Mẫu bảng chấm công Google Trang tính
|
Cho dù bạn đang làm việc với tư cách là một người làm việc tự do hay đang quản lý một doanh nghiệp nhỏ, thì việc có một tùy chọn theo dõi thời gian hợp lý và linh hoạt là rất quan trọng để đảm bảo thanh toán kịp thời và hồ sơ phù hợp. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập mẫu bảng chấm công cơ bản trong Google Trang tính có thể được sao chép và sử dụng nhiều lần cho tất cả nhân viên hoặc khách hàng của bạn Show
Thiết lập bảng chấm côngĐiều hướng nhanh Dưới đây là cách thiết lập mẫu bảng chấm công có thể được sử dụng nhiều lần Bước 1Để ghi lại thời gian chính xác, bạn cần theo dõi Ngày, Thời gian Bắt đầu, Thời gian Kết thúc và Giờ nghỉ giải lao cho mỗi ngày đã làm việc, sau đó tính toán Số giờ Làm việc. Thêm các tiêu đề cột này vào bảng tính Bước 2Tiếp theo, chúng tôi sẽ áp dụng định dạng số thích hợp cho các cột này. Để định dạng cột Ngày thành ngày tháng, chọn toàn bộ cột bằng cách bấm vào ký tự của cột rồi mở menu Định dạng, di chuột qua Số và chọn Ngày Bước 3Định dạng cột Thời gian bắt đầu và kết thúc thành Thời gian bằng cùng một phương pháp Bước 4Định dạng các cột Giờ nghỉ giải lao và Giờ làm việc dưới dạng Thời lượng Bước 5Thêm ngày bắt đầu của bảng chấm công dưới tiêu đề Ngày, sau đó trong ô bên dưới, nhập “=A2 + 1” để nhập ngày tiếp theo vào ô bên dưới Bước 6Kéo công thức xuống để bao gồm nhiều ngày như bạn muốn. Ví dụ: nếu kỳ lương của công ty bạn là một tháng, bạn có thể muốn kéo các ngày trong cả tháng xuống Bước 7Trong cột Giờ làm việc ở hàng 2, hãy nhập công thức sau. “=C2-B2-D2” và kéo xuống cho tất cả các ngày. Công thức này sẽ tính toán tổng số giờ đã làm việc và trừ đi bất kỳ thời gian nghỉ nào được nhập trong cột thời gian nghỉ Bước 8Ở bên phải của cột Số giờ làm việc, hãy thêm một tiêu đề khác cho Tổng số giờ và nhập công thức này để tính tổng tất cả số giờ trong kỳ. “=SUM(E. E)” Bước 9Nếu bạn cần chuyển đổi tổng thành thời gian thập phân, công thức để làm như vậy là “=G2*24” Bước 10Bảng chấm công hiện đã sẵn sàng để sử dụng Sử dụng Mẫu Bảng chấm côngSau khi mẫu được thiết lập, đã đến lúc sử dụng nó Bước 1Bắt đầu bằng cách tạo một bản sao của bảng tính mẫu cho từng nhân viên bằng cách mở menu tệp và chọn Tạo bản sao Bước 2Để cập nhật phạm vi ngày của bảng chấm công, chỉ cần cập nhật ngày bắt đầu được lưu trữ trong ô A2 và các công thức sẽ cập nhật tất cả các ngày tiếp theo Bước 3Thêm kỳ lương mới vào bảng tính bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống trên tab kỳ lương ban đầu và chọn Sao chép từ menu Bước 4Bản sao mẫu hiện đã sẵn sàng để sử dụng. Nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc cũng như khoảng thời gian nghỉ giải lao vào các cột thích hợp. Tổng số hàng ngày và tổng số thời gian sẽ tính toán Tóm lượcBảng tính mẫu. Tạo một bản sao của bảng tính mẫu Trong hướng dẫn này, tôi đã trình bày cách tạo bảng chấm công trong Google Trang tính. Muốn thêm? Theo dõi số giờ làm việc của nhân viên là điều cần thiết để đo lường năng suất và số giờ làm thêm của họ. Nó cũng có ích khi bạn phải trả lương cho nhân viên dựa trên số giờ có thể lập hóa đơn Nhưng làm thế nào để bạn theo dõi giờ làm việc của nhân viên? Một cách là sử dụng bảng chấm công trên Google Trang tính để ghi lại giờ làm việc của nhân viên theo cách thủ công. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về những ưu điểm và giúp bạn chọn một. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu cho bạn Bài viết này bao gồm(Nhấp vào một liên kết để chuyển đến một phần cụ thể) Bắt đầu nào Bảng chấm công là gì?Bảng chấm công là một phương pháp ghi lại thời gian vào và thời gian ra của nhân viên, các dự án và hoạt động mà họ thực hiện và tổng thời gian họ dành cho từng nhiệm vụ. Ghi chú. Nếu bạn chỉ đang tìm kiếm các mẫu bảng chấm công trên Google Trang tính, Theo truyền thống, bạn tạo bảng chấm công bằng giấy hoặc bảng tính Excel và nhân viên hoặc người quản lý ghi lại thông tin theo cách thủ công Mặc dù bảng chấm công Excel là một bảng chấm công đơn giản nhưng nó không cung cấp các tính năng nâng cao mà bảng chấm công trực tuyến hoặc ứng dụng bảng chấm công có thể cung cấp. Điều này là do Excel chỉ có các tính năng cộng tác hạn chế Nhưng giờ đây, bảng chấm công trực tuyến như Google Sheets đã thay thế Microsoft Excel và được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Google Trang tính là một công cụ chấm công miễn phí, có sẵn với các ứng dụng như Google Biểu mẫu và Google Tài liệu trong Google Workspace. Tại sao nên sử dụng Bảng chấm công trên Google Trang tính?Dưới đây là 4 lý do chính khiến hầu hết mọi người sử dụng bảng chấm công trên Google Trang tính 1. Linh hoạtBảng tính Google có thể được sử dụng làm bảng chấm công của nhân viên vì tính linh hoạt của nó. Bạn có thể sử dụng nó để tạo một hệ thống bảng chấm công được tùy chỉnh cho doanh nghiệp của mình. Bạn cũng có thể thay đổi các tệp tùy theo nhu cầu của mình mà không cần bất kỳ sự trợ giúp chuyên nghiệp nào. Ví dụ: nếu bạn muốn bao gồm một hàng cho 'nhân viên làm thêm giờ' hoặc 'phần trăm thay đổi về lương', bạn có thể thực hiện trong vài phút 2. Có thể truy cậpGoogle Trang tính là một giải pháp dựa trên đám mây. Khi bạn tạo bảng chấm công cho số giờ thông thường của các thành viên trong nhóm, bạn có thể dễ dàng xem bảng chấm công đó từ máy tính xách tay hoặc điện thoại di động của mình từ bất kỳ vị trí nào trong thời gian thực Ngoài ra, nhân viên có thể nhập thời gian vào và ra của đồng hồ bất kể vị trí của họ. Điều này làm cho nó trở nên lý tưởng cho những người thêm dữ liệu bảng chấm công từ xa hoặc khi đang di chuyển 3. Tương thích caoGoogle Trang tính tương thích cao với Trello, Slack, Clockify và nhiều phần mềm nơi làm việc khác. Điều này cho phép bạn sử dụng chúng đồng thời một cách dễ dàng Bạn cũng có thể nhập dữ liệu từ những công cụ này và tập trung mọi thứ vào Google Trang tính — giúp bạn dễ dàng truy cập khi cần 4. Đơn giản để sử dụngGoogle Trang tính rất dễ sử dụng nhờ giao diện trực quan Ngoài ra, hầu hết nhân viên của bạn có thể đã sử dụng chương trình bảng tính giống như Google Trang tính — như Microsoft Excel. Nhân viên của bạn có thể không cần bất kỳ khóa đào tạo nào để sử dụng bảng chấm công trên Google Trang tính. Giờ đây, việc tự tạo bảng chấm công trên Google Trang tính từ đầu mỗi khi bạn cần là một việc tẻ nhạt và tốn thời gian. Để tiết kiệm công sức này, bạn có thể tải xuống mẫu bảng chấm công và định dạng nó theo nhu cầu của mình 5 loại mẫu bảng chấm công trên Google SheetsHầu hết các mẫu bảng chấm công đều có cấu trúc tương tự nhau. Tuy nhiên, mẫu bảng chấm công của Google Trang tính và Excel khác với mẫu bảng chấm công của Microsoft Word vì mẫu sau không cho phép tính toán tự động. Hãy xem xét một số mẫu bảng chấm công miễn phí có thể in được cho Google Trang tính 1. Mẫu bảng