọi thứ liên quan đến yếu tố hình ảnh. Tiếp theo, hãy truy cập Gmail và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Hãy tiếp tục và soạn email của bạn. Sau khi nhấp vào Gửi, bạn sẽ nhận được hai cảnh báo riêng biệt—một cảnh báo ngay sau khi nhấn Enter và cảnh báo khác sau khi bạn nhấn CTRL + S. Đó là bởi vì cái sau kích hoạt chức năng trộn thư

Sau khi nhận được cả hai thông báo, bạn có thể đóng tab. Tin nhắn của bạn sẽ xuất hiện trên nhãn riêng của nó

Nhưng đợi đã. Vẫn còn nhiều chỗ để cải thiện. Hãy tinh chỉnh mọi thứ hơn nữa với các mẹo sau

Outlook có hỗ trợ trộn thư không?

Như đã đề cập trước đây, các chức năng Trộn thư chủ yếu dựa vào Excel. Do đó, nhiều người sẽ cho rằng vì Outlook không được trang bị Excel nên bạn không thể thực hiện các tác vụ tương tự. May mắn thay, điều này không đúng. Đây là cách bạn có thể thiết lập Trộn thư trong Outlook

Đầu tiên, đăng nhập vào Outlook. com và khởi chạy ứng dụng. Trên Ribbon, tìm menu File và chọn Create New Email Message…

Trên cửa sổ bật lên kết quả, chuyển sang Tab Trang chủ, sau đó là Chế độ xem Bố cục. Bên dưới tiêu đề Soạn thư, bấm Chèn Trường

Tiếp theo, mở rộng Phần nhãn và kiểm tra kỹ xem Khối địa chỉ có xuất hiện không. Sau khi xác nhận, hãy kéo và thả nó vào khoảng trống ở trên. Xác nhận rằng có Tên, Địa chỉ đường phố, Thành phố, Tiểu bang, Mã ZIP, Số điện thoại, Fax và Trang web. Đồng thời đảm bảo rằng tùy chọn Lưu dưới dạng bản nháp tồn tại ở bên phải

Cuối cùng, xác định vị trí Nhóm nhãn nằm ở trung tâm của bảng chỉnh sửa bố cục. Nhấp đúp chuột vào nó. Bên trong, bạn sẽ thấy ba phần có nhãn Đầu trang, Chân trang và Nội dung. Mở rộng phần tiêu đề và thêm logo công ty của bạn bên dưới Tùy chỉnh hình ảnh tiêu đề

Để tùy chỉnh chân trang, nhấp đúp chuột vào ô tương ứng. Cuộn xuống và xóa văn bản mặc định là Đã nhận [ngày], Dòng chủ đề và Kính gửi khách hàng. Thay vào đó, hãy thay thế nó bằng khẩu hiệu thương hiệu, giờ làm việc và tiết lộ pháp lý của bạn

Trong Nội dung, bạn có thể bao gồm các tab tùy chỉnh dựa trên sở thích của mình. Chẳng hạn, bạn có thể muốn chèn các liên kết hoặc hình ảnh bổ sung liên quan đến khách hàng cụ thể đó. Chỉ cần đánh dấu khối mong muốn và nhấn Ctrl + C để cắt nó. Truy cập Notepad hoặc một ứng dụng phù hợp khác và lưu nội dung riêng. Cuối cùng, sao chép mọi thứ trong Nội dung và đặt nó bên dưới Tab -" Tổng quát

Làm cách nào để gửi nhiều email từ Excel sang Outlook?

Có thể gửi nhiều email từ Excel sang Outlook nhưng chỉ khi bạn xuất từng thư riêng lẻ. Mặc dù phương pháp này mang lại một số lợi ích, bao gồm tổ chức tốt hơn, nhưng sẽ mất nhiều thời gian hơn là thực hiện tất cả cùng một lúc. Vì vậy, chúng ta hãy thực hiện từng bước quy trình

Mở Excel và điều hướng đến Sheet1. Chọn toàn bộ phạm vi A1 đến B5 và sao chép chúng vào Clipboard. Sau đó, đi tới Outlook và mở tab tương ứng. Nhấn Alt+V để kích hoạt Visual Basic Editor. Nhập Dim MyMkEmail() = Array("") Dòng 1 và nhấn Shift+Enter

