Tầm quan trọng của thông tin trong nghiên cứu khoa học

VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TRONG XÃ HỘI THÔNG TIN TS. Nguyễn Tiến Hiển * 1. Khái niệm thông tin và xã hội thông tin 1.1. Khái niệm thông tin Ngày nay, thông tin đã trở thành một lĩnh vực được nhiều người quan tâm và luôn nhắc đến trong xã hội phát triển. Vậy thông tin là gì? Có nhiều khái niệm khác nhau về thông tin: - Trong bách khoa toàn thư của Liên Xô xuất bản lần 3, T. 10 đã viết: Thông tin là tin tức được truyền đi bởi con người bằng lời nói, chữ viết, hoặc các phương tiện khác. - Trong từ điển Oxford English Dictionary đưa khái niệm: Thông tin là điều mà người ta đánh giá, hoặc nói đến, là tri thức, là tin tức. - Trong tiêu chuẩn Việt nam 5453- 1991 đã viết: “Thông tin là nội dung mà con người gán cho dữ liệu với các quy ước [ký hiệu] đã biết, được sử dụng trong việc trình bày chúng” Nhiều người còn cho rằng: thông tin là sự chuyển giao tri thức làm tăng thêm sự hiểu biết của nhân loại. Thông tin được hình thành trong quá trình giao tiếp, mọi người đều có thể nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như: qua giao tiếp, đọc báo , nghe đài, xem phim ảnh Thông tin là nhu cầu cơ bản không thể thiếu của mọi người, mọi tổ chức, mọi quốc gia. Nguồn lực thông tin khác hẳn với các nguồn lực khác trong mỗi quốc gia, các nguồn lực khác như: than, sắt, thép, tiền tệ càng dùng nhiều càng mau hết. Ngược lại nguồn lực thông tin càng dùng nhiều, càng phong phú và nhiều thêm vì mỗi người dùng thông tin lại tạo ra thông tin mới. Ngày nay, người ta cho rằng thông tin là nguồn lực của mỗi quốc gia, nước nào sở hữu được nhiều thông tin hữu ích, nước đó sẽ thành công. Nhất là thông tin khoa học và công nghệ đã trở thành hàng hóa để trao đổi buôn bán giữa các nước. 1.2. Khái niệm xã hội thông tin Từ thập kỷ 70 của thế kỷ 20, khái niệm “xã hội thông tin” đã được sử dụng và gây tranh cãi trên diễn đàn. Nhà khoa học Mỹ Daniel Bell trong công trình “Xã hội hậu công nghiệp đang tới” đã viết: “xã hội công nghiệp dựa trên nền công nghệ cơ khí, xã hội hậu công nghiệp dựa vào công nghệ trí tuệ. Nếu như tư bản và lao động là hai đặc trưng của xã hội công nghiệp, thì thông tin và tri thức là hai đặc trưng thay thế chúng trong xã hội hậu công nghiệp”. Xã hội hậu công nghiệp còn được gọi là xã hội thông tin. * Nguyên Trưởng khoa Thư viện – Thông tin Trường Đại học Văn hóa Hà Nội. Nick Moore- giáo sư thuộc viện nghiên cứu chính sách của Anh đã khái quát xã hội thông tin có ba đặc trưng sau:  Thứ nhất, thông tin được sử dụng như một nguồn lực kinh tế. Các tổ chức sử dụng nhiều thông tin hơn để làm tăng năng lực của của tổ chức mình, khuyến khích việc đổi mới và làm tăng hiệu quả cạnh tranh của họ, thường là thông qua các cải tiến về chất lượng hàng hóa và dịch vụ do tổ chức, cơ quan tạo ra, mang lại lợi ích cho toàn bộ nền kinh tế của nước nhà.  Thứ hai, số người sử dụng thông tin ngày càng tăng với các mục đích khách nhau; như thăm dò các quyền hạn của họ về các dịch vụ công cộng, để có thể kiểm soát tốt hơn cuộc sống riêng của mình. Mọi người còn sử dụng thông tin với vai trò thực hiện những quyền hạn và trách nhiệm của người công dân Ngoài ra các hệ thống thông tin ngày càng phát triển sẽ làm tăng đáng kể cơ hội tiếp cận của quần chúng với các cơ sở văn hóa và giáo dục.  