Biên bản bàn giao hóa đơn nội bộ năm 2024
Biên bản bàn giao là loại giấy tờ/ biên bản thể hiện việc giao nhận hàng hóa xảy ra trên thực tế người bàn giao (doanh nghiệp) và người nhận bàn giao (hãng vận chuyển). Show Tính năng này hỗ trợ đắc lực cho quá trình nhặt hàng đóng gói, cập nhật trạng thái cùng lúc nhiều đơn hàng, có thể dùng như một bản xác nhận số đơn hàng xuất đi, trong quá trình bàn giao cho bưu tá và cuối cùng là ghi nhận hàng loạt đơn hàng hoàn về cùng lúc. Biên bản bàn giao được dùng để:
Biên bản bàn giao dùng để đánh dấu mốc thời gian bàn giao đơn hàng hoặc nhận đơn hàng hoàn về từ hãng vận chuyển và giải quyết đền bù trong tình huống hãng vận chuyển làm mất hàng. Trên Nhanh có 3 loại biên bản bàn giao:
Danh sách Biên bản bàn giao vận đơn Biên bản bàn giao vận đơn dùng để xác nhận một trong ba trường hợp sau :
Để làm việc tại đây, bạn truy cập vào Đơn hàng - chọn Biên bản bàn giao hoặc truy cập trực tiếp tại đây. Bộ lọc Trong đó:
Các thao tác Nút Thêm mới Nút Thêm mới cho phép doanh nghiệp tạo/thêm mới một biên bản bàn giao vận đơn.
Nút Thao tác Nút Thao tác gồm các tùy chọn sau:
Thông tin trong danh sách biên bản bàn giao vận đơn
Thêm biên bản bàn giao vận đơn
Cách 1: Thêm mới trực tiếp Bước 1: Truy cập vào Đơn hàng - chọn Biên bản bàn giao sau đó click vào nút Thêm mới - chọn Thêm mới hoặc truy cập trực tiếp tại đây. Bước 2: Nhập liệu thông tin Điền đầy đủ thông tin vào các trường sau: Trong đó:
Đối với loại Nhận HVC hoàn về sẽ cần chọn ngày nhận hàng hoàn.
Đối với những đơn hàng sai kho, hoặc khác hãng vận chuyển, hệ thống sẽ chặn và hiển thị thông báo chi tiết cho người dùng.
Có 2 cách tạo biên bản bàn giao cho các sàn TMĐT như sau:
Bước 3: Lưu biên bản bàn giao vận đơn. Hệ thống sẽ tự động lưu biên bản bàn giao hàng hóa vào Danh sách biên bản bàn giao vận đơn tại đây. Bước 4: Gửi và in biên bản bàn giao vận đơn Bạn bấm vào nút Thao tác - chọn Gửi hãng vận chuyển để xác nhận gửi vận đơn qua hãng vận chuyển, sau đó ấn In biên bản. Bạn có thể in biên bản bàn giao với 2 tùy chọn là In biên bản đầy đủ (Kèm sản phẩm) hoặc In biên bản rút gọn. Sau khi doanh nghiệp gửi đơn qua bên hãng vận chuyển, nhân viên hãng vận chuyển sẽ qua trực tiếp kho/cửa hàng bàn giao đơn hàng để tiếp nhận đơn hàng. Hai bên cùng ký xác nhận bàn giao vận đơn hàng hóa. Cách 2: Thêm mới bằng Import Excel Bước 1: Nhấn Thêm mới > nhập từ excel hoặc nhấn nhanh tại đây. Bước 2: Tải file mẫu về máy. Điền thông tin ID đơn hàng trên Nhanh(áp dụng cho các đơn tự tạo trên hệ thống) hoặc ID sàn/ID mã vận chuyển (áp dụng cho các đơn sàn). Bước 3: Chọn các thông tin thích hợp tại các trường đánh dấu * và chọn file excel - nhấn Import. Cách 3: Thêm mới tại danh sách đơn hàng Cách này thường sử dụng để thêm nhanh những đơn hàng đã tích chọn tại danh sách đơn hàng vào biên bản. Bước 1: Tại danh sách đơn hàng, lọc đơn hàng theo trạng thái hoặc trường thông tin thích hợp. Bước 2: Tích chọn các đơn hàng muốn cho vào biên bản (Nếu chỉ muốn thêm 1 số đơn nhất định vào biên bản). Bước 3: Bấm Thao tác - chọn Thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao. Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị 1 popup như hình. Lựa chọn 1 trong các trường hợp:
Bước 5: Chọn biên bản bàn giao có sẵn hoặc tạo nhanh một biên bản mới. Hệ thống sẽ tự động lấy ra các biên bản bàn giao được tạo trong vòng 3 ngày gần nhất. Nếu chưa có biên bản bàn giao, bạn có thể chọn nút + để thêm mới.
