Công thức tự động điền trên google sheet

Google Trang tính có một số phím tắt tuyệt vời có thể giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn rất nhiều (và chính xác hơn)

Một chức năng như vậy là Điền xuống trong Google Trang tính

Điền xuống là cài đặt Google Trang tính tự động điền mà bạn có thể áp dụng cho một cột (hoặc hàng) dựa trên mẫu có sẵn

Ví dụ: giả sử bạn muốn nhanh chóng nhận được một chuỗi gồm 100 số (i. e. , 1, 2, 3… vân vân). Mặc dù bạn có thể thực hiện việc này theo cách thủ công, nhưng điều đó thật lãng phí thời gian

Thay vào đó, bạn có thể sử dụng chức năng điền vào Google Trang tính để nhận chuỗi này sau vài giây. Google Trang tính có thể tự động điền số dựa trên các số trước đó

Dưới đây là một số ví dụ mà bạn có thể sử dụng điền vào Google Trang tính để hiệu quả hơn và hoàn thành công việc nhanh hơn (từng ví dụ này cũng được trình bày chi tiết sau trong hướng dẫn này)

1. Nhận một chuỗi số (với khoảng cách được chỉ định giữa mỗi số)
2. Nhận tất cả các tên 12 tháng (hoặc tên tháng và năm)
3. Sao chép công thức xuống

Hãy bắt đầu sử dụng Google Trang tính để kéo các số xuống. Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu điều khiển điền (có thể giúp điền xuống) là gì và sau đó xem xét một số ví dụ hữu ích về cách sử dụng chức năng điền vào Google Trang tính

Mục lục

Xử lý điền là gì?

Khi chọn một ô hoặc một dải ô trong Google Trang tính, bạn sẽ nhận thấy rằng cạnh dưới cùng bên phải của vùng chọn có một hình vuông nhỏ (như hình minh họa bên dưới). Bạn có thể sử dụng những thứ này để làm cho G google Trang tính tự động điền công thức, số hoặc thậm chí cả chuỗi văn bản.

Khi bạn đặt con trỏ lên hình vuông nhỏ màu xanh này, con trỏ sẽ chuyển thành biểu tượng dấu cộng. Điều này cho thấy rằng nếu bạn nhấp chuột trái vào chuột (hoặc bàn di chuột), bạn sẽ chọn bộ điều khiển điền và bạn có thể sử dụng nó để điền dữ liệu trong Google Trang tính

Tại thời điểm này, nếu bạn giữ phím chuột trái và kéo thanh điều khiển điền xuống, bạn sẽ nhận thấy rằng nó tự động điền vào các ô một số giá trị

Các giá trị được điền sẽ phụ thuộc vào những gì bạn đã có trong các ô được chọn ban đầu (thêm về điều này trong các ví dụ được trình bày sau trong hướng dẫn này)

Bây giờ, hãy xem một số ví dụ mà bạn có thể sử dụng bộ điều khiển điền để nhanh chóng điền dữ liệu/công thức và tiết kiệm thời gian trong Google Trang tính

Cách định cấu hình Tự động điền

Bạn có thể thay đổi cài đặt điền vào bảng tính Google bằng cách điều hướng đến Công cụ > Tự động điền

Tự động điền vào Google Trang tính bằng cách sử dụng cùng một giá trị ô trong cột và núm điều khiển điền

Trong trường hợp muốn lặp lại cùng một số (hoặc thậm chí là văn bản) trong một cột, bạn có thể dễ dàng thực hiện điều đó trong Google Trang tính

Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình bên dưới và bạn muốn điền nhanh vào các ô A3. A11 có cùng giá trị với A2

Dưới đây là các bước để làm điều này

1. Chọn ô A2
2. Đặt con trỏ lên biểu tượng núm điều khiển điền (hình vuông màu xanh ở dưới cùng bên phải của vùng chọn)
3. Giữ phím trái trên chuột (bàn di chuột) và kéo nó xuống ô A11

