Hướng dẫn thực hành lập sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và báo cáo thuế gtgt trên excel

Hướng dẫn chi tiết cách lập sổ sách kế toán trên Excel Hướng dẫn cách lập sổ sách kế toán bằng Excel thực hành trên Mẫu sổ sách kế toán trên Excel chi tiết từ việc sử dụng các hàm Excel để tính toán, tổng hợp, kết chuyển, lên sổ, lên báo cáo tài chính trên Excel mà không cần dùng đến phần mềm kế toán.

*** Góc khóa học:Khoáhọckế toán thực hànhtổng hợp theo thông tư mới nhất [ Thông tư 200] , họcthực hànhtrên phần mềm kế toán MISA, FAST, EXCEL mới nhất với các số liệu hoá đơn đỏ chứng từ sổ sách thực tế trong các công ty,chia sẻ các thủ thuậtkế toán thực hànhcùng với đội ngũ giáo viên giỏi, giàu kinh nghiệm truyền đạt cho học viên tham gia khóa họckế toán thực hànhcó trải nghiệm cụ thể hơn có kinh nghiệm làm vớikế toán thực hànhtại tphcm. Bạn có thể tham gia lớp họckế toánthực hànhđể nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia, kế toán trưởng tạitrung tâm.

A. Các công việc đầu năm tài chính

Chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm nay [Đối với DN đang hoạt động]:
+Vào số dư đầu kỳ các Sổ chi tiết tài khoản 242, 211, 131, Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn, và các Sổ kế toán khác [nếu có]
+ Kết Chuyển lãi [lỗ] từ năm trước sang. Việc thực hiện này được định khoản trên sổ Nhật ký chung và chỉ thực hiện 1 lần trong năm, vào thời điểm đầu năm.

B. Cách nhập liệu các nghiệp vụ vào Sổ sách Excel kế toán:

1. Hướng dẫn nhập liệu trên Sổ Nhật ký Chung:

Cột ngày tháng ghi sổ: Ngày tháng ghi sổ kế toán bằng hoặc sau ngày chứng từ.
Cột số hiệu:Số hiệu của hoá đơn, Phiếu Thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ, GIấy báo có
Cột ngày chứng từ:Ngày thực tế trên chứng từ
Cột Diễn Giải:Nội dung tóm tắt nhưng đầy đủ thông tin của một chứng từ
Cột TK Nợ/Có: Cột định khoản Nợ/ Có cho các NVPS.
Cột TK đối ứng: Theo dõi TK đối ứng cho những TK đã định khoản bên cột TK Nợ/Có.
** Cách nhập: Đặt dấu= vào ô tương ứng với TK cần lấy đối ứng sau đó bấm vào TK đối ứng và bấm Enter

Bạn đang xem: Hướng dẫn chi tiết cách lập sổ sách kế toán trên Excel

** Công thức: = Bấm vào TK đối ứng thứ nhất &;& Bấm vào TK đối ứng thứ 2.
Cột Số phát sinh:Số tiền theo trên hóa đơn, chứng từ
=> Khi có phát sinh cácNVKT các bạn phải hạch toán hết vàosổ NKC, sau đó mới đến các sổ chi tiết liên quan với nó.
Cột TK đối ứng: = vào ô tương ứng với TK cần lấy đối ứng sau đó bấm vào TK đối ứng và bấm Enter
Cột TK đối ứng: = Bấm vào TK đối ứng thứ nhất &;& Bấm vào TK đối ứng thứ 2.
****Với các nghiệp vụ không liên quan đến thu, chi, nhập, xuất không phải nhập liệu vào các cột: Số phiếu thu/ chi/ nhập/ xuất, số lượng nhập và số lượng xuất [DKT, GBN, GBC].
** Chú ý: Trong quá trình làm việc phải có sự đồng nhất về tài khoản và đồng nhất về mã hàng hóa

2. Các nghiệp vụ liên quan đến Phải thu, Phải trả [131, 331]:

Nếu phát sinh thêm Khách hàng hoặc nhà cung cấp mới thì phải khai báo chi tiết đối tượng KH hoặc NCC mới bên bảng Danh mục tài khoản và đặt mã Tài khoản [ Mã khách hàng] cho KH/NCC đó, đồng thời định khoản chi tiết bên NKC theo mã TK mới khai báo.
Nếu không phát sinh Khách hàng mới thì khi gặp các nghiệp vụ liên quan đến TK 131 và TK 331, ta quay lại Danh mục TK để lấy Mã Khách hàng đã có và định khoản trên NKC.