Bước 6: Bấm Thêm để thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao. Cách 4: Thêm đơn hàng vào biên bản giao có sẵn tại danh sách biên bản bàn giao Bước 1: Tại danh sách biên bản bàn giao, bấm vào nút thao tác nhanh - chọn Thêm đơn hàng vào biên bản. Hoặc click vào ID biên bản bàn giao cần thêm đơn hàng - mục Danh sách đơn hàng trong biên bản, bấm Thao tác - chọn Thêm đơn hàng vào biên bản này. Bước 2: Nhập ID đơn hàng/mã vận đơn hoặc quét mã vạch ID đơn hàng/mã vận đơn để thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao. Cách 5: Thêm biên bản bàn giao sau khi Đóng gói đơn hàng tại mục Đóng gói Bước 1: Sử dụng tính năng Đóng gói để đóng gói đơn hàng (xem chi tiết [tại đây](https://nhanh.vn/order/manage/packing Bước 2: Sau khi thêm đơn hàng vào đóng gói, kéo xuống mục Cho vào biên bản bàn giao và thêm biên bản mới để thêm các đơn đã đóng gói vào biên bản chuyển hàng đi. Tại mục Đóng gói chỉ tạo loại biên bản Gửi HVC chuyển đi để bắn các đơn đã đóng gói sang hãng. Các lỗi thường gặp khi thêm đơn vào biên bản bàn giao
Cách sử dụng biên bản bàn giao Hỗ trợ khâu nhặt hàng, đóng gói Với mục đích sử dụng này, Doanh nghiệp có thể sử dụng biên bản để tiến hành kiểm tra sản phẩm trong đơn còn hay hết hàng, tổng hợp số lượng để đi nhặt hoặc tạo phiếu nháp nhập sản phẩm vào kho để đẩy đơn. Biên bản bàn giao sẽ hỗ trợ thống kê số lượng của tất cả sản phẩm trong tất cả các đơn hàng, nhằm đưa ra con số tổng hợp cuối cùng mà bạn cần cho biên bản đó. Ví dụ: Trong biên bản, sản phẩm gói mỳ nằm ở 2 đơn, 1 đơn mua 3, 1 đơn mua 2, biên bản sẽ tổng hợp số lượng gói mỳ cần để đóng đơn là 5 gói Để in ra bảng tổng hợp sản phẩm, bạn có thể thao tác như sau: Cách 1: Click vào ID của một biên bản, sau đó tại Bảng tổng hợp số lượng sản phẩm - bấm nút Thao tác - chọn In bảng tổng hợp sản phẩm. Cách 2: In nhanh Bảng tổng hợp ngay từ trang danh sách Biên bản bàn giao. Bấm vào nút thao tác nhanh cuối dòng của Biên bản cần thao tác để lựa chọn In bảng tổng hợp sản phẩm. Lưu ý khi tích chọn ẩn/hiện cột thì bản in cũng sẽ ẩn/hiện cột như bạn xem trên phần mềm Tham khảo thêm quy trình nhặt hàng đóng gói đơn hàng tại đây. Xử lý nhanh tồn kho với sản phẩm hết hàng Biên bản giúp bạn kiểm soát sản phẩm nào không đủ hàng để đóng đơn cũng như lên phiếu nháp nhập hàng vào kho. Trên bảng tổng hợp sản phẩm, sản phẩm nào không đủ số lượng sẽ được tô đỏ và thống kê số lượng hàng còn thiếu. Ví dụ: Mã đen xanh chuối thống kê còn thiếu 2 sản phẩm để đủ đóng đơn Bạn có thể vào thao tác để gọi hàng từ kho còn hàng, hoặc lập phiếu nháp nhà cung cấp để báo cho bộ phận nhập hàng nắm được số lượng còn thiếu để mua hàng và duyệt phiếu: Tại trang bảng tổng hợp sản phẩm, tích chọn sản phẩm > Bấm Thao tác > Lập phiếu nháp nhà cung cấp hoặc phiếu gọi hàng từ kho khác Hệ thống hỗ trợ lựa chọn số lượng hàng hóa cần nhập thêm vào kho theo toàn bộ số lượng cần có cho biên bản, hoặc chỉ nhập thêm số lượng còn thiếu thôi. Ví dụ sản phẩm A có tồn là 2, số lượng sản phẩm trong đơn là 5 > còn thiếu 3 sản