Các bước trên sẽ điền cùng một ID bộ phận vào tất cả các ô

Mẹo chuyên nghiệp. Khi bạn có dữ liệu ở cột liền kề (trái hoặc phải), bạn cũng có thể chỉ cần nhấp đúp vào biểu tượng núm điều khiển điền (thay vì nhấp và kéo). Bấm đúp sẽ làm điều tương tự và điền vào cột cho đến ô được điền cuối cùng trong cột liền kề

Điền xuống một dãy số

Nếu bạn muốn thêm nhanh một dãy số vào một cột, bạn có thể thực hiện việc này trong vài giây bằng cách sử dụng Điền xuống

Một trường hợp sử dụng tốt cho điều này có thể là khi bạn muốn điền vào một dãy số (1, 2, 3…, v.v.). Ví dụ: giả sử bạn có tập dữ liệu như hình bên dưới và bạn muốn lấy các số sê-ri trong cột A

Dưới đây là các bước sẽ điền một dãy số vào một cột bằng cách sử dụng điền xuống

1. Nhập 1 vào ô A2 và 2 vào ô A3
2. Chọn cả hai ô A2 và A3
3. Đặt con trỏ lên biểu tượng núm điều khiển điền (hình vuông màu xanh ở dưới cùng bên phải của vùng chọn)
4. Giữ phím trái trên chuột (hoặc bàn di chuột) và kéo nó xuống ô A11

Các bước trên sẽ thêm số sê-ri vào các ô mà bạn đã kéo thanh điều khiển điền xuống

Lưu ý rằng bạn cần phải có hai ô đầu tiên có các số để có thể lặp lại cùng một mẫu trong các ô còn lại. Các tính năng Điền xuống hoạt động bằng cách xác định mẫu trong các ô đã chọn và sau đó cung cấp cho bạn mẫu tương tự trong các ô mà bạn áp dụng mẫu đó

Trong ví dụ này, mẫu được tăng thêm một trong mỗi ô và đây là lý do tại sao bộ điều khiển điền cung cấp cho bạn một chuỗi số

Trong trường hợp bạn sử dụng 1 và 3 tương ứng trong ô A2 và A3, sử dụng núm điều khiển điền sẽ cung cấp cho bạn một chuỗi các số lẻ (vì mẫu là giữ chênh lệch 2 trong các số)

Sử dụng núm điều khiển điền để điền số cũng hoạt động khi bạn có một số văn bản cùng với số. Ví dụ: thay vì chỉ sử dụng số, nếu bạn sử dụng #1 và #2 trong hai ô đầu tiên rồi điền xuống, nó sẽ có thể nhận ra mẫu và cung cấp cho bạn #3, #4, v.v.

Điền tháng (hoặc tháng và năm)

Giống như các số, bạn cũng có thể sử dụng núm điều khiển điền để nhanh chóng lấy tên tháng (hoặc tên tháng và năm)

Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình bên dưới và bạn muốn điền nhanh giá trị tên tháng và năm vào cột A

Dưới đây là các bước để điền giá trị tháng và năm bằng cách sử dụng điều khiển điền

1. Nhập 'Jan 2019' vào ô A2 và 'Feb 2019' vào ô A3
2. Chọn cả hai ô A2 và A3
3. Đặt con trỏ lên biểu tượng núm điều khiển điền (hình vuông màu xanh ở dưới cùng bên phải của vùng chọn)
4. Giữ phím trái trên chuột (bàn di chuột) và kéo nó xuống ô A11

Các bước trên sẽ chèn tên tháng và giá trị năm vào tất cả các ô trong Cột A. Vì mẫu trong hai ô đầu tiên là tăng tháng thêm 1, nên việc sử dụng núm điều khiển điền sẽ tiếp tục mẫu này và đưa ra các giá trị

