Hướng dẫn what kinds of excel tasks can you automate? - bạn có thể tự động hóa những loại nhiệm vụ excel nào?

Bảng tính có thể cho phép bạn phân tích dữ liệu và tạo báo cáo một cách hiệu quả. Nhưng đôi khi các nhiệm vụ có liên quan có thể khó khăn hoặc dường như tốn thời gian. Tin tốt là có rất nhiều tự động hóa mà bạn có thể đạt được trong Excel, và không cần phải biết cách viết mã để làm như vậy. Dưới đây, tôi sẽ cho bạn thấy 10 loại nhiệm vụ mà bạn có thể tự động hóa trong Excel hoặc với sự giúp đỡ của chúng tôi.

1. Dữ liệu làm sạch và phân tích cú pháp

Một trong những điều khó khăn hơn trong Excel là khi bạn xử lý một bộ dữ liệu có thể không dễ thao tác. Chẳng hạn, nếu bạn đã có văn bản được trộn lẫn với các số hoặc ngày mà aren ở đúng định dạng, Excel có thể không diễn giải hoặc nhận ra dữ liệu đúng cách. Nhưng có nhiều công thức có thể giúp bạn với điều đó. Thay vì sửa chữa dữ liệu theo cách thủ công, bạn có thể sử dụng các chức năng như Trim, Clean, Left, Mid và bên phải để trích xuất những gì bạn cần trong khi cũng loại bỏ các không gian không cần thiết và các ký tự khác.TRIM, CLEAN, LEFT, MID, and RIGHT to extract what you need while also getting rid of extra, unnecessary spaces and other characters.

Nếu bạn đang tìm kiếm nhiều hơn một hướng dẫn của quá trình, thì có một lời giải thích chi tiết trong bài đăng này về cách phân tích dữ liệu.

Thông qua việc sử dụng các công thức, bạn có thể tiết kiệm giờ mà bạn có thể chi tiêu để cố gắng dọn dẹp bảng tính của mình. Và phần tốt nhất là một khi bạn đã thiết lập nó, bạn có thể sử dụng lại các công thức khi bạn thêm dữ liệu hơn. Bạn không cần phải sử dụng macro hoặc mã hóa phức tạp để dọn dẹp; Một mẫu có cấu trúc tốt có thể đủ để thực hiện công việc cho bạn.

2. Tạo các báo cáo đơn giản

Một trong những tính năng tốt nhất của việc sử dụng Excel là một khi bạn đã nhập dữ liệu vào bảng tính, nó thậm chí còn dễ dàng hơn để tạo báo cáo từ nó. Một ví dụ là thông qua việc sử dụng bảng trục, trong đó chỉ qua một vài lần nhấp, bạn có thể dễ dàng tóm tắt dữ liệu của mình và chia nó theo các danh mục khác nhau. Máy cắt có thể làm cho việc lọc và tóm tắt dữ liệu thậm chí dễ dàng hơn trong các bảng trục, đặc biệt là đối với những người dùng không quen thuộc với Excel. Quên bất kỳ công việc thủ công ở đây; Chỉ cần một vài cú nhấp chuột và bạn đã có một báo cáo có thể nhanh chóng tóm tắt thông tin trong bảng cho bạn!

Ngoài ra, bạn cũng có thể chèn biểu đồ dễ dàng và Excel sẽ thử và chọn cái tốt nhất dựa trên bộ dữ liệu của bạn. Ngoài ra, còn có rất nhiều định dạng bạn có thể áp dụng cho các biểu đồ để họ có vẻ ngoài và cảm nhận mà bạn đã theo sau. Và một khi bạn đã có một cái nhìn hoạt động, bạn có thể sử dụng lại nó nhiều lần.

3. Tạo bảng điều khiển động

Bảng điều khiển là cực kỳ phổ biến nhưng chúng có thể phức tạp để thiết lập. Sau đó, cũng có một thách thức trong việc cập nhật nó và đảm bảo dữ liệu được cập nhật. Bạn có thể dễ dàng mất hàng giờ mỗi lần để đảm bảo thông tin là chính xác.

Tuy nhiên, trong bài đăng này, tôi chỉ cho bạn cách tạo một bảng điều khiển động mà không chỉ giành được hàng giờ mà còn sẽ tự động cập nhật khi bạn thêm dữ liệu vào nó. Và sau đó, bạn kết thúc với một báo cáo có vẻ tuyệt vời để gửi đến ban quản lý để dễ dàng xem xét và cập nhật.