Đặc tính thứ ba của xã hội thông tin là: việc phát triển một ngành thông tin ở ngay trong nền kinh tế. Chức năng của thông tin là phải đáp ứng nhu cầu chung về các phương tiện và dịch vụ thông tin. Tuy nhiên, người ta ngày càng nhận thấy rõ hơn sự cần thiết cho việc phát triển một ngành công nghiệp sản sinh ra chính thông tin và các dòng tin được truyền tải trên các mạng: đó là các nhà cung cấp nội dung thông tin. Hầu như tất cả các xã hội thông tin, khu vực thông tin phát triển nhanh hơn nhiều so với toàn bộ nền kinh tế. Liên đoàn Viễn thông Quốc tế ước tính rằng, những năm cuối của thế kỷ 20, khu vực thông tin toàn cầu đã tăng trưởng với tỷ lệ cao hơn 5%, trong khi toàn bộ nền kinh tế thế giới chỉ tăng chưa đầy 3%. 2. Lịch sử của hoạt động thông tin Hoạt động thông tin có lịch sử phát triển chưa lâu, mới hơn một thế kỷ nay. Lịch sử hoạt động của thông tin, gắn liền với lịch sử của truyền thông và viễn thông. Hoạt động thông tin được hình thành như một ngành khoa học độc lập từ những năm 60 của thế kỷ 20. Trong quá trình hình thành có nhiều khái niệm và tên gọi khác nhau:  Năm 1905 nhà bác học người Bỉ là Pole Other, lần đầu tiên trên thế giới, ông sử dụng thuật ngữ “documentation” nghĩa là “tư liệu học” bao hàm không chỉ có sách, báo của thư viện, cả tư liệu lưu trữ và hiện vật của bảo tàng. Nghĩa là theo quan điểm của ông lúc bấy giờ: tư liệu học bao hàm cả thư viện, thông tin, lưu trữ và bảo tàng.  Vào những năm 60 của thế kỷ 20, ở Mỹ thuật ngữ “documentation” trước đây nay được đổi thành “information”, nghĩa là thông tin, để chỉ các hoạt động nghiên cứu quy luật dòng tin, phương tiện xử lý tin bằng máy tính điện tử. Nhà bác học Mỹ, Jertori, coi nhiệm vụ của thông tin là nghiên cứu dự báo trong hình thức dự kiện đặc biệt là kỹ thuật tính, lập trình cho máy tính điện tử.  Năm 1963, lần đầu tiên học viện công nghệ Georgia ở Mỹ, đưa môn thông tin vào giảng dạy, cho đến nay rất nhiều trường của nhiều nước, nhiều ngành nghề đã đưa môn thông tin vào giảng dạy chính khóa bắt buộc. Hoạt động thông tin ra đời trong bối cảnh khoa học kỹ thuật phát triển, công nghệ thông tin phát triển, nên thông tin đã nhanh chóng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của mình, đã mang lại hiệu quả to lớn. Nhiều người chia hoạt động thông tin ra làm 3 giai đoạn sau: - Giai đoạn 1: hoạt động thông tin xuất hiện cùng với sự xuất hiện điện tín, điện thoại, truyền thanh vào cuối thế kỷ 19. - Giai đoạn 2: hoạt đông thông tin phát triển cùng với sự phát minh ra vi mạch, cáp sợi quang và vệ tinh địa tĩnh vào những năm 70 của thế kỷ 20. - Giai đoạn 3: từ năm 1985 đến nay, nhân loại đang trong kỷ nguyên thông tin toàn cầu, truyền thông quốc tế và sử dụng mạng internet. 3. Vai trò của thông tin khoa học và công nghệ trong xã hội thông tin Như trên ta đã nói về đặc điểm của xã hội thông tin là xã hội mà mọi người đều sử dụng thông tin trong các ngành nghề, lĩnh vực công tác của mình để đem lại hiệu quả lớn hơn, nên các cơ quan thông tin phải nhiều hơn, sản phẩm thông tin cũng phải đa dạng hơn, thiết thực hơn. Thông tin khoa học và công nghệ có các vai trò to lớn và đa dạng, để tiện nghiên cứu ta có thể cụ thể hóa ở 3 lĩnh vực sau: 3.1. Thông tin khoa học và công nghệ là nhân tố thúc đẩy kinh tế, xã hội phát triển. Ngày nay nhân loại đều thừa nhận: vật chất, năng