3. Phát sinh mới Công cụ dụng cụ hoặc TSCĐ [ TK 242, 214 ]

Sau khi định khoản trên NKC phải sang bảng phân bổ 242, 214 để khai báo thêm công cụ dụng cụ hoặc tài sản này vào bảng và tính ra số cần phân bổ trong kỳ hoặc số cần trích khấu hao trong kỳ.

4. Trường hợp mua hoặc bán hàng:

a. Trường hợp mua hàng hoá:

Bước 1: Bên sổ NKC không phải khai chi tiết từng mặt hàng mua vào, chỉ hạch toán chung vào TK 156 tổng số tiền ở dòng Cộng tiền hàng trên hoá đơn mua vào.

Bài viết:Hướng dẫn chi tiết cách lập sổ sách kế toán trên Excel

Bước 2: Đồng thời về PNK, khai báo chi tiết từng mặt hàng mua theo hoá đơn vào PNK:
Nếu mặt hàng mua vào đã có tên trong Danh mục hànghóa[DMHH] thì quay vềDMHH để lấy Mã hàng, tên hàng cho hàng hoá đó và thực hiện kê nhập.
Nếu mặt hàng mùa vào là hàng mới thì phải đặt Mã hàng cho từng mặt hàng trên DMHH sau đó thực hiện kê nhập trên PNK theo mã hàng đã khai báo.

Bước 3: Nếu phát sinh chi phí [vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho] cho việc mua hàng thì Đơn giá nhập kho là đơn giá đã bao gồm chi phí. Khi đó phải phân bổ chi phí mua hàng cho từng mặt hàng như sau:

Chi phí của mặt hàng A = [ Tổng chi chí / Tổng số lượng [hoặc tổng thành tiền của lô hàng] x Số lượng [hoặc thành tiền] của mặt hàng A
Chi phí đơn vị mặt hàng A = Tổng chi chí của mặt hàng A/ Tổng số lượng của mặt hàng A
Đơn giá nhập kho mặt hàng A = Đơn giá của mặt hàng A + Chi phí đơn vị của mặt hàng A

b. Trường hợp bán hàng hoá:

Bước 1: Bên sổ NKC không phảikhai chi tiết từng mặt hàng bán ra, chỉ hạch toán chung vào TK 5111 tổng số tiền ở dòng Cộng tiền hàng trên hoá đơn bán ra.
Bước 2: Đồng thời về PXK, khai báo chi tiết từng mặt hàng bán ra theohóađơn vào Phiếu XK.
Để lấy được Mã hàng xuất kho, ta quay vềDMHH để lấy.
Nếu Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho là Bình quân cuối kỳ thì: Không hạch toán bút toán Giá vốn hàng bán. Nên cuối tháng mới thực hiện bút toán này để tập hợp giá vốn hàng bán trong kỳ.
Nếu Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất kho là Bình quân đầu kỳ thì Hạch toán bút toán giá vốn: bạn ghi Nợ TK 632/ ghi Có chi tiết cho từng mã hàng kê số lượng xuất, không kê tiền. Nên cuối kỳ khi tính được giá vốn ở Nhập xuất tồn kho thì mới dùng công thức VLOOKUP để tìm số tiền tương ứng cho từng nghiệp vụ]
*** Chú ý:
Khi vào bảng kê xuất kho thì chỉ vào số lượng, chưa có đơn giá xuất kho vì đơn giá cuối kỳ mới tính được bên Bảng Nhập Xuất Tồn kho

Bài viết:Hướng dẫn chi tiếtcách lập sổ sách kế toán trên Excel

Khi tính được Đơn giá bên bảng Nhập Xuất Tồn thì sử dụng hàm VLOOKUP tìm đơn giá xuất kho từ bảng Nhập Xuất Tồn về PXK

c. Lập phiếu Nhập kho, Xuất kho:

Vào phiếu Nhập kho
Vào phiếu Xuất kho

C. Các bút toán kết chuyển cuối tháng

Hạch toán các bút toán về tiền lương cuối tháng [căn cứ vào bảng lương]
Trích khấu hao tài sản cố định [số liệu từ bảng khấu hao TSCĐ]
Phân bổ chi phí trả trả [nếu có] [từ bảng số liệu từ bảng PB 242]
Kết chuyển thuế GTGT
*** Ta đặt:

+Tổng TK 133 = Số dư Nợ đầu kỳ [nếu có] + Tổng phát sinh Nợ 133 Tổng phát sinh Có 133