phẩm. Nếu tích chọn nhập theo tổng số đặt hàng, số lượng trên phiếu nháp là 5, nếu tích chọn nhập số sản phẩm thiếu thì trên phiếu nháp sẽ là 3 sản phẩm. Theo dõi đơn hàng trong biên bản Mục đích này chủ yếu phục vụ cho các biên bản Gửi HVC đi và Nhận HVC hoàn về. Doanh nghiệp in thông tin danh sách mã vận đơn với các đơn đã trả mã về để chuyển/nhận hàng và đối chiếu với bưu tá Cách 1: In nhanh ngoài trang danh sách Biên bản bàn giao Tại màn hình Danh sách biên bản bàn giao, chọn nút Thao tác nhanh ứng với biên bản bàn giao cần in - chọn In Danh sách mã vận đơn Cách 2: In từ bên trong chi tiết Biên bản Bước 1: Tại trang danh sách Biên bản bàn giao, bạn tích chọn vào ID Biên bản để vào chi tiết biên bản. Bước 2: Tại Danh sách đơn hàng trong biên bản, bấm Thao tác - chọn In Danh sách mã vận đơn Lưu ý khi tích chọn ẩn/hiện cột thì bản in cũng sẽ ẩn/hiện cột như bạn xem trên phần mềm Cập nhật và đổi trạng thái hàng loạt đơn hàng trong biên bản TH1: Đổi trạng thái tất cả đơn hàng trong biên bản Tại trang danh sách Biên bản bàn giao, bạn tích chọn vào Biên bản cần thao tác, sau đó bấm Thao tác - chọn Đổi trạng thái. Hành động này sẽ thay đổi trạng thái cùng lúc toàn bộ đơn hàng trong biên bản. TH2: Đổi trạng thái một số đơn trong biên bản Bước 1: Tại trang danh sách Biên bản bàn giao, bạn tích chọn vào ID Biên bản để vào chi tiết biên bản. Bước 2: Tại Danh sách đơn hàng trong biên bản, tích chọn đơn hàng cần đổi trạng thái - bấm Thao tác - chọn Đổi trạng thái đơn hàng. Tạo biên bản để ký xác nhận với bưu tá khi giao hàng Để xác nhận quá trình giao – nhận các đơn hàng với bưu tá, bạn cần tạo biên bản bàn giao loại Gửi HVC chuyển đi. Để in biên bản xác nhận, bạn có thể sử dụng 2 cách sau: Cách 1: In nhanh ngoài trang danh sách Biên bản bàn giao Tại màn hình Danh sách biên bản bàn giao, chọn nút Thao tác nhanh ứng với biên bản bàn giao cần in - chọn In biên bản đầy đủ (Kèm sản phẩm) hoặc In biên bản rút gọn. Cách 2: In từ bên trong chi tiết Biên bản Bước 1: Tại trang danh sách Biên bản bàn giao, bạn tích chọn vào ID Biên bản để vào chi tiết biên bản. Bước 2: Tại Danh sách đơn hàng trong biên bản, bấm Thao tác - chọn In biên bản đầy đủ (Kèm sản phẩm) hoặc In biên bản rút gọn. Ghi nhận, thống kê hàng loạt đơn chuyển hoàn về kho Để ghi nhận, thống kê đơn chuyển hoàn, bạn cần tạo biên bản bàn giao loại Nhận HVC hoàn về. Đơn hàng xuất đi từ kho nào, thì chỉ có thể đưa vào biên bản Nhận HVC hoàn về cho chính kho đó. Sau khi thêm toàn bộ đơn vào biên bản, đơn hàng sẽ tự động được cập nhật trạng thái Đã hoàn và cập nhật đúng tồn kho. Ghi nhận nhân viên đóng gói cho hàng loạt đơn hàng Bạn có thể ghi nhận nhân viên đóng gói cho hàng loạt đơn trong biên bản, khi khách hàng có khiếu nại về quy cách đóng gói hoặc lỗi do quá trình đóng gói ảnh hưởng đến sản phẩm thì có thể kiểm tra được ngay người đã đóng gói đơn đó. Lưu ý khi in và đóng gói đơn hàng:
Đơn đã có ngày đóng gói, người đóng gói sẽ không thay đổi khi thao tác in đơn; chỉ đổi khi dùng button Cập nhật nhân viên đóng gói |