lượng và thông tin là những yếu tố quan trọng, quyết định sự tồn tại và phát triển kinh tế xã hội của mỗi quốc gia. Đặc biệt, trong điều kiện mà cuộc cách mạng khoa học và công nghệ đang diễn ra với quy mô rộng lớn. Khoa học và công nghệ ngày càng trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp của xã hội, thì thông tin khoa học và công nghệ thực sự trở thành nguồn lực quan trọng không thể thiếu được trong xã hội thông tin, vì thông tin khoa học và công nghệ là cơ sở của các phương pháp mới hoặc sản phẩm mới đưa lại lợi nhuận cho những ai sở hữu chúng. 3.2. Vai trò của thông tin trong lãnh đạo và quản lý Nghị quyết 37 NQ/TW của Bộ chính tri về chính sách khoa học kỹ thuật, ngày 20/4/1981 đã nêu: “Công tác thông tin phải góp phần tích cực rút ngắn quá trình từ nghiên cứu đến sản xuất, nâng cao chất lượng quản lý và lãnh đạo”. Lãnh đạo, quản lý là sự tác động có ý thức của chủ thể lên khách thể quản lý, nhằm đạt được mục đích của nhà quản lý. Chủ thể quản lý ở đây ta hiểu là đội ngũ cán bộ lãnh đạo, còn khách thể ta hiểu là đội ngũ công nhân viên của cơ quan đó. Có người cho rằng: quản lý là một dạng tương tác đặc biệt của con người đối với môi trường xung quanh. Quá trình quản lý được xác định như một loạt các hoạt động định hướng theo mục tiêu, chẳng hạn lập kế hoạch, ra quyêt định, tổ chức thực hiện kế hoạch. Không có thông tin chính xác, sẽ không thể lập kế hoạch, và ra quyết định một cách tối ưu, khoa học và khả thi. Người ta ví nhà lãnh đạo có thông tin như là người đi có người dẫn đường. 3.3. Vai trò của thông tin trong giáo dục và đào tạo Báo cáo chính trị của Ban chấp hành Trung Ương Đảng Cộng Sản khóa 8 đã chỉ rõ “phát triển giáo dục và đào tạo là một trong những động lực quan trọng thúc đẩy sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, là điều kiện để phát huy nguồn lực con người- yếu tố cơ bản để phát triển xã hội, tăng trưởng kinh tế nhanh và bền vững”. Chính vì vậy, công tác giáo dục và đào tạo đóng vai trò rất quan trọng trong việc phát triển nguồn nhân lực và bồi dưỡng nhân tài cho đất nước. Đầu tư cho giáo dục là đầu tư cho phát triển. Giáo dục và đào tạo là hoạt động xã hội, nhằm thực hiện chức năng thông tin chuyển giao tri thức giữa các thế hệ. Giáo dục là nhân tố hàng đầu của sự phát triển. Trong xã hội thông tin, nhu cầu về thông tin của nhân loại càng gia tăng đáng kể, họ đòi hỏi thông tin sâu hơn, chính xác hơn và đa dạng hơn. Nhất là trong giáo dục và đào tạo là quá trình chuyển giao tri thức, quá trình tiếp nhận thông tin, sản xuất thông tin, nên đòi hỏi thầy cũng phải đọc nhiều, biết nhiều, trò cũng phải tự đọc, tự nghiên cứu nhiều để cập nhật kiến thức, sản xuất thông tin. Trong giáo dục và đào tạo, thông tin được tiếp nhận từ nhiều kênh khác nhau như: qua bài giảng của thầy, qua đọc tài liệu, qua thực tế, thực nghiệm, trực quan Trong các trường hiện nay, nhất là các trường đại học, các thư viện hoặc trung tâm thông tin thư viện được xem như một bộ phận quan trọng cấu thành nhà trường, không có thư viện thông tin, không đủ điều kiện mở trường, thông tin thư viện không đảm bảo, không được mở ngành mới, cấp bậc mới v.v Học đại học là tự học, tự nghiên cứu là chính, thầy chỉ là người hướng dẫn cách tiếp cận khoa học nên phải có trung tâm thông tin thư viện tốt để sinh viên học tập, nghiên cứu.