Lưu ý rằng để tính năng này hoạt động, Google Trang tính cần nhận dạng mục nhập ô là ngày tháng. Ví dụ: nếu bạn nhập 'Tháng 1 năm 2019' hoặc 'Tháng 1 năm 2019', Google Trang tính sẽ nhận ra đây là các định dạng ngày hợp lệ. Nhưng nếu bạn nhập một thứ khác (chẳng hạn như J 2019) và nếu Google Trang tính không nhận ra đó là ngày, thì nó sẽ không thể điền và làm theo mẫu

Trong trường hợp bạn chỉ sử dụng tên tháng (chẳng hạn như tháng 1, tháng 2, v.v.) rồi điền vào, Google Trang tính sẽ cung cấp cho bạn các tháng cho đến tháng 12 và sau đó lặp lại tên tháng bằng cách bắt đầu lại từ tháng 1. Trong trường hợp bạn có cả giá trị Tên tháng và Năm, mặc dù tên tháng lặp lại nhưng năm sẽ tăng lên

Điền xuống một công thức (Áp dụng cho toàn bộ cột)

Bạn cũng có thể sử dụng chức năng điền xuống để sao chép nhanh công thức vào toàn bộ cột

Mặc dù bạn cũng có thể thực hiện việc này bằng cách sao chép và dán kiểu cũ, nhưng việc sử dụng núm điều khiển điền để thực hiện việc này sẽ tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn

Dưới đây là tập dữ liệu mà tôi phải sao chép công thức trong ô C2 sang tất cả các ô bên dưới nó. Ô C2 có công thức để có được mục tiêu bán hàng cho năm tới mà tôi chỉ cần nhân giá trị trong ô B2 với 1. 1

Dưới đây là các bước điền công thức trong Google Sheets

1. Chọn ô C2
2. Đặt con trỏ lên biểu tượng núm điều khiển điền (hình vuông màu xanh ở dưới cùng bên phải của vùng chọn)
3. Giữ phím trái trên chuột (bàn di chuột) và kéo nó xuống ô C13 (bạn cũng có thể nhấp đúp vào ô vuông màu xanh bên phải phía dưới và nó sẽ lấp đầy các ô)

Lưu ý rằng để điều này hoạt động, công thức của bạn không được sử dụng tham chiếu ô bị khóa. Vì vậy, công thức có thể là =B2*1. 1 hoặc =$B2* 1. 1 (nhưng không thể =$B$2* 1. 1 hoặc =B$2* 1. 1).

Trong trường hợp có ký hiệu đô la trước số hàng, nó sẽ không cho phép công thức điều chỉnh theo số hàng khi bạn điền

Điền vào các hàng bằng cách sử dụng Fill Handle

Giống như việc bạn có thể sử dụng núm điều khiển điền để điền xuống (hoặc điền lên), bạn cũng có thể sử dụng nó để tự động điền một công thức trong Google Trang tính vào các hàng

Khái niệm này giống như ở chỗ nó sẽ cố gắng tìm ra mẫu dựa trên các ô đã chọn và sau đó lặp lại cùng một mẫu cho tất cả các ô mà bạn kéo núm điều khiển điền vào

Giả sử bạn có tập dữ liệu như hình bên dưới và bạn muốn điền vào hàng bằng cách đề cập đến số tuần

Dưới đây là các bước để điền hàng bằng cách sử dụng núm điều khiển điền trong Google Trang tính

1. Nhập '#1' vào ô B1 và ​​'#2' vào ô C1
2. Chọn cả hai ô B1 và ​​C1
3. Đặt con trỏ lên biểu tượng núm điều khiển điền (hình vuông màu xanh ở dưới cùng bên phải của vùng chọn)
4. Giữ phím trái trên chuột (bàn di chuột) và kéo nó xuống ô J11 (hoặc bất kỳ ô nào cho đến khi bạn muốn điền số tuần)

Các bước trên sẽ điền vào các ô trong hàng các số tuần

Cách tự động điền trong Google Sheets mà không cần kéo bằng cách sử dụng phím tắt

Bạn có thể sử dụng phím tắt để tự động điền công thức thay vì kéo. Tât cả nhưng điêu bạn phải lam la