+Tổng TK 3331 = Tổng Phát sinh Có 3331 Tổng Phát sinh Nợ 3331

Trường hợp 1:
+[Số dư Nợ đầu kỳ 1331 + Tổng PS Nợ 1331] Tổng PS Có 1331 > Tổng PS Có 3331 Tổng PS Nợ 3331
=> Nợ TK 3331/ Có TK 1331:Số nhỏ = Tổng PS Có 3331 Tổng PS Nợ 3331 [Còn được khấu trừ chuyển kỳ sau]
+Nợ TK 3331/ Có TK 1331= Sumif Có TK 3331 Sumif Nợ TK 3331
Trường hợp 2:
+[Số dư Nợ đầu kỳ 1331 + Tổng PS Nợ 1331] Tổng PS Có 1331< Tổng PS Có 3331 Tổng PS Nợ 3331
Nợ TK 3331/Có TK 1331 = Số đầu kỳ 1331 + Tổng PS Nợ Tổng PS Có 1331 [Phải nộp tiền thuế GTGT]
+ Nợ TK 3331/Có TK 1331= Sumif Nợ 1331 Sumif Có 1331 + Dư ĐK TK 1331
Tìm giá vốn cho các nghiệp vụ ghi nhận giá vốn trên NKC mỗi khi bạn bán hàng
Nợ TK 632/ Có TK 156 = Dòng tổng cộng của Cột thành tiền giá vốn xuất kho trên PXK.
Kết chuyển giá vốn hàng xuất bán trong kỳ
Nợ TK 911/ Có TK 632 = Sumif Nợ TK 632 Sumif Có TK 632
Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu [ nếu có]:
Nợ TK 5111/ Có TK 521 = Sumif Nợ TK 521
Kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ
Nợ TK 5111/ Có TK 911 = Sumif Có TK 5111 Sumif Nợ TK 5111
Kết chuyển Doanh thu hoạt động tài chính [nếu có] trong kỳ
Nợ TK 515/ Có TK 911 = Sumif Có TK 515
Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính [nếu có] trong kỳ

Bài viết:Hướng dẫn chi tiếtcách lập sổ sách kế toán trên Excel

Nợ TK 911/ Có TK 635 = Sumif Nợ TK 635
Kết chuyển chi phí bán hàng, quản lý trong kỳ:
Nợ TK 911/ Có TK 6421 = Sumif Nợ TK 6421 Sumif Có TK 6421
Nợ TK 911/ Có TK 6422 = Sumif Nợ TK 6422 Sumif Có TK 6422
Kết chuyển thu nhập khác [nếu có] trong kỳ:
Nợ TK 711/ Có TK 911 = Sumif Có TK 711
Kết chuyển chi phí khác [nếu có] trong kỳ:
Nợ TK 911/ Có TK 811 = Sumif Nợ TK 811
Tạm tính thuế TNDN phải nộp trong quý [nếu quý đó có lãi]
Nợ TK 821/ Có TK 3334 = [Sumif Có TK 911 Sumif Nợ TK 911] x % thuế suất.
Kết chuyển chi phí thuế TNDN [nếu có] trong kỳ [Chỉ thực hiện ở cuối năm tài chính]
Nợ TK 911/ Có TK 821 = Sumif Nợ TK 821
Kết chuyển lãi [lỗ] trong kỳ:
+Nếu lãi:
Nợ TK 911/ Có TK 4212 = Sumif Có TK 911 Sumif Nợ TK 911
+Nếu lỗ:
Nợ TK 4212/ Có TK 911 = [Sumif Có TK 911 Sumif Nợ TK 911]

D. Hướng dẫn lên các bảng biểu tháng:

1. Lập bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn kho:

Cột Số lượng và Thành tiền nhập trong kỳ, dùng hàm SUMIF tập hợp từ Phiếu nhập kho về
Cột Số lượng Xuất trong kỳ, dùng hàm SUMIF tập hợp từ Phiếu xuất kho về
Cột Đơn giá xuất kho, tính theo công thức tính đơn giá bình quân cuối ký
Để có được bảng NXT của cá tháng sau, bạn Coppy bảng NXT của tháng trước và dán [ Paste ] xuống phía dưới, xoá trắng toàn bộ số liệu, đặt lại công thức cho các cọt tương ứng.
Cột Mã hàng hoá, Tên hàng hoá, Đơn vị tính: Dùng hàm VLOOKUP tìm từ số dư cuối tháng trước xuống.
Các cột khác tính như hướng dẫn ở phần trên.