[Last Updated On: 01/12/2021]

Ngày nay, trong đời sống hàng ngày, ở đâu ta cũng thấy người ta nói tới thông tin: thông tin là nguồn lực của sự phát triển; chúng ta đang sống trong thời đại thông tin; một nền công nghiệp thông tin, một xã hội thông tin đang hình thành v.v… Quả thật thông tin [Information] là khái niệm cơ bản của khoa học cũng là khái niệm trung tâm của xã hội trong thời đại chúng ta. Mọi quan hệ, mọi hoạt động của con người đều dựa trên một hình thức giao lưu thông tin nào đó. Mọi tri thức đều bắt nguồn bằng một thông tin về những điều đã diễn ra, về những cái người ta đã biết, đã nói, đã làm. Và điều đó luôn xác định bản chất và chất lượng của những mối quan hệ của con người.

1. Thông tin là gì?

Có rất nhiều cách hiểu về thông tin. Thậm chí ngay các từ điển cũng không thể có một định nghĩa thống nhất. Ví dụ: Từ điển Oxford English Dictionary thì cho rằng thông tin là ” điều mà người ta đánh giá hoặc nói đến; là tri thức, tin tức” Từ điển khác thì đơn giản đồng nhất thông tin với kiến thức: “Thông tin là điều mà người ta biết” hoặc “thông tin là sự chuyển giao tri thức làm tăng thêm sự hiểu biết của con người” v,v…

Nguyên nhân của sự khác nhau trong việc sử dụng thuật ngữ này chính là do thông tin không thể sờ mó được. Người ta bắt gặp thông tin chỉ trong quá trình hoạt động, thông qua tác động trừu tượng của nó.

Từ Latin “Informatio” , gốc của từ hiện đại “information” [thông tin] có hai nghĩa. Một, nó chỉ một hành động rất cụ thể là tạo ra một hình dạng [forme]. Hai, tuỳ theo tình huống, nó có nghĩa là sự truyền đạt một ý tưởng, một khái niệm hay một biểu tượng. Tuy nhiên cùng với sự phát triển của xã hội, khái niệm thông tin cũng phát triển theo.

Theo nghĩa thông thường: Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp: một người có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua các phương tiên thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh.

Trên quan điểm triết học: Thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội [thế giới vật chất] bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh v.v…hay nói rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động lên giác quan của con người.

Trong đời sống con người, nhu cầu thông tin là một nhu cầu rất cơ bản. Nhu cầu đó không ngừng tăng lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ trong xã hội. Mỗi người sử dụng thông tin lại tạo ra thông tin mới. Các thông tin đó lại được truyền cho người khác trong quá trình thảo luận, truyền đạt mệnh lệnh, trong thư từ và tài liệu, hoặc qua các phương tiện truyền thông khác. Thông tin được tổ chức tuân theo một số quan hệ logic nhất định, trở thành một bộ phận của tri thức, đòi hỏi phải được khai thác và nghiên cứu một cách hệ thống.

Trong hoạt động của con người thông tin được thể hiện qua nhiều hình thức đa dạng và phong phú như: con số, chữ viết, âm thanh, hình ảnh v.v…Thuật ngữ thông tin dùng ở đây không loại trừ các thông tin được truyền bằng ngôn ngữ tự nhiên. Thông tin cũng có thể được ghi và truyền thông qua nghệ thuật, bằng nét mặt và động tác, cử chỉ. Hơn nữa con người còn được cung cấp thông tin dưới dạng mã di truyền. Những hiện tượng này của thông tin thấm vào thế giới vật chất và tinh thần của con người, cùng với sự đa dạng phong phú của nó đã khiến khó có thể đưa ra một định nghĩa thống nhất về thông tin.

Thông tin có nhiều mức độ chất lượng khác nhau. Các số liệu, dữ kiện ban đầu thu thập được qua điều tra, khảo sát là các thông tin nguyên liệu, còn gọi là dữ liệu [data]. Từ các dữ liệu đó qua xử lý, phân tích, tổng hợp sẽ thu được những thông tin có giá trị cao hơn, gọi là thông tin có giá trị gia tăng [value added information]. Ở mức độ cao hơn nữa là các thông tin quyết định trong quản lý và lãnh đạo – kết quả xử lý của những nhà quản lý có năng lực và kinh nghiệm, các thông tin chứa đựng trong các quy luật khoa học – kết quả của những công trình nghiên cứu, thử nghiệm của các nhà khoa học và chuyên môn.