1. Đánh dấu các ô bạn muốn tự động điền, bao gồm ít nhất một ô có công thức bạn muốn tự động điền
2. Sử dụng một trong các phím tắt sau
   điền phải. Ctrl + R
   Điền vào. Ctrl + D
   điền phạm vi. Ctrl + EnterĐối với Mac OS, sử dụng nút ⌘ thay vì Ctrl

Về cơ bản, nếu bạn muốn tự động điền toàn bộ cột bằng công thức

1. Đặt công thức vào ô đầu tiên trong cột
2. Bấm vào tiêu đề cột
3. Nhấn Ctrl + R
   

Đối với các hàng, hãy sử dụng Ctrl + R để thay thế

Câu hỏi thường gặp về cách tự động điền số trong Google Sheets

Làm cách nào để tự động điền trong Google Trang tính mà không cần kéo?

Bạn có thể sử dụng phím tắt để thay thế. (Sử dụng ⌘ thay vì Ctrl nếu sử dụng máy Mac)

• Ctrl + R để tự động điền sang phải
• Ctrl + D để tự động điền xuống
• Ctrl + Enter để tự động điền lựa chọn

Giả sử bạn muốn tự động điền một hàng từ cột C trở đi trong bảng tính của mình. Để làm điều đó, bạn sẽ phải

1. Nhập công thức mà bạn muốn điền vào hàng trong cột ngoài cùng bên trái mà bạn muốn áp dụng công thức từ đó (cột C)
2. Bấm vào tiêu đề hàng
3. Giữ Ctrl và nhấp vào các ô bạn không muốn áp dụng công thức
4. Nhấn Ctrl + R

Phím tắt để Tự động điền trong Google Trang tính là gì?

(Sử dụng ⌘ thay vì Ctrl nếu sử dụng máy Mac)

• Ctrl + R để tự động điền sang phải
• Ctrl + D để tự động điền xuống
• Ctrl + Enter để tự động điền lựa chọn

Làm cách nào để bạn lặp lại một công thức trong Google Sheets?

1. Đánh dấu công thức bạn muốn lặp lại
2. Nhấp và kéo núm điều khiển điền (hình vuông nhỏ màu xanh) ở dưới cùng bên phải trên các ô bạn muốn áp dụng công thức

Tại sao Google Trang tính không tự động điền?

Có thể bạn đã vô tình thay đổi cài đặt. Bạn có thể kiểm tra bằng cách điều hướng đến Tools > Autocomplete

tiếp tục học

Chúng tôi hy vọng hướng dẫn này đã giúp bạn tìm hiểu cách sử dụng các tính năng tự động điền rất tiện dụng của Google Trang tính. Giờ đây, bạn có thể sử dụng Google Trang tính để tự động điền số và điền chuỗi ngay lập tức

Bạn cũng có thể thích các bài viết sau

• Cách ẩn cột trong Google Sheets
• Cách chèn nhiều hàng trong Google Sheets
• Cách Chèn Hộp Kiểm (Tick Box) trong Google Sheets
• Cách chèn ĐIỂM BULLET trong Google Trang tính
• Cách sắp xếp theo ngày trong Google Sheets
• Cách chèn dấu thời gian trong Google Trang tính

Bài viết phổ biến nhất

5 cách đơn giản để làm nổi bật các bản sao trong Google Sheets

NẾU CHỨA Công thức Google Trang tính [2 Tùy chọn thông minh]

Cách áp dụng công thức cho toàn bộ cột trong Google Sheets

Cách VLOOKUP từ một trang tính khác trong Google Trang tính

Sumit

Sumit là Chuyên gia về Google Trang tính và Microsoft Excel. Anh ấy cung cấp đào tạo về bảng tính cho các tập đoàn và đã được Microsoft trao giải thưởng Excel MVP danh giá vì những đóng góp của anh ấy trong việc chia sẻ kiến ​​thức Excel của mình và giúp đỡ mọi người