Bài viết:Hướng dẫn chi tiếtcách lập sổ sách kế toán trên Excel

2. Lập bảng Phân bổ Chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn, khấu hao TSCĐ.

Để có được các bảng trên của các tháng sau, ta Coppy các bảng đó của tháng trước và dán [Paste] xuống phía dưới, xoá số liệu ở cột Số khấu hao lũy kế kỳ trước và đặt hàm VLOOKUP cho cột này để tìm về giá trị tương ứng từ tháng trước.
Hoặc căn cứ vào Số tháng đã phân bổ và mức phân bổ 1 tháng để tính.
Khi phát sinh TSCĐ mới hoặc CCDC mới ta phải khai báo thêm TSCĐ hoặc CCDC đó tại các bảng tương ứng.

E.Hướng dẫn lập các sổ cuối kỳ

1. Lập bảng Tổng hợp phải thu khách hàng TK 131:

Cột Mã KH và Tên KH, sử dụng hàm IF kết hợp với hàm LEFT tìm ở DMTK về
+Cột mã khách hàng:
= IF[LEFT[DMTK!A14,3]=131,DMTK!A14,]
+Cột tên khách hàng;
= IF[A11=,,VLOOKUP[A11,DMTK!$A$14:$E$150,2,0]]
Dư Nợ và Dư có đầu kỳ: Dùng hàm VLOOKUP tìm ở CĐPS tháng về.
+ Cột Dư NỢ đầu kỳ:
= VLOOKUP[$A11,CDSPS-thang!$A$9:$H$150,3,0]
+Cột Dư Có đầu kỳ:
= VLOOKUP[$A11,CDSPS-thang!$A$9:$H$150,4,0]
Cột số phát sinh Nợ và phát sinh Có, sử dụng hàm SUMIF tập hợp từ NKC về.
+ Cột số phát sinh Nợ:
= SUMIF[NKC!$E$13:$E$607.So cong no TK 131!$A11,NKC!$G$13:$G$607]
+Cột số phát sinh Có:
= SUMIF[NKC!$E$13:$E$607,So cong no TK 131$A11,NKC!$H$13:$H$607]
Cột dư Nợ và dư Có cuối kỳ, dùng hàm Max
+Cột dư Nợ cuối kỳ:
= MAX [ C11+E11-D11-F11,0]
+Cột dư Có cuối kỳ:
= MAX[ D11+F11C11-E11,0]

2. Lập Bảng tổng hợp Phải trả khách hàng 331

Cách làm tương tự như bảng tổng hợp TK 131

3. Lập sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng

a. Cách lập sổ Quỹ tiền mặt: Dữ liệu lấy từ sổ NKC

** Cách lập công thức cho từng cột như sau: Trên sổ quỹ tiền TM, xây dựng thêm 3 ô: Tháng báo cáo; Tài khoản báo cáo TK 1111; Nối tháng và TK báo cáo.
Ô nối tháng và TK báo cáo
= K6&;&L6 [ dùng tính số dư dầu kỳ theo từng tháng]
Cột ngày tháng:
= IF[$L$6=NKC!$E13,NKC!A13,] [ L6: ô TK báo cáo]
Cột Diễn giải:
= IF[$L$6=NKC!$E13,NKC!D13,]
Cột Tài khoản đối ứng:

Bài viết:Hướng dẫn chi tiếtcách lập sổ sách kế toán trên Excel

= IF[$L$6=NKC!$E13,NKC!F13,]
Cột thu: = IF[$L$6=NKC!$E13,NKC!G13,]
Cột Chi: = IF[$L$6=NKC!$E13,NKC!H13,]
Cột số phiếu thu:
= IF[H11]] [ H: cột tiền thu]
Cột số phiếu chi:
= IF[I11]] [ I: Cột tiền chi]
Dòng số dư dầu kỳ dùng hàm SUMIF lấy trên bảng CDPS chi tiết của từng tháng.
Để tính được số dư đầu kỳ của từng tháng trên Sổ quỹ TM thì ta phải xây dựng bên phải bảng Cân đối phát sinh tháng của các tháng thêm 2 cột:
Cột BC: Gõ số tháng tại dòng tương ứng với TK 111 của Bảng CĐPS và copy cho những dòng tiếp theo của tháng đó [ làm cho tất cả các tháng].
Cột Nối tháng và TK báo cáo :
=I9&;&A9 [ Là dãy điều kiện cho hàm SUMIF]
+ Sau đó dùng hàm SUMIF để tính ra số dư đầu kỳ trên sổ Quỹ TM;
= SUMIF[CDPS-thang!$J$9:$J$450,So quy!$M$6,CDPS-thang!$C$9:$C$450]
Cột tồn tiền cuối ngày dùng hàm Subtotal:
= $J$9+Subtotal[9,H$11:H11]-Subtotal[9,I$11:I11]
Dòng cộng số phát sinh : Dùng hàm subtotal
Dòng số dư cuối kỳ: Dùng công thức đơn giản như sau
Dư cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Tổng thu Tổng chi.

b. Lập sổ tiền gửi ngân hàng:

Cách làm tương tự như sổ quỹ tiền mặt. Nhưng cột số hiệu và Ngày tháng chứng từ thì công thức tương tự như cột Ngày tháng ghi sổ.

F. Hướng dẫn lập báo cáo tài chính

a. Bảng cân đối kế toán

Cột số năm trước: Căn cứ vào Cột năm nay của Bảng Cân Đối Kế toán Năm trước.
Cột số năm nay: Chuyển số liệu của các TK từ loại 1 đến loại 4 [ phần số dư cuối kỳ ] trên bảng CĐPS năm và ghép vào từng chỉ tiêu tương ứng trên Bảng CĐKT.
Riêng đối với các chỉ tiêu liên quan đến khách hàng và nhà cung cấp [người bán] thì căn cứ vào Bảng Tổng Hợp TK 131, 331.

b.Bảng báo cáo kết quả kinh doanh

Cột số năm trước: Căn cứ vào cột ngăm ngay của Báo cáo kết quả kinh doanh năm ttrước
Cột số năm nay : Chuyển số liệu từ Bảng CĐPS năm của các TK từ loại 5 đến loại 8 [ phần số phát sinh ] và ghép vào từng chỉ tiêu tương ứng trên Báo cáo KQKD.

c. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Cột số năm trước: Căn cứ vào Cột năm nay của Báo cáo lưu chuyển tiền tệ năm trước.
Cột Số năm nay: Căn cứ vào sổ Quỹ tiền mặt và Tiền gửi Ngân hàng, hoặc căn cứ vào số phát sinh TK tiền mặt, TK tiền gửi ngân hàng trên NKC.
** Nếu căn cứ vào Sổ Quỹ Tiền Mặt và Tiền gửi Ngân hàng :
Trên sổ quỹ TM, tính tổng số phát sinh của cả kỳ kế toán tại cột thu, chi bằng hàm subtotal
Đặt lọc cho Sổ quỹ TM

Bài viết:Hướng dẫn chi tiếtcách lập sổ sách kế toán trên Excel

Trên cột TK đối ứng lọc lần lượt từng TK đối ứng vừa lọc và bên cột Diễn giải sẽ xuất hiện nội dung của nghiệp vụ. Nội dung này tương ứng với từng chỉ tiêu nào trên BC lưu chuyển tiền tệ thì mang số tiền tổng cộng về đúng chỉ tiêu đó trên BC lưu chuyển tiền tệ . Nếu có nhiều nội dung chung cho một chỉ tiêu thì thực hiện cộng nối tiếp vào sổ đã có. Nếu nội dung lọc lên mà không biết đưa vào chỉ tiêu nào thì đưa vào thu khác hoặc chi khác.
** Nếu căn cứ từ Nhật Ký Chung:
Tính tổng cộng phát sinh của cả kỳ kế toán trên NKC bằng hàm subtotal
Đặt lọc cho sổ NKC
Trên NKC, ở Cột TK nợ/ TK Có các bạn lọc lên TK Tiền Mặt, sau đó lọc tiếp lần lượt từng TK đối ứng bên Cột TK đối ứng. Khi Đó hàm subtotal sẽ tính tổng số tiền của TK đối ứng vừa lọc và bên cột Diễn giải sẽ xuất hiện nội dung của nghiệp vụ..

d. Thuyết minh báo cáo tài chính :

Là báo cáo giải thích thêm cho các biểu: bảng CĐKT, báo cáo KQKD, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Các bạn căn cứ vào Bảng Cân Đối Kế Toán, Báo cáo KQKD, Báo cáo LCTT, Bảng cân đối số phát sinh năm, Bảng trích Khấu hao TSCĐ và các sổ sách liên quan để lập.

Bài viết: Hướng dẫn chi tiết cách lập sổ sách kế toán trên Excel