Sự quan tâm đến hiện tượng thông tin gia tăng đột biến vào thế kỷ XX và ngày nay chúng trở thành đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành chuyên môn, trong đó có triết học, vật lý, sinh học, ngôn ngữ học, thông tin học và tin học, kỹ thuật điện tử và truyền thông, khoa học quản lý và nhiều ngành khoa học xã hội. Về phương diện thương mại, công nghiệp dịch vụ thông tin đã trở thành một nền công nghiệp mới mẻ mang tính toàn cầu. Ngày nay hầu như không một ngành công nghiệp, sản xuất và dịch vụ nào lại không quan tâm đến thông tin. Những quan điểm và hiện tượng khác nhau của lĩnh vực này đã dẫn đến những khái niệm và định nghĩa khác nhau về thông tin.

2. Các yếu tố cơ bản trong xử lý thông tin

Con người nhận thông tin thông qua các giác quan: âm thanh qua thính giác; hình ảnh và văn bản qua thị giác; trạng thái, nhiệt độ, cảm xúc qua xúc giác; mùi vị qua khứu giác. Để giải thích và hiểu được các tín hiệu nhận được từ các giác quan, con người phải phát triển và học các hệ thống ngôn ngữ phức hợp, nó bao gồm một “bộ chữ cái” các tín hiệu và các tác nhân kích thích cùng với các quy tắc sử dụng chúng. Điều đó cho phép người ta nhận ra các đối tượng mà họ nhìn thấy, hiểu được các thông báo mà họ đọc hoặc nghe, cảm nhận được các tín hiệu nhận được qua xúc giác và khứu giác.

Các vật mang thông tin chuyển tải tín hiệu tới người nhận có thể là sóng điện từ, sóng ánh sáng, sóng âm và các tác nhân kích thích hoá và điện hoá. Cho đến trước khi máy tính điện tử ra đời, các tín hiệu truyền đi thông qua các vật mang tin trên là những tín hiệu được lưu trữ và xử lý dưới dạng tương đồng, dựa trên công nghệ in, chụp ảnh và điên thoại. Với công nghệ thông tin hiện đại, thông tin được biểu diễn dưới dạng các tín hiệu số nhị phân, dựa trên kỹ thuật số. Đó có thể coi là bước chuyển biến mang ý nghĩa lịch sử vào cuối thế kỷ 20 trong cách thức mà con người sáng tạo, tiếp cận và sử dụng thông tin.

3. Các thuộc tính của thông tin

Thông tin tiềm tàng khắp nơi trong xã hội. Đó là các nguồn thông tin về lao động, đất đai, tài nguyên, môi trường; thông tin về các tổ chức và các hoạt động kinh tế, xã hội; thông tin về khoa học và công nghệ; thông tin về sản xuất, kinh doanh v.v…Nhưng thông tin chỉ có giá trị và ý nghĩa khi nó được truyền đi, phổ biến và được sử dụng. Có thể nói bản chất của thông tin nằm trong sự giao lưu của nó. Nói cách khác thuộc tính cơ bản của thông tin là giao lưu.

Để phân biệt nội dung thông tin cần truyền đi và cách thức chuyển giao thông tin người ta tách nội dung thông tin ra khỏi hình thức biểu diễn nó. Các hình thức biểu diễn thông tin [các ký hiệu, dấu hiệu, hình ảnh …] là hữu hạn. Nhưng nội dung của thông tin [khái niệm, ý tưởng, sự kiện, tên v.v…] thì vô hạn. Trong trường hợp thông tin có một hình thức biểu diễn, quá trình chuyển giao thông tin chính là quá trình truyền các ký hiệu biểu diễn nó. Những ý tưởng mới sẽ được truyền đi bằng một tổ hợp mới của một số hữu hạn các ký hiệu [chữ cái, chữ số..]. Trong đời sống hàng ngày thông tin được biểu diễn bằng ngôn ngữ. Khi đó thông tin được diễn tả bằng cú pháp và ngữ nghĩa của ngôn ngữ mà người ta sử dụng.

Lý thuyết thông tin xác nhận rằng càng nhiều tín hiệu sinh ra từ nguồn tin thì càng có nhiều thông tin được truyền đi. Khi đó thông tin được mô tả bằng sự thống kê và tổ hợp các dấu hiệu phát ra từ nguồn.