chấm công hàng ngày Bạn có thể sử dụng mẫu bảng chấm công đơn giản này để ghi lại thời gian vào và ra của nhân viên và các thông tin khác. Nhân viên của bạn có thể đăng nhập các hoạt động hàng ngày của họ vào mẫu bảng tính cứ sau nửa giờ 2. Mẫu bảng chấm công hàng thángMẫu bảng chấm công hàng tháng rất hữu ích để tính toán thời gian nhân viên sử dụng hàng tháng. Mẫu bảng chấm công hàng tháng miễn phí này cũng có thể được sử dụng để quản lý bảng lương của nhân viên được trả lương hàng tháng 3.Mẫu bảng chấm công hàng tuần lý tưởng để tính tổng số giờ nhân viên của bạn làm việc hàng tuần. Bạn có thể sử dụng mẫu bảng chấm công hàng tuần nếu bạn tuân theo kỳ lương hàng tuần 4. Mẫu bảng chấm công hai tuần một lầnBạn có thể sử dụng mẫu bảng chấm công hai tuần một lần để theo dõi thời gian nhân viên dành cho các nhiệm vụ hai tuần một lần (hai tuần một lần). Định dạng của mẫu bảng chấm công này phù hợp với doanh nghiệp muốn trả lương cho nhân viên của mình trong khoảng thời gian từ một tuần đến một tháng 5. Mẫu bảng chấm công dự ánĐây là mẫu bảng chấm công trực tuyến miễn phí mà bạn có thể sử dụng để theo dõi lượng thời gian dành cho một dự án. Điều này giúp bạn lập hóa đơn cho khách hàng dựa trên số giờ làm việc cho các dự án của họ. 5 nhược điểm của Bảng chấm công trên Google Trang tínhDưới đây là một cái nhìn sâu sắc về lý do tại sao Google Trang tính không phải là giải pháp bảng chấm công lý tưởng cho bất kỳ doanh nghiệp nào 1. Mất thời gianTheo dõi thời gian bằng Google Trang tính là một nhiệm vụ bận rộn mà bản thân nó có thể mất hàng giờ để hoàn thành Để theo dõi thời gian bằng Google Trang tính, bạn phải
Nhập dữ liệu như thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc giờ nghỉ trưa, cuộc họp, v.v. , trên Google Trang tính có thể tẻ nhạt — làm cho nó tốn thời gian như một trang tính Excel. Điều này có thể dẫn đến nhiều lỗi hơn vì nhân viên có thể nhập chúng cùng một lúc hàng ngày để không làm gián đoạn quy trình làm việc của họ 2. khó xử lýBảng chấm công trên Google Trang tính có thể gây khó khăn khi thực hiện các quy trình như tính lương, tạo báo cáo chấm công, v.v. Bạn có thể phải thường xuyên tham khảo dữ liệu từ bảng chấm công của nhân viên, khiến các quy trình này trở nên khó khăn. Và mặc dù việc nhập dữ liệu bảng chấm công vào Google Trang tính rất dễ dàng, nhưng nhân viên của bạn có thể không sử dụng được dữ liệu đó cho các tác vụ phức tạp nếu không được đào tạo. Họ có thể không biết cách sử dụng các tính năng của nó để thực hiện các chức năng như tính tỷ lệ phần trăm và trung bình. Ngoài ra, bạn sẽ phải xác minh thủ công dữ liệu đã nhập hoặc các phép tính được thực hiện trước khi có thể sử dụng dữ liệu đó cho mục đích tính lương hoặc chấm công. 3. Không có tính năng báo cáo năng suấtBảng chấm công trên Google Trang tính chỉ hiển thị cho bạn số giờ đã bấm giờ vào/ra hoặc thời gian dành cho các dự án và nhiệm vụ. Nó không cung cấp cho bạn bất kỳ thông tin chi tiết nào về năng suất của họ. Ví dụ: bạn sẽ không biết những nhiệm vụ phi dự án mà nhân viên đã làm hoặc các trang web và ứng dụng họ đã sử dụng trong giờ làm việc 4. Dễ mắc lỗiMặc dù bảng tính của Google cho phép bạn tự động tính toán nhưng nó vẫn yêu cầu bạn nhập dữ liệu theo cách thủ công như thời gian đăng nhập và đăng xuất, sự có mặt của nhân viên, v.v. Điều này làm cho Google Trang tính rất giống với bảng tính giấy truyền thống. Và việc nhập dữ liệu vào bảng tính theo cách thủ công có thể dẫn đến các mục nhập không chính xác do lỗi của con người. Thực tế, JP Morgan lỗ hàng tỷ đồng do sai sót trong bảng tính. Hơn nữa, sẽ rất khó để phát hiện lỗi trong công thức hoặc giá trị trong Google Trang tính — khiến nó càng dễ mắc lỗi hơn. 5. Không thể mở rộngBảng chấm công trên Google Trang tính có thể cản trở sự phát triển của công ty bạn bằng cách làm chậm các quy trình. Nhân viên của bạn có thể phải dành nhiều giờ làm việc để thu thập và sắp xếp các mục thời gian, tạo báo cáo bảng chấm công, chuẩn bị bảng lương và thực hiện các quy trình phụ thuộc vào bảng chấm công khác Ngoài ra, việc sử dụng Google Trang tính để theo dõi sự có mặt không thực tế ở một công ty đang phát triển. Nhân viên phụ trách bảng chấm công có thể gặp khó khăn khi quản lý nó cho một nhóm lớn Bạn cũng có thể không hợp lý hóa việc phê duyệt bảng chấm công trong Google Trang tính vì nó không có các tính năng như vậy Một giải pháp thay thế tốt hơn cho Bảng chấm công trên Google Trang tính. Sử dụng thời gianBảng chấm công trên Google Trang tính phổ biến do ứng dụng dễ sử dụng. Tuy nhiên, từ các mục nhập không chính xác đến thông tin chi tiết về năng suất bị hạn chế, có rất nhiều vấn đề với bảng chấm công trên Google Trang tính. May mắn thay, bạn có thể sử dụng giải pháp thay thế ưu việt như Time Doctor để theo dõi giờ làm việc và năng suất của nhân viên một cách dễ dàng Bác sĩ thời gian là gì?Time Doctor là một công cụ quản lý hiệu suất và theo dõi nhân viên được sử dụng bởi các công ty lớn như Verizon cũng như các doanh nghiệp nhỏ như Thrive Market. Nó có thể tự động ghi lại thời gian nhân viên dành cho từng hoạt động trong giờ làm việc của họ và tạo các báo cáo hữu ích Dưới đây là cái nhìn cận cảnh về một số tính năng chính của Time Doctor 1. Theo dõi thời gian đơn giảnChế độ theo dõi tương tác của Time Doctor cho phép nhân viên của bạn theo dõi thời gian họ thực hiện từng nhiệm vụ. Nhân viên của bạn có thể 'Bắt đầu' và 'Dừng' đồng hồ bấm giờ khi họ bắt đầu và kết thúc công việc — việc này sẽ chỉ mất vài cú nhấp chuột Công cụ theo dõi thời gian này cũng cung cấp tính năng theo dõi thời gian tự động, bắt đầu theo dõi khi nhân viên bật hệ thống của họ 2. Báo cáo năng suất nâng caoTime Doctor tự động tạo một số báo cáo, bao gồm cả bảng chấm công, cung cấp thông tin chi tiết chính xác về năng suất của nhân viên. Ngoài ra, bạn có thể xuất các báo cáo này ở định dạng CSV, Excel hoặc PDF Một số báo cáo là
Trong Google Trang tính, bạn sẽ phải tạo tất cả các báo cáo này bằng cách thu thập dữ liệu, sắp xếp và chuẩn bị dữ liệu theo cách thủ công — quá trình này có thể mất hàng giờ. 3. Xếp hạng năng suấtKhông giống như bảng chấm công trên Google Trang tính, Time Doctor cho bạn biết một nhân viên làm việc hiệu quả hay không hiệu quả Phần mềm cho phép bạn đặt các xếp hạng năng suất khác nhau cho các trang web/ứng dụng khác nhau tùy thuộc vào mức độ quan trọng của nó đối với công việc của họ. Các xếp hạng năng suất khác nhau là