4. Nhập dữ liệu thông thường

Một trong những cơn đau đầu lớn nhất mà mọi người có thể phải đối mặt khi sử dụng bảng tính là khi họ tính toán mã cứng. Một tính toán được mã hóa cứng là nơi bạn không tham chiếu bất kỳ ô nào và chỉ đưa kết quả vào tế bào; Nó có thể khiến nó gần như không thể giải mã được số lượng đó được tính toán như thế nào (đặc biệt là nếu bạn không phải là người nhập giá trị). Nếu bạn đi tính lại nó hoặc cập nhật nó, bạn có thể dành nhiều thời gian chỉ để cố gắng tìm ra tính toán.

Tuy nhiên, bằng cách sử dụng một công thức, không có sự mơ hồ nào về cách tính giá trị. Điều đó không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu mà còn giúp dễ dàng sửa và cập nhật hình. Lý tưởng nhất, bạn nên giảm thiểu số lượng địa điểm mà bạn đã nhập thủ công vào dữ liệu. Bằng cách đó, bạn sẽ có một mẫu mạnh mẽ hơn nhiều trong đó các đầu vào của bạn được giữ ở mức tối thiểu sẽ loại bỏ sự cần thiết của nhiều mục nhập dữ liệu và các trường được tính toán khác của bạn sẽ tự động cập nhật. Loại tự động hóa này không yêu cầu mã hóa phức tạp và chỉ cần một bảng tính Excel để được xây dựng cẩn thận để nó hiệu quả và tận dụng tối đa các công thức.

5. Định dạng có điều kiện

Thông thường, bạn sẽ muốn mã màu dữ liệu của mình để làm nổi bật những điều bạn nên chú ý. Nếu bạn đã có một lịch trình phải thu lâu năm, rất hữu ích khi làm nổi bật tài khoản nào quá hạn hơn 90 ngày. Bạn có thể lọc dữ liệu theo cách thủ công và làm nổi bật tất cả các ô hoặc hàng màu đỏ quá hạn, nhưng bạn chỉ có thể sử dụng định dạng có điều kiện để làm điều đó cho bạn.

Thông qua định dạng có điều kiện, bạn có thể tạo các quy tắc để xác định khi nào một ô hoặc hàng nên được tô sáng màu đỏ, khi bạn có thể muốn nó có màu vàng hoặc khi bạn có thể chỉ muốn ẩn văn bản để bạn có thể dễ dàng bỏ qua nó. Ví dụ, ẩn các giá trị bằng không có thể giúp bạn dễ dàng tập trung vào các số quan trọng hơn.

Bạn có thể áp dụng nhiều quy tắc định dạng khác nhau và thậm chí có thể đưa vào một hệ thống phân cấp để xác định xem bạn có muốn tiếp tục áp dụng các quy tắc định dạng hay bạn có muốn dừng nếu một tiêu chí cụ thể được đáp ứng hay không. Định dạng có điều kiện có thể phức tạp nhưng nó có thể là một tiết kiệm thời gian khổng lồ bằng cách cho phép bạn tập trung vào các mục quan trọng đối với bạn. Và một khi bạn đã thiết lập các quy tắc, bạn không cần phải lo lắng về việc thực hiện các thay đổi mỗi khi bạn thêm dữ liệu mới.

Kiểm tra bài đăng này để tìm hiểu về định dạng có điều kiện và cách bạn có thể áp dụng nó vào bảng tính của bạn.

6. Cập nhật sách bài tập và tờ khác

Nếu bạn sử dụng nhiều sổ làm việc, thì một khu vực khác mà bạn có thể tránh nhập lại dữ liệu là liên kết cả hai sổ làm việc. Có rất nhiều cách mà bạn có thể làm điều này. Một cách tiếp cận liên quan đến việc chỉ liên kết trực tiếp với một bảng tính khác, nơi dữ liệu sẽ tự động lấy từ một bảng khác.