Thông báo được chuyển đi bằng ghi tín hiệu lên một dạng vật chất trung gian, tức là một cái giá, gọi là vật mang tin. Vật mang tin có thể là giấy, sóng điện từ, băng từ, v.v… Về mặt lý thuyết mỗi vật mang tin đều có khả năng xác định giới hạn số lượng các tín hiệu mà nó có thể chứa đựng trên đơn vị không gian hay đơn vị thời gian. Các kỹ sư truyền thông có trách nhiệm truyền đi chính xác các tín hiệu. Nhưng họ không cần quan tâm đến nội dung cũng như chất lượng của thông tin. Rõ ràng là việc truyền đi chính xác một thông tin không chính xác không làm cho thông tin này trở nên “tốt hơn”.

Trong một nghiên cứu mới đây, người ta thấy có bốn yếu tố tác động đến chất lượng thông tin và đem lại giá trị cho nó. Đó là: tính chính xác, phạm vi bao quát của nội dung, tính cập nhật và tần số sử dụng. Trong đó quan trọng nhất là nội dung, thứ đến là tính chính xác.

Trên bình diện tổng quát, ta thấy rằng thông tin có giá trị là những thông tin có tính chất riêng biệt và thông tin có tính chất dự báo. Tính chất riêng biệt làm cho thông tin phù hợp với yêu cầu của người sử dụng. Còn tính chất dự báo cho phép người ta có thể lựa chọn một quyết định trong nhiều khả năng cho phép. Có thể nói thêm rằng giá trị nhận thức của thông tin dự báo liên quan mật thiết đến tính đúng đắn của việc lựa chọn quyết định.

Trên một ý nghĩa rộng hơn, giá trị của thông tin nằm trong quyền lực tổ chức của nó. Thông tin phản ánh cái xác định, trật tự trong các mối quan hệ của tổ chức. Thông tin có giá trị cao cho phép người ta có thể làm môi trường tốt lên và có thể ra những quyết định đối phó được với sự thay đổi của hoàn cảnh. Tính chất quyền lực này của thông tin còn nằm trong cách nó có thể tượng trưng cho những kiến trúc vật chất và tinh thần và được phản ánh trong các định nghĩa của từ điển về động từ “thông tin”: “Thông tin là sắp xếp, hình thành, tạo thành [trí tuệ và tính cách …] bằng cách truyền đạt kiến thức” [Oxford English Dictionary]

Sự vật luôn vận động, ở trạng thái bất định và chứa đựng tính ngẫu nhiên. Tăng lượng tin tức về một hiện tượng nào đó cũng là giảm độ chưa biết hoặc độ bất định của nó. Vì vậy trên quan điểm của lý thuyết thông tin thì thông tin là sự loại trừ tính bất định của hiện tượng ngẫu nhiên.

Tính trật tự đối lập với cái bất định và ngẫu nhiên là thuộc tính cơ bản của thông tin mà Lý thuyết thông tin của Claude E. Shanon phát hiện. Với ý nghĩa đó thông tin là lượng đo trật tự nhân tạo chống lại sự hỗn độn của tự nhiên. Chính điều đó giải thích ý nghĩa to lớn của thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người.

Hiện nay người ta thừa nhận rằng vật chất, năng lượng và thông tin và bản sắc văn hoá dân tộc là các nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi quốc gia. Đặc biệt trong điều kiện cách mạng và công nghệ đang diễn ra với quy mô lớn như hiện nay, khoa học và công nghệ đang trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp của xã hội, thì thông tin khoa học và công nghệ thật sự trở thành nguồn lực quan trọng tạo nên những ưu thế kinh tế và chính trị của mỗi nước.

Nếu như trước đây các nền kinh tế đều dựa chủ yếu vào các nguồn tài nguyên thiên nhiên, lấy việc khai thác và chế biến các tài nguyên thiên nhiên là nguồn chủ yếu tạo ra các của cải và sự giàu có cho xã hội, thì từ những năm cuối của thế kỷ XX, thông tin đã được xem là một nguồn tài nguyên kinh tế, giống như các tài nguyên khác như vật chất, lao động, tiền vốn. Bởi vì việc sở hữu, sử dụng và khai thác thông tin có thể đem lại hiệu quả kinh tế cho nhiều quá trình vật lý và nhận thức. Ngày nay các hoạt động liên quan đến xử lý thông tin trong công nghiệp chế tạo cũng như trong việc giải quyết các vấn đề xã hội và con người tăng lên đáng kể. Khác với các nguồn tài nguyên khác, tài nguyên thông tin có thể mở rộng phát triển không ngừng và hầu như chỉ bị hạn chế bởi thời gian và khả năng nhận thức của con người. Khả năng mở rộng này thể hiện ở các thuộc tính sau đây:

[1] thông tin lan truyền một cách tự nhiên;

[2] khi sử dụng thông tin không bao giờ bị cạn đi, mà trái lại càng trở nên phong phú do được tái tạo và bổ sung thêm các nguồn thông tin mới;

[3] thông tin có thể chia sẻ, nhưng không mất đi trong giao dịch.