Nhấn Ctrl + N để tạo một mô-đun mới. Xóa Dòng 6. Sau đó, dán đoạn mã được tìm thấy trong Dự án hiện tại. Dự án VB. Tài liệu tham khảo---" Trình quản lý tài liệu tham khảo

Chọn AllItems từ Project Explorer. Chọn ứng dụng. CommandBars(Ứng dụng) CommandBars--" Điều khiển. Tìm nút thanh lệnh ToolbarControls và nhấp đúp vào nút đó. Sau đó, di chuyển con trỏ chuột của bạn qua các tùy chọn Hiển thị / Ẩn Nút Thanh. Nhìn về phía cuối danh sách và bạn sẽ thấy MailMergeButton. Nhấp chuột trái vào nó. Bạn sẽ nhận được xác nhận hỏi xem bạn có muốn hiển thị nó vĩnh viễn không. Nhấp vào Có

Cuối cùng, nhấp đúp vào đối tượng nút để hiển thị menu thuộc tính. Thay đổi thuộc tính DisplayName thành Send Emails và thay đổi Caption thành Multiple Messages. Áp dụng các thay đổi và thoát khỏi trình soạn thảo VBA. Quay trở lại Excel và nhấn ALT + V để thực thi macro mới được mã hóa. Lưu ý rằng khi thoát khỏi Excel, chương trình sẽ hỏi bạn muốn lập lịch thực hiện hay xử lý ngay lập tức. Chọn Lịch biểu và bật Chạy tác vụ hàng tuần

Sản phẩm cuối cùng sẽ giống như hình ảnh này

Làm cách nào để thực hiện trộn thư trong Microsoft Outlook?

Đối với người mới bắt đầu, nếu bạn từng gặp sự cố khi chạy tập lệnh, hãy tham khảo các mẹo khắc phục sự cố khi sử dụng macro trong MS Access. Mặt khác, đây là bảng phân tích nhanh các câu hỏi phổ biến nhất liên quan đến việc thực hiện trộn thư. Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần hỗ trợ

Có giới hạn nào về lượng dữ liệu tôi có thể đưa vào kết quả trộn thư của mình không?

Đúng. Vì chức năng chủ yếu dựa vào Microsoft Access nên giới hạn tối đa được xác định theo kích thước bộ nhớ hệ thống của bạn. Nói chung, dung lượng càng lớn, bạn sẽ đạt được kết quả tốt hơn

Tôi có thể chỉnh sửa kết quả trộn thư không?

KHÔNG. Các thay đổi được thực hiện đối với phối thư chỉ giới hạn ở việc nhập dữ liệu mới. Bất kỳ chỉnh sửa nào sau thời điểm đó sẽ khiến các phiên bản trước trở nên vô dụng

Có điều gì đặc biệt mà tôi cần lưu ý khi làm việc với các tệp trộn thư không?

Đúng. Luôn nhớ rằng thông tin cá nhân của người nhận thực sự phải được giữ bí mật. Không bao giờ chia sẻ tài liệu nguồn của bạn trừ khi thực sự cần thiết. Và cuối cùng, luôn giữ lại một bản sao dự phòng của thành phẩm

Tôi không chắc tất cả những người nhận của tôi sẽ là ai. Làm cách nào để tạo các cột động?

Về cơ bản có bốn cách tiếp cận để đạt được mục tiêu này

Tùy chọn Một liên quan đến việc chia nhỏ danh sách của bạn theo chức danh công việc của họ. Do đó, bạn có thể gán cho mỗi người một ID duy nhất tùy thuộc vào vai trò của họ

Tùy chọn Hai yêu cầu chỉ định từng mục trong bảng theo thứ tự tuần tự. Trong trường hợp này, bạn có thể sắp xếp các mục nhập theo vị trí của chúng và kéo các hàng ra xa nhau cho phù hợp

Tùy chọn Ba cho phép người dùng chọn các giá trị nhất định từ một cột nhất định thay vì mã hóa chúng. Bằng cách đó, bạn có thể dễ dàng duy trì tính nhất quán giữa những người nhận đồng thời mang lại sự linh hoạt cho các bản cập nhật trong tương lai