Ví dụ: Facebook có thể được phân loại là không hiệu quả khi nó không liên quan đến công việc của nhân viên. 4. Trình theo dõi thời gian nhàn rỗiTime Doctor ngăn nhân viên của bạn theo dõi thời gian khi họ không làm việc Nó có thể phát hiện khi bàn phím và chuột của hệ thống của nhân viên không được sử dụng. Công cụ hiển thị cửa sổ bật lên hỏi xem họ có đang làm việc hay không để xác nhận nhân viên đang hoạt động. Tính năng tích hợp này giúp bạn chỉ theo dõi thời gian nhân viên của bạn thực sự làm việc Ghi chú. Time Doctor không theo dõi bất kỳ thao tác gõ phím hoặc nhấp chuột nào của người dùng để bảo vệ quyền riêng tư 5. Screencasts (Tùy chọn)Mặc dù bảng chấm công của Google Trang tính không cung cấp cho bạn bất kỳ tính năng nào để kiểm tra xem nhân viên của bạn có đang làm việc hay không, nhưng Time Doctor cho phép bạn lấy màn hình của họ khi nó đang chạy Bạn có thể lên lịch để ứng dụng nhấp vào ảnh chụp màn hình hoặc quay video theo các khoảng thời gian cụ thể. Để bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên, bạn có thể xóa hoặc làm mờ bất kỳ ảnh chụp màn hình nào chứa thông tin nhạy cảm 6. Quản lý biên chếNgoài việc theo dõi thời gian và năng suất, Time Doctor còn cung cấp cho bạn tính năng tính lương mạnh mẽ. Bạn có thể trả lương cho nhân viên của mình thông qua các tích hợp đáng tin cậy như PayPal, Gusto, ADP và Wise Bạn cũng có thể tùy chỉnh tính năng tính lương bằng cách thiết lập
Bằng cách này, bạn sẽ không phải sử dụng một công cụ khác để quản lý bảng lương của nhân viên 7. tích hợpTime Doctor tích hợp với hơn 50 công cụ để giúp bạn theo dõi giờ làm việc và năng suất của nhân viên trên các ứng dụng nơi làm việc yêu thích của bạn. Một số tích hợp của nó bao gồm
Nhưng đó không phải là tất cả. Dưới đây là một cái nhìn nhanh về các tính năng khác của Time Doctor
kết thúcHãy đối mặt với nó. Google Trang tính không được thiết kế để sử dụng làm bảng chấm công. Nếu bạn chỉ muốn một bảng chấm công tạm thời đòi hỏi nhiều thao tác thủ công, thì Google Trang tính có thể giúp bạn. Nhưng nếu bạn muốn thứ gì đó dễ sử dụng, chính xác và cũng cung cấp thông tin chi tiết về năng suất, bạn cần Time Doctor Từ bảng chấm công tự động đến quản lý bảng lương hợp lý, Time Doctor là giải pháp thay thế cuối cùng cho bảng chấm công Google Trang tính. Đăng ký dùng thử miễn phí 14 ngày của Time Doctor để trải nghiệm sức mạnh của nó ngay hôm nay
Carlo Borja Carlo Borja là Trưởng phòng Tiếp thị Trực tuyến của Time Doctor, một phần mềm theo dõi thời gian dành cho các nhóm làm việc từ xa. Anh ấy là một người làm việc toàn thời gian từ xa, một người du mục kỹ thuật số và một người nghiện cà phê Google Trang tính có mẫu bảng chấm công không?Mẫu bảng chấm công trên Google Trang tính là một bảng tính có thể chỉnh sửa mà nhân viên sử dụng để nhập và gửi giờ làm việc để phê duyệt . Các doanh nghiệp sử dụng các mẫu này để trả lương cho nhân viên và quản lý bảng lương của họ. Các mẫu Google Trang tính tự động lưu các thay đổi.
Google có ứng dụng bảng chấm công không?Bảng chấm công là một giải pháp tuyệt vời và miễn phí dành cho những người làm việc tự do và các công ty có quy mô nhỏ . Sử dụng Google Lịch để theo dõi thời gian • Sử dụng Google Trang tính để tạo báo cáo • Sử dụng toàn bộ chức năng của Google Trang tính để làm cho nó phù hợp với nhu cầu của bạn • Chia sẻ mức tiêu thụ thời gian của bạn với những người khác đơn giản như cách bạn chia sẻ lịch. Cách thực hiện?
Bạn có thể thêm trình theo dõi thời gian vào Google Trang tính không?Bạn có thể ghi lại thời gian liên quan đến dự án của mình trong Lịch Google, sau đó đồng bộ hóa nó với Google Trang tính để tạo bảng chấm công hoặc nhập hoạt động của bạn vào một hệ thống quản lý bảng chấm công khác. Bạn có thể phân loại thời gian của mình theo khách hàng, dự án và nhiệm vụ. |