Với khả năng thay thế các nguồn tài nguyên khác, khả năng truyền với tốc độ rất cao và khả năng đem lại ưu thế cho người nắm giữ nó, thông tin đã thực sự trở thành cơ sở cho nhiều hoạt động xã hội như nghiên cứu, giáo dục, xuất bản, tiếp thị và cả hoạt động chính trị nữa. Mối quan tâm của xã hội đối với việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin đã mở rộng từ các lĩnh vực truyền thống như thư viện, lưu trữ sang các tổ chức, các cơ quan, các ngành. Bây giờ ở đâu người ta cũng quan tâm đến việc quản lý và khai tác các nguồn tài nguyên thông tin.

Một khía cạnh nhận thức thứ hai về vai trò của thông tin trong những năm gần đây là ngày nay ở nhiều nước thông tin đã trở thành hàng hóa. Điều đó đã thúc đẩy hình thành một bộ phận mới trong nền kinh tế quốc dân, đó là khu vực dịch vụ thông tin. Khu vực này ngày càng tạo ra nhiều sản phẩm và dịch vụ thông tin đa dạng và đóng góp một tỷ trọng đáng kể trong nền kinh tế quốc dân. Người ta thấy rằng khối lượng và chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin đã trở thành tiêu chí đánh giá trình độ phát triển kinh tế của mỗi nước.

4. Thông tin trong các tổ chức

Thông tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong tổ chức; người quản lý cần thông tin để hoạch định và điều khiển tất cả các tiến trình trong tổ chức, giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong môi trường hoạt động của nó. Thông tin trợ giúp người quản lý tổ chức hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức và các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức. Các hệ thống thông tin dựa trên máy tính với ưu thế tự động hóa xử lý công việc dựa trên khoa học quản lý, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin [xử lý và truyền thông] đã ngày càng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức trong mọi hoạt động, từ các công việc đơn giản lặp lại hàng ngày cho đến công việc phát hiện vấn đề và giải quyết vấn đề.

Bên cạnh khái niệm tổng quát về thông tin, có một phạm trù thông tin có vai trò vô cùng quan trọng đối với các tổ chức, đó là thông tin kinh tế và thông tin quản lý.

Thông tin kinh tế là thông tin vận động trong các thiết chế kinh tế, các tổ chức và doanh nghiệp [gọi chung là tổ chức] nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của các chủ thể đó.

Thông tin kinh tế có thể coi như huyết mạch của các tổ chức kinh tế. Nhờ có chúng, chúng ta có thể đánh giá về nhịp sống kinh tế, quy mô phát triển, triển vọng và nguy cơ tiềm ẩn… của các tổ chức.

Ở đây, tổ chức được hiểu theo nghĩa là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể nhằm đạt mục tiêu của nó bằng hợp tác và phân công lao động. Một tổ chức bao gồm một nhóm các nguồn lực được thiết lập cho các hoạt động vì một mục đích cụ thể. Hầu hết các loại nguồn lực của tổ chức như nhân lực, tài lực, vật lực… và sự liên kết các nguồn lực này để phục vụ cho tổ chức đều là đối tượng quản lý [hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường] của những người quản lý trong tổ chức.

Mỗi tổ chức thường có ba cấp có chức năng quản lý và một cấp có chức năng thực hiện các giao dịch cụ thể [cấp này không có trách nhiệm quản lý, ví dụ như nhân viên kế toán, nhân viên kiểm kê, công nhân sản xuất…]. Trên thực tế, tất cả các cấp của tổ chức đều sử dụng và tạo ra thông tin. Cán bộ quản lý ở các cấp quản lý khác nhau cần thông tin phục vụ mục đích quản lý khác nhau, từ đó, xuất hiện khái niệm thông tin quản lý như sau:

Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.