Bạn cũng có thể sử dụng chức năng gián tiếp để tham khảo một bảng tính hoặc sổ làm việc khác. Giống như với một mẫu, một khi bạn thiết lập các công thức và kết nối này, chúng sẽ ở đó để ở lại và bạn có thể tránh phải tự thực hiện các thay đổi theo cách thủ công.INDIRECT function to reference another worksheet or workbook. Just like with a template, once you set up these formulas and connections, they are there to stay and you can avoid having to manually make changes by yourself.

7. Theo dõi kiểm toán bằng cách ghi lại các thay đổi

Một trong những tính năng gọn gàng của nhiều sản phẩm văn phòng là chúng cho phép bạn theo dõi các thay đổi được thực hiện. Điều này bình thường khi bạn chia sẻ một sổ làm việc với người dùng khác. Tuy nhiên, thông qua việc sử dụng macro, bạn có thể có một tờ riêng có thể cho bạn biết giá trị nào đã được thay đổi, khi nào và bởi ai.

Thay vì lưu ý thủ công những thay đổi này hoặc dựa vào mọi người để tự thực hiện các bản cập nhật, nó không cần nhiều nỗ lực thông qua một vĩ mô để tạo ra một bản ghi về những gì đã được thay đổi.

8. Tạo pdfs

Một điều mà nhiều người dùng Excel nâng cao muốn làm là sử dụng tự động hóa để xuất các báo cáo vào PDF. Mặc dù có một cách để in sang PDF và nó đặc biệt dễ dàng trên các phiên bản mới hơn của Excel, nhưng nó có thể là một quá trình tốn thời gian, đặc biệt là khi bạn cần in ra nhiều tờ. Ở đây một lần nữa, với một macro đơn giản, bạn có thể tự động tạo các tệp PDF và lưu chúng trong một thư mục được xác định trước với một nút bấm.

9. Gửi email

Một tính năng khác mà nhiều người dùng thích là khả năng sử dụng tự động hóa để gửi email ngay từ Excel. Thông qua việc sử dụng macro, điều này cũng có thể. Bạn có thể tạo một macro sẽ nhập vào email của người nhận, đính kèm một tệp, nhập phần thân của tin nhắn và thậm chí gửi email. Điều này thậm chí có thể được thiết lập trên quy mô lớn, chẳng hạn như gửi hóa đơn cho hàng chục hoặc hàng trăm khách hàng, một quy trình có thể dễ dàng giúp bạn tiết kiệm giờ làm việc.

10. Bất cứ điều gì khác với VBA

Sức mạnh của lập trình trong Excel có thể mở khóa nhiều khả năng khác nhau với những gì bạn có thể tự động hóa. Cho dù nó sử dụng tự động hóa để giúp nhập dữ liệu và sau đó thao tác nó, tạo các báo cáo tùy chỉnh hoặc làm theo một loạt các bước phức tạp, có nhiều tác vụ trong Excel có thể được đẩy nhanh bằng một vài cú nhấp chuột. Miễn là có một số logic cho quy trình mà bạn có thể chia thành các bước, thì bạn cũng có thể xây dựng nó thành mã và tự động hóa nó.

Bạn có biết bắt đầu từ đâu không? Liên hệ chúng tôi!

Có tiềm năng đáng kể trong Excel nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng tự động hóa để tận dụng tối đa nó và để làm cho một bảng tính hiệu quả nhất có thể. Bạn có thể liên hệ với chúng tôi nếu bạn có một vấn đề Excel nhất định mà bạn cần giúp đỡ hoặc nếu một trong các nhiệm vụ ở trên đã thu hút sự quan tâm của bạn và bạn muốn tìm hiểu thêm. Chúng tôi có thể giúp tạo ra các giải pháp cho bạn hoạt động hiệu quả và điều đó có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều giờ, thậm chí có thể vài ngày mỗi tháng.

Nếu bạn thích bài đăng này trên 10 tác vụ bạn có thể tự động hóa ngay hôm nay, vui lòng cung cấp cho trang web này như trên Facebook và cũng chắc chắn kiểm tra một số mẫu mà chúng tôi có sẵn để tải xuống. Bạn cũng có thể theo dõi chúng tôi trên Twitter và YouTube.

5 nhiệm vụ phù hợp cho một bảng tính là gì?

10 chức năng Excel được sử dụng nhiều nhất là gì?

5 chức năng được sử dụng phổ biến nhất trong Excel là gì?

Điều gì là tự động hóa ở Excel?