Công văn 283 về chỉnh lý tài liệu năm 2024

Khoảng 8 giờ sáng ngày 19/7/2022, trang www.ThuVienPhapLuat.vn có biểu hiện bị tấn công DDoS dẫn đến quá tải. Người dùng truy cập vào web không được, hoặc vào được thì rất chậm.

THƯ VIỆN PHÁP LUẬT đã báo cáo và nhờ sự hỗ trợ của Trung Tâm Giám sát An toàn Không gian mạng Quốc gia (NCSC), nhờ đó đã phần nào hạn chế hậu quả của cuộc tấn công.

Đến chiều ngày 20/07 việc tấn công DDoS vẫn đang tiếp diễn, nhưng người dùng đã có thể sử dụng, dù hơi chậm, nhờ các giải pháp mà NCSC đưa ra.

DDoS là hình thức hacker gửi lượng lớn truy cập giả vào hệ thống, nhằm gây tắc nghẽn hệ thống, khiến người dùng không thể truy cập và sử dụng dịch vụ bình thường trên trang www.ThuVienPhapLuat.vn .

Tấn công DDoS không làm ảnh hưởng đến dữ liệu, không đánh mất thông tin người dùng. Nó chỉ làm tắc nghẽn đường dẫn, làm khách hàng khó hoặc không thể truy cập vào dịch vụ.

Ngay khi bị tấn công DDoS, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT đã họp xem thời gian qua mình có làm sai hay gây thù chuốc oán với cá nhân tổ chức nào không.

Và nhận thấy mình không gây thù với bạn nào, nên chưa hiểu được mục đích của lần DDoS này là gì.

Sứ mệnh của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT là:

• sử dụng công nghệ cao để tổ chức lại hệ thống pháp luật
• và kết nối cộng đồng dân luật Việt Nam,
• nhằm giúp công chúng loại rủi ro pháp lý, nắm cơ hội làm giàu,
• và cùng công chúng xây dựng, thụ hưởng nhà nước pháp quyền.

Luật sư Nguyễn Thụy Hân, Phòng Cộng Đồng Ngành Luật cho rằng: “Mỗi ngày chúng tôi hỗ trợ pháp lý cho hàng ngàn trường hợp, phổ cập kiến thức pháp luật đến hàng triệu người, thiết nghĩ các hacker chân chính không ai lại đi phá làm gì”.

Trong thời gian qua, các cơ quan, tổ chức, địa phương đã quan tâm, chú trọng đến việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ, để thuận lợi cho việc quản lý, bảo quản, sử dụng, hỗ trợ tra cứu hiệu quả phục vụ việc điều hành và giải quyết công việc của đơn vị, vừa qua, Sở Nội vụ ban hành văn bản Hướng dẫn thực hiện các quy định việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy để được thống nhất trong các cơ quan, tổ chức, địa phương trong tỉnh nhằm đảm bảo quy định và hiệu quả về chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Theo đó, Sở Nội vụ yêu cầu các cơ quan phải thực hiện đúng các quy định tại Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ; Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; Quyết định 142/QĐ-UBND ngày 25/01/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh Quảng Ngãi; Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; các quy định đối với hồ sơ, tài liệu chuyên ngành. Cụ thể:

• Đối với người biên soạn văn bản hướng dẫn chỉnh lý: Phải đủ điều kiện về trình độ chuyên môn, ký xác nhận và chịu trách nhiệm về việc biên soạn của mình, việc biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý phải đầy đủ, cụ thể, rõ ràng.
• Đối với lập hồ sơ công việc: Lập hoặc hoàn thiện các “hồ sơ công việc” theo đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan gồm 04 loại hồ sơ công việc sau đây:

+ Tập lưu văn bản đi của cơ quan;

+ Hồ sơ công việc đặc thù, chuyên ngành;

+ Hồ sơ công việc cụ thể;

+ Tập tài liệu về một vấn đề hoặc nhóm vấn đề liên quan.

Việc ghi tiêu đề hồ sơ trên tờ bìa (tên hồ sơ) phải đầy đủ, rõ ràng, chính xác, phản ánh đúng nội dung của văn bản, tài liệu bên trong.

• Đối với xác định thời hạn bảo quản: Thời hạn bảo quản của từng hồ sơ,tài liệu được xác định theo tài liệu có giá trị cao nhất trong hồ sơ và không được thấp hơn so với quy định (Quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Thông tư của các bộ, ngành có liên quan; Quyết định số 1118/QĐ-UBND ngày 16/7/2018 của Chủ tịch UBND tỉnh Quảng Ngãi).
• Đối với tài liệu đóng dấu chỉ mức độ mật: Việc chỉnh lý, quản lý tài liệu đóng dấu chỉ mức độ mật phải đúng quy định về lưu trữ.
• Đối với sắp xếp hồ sơ, tài liệu hết giá trị: Hồ sơ, tài liệu hết giá trị phải sắp xếp theo thứ tự, ghi đầy đủ thông tin trên từng bó, từng cặp, từng tập tài liệu hết giá trị, thứ tự sắp xếp theo một hệ thống số; thông tin ghi trên tài liệu hết giá trị phải chính xác, rõ ràng, cụ thể và đồng nhất với Danh mục tài liệu hết giá trị, thuyết minh tài liệu hết giá trị (Hướng dẫn tại Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
• Đối với thống kê Danh mục tài liệu hết giá trị: Thống kê làm 03 nhóm theo trình tự của Phương án phân loại hồ sơ, tài liệu: (1) nhóm tài liệu trùng thừa, (2) nhóm hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản, (3) nhóm tài liệu không giá trị (Hướng dẫn tại Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP); thống kê từng năm hoặc một vài năm trên một bản kê nhưng không dày quá 1,5cm (Hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW).
• Đối với loại tài liệu trùng thừa: Khi loại bỏ tài liệu trùng thừa phải đảm bảo nguyên tắc lưu giữ bản chính (lưu giữ văn bản có bút tích lãnh đạo và dấu công văn đến (nếu có)); trường hợp không có bản chính thì phải lưu giữ bản photo.
• Đới với xây dựng cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu: Phần mềm lưu trữ phải đảm bảo chức năng và đầy đủ các thông tin đầu vào, đầu ra đúng quy định; cập nhật đầy đủ, chính xác các trường tin vào phần mềm. (Quy định tại Điều 15 Luật Lưu trữ năm 2011; Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ;Thông tư số 02/2019/TT-BNVngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ); lập Mục lục hồ sơ đúng quy định (Quy định tại Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/3/1997 của Cục Lưu trữ nhà nước; tại khoản 9.1 Mục III Công văn số 283/VTLTNN-NVTW).
• Đối với nghiệm thu kết quả chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Các cơ quan phải kiểm tra để đảm bảo thực hiện đủ quy trình, đúng định mức, đáp ứng các yêu cầu về chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy; nếu phát hiện việc thực hiện thiếu hoặc chưa đúng thì yêu cầu bổ sung, hoàn thiện .

Trên đây là nội dung hướng dẫn mang tính định hướng về nguyên tắc và chỉ dẫn áp dụng cho từng nội dung cụ thể, qua đó giúp các cơ quan dễ dàng vận dụng để thực hiện thống nhất, đúng quy định./.