Các quyết định quản lý được chia thành 3 loại:

• Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức; thiết lập các chính sách và những đường lối chung; xây dựng nguồn lực cho tổ chức… Trong một tổ chức sản xuất kinh doanh thông thường thì đỉnh chiến lược do Chủ tịch Hội đồng quản trị hay Tổng Giám đốc phụ trách.
• Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. Những người chịu trách nhiệm ban hành các quyết định chiến thuật có nhiệm vụ kiểm soát quản lý, có nghĩa là dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược. Việc tìm kiếm để có được những nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu chiến lược, thiết lập các chiến thuật kinh doanh, tung ra các sản phẩm mới, thiết lập và theo dõi ngân sách… là trách nhiệm ở mức kiểm soát quản lý này. Trong tổ chức thông thường thì các nhà quản lý như trưởng phòng Tài vụ, trưởng phòng Tổ chức, phòng Cung ứng… nằm ở mức quản lý này.
• Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. Những người chịu trách nhiệm ban hành các quyết định tác nghiệp có trách nhiệm sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuân thủ những ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật. Những người trông coi kho dự trữ, trưởng nhóm, đốc công của những đội sản xuất… thuộc mức quản lý này.

Trong các tổ chức, có ba dạng thông tin chủ yếu liên quan đến việc ban hành ba nhóm quyết định nêu trên, đó là:

• Thông tin chiến lược liên quan chính đến những chính sách lâu dài của tổ chức và là mối quan tâm chủ yếu của các nhà lãnh đạo cấp Đó là những thông tin liên quan đến việc lập kế hoạch chiến lược, xây dựng các dự án lớn hoặc đưa ra những dự báo cho sự phát triển trong tương lai. Đối với mỗi chính phủ, đó là những thông tin về dân cư, GDP, GDP bình quân đầu người, số liệu thống kê về đầu tư nước ngoài, cán cân thu chi… Đối với mỗi doanh nghiệp, nó có thể là thông tin về thị trường; mặt bằng chi phí nhân công, nguyên vật liệu; các chính sách của Nhà nước có liên quan mới được ban hành; các công nghệ mới… Phần lớn các thông tin chiến lược không thu được sau quá trình xử lý thông tin trên máy tính.
• Thông tin chiến thuật là những thông tin được sử dụng cho các mục tiêu ngắn hạn [như một tháng, một quý, một năm], liên quan đến việc lập kế hoạch chiến thuật và là mối quan tâm của các phòng ban quản lý. Đó là các thông tin thu được từ việc tổng hợp, phân tích số liệu bán hàng, thu tiền học phí; phân tích các báo cáo tài chính hàng quí, hàng năm… Dạng thông tin này từ những dữ liệu của các hoạt động giao dịch hàng ngày, do đó nó đòi hỏi một quá trình xử lý thông tin hợp lý và chính xác.
• Thông tin tác nghiệp [thông tin điều hành] thường được sử dụng cho những công việc cụ thể hàng ngày ở các bộ phận của tổ chức. Ví dụ như thông tin về số lượng từng loại mặt hàng bán được trong ngày, lượng đơn đặt hàng, tiến độ thực hiện các hợp đồng… Thông tin này có thể được rút ra một cách nhanh chóng từ dữ liệu hoạt động của tổ chức và thường đòi hỏi thu thập dữ liệu một cách khẩn trương và xử lý dữ liệu kịp thời.

Bảng 1. Tính chất của các dạng thông tin trong tổ chức

Các nguồn thông tin của tổ chức:

Thông tin được sử dụng trong các tổ chức được thu thập từ hai nguồn: nguồn thông tin bên ngoài và nguồn thông tin bên trong tổ chức.

– Nguồn thông tin bên ngoài:

+ Các tổ chức Chính phủ: cung cấp các thông tin chính thức về mặt pháp chế. Mọi thông tin như luật thuế, luật môi trường, các quy định về tiền lương, quy chế về giáo dục và đào tạo,… là những thông tin mà các tổ chức phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên.

+ Khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp,… là nguồn cung cấp các thông tin về thị trường. Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, các thông tin này đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạch định chính sách của các tổ chức.

Nguồn thông tin bên ngoài thường được thu thập qua báo chí, hệ thống văn bản cấp trên gửi đến tổ chức hoặc từ tài liệu nghiên cứu của các tổ chức cung cấp thông tin chuyên nghiệp.

– Nguồn thông tin bên trong: đây chính là thông tin thu được từ chính hệ thống tài liệu, sổ sách, báo cáo tổng hợp… của chính các tổ chức.